Como criar uma carta de oferta que capacite suas novas contratações

Conseguir a contratação certa é fundamental para qualquer negócio.

A primeira troca de documentos formais que ocorre entre empregador e empregado é uma carta de oferta . Vamos discutir a importância de um documento tão crucial e quais componentes devem ser incluídos.

O que é uma carta de oferta?

Uma carta de oferta é uma prova de confirmação de um trabalho. O documento é compartilhado com o candidato selecionado, informando as ofertas de emprego. Ele contém detalhes básicos, como designação do candidato, remuneração total, benefícios e data de início do emprego.

O candidato deve assinar a carta para confirmar sua aceitação da oferta.

Todo o processo de seleção, contratação e envio de cartas de oferta aos funcionários é uma atividade com limite de tempo que precisa que você produza os documentos necessários rapidamente e com o mínimo ou nenhum erro. Aqui estão alguns prós e contras que você deve ter em mente antes de enviar a carta de oferta ao seu funcionário.

Fazer:

• Use o papel timbrado da sua empresa para compartilhar suas cartas de oferta. Isso especificará claramente o nome da sua empresa.
• Certifique-se de atualizar o nome do funcionário e o endereço completo corretamente.
• Especifique claramente a designação, prazo de emprego, remuneração e benefícios
• Mencione a cláusula 'à vontade' para evitar que o candidato assuma a carta de oferta como um contrato juridicamente vinculativo. Esta cláusula permite que o empregador ou o empregado rescindam o contrato de trabalho a qualquer momento, sem justa causa ou aviso prévio.
• Especifique outras contingências que regem o contrato e a relação de trabalho, como requisitos para assinar o contrato de confidencialidade, contrato de não concorrência, realização de qualquer treinamento ou testes específicos, etc.
• Use uma linguagem simples que o funcionário possa entender. Tente manter a linguagem simples para não confundir o funcionário.
• Dê as boas-vindas ao funcionário à sua organização. Mencione que você está feliz pelo funcionário fazer parte de sua organização e está ansioso para trabalhar com ele.

Não:

• Mencione quaisquer promessas de promoções ou avaliações
• Use jargões técnicos e jurídicos. Isso pode levar a interpretações errôneas e causar problemas desnecessários.

Conseguir um novo funcionário a bordo pode ser muito empolgante, mas certifique-se de comunicar claramente os termos com seu funcionário. Não deixe espaço para qualquer ambiguidade. O que incluir e o que não incluir pode variar dependendo de onde sua empresa está operando (qual país ou região). Uma carta de oferta cuidadosamente redigida pode atender a qualquer ou a todas as disposições necessárias da lei.

Ainda há grandes chances de soluços, como perder qualquer cláusula ou termo específico, jargão jurídico incorreto ou erros de ortografia. Para lidar com essas situações, você pode usar modelos de carta de oferta verificados que podem ser personalizados de acordo com os requisitos e diretrizes da sua organização. Isso simplifica o processo de criação de documentos e oferece uma vantagem inicial.

Esteja muito atento ao documento que você está preparando. As pessoas muitas vezes ficam confusas entre o uso e o propósito de uma carta de oferta e uma carta de emprego. Vamos limpar esse ar de confusão antes de mergulharmos profundamente nos componentes da carta de oferta.

Como uma carta de oferta é diferente de um contrato de trabalho?

As cartas de oferta são documentos concisos em comparação com o contrato de trabalho. As cartas de oferta contêm os termos e condições básicos. Os contratos de trabalho, por outro lado, são documentos longos que incluem termos e condições mais complicados que regem o contrato de trabalho.

Então, aqui estão alguns pontos que colocam sua confusão para descansar:

A diferença final entre cartas de oferta e contratos de trabalho é que - As cartas de oferta são uma confirmação escrita de um acordo verbal que ocorreu entre o candidato e o empregador. Considerando que o contrato de trabalho é um contrato vinculativo que ambas as partes devem aderir ao longo de toda a duração do emprego.

10 componentes para incluir em sua carta de oferta de emprego

Existem 10 componentes diferentes que são reunidos para criar uma carta de oferta. É fundamental que você inclua esses componentes em um formato bem estruturado para melhor comunicação e compreensão. Aqui estão alguns componentes básicos que você deve incluir ao criar uma carta de oferta.

1. Título e descrição do cargo

Mencione o título da função para a qual o candidato foi selecionado. Siga-o com uma breve descrição do que se espera da função e mencione quaisquer requisitos específicos que esse trabalho exige. Este pode ser um bom ponto de referência se surgir alguma dúvida sobre a função e suas responsabilidades no futuro.

2. Data de início do emprego

Especifique a data de adesão em negrito em sua carta de oferta. Isso garantirá que você e o funcionário estejam na mesma página. Uma data de entrada clara fornece ao funcionário tempo para gerenciar e encerrar as obrigações anteriores e ingressar na sua organização sem ressaca de trabalho anterior. Isso é especialmente aplicável para casos em que um funcionário está se mudando ou fazendo uma pausa antes de ingressar na empresa.

3. Equipe e estrutura de relatórios

Informar o funcionário sobre a equipe com a qual trabalhará e os gerentes aos quais se reportará traz uma sensação de confiança e conforto. As informações referentes às equipes e à estrutura de relatórios variam de acordo com a função para a qual o funcionário é contratado.

Se um funcionário for contratado para um cargo de nível básico ou executivo, você poderá mencionar quem será o gerente com o título do gerente, juntamente com uma possível estrutura de relatórios.

Considerando que um contratado de nível gerencial deve ser informado da equipe que ele deve gerenciar, como o não. de pessoas na equipe e como a hierarquia na estrutura de subordinação será aplicável à sua função.

4. O que os candidatos devem esperar no primeiro dia

Será útil para o empregador e o empregado estarem preparados com antecedência. Listar algumas expectativas básicas dará ao funcionário uma noção do que esperar e poderá se preparar para o trabalho de acordo. Essas informações também ajudarão o empregador a garantir um processo de integração tranquilo para o funcionário.

5. Salário, benefícios e regalias

Uma das informações mais importantes que uma carta de oferta envolve é o salário, benefícios e vantagens que acompanham o trabalho.

Descreva quanto o funcionário estará ganhando, ele receberá um bônus - se sim, existem condições específicas associadas a ele, qual é a estrutura de comissão e qualquer outra estrutura de remuneração que ele deva conhecer.

Explique como funciona o cronograma de pagamento. Se os funcionários serão pagos diariamente, semanalmente ou mensalmente. O que ajuda é mencionar o valor total que eles vão receber e dividir conforme o cronograma de pagamento.

Por exemplo, um funcionário ganha $ 12.000 por ano e a organização para a qual ele trabalha paga mensalmente. O funcionário vai ganhar $ 1.000 por mês.

Por último, você deve mencionar os benefícios que sua organização oferece. Os benefícios são concedidos além da remuneração fixa que os funcionários podem desfrutar, como seguro de saúde, plano 401k, etc. Alguns empregadores também oferecem pequenos benefícios como vouchers, cupons de almoço, pagamentos de contas de telefone e muito mais.

6. KPIs e KRAs previstos para a função

Áreas-chave de responsabilidade (KRAs) claramente definidas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) dos funcionários devem ser incluídos na carta de oferta. A identificação de KRAs e KPIs traz clareza ao papel, permite que o funcionário se concentre na tarefa para obter o resultado desejado e ajuda a tomar decisões que agregam valor ao crescimento organizacional.

KRAs x KPIs e como eles diferem

Ainda há alguma confusão sobre esses termos e são constantemente usados ​​de forma intercambiável.

Aqui está um exemplo de KRAs e KPIs elaborados para um executivo de marketing.

KRAs:

• Criando uma campanha de mídia social, elaborando ideias e estratégias
• Pesquisa e análise de público-alvo
• Distribuição de conteúdo comercializável
• Expertise em ações promocionais

KPIs:

• Número de seguidores, visitas ao perfil, engajamento com as postagens por dia/semana/mês da campanha de mídia social recém-lançada
• Alcance das atividades promocionais
• Número de leads que chegam por meio da campanha de mídia social
• Nº de inscrições de blogs de sites
• Backlinks gerados por semana a partir de guest posts

Você pode ser mais extensivo ao listar os KRAs e os KPIs para seus novos contratados para dar a eles mais clareza sobre sua função e suas expectativas em relação a eles.

7. Quaisquer regras de estágio ou contingência para contratação

Um bom número de empregadores exige que os novos contratados trabalhem em liberdade condicional por um número fixo. de dias ou meses. A duração pode variar de uma organização para outra. Se sua empresa tiver um período de experiência definido, o funcionário deve ser informado sobre isso na carta de oferta, juntamente com condições adicionais, se houver.

A carta de oferta também deve especificar detalhes sobre outras contingências relacionadas a este contrato. O empregador pode solicitar que eles assinem mais alguns acordos, como acordos de não concorrência, não divulgação ou solicitar algum documento para realizar verificações de antecedentes. Às vezes, o funcionário também pode ter que passar por um teste de drogas para garantir que a oferta permaneça válida.

Não deve haver nenhum elemento de surpresa quando se trata de algo tão crítico quanto ofertas de emprego. É de extrema importância que o colaborador esteja ciente de tais contingências antes de ingressar na organização.

8. Familiarizando-se com a cultura da empresa

Garantir que todos os detalhes técnicos sejam explicados na carta de oferta é uma obrigação, mas isso não deve impedi-lo de dar ao seu novo contratado uma espiada na cultura da organização. Dê as boas-vindas ao funcionário com um tom alegre que o faça se sentir parte de sua organização. Mencione a missão e visão geral da sua empresa. Faça o novo funcionário se sentir desejado e importante para a equipe.

9. Abordar os aspectos técnicos legais

Por fim, certifique-se de que todas as informações necessárias exigidas em uma carta de oferta sejam incluídas para manter as expectativas diretas de ambas as extremidades, como a cláusula de livre vontade.

10. Confirmação da aceitação da oferta pelo candidato

Somente quando todos os componentes necessários estiverem incluídos e empacotados completamente, você poderá enviar a carta de oferta ao candidato para aceitação e assinatura.

Uma vez que a carta de oferta é compartilhada com o candidato, seu trabalho está feito, ou está? Há mais algumas coisas que você pode fazer para estar no topo do seu jogo de contratação.

Crie sua carta de oferta dentro de uma ferramenta de gerenciamento de documentos onde você pode acompanhar a atividade do usuário, ou seja, se o documento enviado foi aberto pelo candidato, se ele assinou o documento, etc.

Você também pode garantir um processo de assinatura tranquilo conectando sua carta de oferta ao recurso de assinatura eletrônica. O candidato pode acabar com os aborrecimentos de baixar, imprimir, assinar e depois enviar o documento por e-mail. Um simples clique com a ferramenta de assinatura eletrônica e a carta de oferta é assinada.

11. Declaração de encerramento e agradecimento

Encerre sua carta de oferta com um agradecimento casual em nome da empresa e transmita ao funcionário que você está satisfeito por ele fazer parte e está ansioso para integrá-lo assim que aceitar a oferta.

Folha de rosto da carta de oferta

Para se destacar e chamar a atenção do seu candidato, você deve fazer algo diferente do que as outras empresas estão fazendo. Para isso, você não precisa trabalhar duro, mas trabalhar de forma inteligente com modelos aprovados e prontos para uso; você pode redigir uma carta de oferta criativa que prenda a atenção do candidato e o ajude a trabalhar mais rápido.

Adicione uma página de rosto à sua carta de oferta que contenha informações padrão, como o logotipo da sua empresa e para quem o documento foi preparado. Veja como pode ser uma página de rosto:

Modelo de carta de oferta

[LETRA TAMBÉM DA EMPRESA]

[Encontro]

[Nome completo do candidato]

[endereço do candidato ]

Prezado [Nome do Candidato],

Temos o prazer de oferecer a você o cargo em tempo integral de [Designação ou Cargo] na [Nome da Empresa]. Sua data provisória de adesão será [Data], condicionada à conclusão bem-sucedida da verificação de antecedentes.

Você deverá trabalhar para [No. de horas por semana] de segunda a sexta-feira. Oferecemos trabalho remoto até [no. de dia por semana ou por mês]. Um resumo da descrição do seu trabalho está anexado para familiarizá-lo com as funções e responsabilidades e a estrutura de relatórios.

Seu salário anual será de $ [Valor] e será pago mensalmente, sujeito aos impostos aplicáveis. Uma repartição do salário anual é fornecida no Anexo-A.

Esta oferta é válida até [Data]. Confirme sua aceitação desta oferta assinando e devolvendo esta carta dentro dessa data. Se você não confirmar sua aceitação, temos o direito de retirar a oferta.

Observe que a [Nome da empresa] está oferecendo a você esta oportunidade de emprego à vontade. Esta carta de oferta não constitui um contrato de trabalho e você receberá seu contrato de trabalho ao ingressar.

Estamos ansiosos para tê-lo em nossa equipe. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.

Sinceramente,

[Seu nome]

Anexos:

• Apêndice A
• Resumo da descrição do trabalho

[Inserir detalhamento anual do salário]

[Definir os KRAs e KPIs]

[Fornecer uma estrutura de relatórios]

[Nome e cargo do gerente de relatórios]

Conclusão

Obter recursos adequados para uma função pode criar maravilhas para sua organização. Como mencionado no início do blog, a contratação é um trabalho que exige muito tempo. Se você não contratar as melhores pessoas para o seu trabalho, alguém o fará.

Para conseguir isso, você precisa acertar a primeira interação formal ou semiformal em termos de documentação por meio de uma carta de oferta. Certifique-se de que todos os seus i's estejam pontilhados e t's cortados antes de enviá-los ao candidato para assinar.

A coisa mais importante a ter em mente é manter a linguagem simples. Não use jargões jurídicos e técnicos que possam confundir o candidato. Mantenha a carta simples e direta com informações suficientes para transmitir sua oferta ao candidato.

Aqui estão mais algumas cartas de oferta e diferentes modelos de documentos de RH que você pode aproveitar. Quer estar ainda mais preparado? Confira esta biblioteca de modelos com mais de 400 modelos de documentos aprovados e prontos para uso, elaborados e projetados por profissionais para deixar sua mente à vontade.