신입 사원의 역량을 강화하는 제안서를 작성하는 방법

적절한 고용을 얻는 것은 모든 비즈니스의 핵심입니다.

고용주와 고용인 사이에 발생하는 공식 문서의 첫 번째 교환은 제안서 입니다. 그러한 중요한 문서의 중요성과 어떤 구성 요소가 포함되어야 하는지 논의해 보겠습니다.

제안서란?

제안 편지는 직업에 대한 확인의 증거입니다. 문서는 채용 제안을 기술한 선택된 후보자와 공유됩니다. 후보자의 지명, 보수총액, 복리후생, 입사개시일 등의 기본적인 내용을 담고 있습니다.

후보자는 제안 수락을 확인하는 서신에 서명해야 합니다.

선택, 고용 및 직원에게 제안 서신을 보내는 전체 프로세스는 오류를 최소화하거나 없이 신속하게 필요한 문서를 대량 생산해야 하는 시간이 제한된 활동입니다. 다음은 직원에게 제안서를 보내기 전에 명심해야 할 몇 가지 사항과 하지 말아야 할 사항입니다.

하다:

• 회사 레터헤드를 사용하여 제안서를 공유하세요. 이렇게 하면 회사 이름이 명확하게 지정됩니다.
• 직원의 이름과 주소를 올바르게 업데이트했는지 확인하십시오.
• 직위, 재직기간, 보수, 복리후생을 명확히 명시
• 후보자가 제안서를 법적 구속력 있는 계약으로 간주하지 않도록 'at will' 조항을 언급하십시오. 이 조항은 고용주 또는 직원이 이유나 통지 없이 언제든지 고용 기간을 종료할 수 있도록 허용합니다.
• 비공개 계약, 경쟁 금지 계약에 서명하기 위한 요구 사항, 특정 교육 또는 테스트를 받는 것 등과 같이 계약 및 고용 관계에 적용되는 기타 우발 사항을 지정합니다.
• 직원이 이해할 수 있는 간단한 언어를 사용합니다. 직원을 혼동하지 않도록 언어를 단순하게 유지하십시오.
• 귀하의 조직에 직원을 환영합니다. 직원이 조직의 일부가 되어 기쁘고 그들과 함께 일하기를 고대한다고 언급하십시오.

하지 않다:

• 승진 또는 평가에 대한 약속 언급
• 기술 및 법률 용어를 사용하십시오. 이는 잘못된 해석으로 이어질 수 있으며 불필요한 문제를 일으킬 수 있습니다.

새로운 직원을 영입하는 것은 매우 흥미로울 수 있지만 직원과 조건을 명확하게 전달해야 합니다. 애매모호한 여지를 남겨두지 마십시오. 포함할 항목과 포함하지 않을 항목은 회사가 운영되는 위치(국가 또는 지역)에 따라 다를 수 있습니다. 신중하게 작성된 제안서는 법률의 필요한 모든 조항을 충족할 수 있습니다.

특정 조항이나 용어, 잘못된 법적 전문 용어 또는 철자 오류를 놓치는 것과 같은 딸꾹질의 가능성이 여전히 높습니다. 이러한 상황을 해결하기 위해 조직의 요구 사항 및 지침에 따라 사용자 지정할 수 있는 검증된 제안서 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서 생성 프로세스가 간소화되고 더 빨리 시작할 수 있습니다.

어떤 문서를 준비하고 있는지 매우 유념하십시오. 사람들은 종종 제안 편지와 고용 편지의 용도와 목적을 혼동합니다. 제안서의 구성 요소에 대해 자세히 알아보기 전에 혼란스러운 분위기를 없애자.

제안서는 고용 계약서와 어떻게 다릅니까?

제안서는 고용 계약서에 비해 간결한 문서입니다. 제안서에는 기본 이용 약관이 포함되어 있습니다. 반면에 고용 계약은 고용 기간을 규율하는 보다 복잡한 조건을 포함하는 긴 문서입니다.

따라서 혼란을 잠재울 수 있는 몇 가지 사항이 있습니다.

제안 서신과 고용 계약의 최종 차이점은 - 제안 서신은 후보자와 고용주 사이에 이루어진 구두 계약에 대한 서면 확인입니다. 고용 계약은 양 당사자가 전체 고용 기간 동안 준수해야 하는 구속력 있는 계약입니다.

취업 제안서에 포함해야 할 10가지 구성 요소

제안서를 작성하기 위해 함께 결합된 10개의 다른 구성요소가 있습니다. 더 나은 의사 소통과 이해를 위해 이러한 구성 요소를 잘 구성된 형식으로 포함하는 것이 중요합니다. 다음은 제안서를 작성할 때 포함해야 하는 몇 가지 기본 구성 요소입니다.

1. 직책 및 설명

후보자가 선택된 역할의 제목을 언급하십시오. 역할에서 예상되는 사항에 대한 간략한 설명과 함께 이 작업이 요구하는 특정 요구 사항을 언급하십시오. 향후 역할과 책임에 대한 질문이 발생할 경우 좋은 참고 자료가 될 수 있습니다.

2. 입사일

제안서에 굵은 글씨로 가입 날짜를 지정하십시오. 이렇게 하면 귀하와 직원이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다. 명확한 입사 날짜는 직원에게 이전 의무를 관리 및 마무리하고 이전 업무 숙취 없이 조직에 합류할 수 있는 시간을 제공합니다. 이는 직원이 회사를 옮기거나 입사하기 전에 휴식을 취하는 경우에 특히 해당됩니다.

3. 팀 및 보고 구조

직원에게 함께 일하게 될 팀과 보고할 관리자에 대해 알리는 것은 자신감과 편안함을 가져다줍니다. 팀 및 보고 구조와 관련된 정보는 고용된 직원의 역할에 따라 다릅니다.

직원이 초급 또는 중역급 직위에 고용된 경우 가능한 보고 구조와 함께 관리자의 직함과 함께 관리자가 누구인지 언급할 수 있습니다.

관리 수준 고용은 그가 관리할 것으로 예상되는 팀에 대해 다음과 같이 알려야 합니다. 팀에 있는 사람들의 수와 보고 구조의 계층 구조가 그의 역할에 어떻게 적용되는지.

4. 후보자가 첫날에 무엇을 기대해야합니까?

고용주와 직원 모두 미리 준비하는 것이 도움이 됩니다. 몇 가지 기본적인 기대치를 나열하면 직원이 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있고 그에 따라 직무를 준비할 수 있습니다. 이 정보는 고용주가 직원의 원활한 온보딩 프로세스를 보장하는 데에도 도움이 됩니다.

5. 급여, 복리후생 및 특전

제안서에 수반되는 가장 중요한 정보 중 하나는 직업과 함께 제공되는 급여, 혜택 및 특전입니다.

직원이 얼마를 벌고 보너스를 받을 것인지에 대한 개요를 설명합니다. 그렇다면 그에 따른 특정 조건이 있는지, 커미션 구조는 무엇이며 그들이 알아야 할 기타 보상 구조는 무엇입니까?

지불 일정이 어떻게 작동하는지 설명하십시오. 직원이 매일, 매주 또는 매월 지급되는지 여부. 도움이 되는 것은 그들이 받을 총 금액을 언급하고 지불 일정에 따라 분할하는 것입니다.

예를 들어 직원은 연간 $12,000를 벌고 그가 일하는 조직은 월 단위로 급여를 받습니다. 직원은 한 달에 $1,000를 벌게 됩니다.

마지막으로 조직이 제공하는 이점을 언급해야 합니다. 건강 보험, 401k 플랜 등과 같이 직원이 누릴 수 있는 고정 보상 이상으로 혜택이 제공됩니다. 일부 고용주는 상품권, 점심 쿠폰, 전화 요금 지불 등과 같은 작은 혜택을 제공하기도 합니다.

6. 역할에 대한 예상 KPI 및 KRA

명확하게 정의된 직원의 핵심 책임 영역(KRA) 및 핵심 성과 지표(KPI)가 제안서에 포함되어야 합니다. KRA 및 KPI를 식별하면 역할이 명확해지고 직원이 작업에 집중하여 원하는 결과를 얻을 수 있으며 조직 성장에 가치를 더하는 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

KRA 대 KPI 및 차이점

이 용어에 대해 여전히 약간의 혼란이 있으며 지속적으로 같은 의미로 사용됩니다.

기초	KRA	KPI
의미	KRA는 직원과 조직이 달성하는 데 중요한 활동, 목표 및 작업을 나열합니다.	KPI는 정의된 목표가 얼마나 잘 달성되었는지 측정하는 데 사용되는 메트릭을 나열합니다.
자연과 측정	본질적으로 질적인 전략적 요소	본질적으로 양적인 측정항목
사용	작업 또는 특정 작업에 대한 기대치를 정의합니다.	작업이 얼마나 잘 수행되었는지에 대한 메트릭을 분석하고 측정합니다.

다음은 마케팅 임원을 위해 작성된 KRA 및 KPI의 예입니다.

KRA:

• 소셜 미디어 캠페인 만들기, 아이디어 및 전략 고안
• 대상 고객 조사 및 분석
• 마케팅 가능한 콘텐츠 배포
• 판촉 활동에 대한 전문성

KPI:

• 새로 시작한 소셜 미디어 캠페인의 팔로잉 수, 프로필 방문 수, 일/주/월별 게시물 참여도
• 판촉 활동의 범위
• 소셜 미디어 캠페인을 통해 들어오는 리드 수
• 웹사이트 블로그의 가입 수
• 게스트 게시물에서 매주 생성된 백링크

신입 사원에 대한 KRA 및 KPI를 나열할 때 역할과 기대치를 보다 명확하게 하기 위해 더 광범위하게 나열할 수 있습니다.

7. 채용에 대한 모든 수습 규칙 또는 우발사항

많은 수의 고용주가 새로운 고용인에게 고정된 번호로 수습 근무를 하도록 요구합니다. 일 또는 달. 기간은 조직마다 다를 수 있습니다. 회사에 정해진 수습 기간이 있는 경우 직원은 제안서에 추가 조건과 함께 이에 대해 알려야 합니다(있는 경우).

제안 서신은 또한 이 계약과 관련된 기타 우발 사항에 대한 세부 정보를 지정해야 합니다. 고용주는 경쟁 금지, 비밀 유지 계약과 같은 몇 가지 추가 계약에 서명하도록 요청하거나 배경 조사를 수행하기 위해 일부 문서를 요청할 수 있습니다. 때때로 직원은 제안이 유효한지 확인하기 위해 약물 검사를 받아야 할 수도 있습니다.

취업 제안과 같은 중요한 문제에 관해서는 놀라움의 요소가 없어야 합니다. 직원이 조직에 합류하기 전에 이러한 비상 상황을 인지하는 것이 가장 중요합니다.

8. 기업문화에 대한 이해

제안서에 모든 기술이 설명되어 있는지 확인하는 것은 필수이지만 이것이 신입 사원에게 조직의 문화를 엿볼 수 있는 기회를 제공하는 데 제한을 두어서는 안 됩니다. 직원을 조직의 일부로 느끼게 하는 쾌활한 어조로 직원을 환영하십시오. 회사의 전반적인 사명과 비전을 언급하십시오. 신입 사원이 팀에 필요하고 중요한 추가 역할을 하고 있다고 느끼게 합니다.

9. 법적 기술 문제 해결

마지막으로 at-will 조항과 같이 양쪽 끝에서 기대치를 똑바로 유지하기 위해 제안서에 필요한 모든 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오.

10. 후보자의 제의의 승낙의 승낙

모든 필수 구성 요소가 포함되고 완전히 포장된 경우에만 합격 및 서명을 위해 후보자에게 제안서를 보낼 수 있습니다.

제안서가 후보자와 공유되면 당신의 일은 끝난 것입니까, 아니면 끝난 것입니까? 채용 게임 외에도 몇 가지 더 할 수 있는 일이 있습니다.

사용자 활동을 추적할 수 있는 문서 관리 도구 내에서 제안서를 작성하십시오. 즉, 보낸 문서가 후보자에 의해 열렸는지, 문서에 서명했는지 등입니다.

또한 제안서를 전자서명 기능과 연결하여 원활한 서명 절차를 보장할 수 있습니다. 후보자는 다운로드, 인쇄, 서명 및 이메일을 통해 문서를 보내는 번거로움을 없앨 수 있습니다. 전자 서명 도구로 간단히 클릭하면 제안서에 서명됩니다.

11. 폐회 및 감사 인사

회사를 대신하여 캐주얼한 감사 인사로 제안서를 끝내고 직원에게 그들이 제안을 수락하는 즉시 참여하게 되어 기쁘게 생각한다는 것을 전달하십시오.

제안서 표지 페이지

눈에 띄고 후보자의 관심을 끌기 위해서는 다른 회사에서 하는 것과 다른 것을 해야 합니다. 이를 위해 열심히 일할 필요는 없지만 검증되고 바로 사용할 수 있는 템플릿으로 현명하게 작업할 수 있습니다. 후보자의 관심을 끌고 작업 속도를 높이는 데 도움이 되는 창의적인 제안서의 초안을 작성할 수 있습니다.

회사 로고와 문서가 준비된 사람과 같은 표준 정보가 포함된 표지 페이지를 제안서에 추가하십시오. 표지는 다음과 같습니다.

제안서 템플릿

[회사 레터헤드]

[날짜]

[후보자의 이름]

[후보자 주소 ]

친애하는 [후보자 이름],

[회사명]에서 [직위 또는 직위]의 정규직 직위를 제공하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. 귀하의 잠정 가입 날짜는 [Date]이며 배경 확인을 성공적으로 완료한 경우에 한합니다.

[No. 주당 시간] 월요일부터 금요일까지. [아니오]까지 원격 작업을 제공합니다. 주당 또는 월별 일]. 역할과 책임, 보고 구조에 익숙해지도록 직무 설명 요약이 첨부됩니다.

귀하의 연봉은 $ [Amount]이며 해당 세금에 따라 매월 지급됩니다. 연봉 내역은 부록-A에 나와 있습니다.

이 제안은 [날짜]까지 유효합니다. 해당 날짜 내에 이 서신에 서명하고 회신하여 이 제안에 대한 수락을 확인하십시오. 귀하가 수락을 확인하지 않으면 당사는 제안을 철회할 권리가 있습니다.

[Company Name]은(는) 이 고용 기회를 임의대로 제공하고 있습니다. 이 제안서는 고용 계약을 구성하지 않으며 입사 시 고용 계약을 받게 됩니다.

우리는 당신이 우리 팀에 있기를 기대합니다. 질문이 있으시면 언제든지 저희에게 연락해 주십시오.

진정으로,

[당신의 이름]

첨부 파일:

• 부록
• 작업 설명 요약

[연봉내역 입력]

[KRA 및 KPI 정의]

[보고 구조 제공]

[신고담당자의 성명 및 직위]

결론

역할에 적합한 리소스를 얻는 것은 조직에 놀라운 결과를 가져올 수 있습니다. 블로그 시작 부분에서 언급했듯이 고용은 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 당신의 직업에 가장 적합한 사람을 고용하지 않으면 다른 사람이 고용할 것입니다.

이를 달성하려면 제안서를 통해 문서 측면에서 첫 번째 공식적 또는 준공식적 상호 작용을 말해야 합니다. 서명을 위해 후보자에게 보내기 전에 모든 i가 점으로 표시되어 있고 T가 잘려 있는지 확인하십시오.

언어를 단순하게 유지하기 위해 명심해야 할 가장 중요한 것은. 후보자를 혼란스럽게 할 수 있는 법률 및 기술 전문 용어를 사용하지 마십시오. 귀하의 제안을 후보자에게 전달할 수 있을 만큼 충분한 정보와 함께 편지를 간단하고 요점으로 유지하십시오.

다음은 활용할 수 있는 제안서와 다양한 HR 문서 템플릿입니다. 더 준비하고 싶으신가요? 전문가가 작성하고 설계한 400개 이상의 검증되고 바로 사용할 수 있는 문서 템플릿으로 구성된 이 템플릿 라이브러리를 확인하여 마음을 편하게 하세요.