Cara Membuat Surat Penawaran yang Memberdayakan Karyawan Baru Anda

Mendapatkan perekrutan yang tepat adalah kunci untuk bisnis apa pun.

Pertukaran dokumen formal pertama yang terjadi antara majikan dan karyawan adalah surat penawaran . Mari kita bahas pentingnya dokumen penting tersebut dan komponen apa yang harus disertakan.

Apa itu surat penawaran?

Surat penawaran adalah bukti konfirmasi untuk suatu pekerjaan. Dokumen tersebut dibagikan dengan kandidat yang dipilih, yang menyatakan tawaran pekerjaan. Ini berisi rincian dasar seperti penunjukan kandidat, total kompensasi, tunjangan, dan tanggal mulai kerja.

Kandidat harus menandatangani surat untuk mengkonfirmasi penerimaan mereka atas tawaran tersebut.

Seluruh proses pemilihan, perekrutan, dan pengiriman surat penawaran kepada karyawan adalah aktivitas terikat waktu yang mengharuskan Anda untuk menghasilkan dokumen yang diperlukan dengan cepat dan dengan sedikit atau tanpa kesalahan. Berikut adalah beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan sebelum Anda mengirimkan surat penawaran kepada karyawan Anda.

Mengerjakan:

• Gunakan kop surat perusahaan Anda untuk membagikan surat penawaran Anda. Ini akan dengan jelas menentukan nama perusahaan Anda.
• Pastikan untuk memperbarui nama dan alamat lengkap karyawan dengan benar.
• Tentukan dengan jelas penunjukan, masa kerja, remunerasi, dan tunjangan
• Sebutkan klausul 'sesuai keinginan' untuk menghindari kandidat menganggap surat penawaran sebagai kontrak yang mengikat secara hukum. Klausul ini memungkinkan pemberi kerja atau karyawan untuk mengakhiri masa kerja kapan saja tanpa sebab atau pemberitahuan
• Tentukan kontinjensi lain yang mengatur perjanjian dan hubungan kerja seperti persyaratan untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan, perjanjian tidak bersaing, menjalani pelatihan atau tes khusus, dll.
• Gunakan bahasa sederhana yang dapat dimengerti oleh karyawan. Usahakan agar bahasa tetap sederhana agar tidak membingungkan karyawan.
• Selamat datang karyawan di organisasi Anda. Sebutkan bahwa Anda senang karyawan tersebut menjadi bagian dari organisasi Anda dan berharap dapat bekerja sama dengan mereka.

Jangan:

• Sebutkan setiap janji promosi atau penilaian
• Gunakan jargon teknis dan hukum. Hal ini dapat menyebabkan salah tafsir dan dapat menyebabkan masalah yang tidak perlu.

Mendapatkan karyawan baru di kapal bisa sangat menarik tetapi pastikan Anda mengomunikasikan persyaratan dengan jelas dengan karyawan Anda. Jangan tinggalkan ruang untuk ambiguitas apa pun. Apa yang harus disertakan dan apa yang tidak boleh disertakan mungkin berbeda tergantung di mana perusahaan Anda beroperasi (negara atau wilayah mana). Surat penawaran yang disusun dengan hati-hati dapat memenuhi salah satu atau semua ketentuan hukum yang diperlukan.

Masih ada kemungkinan besar cegukan seperti kehilangan klausa atau istilah tertentu, jargon hukum yang salah, atau kesalahan ejaan. Untuk mengatasi situasi seperti itu, Anda dapat menggunakan templat surat penawaran terverifikasi yang dapat disesuaikan sesuai dengan persyaratan dan pedoman organisasi Anda. Ini menyederhanakan proses pembuatan dokumen dan memberi Anda langkah awal.

Berhati-hatilah dengan dokumen apa yang sedang Anda persiapkan. Orang sering bingung antara penggunaan dan tujuan surat penawaran dan surat kerja. Mari kita singkirkan kebingungan itu sebelum kita menyelami lebih dalam komponen surat penawaran.

Apa perbedaan surat penawaran dengan perjanjian kerja?

Surat penawaran adalah dokumen ringkas dibandingkan dengan perjanjian kerja. Surat penawaran berisi syarat dan ketentuan dasar. Perjanjian kerja, di sisi lain, adalah dokumen panjang yang mencakup syarat dan ketentuan yang lebih rumit yang mengatur masa kerja.

Jadi, inilah beberapa poin yang menghilangkan kebingungan Anda:

Perbedaan mendasar antara surat penawaran dan perjanjian kerja adalah bahwa - Surat penawaran adalah konfirmasi tertulis dari perjanjian lisan yang terjadi antara calon dan pemberi kerja. Sedangkan perjanjian kerja adalah kontrak yang mengikat yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak selama seluruh masa kerja.

10 komponen untuk disertakan dalam surat penawaran pekerjaan Anda

Ada 10 komponen berbeda yang disatukan untuk membuat surat penawaran. Sangat penting bagi Anda untuk memasukkan komponen-komponen ini dalam format yang terstruktur dengan baik untuk komunikasi dan pemahaman yang lebih baik. Berikut adalah beberapa komponen dasar yang harus Anda sertakan saat membuat surat penawaran.

1. Judul dan deskripsi pekerjaan

Sebutkan judul peran yang dipilih oleh kandidat. Lanjutkan dengan deskripsi singkat tentang apa yang diharapkan dari peran tersebut dan sebutkan persyaratan spesifik apa pun yang dituntut oleh pekerjaan ini. Ini bisa menjadi titik referensi yang baik jika ada pertanyaan tentang peran dan tanggung jawabnya di masa depan.

2. Tanggal mulai bekerja

Tentukan tanggal bergabung dalam huruf tebal dalam surat penawaran Anda. Ini akan memastikan bahwa Anda dan karyawan berada di halaman yang sama. Tanggal bergabung yang jelas memberi karyawan waktu untuk mengelola dan menyelesaikan kewajiban sebelumnya dan bergabung dengan organisasi Anda tanpa mabuk pekerjaan sebelumnya. Ini terutama berlaku untuk kasus di mana seorang karyawan pindah atau beristirahat sebelum bergabung dengan perusahaan.

3. Struktur tim dan pelaporan

Memberi tahu karyawan tentang tim yang akan mereka tangani dan manajer yang akan mereka laporkan membawa rasa percaya diri dan kenyamanan. Informasi yang berkaitan dengan tim dan struktur pelaporan akan bervariasi tergantung pada peran karyawan tersebut dipekerjakan.

Jika seorang karyawan dipekerjakan untuk posisi entry-level atau level eksekutif maka Anda dapat menyebutkan siapa manajer mereka dengan judul manajer bersama dengan kemungkinan struktur pelaporan.

Sedangkan perekrutan tingkat manajemen harus diberitahu tentang tim yang diharapkan untuk dia kelola seperti no. orang dalam tim dan bagaimana hierarki dalam struktur pelaporan akan diterapkan untuk perannya.

4. Apa yang kandidat harapkan pada hari pertama?

Akan sangat membantu baik bagi pemberi kerja maupun karyawan untuk bersiap terlebih dahulu. Mencatat beberapa harapan dasar akan memberi karyawan gambaran tentang apa yang diharapkan dan dapat mempersiapkan diri untuk pekerjaan yang sesuai. Informasi ini juga akan membantu pemberi kerja dalam memastikan proses orientasi yang lancar bagi karyawan.

5. Gaji, Tunjangan, dan Tunjangan

Salah satu informasi paling penting yang disertakan dalam surat penawaran adalah gaji, tunjangan, dan fasilitas yang menyertai pekerjaan tersebut.

Uraikan berapa banyak yang akan dihasilkan karyawan, apakah mereka akan mendapatkan bonus - jika ya, apakah ada persyaratan khusus yang menyertainya, apa struktur komisi dan struktur kompensasi lainnya yang harus mereka ketahui.

Jelaskan cara kerja jadwal pembayaran. Apakah karyawan akan dibayar harian, mingguan atau bulanan. Yang membantu adalah menyebutkan jumlah total yang akan mereka terima dan membaginya sesuai jadwal pembayaran.

Misalnya Seorang karyawan menghasilkan $12.000 per tahun dan organisasi tempat dia bekerja membayar setiap bulan. Karyawan akan mendapatkan $1.000 per bulan.

Terakhir, Anda harus menyebutkan manfaat yang ditawarkan organisasi Anda. Tunjangan diberikan melebihi dan di atas kompensasi tetap yang dapat dinikmati karyawan seperti asuransi kesehatan, paket 401k, dll. Beberapa majikan juga menawarkan tunjangan kecil seperti voucher, kupon makan siang, pembayaran tagihan telepon, dan banyak lagi.

6. KPI dan KRA yang diantisipasi untuk peran tersebut

Area tanggung jawab utama (KRA) dan indikator kinerja utama (KPI) karyawan yang didefinisikan dengan jelas harus disertakan dalam surat penawaran. Mengidentifikasi KRA dan KPI membawa kejelasan peran, memungkinkan karyawan fokus pada tugas untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, dan membantu membuat keputusan yang menambah nilai bagi pertumbuhan organisasi.

KRA vs. KPI dan perbedaannya

Masih ada beberapa kebingungan tentang istilah-istilah ini dan terus-menerus digunakan secara bergantian.

Berikut adalah contoh KRA dan KPI yang dirancang untuk eksekutif pemasaran.

KRA:

• Membuat kampanye media sosial, menyusun ide dan strategi
• Riset dan analisis target audiens
• Distribusi konten yang dapat dipasarkan
• Keahlian dalam kegiatan promosi

KPI:

• Jumlah pengikut, kunjungan profil, keterlibatan dengan postingan per hari/minggu/bulan dari kampanye media sosial yang baru diluncurkan
• Jangkauan kegiatan promosi
• Jumlah prospek yang masuk melalui kampanye media sosial
• Jumlah pendaftaran dari blog situs web
• Tautan balik dihasilkan per minggu dari posting tamu

Anda bisa lebih ekstensif saat mencantumkan KRA dan KPI untuk karyawan baru Anda untuk memberi mereka lebih banyak kejelasan tentang peran mereka dan harapan Anda dari mereka.

7. Setiap aturan percobaan atau kontingensi untuk perekrutan

Sejumlah besar majikan membutuhkan karyawan baru untuk bekerja dalam masa percobaan untuk no tetap. hari atau bulan. Durasi dapat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Jika perusahaan Anda memiliki masa percobaan yang ditentukan maka karyawan harus diberitahu tentang hal itu dalam surat penawaran bersama dengan kondisi tambahan, jika ada.

Surat penawaran juga harus menyebutkan rincian tentang kontinjensi lain yang berkaitan dengan perjanjian ini. Majikan dapat meminta mereka untuk menandatangani beberapa perjanjian lagi seperti perjanjian non-persaingan, non-disclosure atau meminta beberapa dokumen untuk melakukan pemeriksaan latar belakang. Terkadang karyawan juga harus menjalani tes narkoba untuk memastikan bahwa tawaran itu tetap berlaku.

Seharusnya tidak ada unsur kejutan ketika datang ke sesuatu yang kritis seperti tawaran pekerjaan. Sangat penting bahwa karyawan disadarkan akan kemungkinan seperti itu sebelum bergabung dengan organisasi.

8. Mengenal budaya perusahaan

Memastikan bahwa semua teknis dijelaskan dalam surat penawaran adalah suatu keharusan, tetapi ini tidak boleh membatasi Anda untuk memberi tahu karyawan baru Anda tentang budaya organisasi. Sambut karyawan dengan nada ceria yang membuat mereka merasa menjadi bagian dari organisasi Anda. Sebutkan misi dan visi perusahaan Anda secara keseluruhan. Buat karyawan baru merasa diinginkan dan tambahan penting bagi tim.

9. Mengatasi masalah teknis hukum

Terakhir, pastikan bahwa semua informasi yang diperlukan yang diperlukan dalam surat penawaran disertakan untuk menjaga harapan tetap lurus dari kedua ujungnya seperti klausa at-will.

10. Pengakuan penerimaan penawaran oleh kandidat

Hanya ketika semua komponen yang diperlukan disertakan dan dikemas secara lengkap, Anda dapat mengirim surat penawaran kepada kandidat untuk diterima dan ditandatangani.

Setelah surat penawaran dibagikan dengan kandidat, pekerjaan Anda selesai, atau sudah? Ada beberapa hal lagi yang dapat Anda lakukan untuk menjadi yang teratas dalam permainan perekrutan Anda.

Buat surat penawaran Anda dalam alat manajemen dokumen tempat Anda dapat melacak aktivitas pengguna, misalnya apakah dokumen yang dikirim telah dibuka oleh kandidat, apakah mereka menandatangani dokumen, dan sebagainya.

Anda juga dapat memastikan proses tanda tangan yang lancar dengan menghubungkan surat penawaran Anda dengan fitur tanda tangan elektronik. Kandidat dapat menghilangkan kerepotan mengunduh, mencetak, menandatangani, dan kemudian mengirim dokumen melalui email. Sebuah klik sederhana dengan alat e-sign dan surat penawaran ditandatangani.

11. Pernyataan penutup dan terima kasih

Akhiri surat penawaran Anda dengan ucapan terima kasih biasa atas nama perusahaan dan sampaikan kepada karyawan bahwa Anda senang mereka menjadi bagian dan berharap untuk bergabung dengan mereka segera setelah mereka menerima tawaran tersebut.

Halaman sampul surat penawaran

Untuk menonjol dan menarik perhatian kandidat Anda, Anda harus melakukan sesuatu yang berbeda dari apa yang dilakukan perusahaan lain. Untuk itu, Anda tidak perlu bekerja keras, tetapi bekerja cerdas dengan templat yang sudah teruji dan siap digunakan; Anda dapat menyusun surat penawaran kreatif yang menarik perhatian kandidat dan membantu Anda bekerja lebih cepat.

Tambahkan halaman sampul ke surat penawaran Anda yang berisi informasi standar seperti logo perusahaan Anda dan untuk siapa dokumen tersebut disiapkan. Berikut adalah tampilan halaman sampul:

Templat surat penawaran

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

[Tanggal]

[Nama lengkap calon]

[Alamat kandidat ]

Yang terhormat [Nama Kandidat],

Kami dengan senang hati menawarkan kepada Anda posisi penuh waktu [Penunjukan atau Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Tanggal tentatif Anda untuk bergabung adalah [Tanggal], bergantung pada keberhasilan penyelesaian verifikasi latar belakang.

Anda diharapkan bekerja untuk [No. jam per minggu] dari Senin sampai Jumat. Kami menawarkan kerja jarak jauh hingga [no. hari per minggu atau per bulan]. Ringkasan deskripsi pekerjaan Anda terlampir untuk membiasakan Anda dengan peran dan tanggung jawab serta struktur pelaporan.

Gaji tahunan Anda adalah $ [Jumlah] dan akan dibayarkan setiap bulan, tunduk pada pajak yang berlaku. Rincian gaji tahunan disediakan dalam Lampiran-A.

Penawaran ini berlaku hingga [Tanggal]. Harap konfirmasikan penerimaan Anda atas penawaran ini dengan menandatangani dan mengembalikan surat ini dalam tanggal tersebut. Jika Anda tidak mengkonfirmasi penerimaan Anda, kami berhak untuk menarik penawaran tersebut.

Harap perhatikan bahwa [Nama Perusahaan] menawarkan Anda kesempatan kerja ini atas dasar keinginan. Surat penawaran ini bukan merupakan kontrak kerja dan Anda akan menerima kontrak kerja setelah bergabung.

Kami menantikan Anda di tim kami. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

Lampiran:

• Lampiran A
• Ringkasan deskripsi pekerjaan

[Masukkan rincian gaji tahunan]

[Tentukan KRA dan KPI]

[Berikan struktur pelaporan]

[Nama dan jabatan manajer pelapor]

Kesimpulan

Mendapatkan sumber daya yang sesuai untuk suatu peran dapat menciptakan keajaiban bagi organisasi Anda. Seperti yang disebutkan di awal blog, perekrutan adalah pekerjaan yang sangat terikat waktu. Jika Anda tidak mempekerjakan orang-orang terbaik untuk pekerjaan Anda, maka orang lain akan melakukannya.

Untuk mencapai itu, Anda perlu memakukan interaksi formal atau semiformal pertama dalam hal dokumentasi melalui surat penawaran. Pastikan semua i Anda bertitik dan t terpotong sebelum Anda mengirimkannya kepada kandidat untuk ditandatangani.

Hal terpenting yang harus diingat adalah menjaga bahasa tetap sederhana. Jangan menggunakan jargon hukum dan teknis yang dapat membingungkan kandidat. Jaga agar surat tetap sederhana dan to the point dengan informasi yang cukup untuk menyampaikan penawaran Anda kepada kandidat.

Berikut adalah beberapa surat penawaran dan berbagai templat dokumen HR lainnya yang dapat Anda manfaatkan. Ingin lebih siap lagi? Lihat perpustakaan templat ini dengan lebih dari 400+ total templat dokumen yang diperiksa dan siap digunakan yang dirancang dan dirancang oleh para profesional untuk menenangkan pikiran Anda.