Как создать письмо с предложением, которое расширит возможности ваших новых сотрудников

Правильный подбор персонала — ключевой момент для любого бизнеса.

Первым обменом официальными документами между работодателем и работником является письмо- предложение . Давайте обсудим важность такого важного документа и какие компоненты должны быть включены.

Что такое письмо-предложение?

Письмо с предложением является подтверждением подтверждения о приеме на работу. Документ передается выбранному кандидату с указанием предложений о работе. Он содержит основные сведения, такие как назначение кандидата, общую компенсацию, льготы и дату начала работы.

Кандидат должен подписать письмо, чтобы подтвердить свое согласие с предложением.

Весь процесс отбора, найма и рассылки писем с предложениями сотрудникам — это ограниченное по времени действие, которое требует от вас быстрого создания необходимых документов с минимальными ошибками или без них. Вот несколько вещей, о которых следует помнить, прежде чем отправить письмо с предложением своему сотруднику.

Делать:

• Используйте фирменный бланк вашей компании, чтобы поделиться письмами с предложениями. В нем будет четко указано название вашей компании.
• Убедитесь, что вы правильно обновили имя сотрудника и полный адрес.
• Четко укажите должность, срок найма, вознаграждение и льготы.
• Упомяните оговорку «по желанию», чтобы кандидат не воспринял письмо-предложение как юридически обязывающий договор. Этот пункт позволяет работодателю или работнику прекратить трудовые отношения в любое время без причины или уведомления.
• Укажите другие непредвиденные обстоятельства, которые регулируют соглашение и трудовые отношения, такие как требования о подписании соглашения о неразглашении, соглашение о неконкуренции, прохождение какого-либо специального обучения или тестов и т. д.
• Используйте простой язык, понятный сотруднику. Старайтесь, чтобы язык был простым, чтобы не запутать сотрудника.
• Приветствуйте сотрудника в своей организации. Упомяните, что вы рады, что сотрудник стал частью вашей организации, и с нетерпением ждете возможности работать с ним.

Не:

• Упомяните любые обещания продвижения по службе или оценки
• Используйте технический и юридический жаргон. Это может привести к неправильному толкованию и вызвать ненужные проблемы.

Привлечение нового сотрудника на борт может быть очень увлекательным, но убедитесь, что вы четко доводите условия до своего сотрудника. Не оставляйте места для любой двусмысленности. Что включать, а что нет, может различаться в зависимости от того, где работает ваша компания (какая страна или регион). Тщательно составленное письмо-предложение может соответствовать любому или всем необходимым положениям закона.

По-прежнему высока вероятность ошибок, таких как пропуск какого-либо конкретного пункта или термина, неправильный юридический жаргон или орфографические ошибки. Чтобы справиться с такими ситуациями, вы можете использовать проверенные шаблоны писем с предложениями, которые можно настроить в соответствии с требованиями и рекомендациями вашей организации. Это упрощает процесс создания документа и дает вам преимущество.

Будьте очень внимательны к тому, какой документ вы готовите. Люди часто путаются между использованием и целью письма-предложения и письма о приеме на работу. Давайте проясним эту путаницу, прежде чем мы углубимся в компоненты письма-предложения.

Чем отличается письмо-предложение от трудового договора?

Письма-предложения являются краткими документами по сравнению с трудовым договором. Письма-предложения содержат основные положения и условия. Трудовые договоры, с другой стороны, представляют собой длинные документы, которые включают более сложные условия, регулирующие срок занятости.

Итак, вот несколько моментов, которые развеют ваше замешательство:

Основное различие между письмами-предложениями и трудовыми договорами заключается в следующем: Письма-предложения представляют собой письменное подтверждение устного соглашения, заключенного между кандидатом и работодателем. Принимая во внимание, что трудовой договор является обязывающим договором, которого обе стороны должны придерживаться на протяжении всего срока работы.

10 компонентов, которые нужно включить в письмо с предложением о работе

Письмо-предложение состоит из 10 различных компонентов. Крайне важно, чтобы вы включали эти компоненты в хорошо структурированном формате для лучшего общения и понимания. Вот некоторые основные компоненты, которые вы должны включить при создании письма-предложения.

1. Должность и описание

Упомяните название должности, на которую выбирается кандидат. Дополните его кратким описанием того, что ожидается от этой роли, и упомяните любые конкретные требования, предъявляемые к этой работе. Это может быть хорошим ориентиром, если в будущем возникнут какие-либо вопросы о роли и ее обязанностях.

2. Дата начала работы

Укажите дату присоединения жирным шрифтом в письме с предложением. Это гарантирует, что вы и сотрудник находитесь на одной странице. Четкая дата присоединения дает сотруднику время, чтобы справиться с предыдущими обязательствами и выполнить их, а также присоединиться к вашей организации, не зацикливаясь на работе. Это особенно применимо к случаям, когда сотрудник переезжает или берет перерыв перед тем, как присоединиться к компании.

3. Команда и структура отчетности

Информирование сотрудника о команде, с которой он будет работать, и о менеджерах, которым он будет подчиняться, вселяет чувство уверенности и комфорта. Информация, относящаяся к командам и структуре отчетности, будет варьироваться в зависимости от роли, на которую нанят сотрудник.

Если сотрудник нанят на должность начального или руководящего уровня, вы можете указать, кто будет его менеджером, с указанием должности менеджера и возможной структурой отчетности.

Принимая во внимание, что наемный работник уровня управления должен быть проинформирован о команде, которой он должен управлять, например, нет. людей в команде и как иерархия в структуре отчетности будет применима к его роли.

4. Чего ожидать кандидатам в первый день

И работодателю, и работнику будет полезно подготовиться заранее. Список некоторых основных ожиданий даст сотруднику представление о том, чего ожидать, и сможет соответствующим образом подготовиться к работе. Эта информация также поможет работодателю обеспечить беспрепятственный процесс адаптации сотрудника.

5. Заработная плата, льготы и привилегии

Одной из наиболее важных сведений, которые влечет за собой письмо с предложением, является заработная плата, льготы и привилегии, связанные с работой.

Укажите, сколько будет зарабатывать сотрудник, будет ли он получать премию - если да, то есть ли какие-либо особые условия, связанные с этим, какова структура комиссионных и любая другая структура вознаграждения, о которой они должны знать.

Объясните, как работает график платежей. Будут ли сотрудники получать зарплату ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Что помогает, так это указать общую сумму, которую они получат, и разделить ее в соответствии с графиком платежей.

Например, сотрудник зарабатывает 12 000 долларов в год, а организация, в которой он работает, платит ежемесячно. Сотрудник будет зарабатывать 1000 долларов в месяц.

Наконец, вы должны упомянуть преимущества, которые предлагает ваша организация. Льготы предоставляются сверх фиксированной компенсации, которой могут пользоваться сотрудники, такие как медицинская страховка, план 401k и т. д. Некоторые работодатели также предлагают небольшие льготы, такие как ваучеры, купоны на обед, оплата телефонных счетов и многое другое.

6. Ожидаемые KPI и KRA для роли

Четко определенные ключевые области ответственности (KRA) и ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников должны быть включены в письмо-предложение. Определение KRA и KPI вносит ясность в роль, позволяет сотруднику сосредоточиться на задаче для получения желаемого результата и помогает принимать решения, повышающие ценность организационного роста.

KRA и KPI и чем они отличаются

С этими терминами все еще существует некоторая путаница, и они постоянно используются взаимозаменяемо.

Вот пример KRA и KPI, разработанных для руководителя отдела маркетинга.

КРА:

• Создание кампании в социальных сетях, разработка идей и стратегий
• Исследование и анализ целевой аудитории
• Распространение рыночного контента
• Экспертность в рекламных мероприятиях

KPI:

• Количество подписчиков, посещений профиля, взаимодействие с постами в день/неделю/месяц из недавно запущенной кампании в социальных сетях
• Охват рекламных мероприятий
• Количество потенциальных клиентов, пришедших через кампанию в социальных сетях
• Количество регистраций из блогов на сайте
• Обратные ссылки, созданные за неделю из гостевых постов

Вы можете быть более подробным, перечисляя KRA и KPI для своих новых сотрудников, чтобы дать им больше ясности в отношении их роли и ваших ожиданий от них.

7. Любые правила испытательного срока или непредвиденные обстоятельства при приеме на работу

Многие работодатели требуют, чтобы новые сотрудники работали на испытательном сроке за фиксированный номер. дней или месяцев. Продолжительность может варьироваться от одной организации к другой. Если в вашей компании установлен испытательный срок, то работник должен быть проинформирован об этом в письме-предложении вместе с дополнительными условиями, если таковые имеются.

В письме-предложении также должны быть указаны подробности о других непредвиденных обстоятельствах, относящихся к настоящему соглашению. Работодатель может попросить их подписать еще несколько соглашений, таких как соглашения о неконкуренции, соглашения о неразглашении или запросить какой-либо документ для проведения проверки биографических данных. Иногда сотруднику также может потребоваться пройти тест на наркотики, чтобы убедиться, что предложение остается в силе.

Не должно быть элемента неожиданности, когда речь идет о чем-то столь важном, как предложения о работе. Чрезвычайно важно, чтобы сотрудник был осведомлен о таких непредвиденных обстоятельствах до прихода в организацию.

8. Знакомство с культурой компании

Обеспечение того, чтобы все технические детали были объяснены в письме с предложением, является обязательным, но это не должно ограничивать вас в возможности дать вашему новому сотруднику возможность заглянуть в культуру организации. Приветствуйте сотрудника веселым тоном, который заставит его почувствовать себя частью вашей организации. Упомяните общую миссию и видение вашей компании. Заставьте нового сотрудника почувствовать себя желанным и важным дополнением к команде.

9. Обратитесь к юридическим тонкостям

Наконец, убедитесь, что вся необходимая информация, требуемая в письме с предложением, включена, чтобы сохранить ожидания с обеих сторон, например, пункт о неограниченных правах.

10. Подтверждение принятия предложения кандидатом

Только когда все необходимые компоненты включены и полностью упакованы, вы можете отправить письмо-предложение кандидату для принятия и подписания.

Как только письмо с предложением передано кандидату, ваша работа выполнена, или нет? Есть еще несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы быть на вершине вашей игры по найму.

Создайте письмо с предложением в инструменте управления документами, где вы сможете отслеживать действия пользователей, т. е. открывал ли кандидат отправленный документ, подписал ли он документ и т. д.

Вы также можете обеспечить беспрепятственный процесс подписания, подключив письмо с предложением к функции электронной подписи. Кандидат может избавиться от хлопот, связанных с загрузкой, печатью, подписанием и последующей отправкой документа по электронной почте. Простой щелчок с помощью инструмента электронной подписи, и письмо с предложением подписано.

11. Заключительное слово и благодарность

Завершите письмо с предложением небрежной благодарностью от имени компании и сообщите сотруднику, что вы рады его участию и с нетерпением ждете его, как только он примет предложение.

Титульная страница письма с предложением

Чтобы выделиться и привлечь внимание вашего кандидата, вам нужно что-то отличное от того, что делают другие компании. Для этого вам не нужно много работать, но работайте с умом, используя проверенные, готовые к использованию шаблоны; вы можете составить креативное письмо с предложением, которое привлечет внимание кандидата и поможет вам работать быстрее.

Добавьте титульную страницу к письму с предложением, содержащую стандартную информацию, такую ​​как логотип вашей компании и информацию о том, для кого подготовлен документ. Вот как может выглядеть титульная страница:

Шаблон письма с предложением

[БЛАНК КОМПАНИИ]

[Свидание]

[Полное имя кандидата]

[Адрес кандидата ]

Уважаемый [имя кандидата],

Мы рады предложить вам постоянную должность [Должность или должность] в [Название компании]. Предварительной датой вашего присоединения будет [Date], в зависимости от успешного завершения проверки биографических данных.

Ожидается, что вы будете работать на [No. часов в неделю] с понедельника по пятницу. Мы предлагаем удаленную работу до [no. дня в неделю или в месяц]. Краткое описание вашей должностной инструкции прилагается для ознакомления вас с ролями и обязанностями, а также со структурой отчетности.

Ваш годовой оклад составит $ [Сумма] и будет выплачиваться ежемесячно с учетом применимых налогов. Разбивка годового оклада представлена ​​в Приложении-A.

Это предложение действительно до [Дата]. Пожалуйста, подтвердите свое согласие с этим предложением, подписав и вернув это письмо в указанный срок. Если вы не подтвердите свое согласие, мы имеем право отозвать предложение.

Обратите внимание, что [название компании] предлагает вам эту возможность трудоустройства на добровольной основе. Это письмо с предложением не является трудовым договором, и вы получите свой трудовой договор при приеме на работу.

Мы с нетерпением ждем вас в нашей команде. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Искренне,

[Ваше имя]

Вложения:

• Приложение
• Краткое описание работы

[Вставьте годовую разбивку заработной платы]

[Определить KRA и KPI]

[Укажите структуру отчетности]

[Имя и должность руководителя отчетности]

Вывод

Получение ресурсов, подходящих для роли, может творить чудеса для вашей организации. Как упоминалось в начале блога, найм — это очень ограниченная по времени работа. Если вы не наймете лучших людей для своей работы, это сделает кто-то другой.

Чтобы достичь этого, вам нужно провести первое формальное или, скажем, полуформальное взаимодействие с точки зрения документации через письмо-предложение. Убедитесь, что все ваши «i» расставлены точками, а «t» обрезаны, прежде чем отправить кандидату на подпись.

Самое главное, что нужно помнить, чтобы язык был простым. Не используйте юридический и технический жаргон, который может запутать кандидата. Письмо должно быть простым и содержательным, с достаточным количеством информации, чтобы донести ваше предложение до кандидата.

Вот еще несколько писем с предложениями и различные шаблоны HR-документов, которые вы можете использовать. Хотите быть еще более подготовленным? Ознакомьтесь с этой библиотекой шаблонов, содержащей более 400 проверенных и готовых к использованию шаблонов документов, составленных и разработанных профессионалами, чтобы вам было легче.