كيفية إنشاء خطاب عرض يمكّن موظفيك الجدد

يعد الحصول على الوظيفة المناسبة أمرًا أساسيًا لأي عمل تجاري.

أول تبادل للوثائق الرسمية بين صاحب العمل والموظف هو خطاب عرض . دعونا نناقش أهمية مثل هذه الوثيقة الهامة والمكونات التي يجب تضمينها.

ما هو خطاب العرض؟

خطاب العرض هو إثبات لتأكيد الوظيفة. يتم مشاركة المستند مع المرشح المختار ، مع ذكر عروض العمل. يحتوي على تفاصيل أساسية مثل تعيين المرشح ، والتعويض الإجمالي ، والمزايا ، وتاريخ بدء التوظيف.

يجب على المرشح التوقيع على الخطاب لتأكيد قبوله للعرض.

إن العملية الكاملة للاختيار والتوظيف وإرسال خطابات العرض إلى الموظفين هي نشاط محدد زمنيًا يتطلب منك إخراج المستندات المطلوبة بسرعة وبأقل قدر ممكن من الأخطاء أو بدون أخطاء. فيما يلي بعض الأمور التي لا يجب عليك وضعها في الاعتبار قبل إرسال خطاب العرض إلى موظفك.

يفعل:

• استخدم ورق الشركة الخاص بك لمشاركة خطابات العرض الخاصة بك. سيحدد هذا بوضوح اسم شركتك.
• تأكد من تحديث اسم الموظف والعنوان الكامل بشكل صحيح.
• حدد بوضوح التعيين ومدة الخدمة والأجر والمزايا
• اذكر بند "حسب الرغبة" لتجنب اعتبار المرشح أن خطاب العرض عقد ملزم قانونًا. يسمح هذا البند لصاحب العمل أو الموظف بإنهاء فترة التوظيف في أي وقت دون سبب أو إشعار
• حدد الحالات الطارئة الأخرى التي تحكم الاتفاقية وعلاقة العمل مثل متطلبات توقيع اتفاقية عدم الإفصاح ، واتفاقية عدم المنافسة ، والخضوع لأي تدريب أو اختبارات محددة ، وما إلى ذلك.
• استخدم لغة بسيطة يستطيع الموظف فهمها. حاول أن تبقي اللغة بسيطة حتى لا تربك الموظف.
• نرحب بالموظف في مؤسستك. اذكر أنك سعيد لأن يكون الموظف جزءًا من مؤسستك وتتطلع إلى العمل معهم.

لا:

• اذكر أي وعود للترقيات أو التقييم
• استخدم المصطلحات الفنية والقانونية. هذا يمكن أن يؤدي إلى سوء تفسير وقد يسبب مشاكل لا داعي لها.

يمكن أن يكون الحصول على موظف جديد على متن الطائرة أمرًا مثيرًا للغاية ، ولكن تأكد من أنك تقوم بإيصال الشروط إلى موظفك بوضوح. لا تترك مساحة لأي غموض. قد يختلف ما يجب تضمينه وما لا يجب تضمينه اعتمادًا على المكان الذي تعمل منه شركتك (أي بلد أو منطقة). يمكن لخطاب العرض المصاغ بعناية أن يلبي أيًا من أحكام القانون الضرورية أو جميعها.

لا تزال هناك فرص كبيرة للفواق مثل فقدان أي بند أو مصطلح معين ، أو المصطلحات القانونية غير الصحيحة ، أو الأخطاء الإملائية. لمعالجة مثل هذه المواقف ، يمكنك استخدام قوالب خطابات العرض التي تم فحصها والتي يمكن تخصيصها وفقًا لمتطلبات وإرشادات مؤسستك. هذا يبسط عملية إنشاء المستند ويمنحك السبق.

كن مدركًا جدًا للوثيقة التي تعدها. غالبًا ما يختلط الناس بين استخدام والغرض من خطاب العرض وخطاب التوظيف. دعونا نوضح جو الارتباك هذا قبل أن نتعمق في مكونات خطاب العرض.

كيف يختلف خطاب العرض عن اتفاقية العمل؟

خطابات العرض هي مستندات موجزة مقارنة باتفاقية العمل. تحتوي خطابات العرض على الشروط والأحكام الأساسية. من ناحية أخرى ، فإن اتفاقيات التوظيف عبارة عن وثائق طويلة تتضمن شروطًا وشروطًا أكثر تعقيدًا تحكم مدة التوظيف.

إذن ، إليك بعض النقاط التي تزيل حيرتك:

يتمثل الاختلاف الأساسي بين خطابات العرض واتفاقيات التوظيف في أن - خطابات العرض هي تأكيد مكتوب لاتفاق شفهي تم بين المرشح وصاحب العمل. في حين أن اتفاقية العمل هي عقد ملزم يجب على الطرفين الالتزام به طوال مدة التوظيف بأكملها.

10 مكونات لتضمينها في خطاب عرض العمل الخاص بك

هناك 10 مكونات مختلفة يتم تجميعها معًا لإنشاء خطاب عرض. من الأهمية بمكان أن تقوم بتضمين هذه المكونات بتنسيق جيد التنظيم من أجل تواصل وفهم أفضل. فيما يلي بعض المكونات الأساسية التي يجب عليك تضمينها عند إنشاء خطاب عرض.

1. المسمى الوظيفي والوصف

اذكر عنوان الدور الذي تم اختيار المرشح من أجله. تابعها مع وصف موجز لما هو متوقع من الوظيفة واذكر أي متطلبات محددة تتطلبها هذه الوظيفة. يمكن أن تكون هذه نقطة مرجعية جيدة إذا ظهر أي سؤال حول الدور ومسؤولياته في المستقبل.

2. تاريخ بدء العمل

حدد تاريخ الانضمام بخط عريض في خطاب العرض الخاص بك. سيضمن ذلك وجودك أنت والموظف في نفس الصفحة. يوفر تاريخ الانضمام الواضح للموظف وقتًا لإدارة الالتزامات السابقة وإنهائها والانضمام إلى مؤسستك دون حدوث مخلفات عمل سابقة. ينطبق هذا بشكل خاص على الحالات التي ينتقل فيها الموظف أو يأخذ استراحة قبل الانضمام إلى الشركة.

3. فريق وهيكل التقارير

إن إبلاغ الموظف بالفريق الذي سيعمل معه والمديرين الذين سيقدمون تقاريرهم يجلب شعورًا بالثقة والراحة. ستختلف المعلومات المتعلقة بالفرق وهيكل التقارير اعتمادًا على الدور الذي تم تعيين الموظف من أجله.

إذا تم تعيين موظف لمنصب مبتدئ أو مستوى تنفيذي ، فيمكنك ذكر من سيكون مديره مع لقب المدير إلى جانب هيكل إبلاغ محتمل.

في حين يجب إبلاغ الموظف على مستوى الإدارة بالفريق الذي من المتوقع أن يديره مثل لا. من الأشخاص في الفريق وكيف سيكون التسلسل الهرمي في هيكل التقارير قابلاً للتطبيق على دوره.

4. ما يجب أن يتوقعه المرشحون في اليوم الأول

سيكون من المفيد لكل من صاحب العمل والموظف أن يكونا مستعدين مسبقًا. إن إدراج بعض التوقعات الأساسية سيمنح الموظف إحساسًا بما يتطلع إليه ويمكنه إعداد نفسه للوظيفة وفقًا لذلك. ستساعد هذه المعلومات أيضًا صاحب العمل في ضمان عملية إعداد سلسة للموظف.

5. الراتب والمزايا والامتيازات

من أهم المعلومات التي يتضمنها خطاب العرض الراتب والمزايا والامتيازات التي تأتي مع الوظيفة.

حدد المبلغ الذي سيحصل عليه الموظف ، هل سيحصل على مكافأة - إذا كانت الإجابة بنعم ، فهل هناك أي شروط محددة مرتبطة بها ، وما هو هيكل العمولة وأي هيكل تعويض آخر يجب أن يعرفوه.

اشرح كيف يعمل جدول الدفع. ما إذا كان سيتم دفع أجور الموظفين يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. ما يساعد هو ذكر المبلغ الإجمالي الذي سيحصلون عليه وتقسيمه وفقًا لجدول الدفع.

على سبيل المثال ، يكسب الموظف 12000 دولار في السنة وتدفع المنظمة التي يعمل بها على أساس شهري. سيحصل الموظف على 1000 دولار شهريًا.

أخيرًا ، يجب أن تذكر الفوائد التي تقدمها مؤسستك. يتم منح المزايا علاوة على التعويض الثابت الذي يمكن للموظفين الاستمتاع به مثل التأمين الصحي وخطة 401 ألف وما إلى ذلك. كما يقدم بعض أصحاب العمل مزايا صغيرة مثل القسائم وكوبونات الغداء ودفع فواتير الهاتف وغير ذلك الكثير.

6. KPIs و KRAs المتوقعة للدور

يجب تضمين مجالات المسؤولية الرئيسية المحددة بوضوح (KRAs) ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للموظفين في خطاب العرض. يؤدي تحديد KRAs و KPIs إلى توضيح الدور ، ويسمح للموظف بالتركيز على المهمة للحصول على النتيجة المرجوة ، ويساعد في اتخاذ القرارات التي تضيف قيمة إلى النمو التنظيمي.

KRAs مقابل KPIs وكيف تختلف

لا يزال هناك بعض الالتباس حول هذه المصطلحات ويتم استخدامها باستمرار بالتبادل.

أساس	KRAs	مؤشرات الأداء الرئيسية
المعنى	قائمة KRAs قائمة بالأنشطة والأهداف والمهام التي تعتبر حاسمة بالنسبة للموظف والمنظمة لتحقيقها.	تسرد مؤشرات الأداء الرئيسية المقاييس المستخدمة لقياس مدى جودة تحقيق الهدف المحدد
الطبيعة والقياس	عامل استراتيجي نوعي بطبيعته	مقياس كمي بطبيعته
يستخدم	يحدد توقعات وظيفة أو مهمة معينة	يحلل ويقيس مقاييس مدى جودة أداء المهمة

فيما يلي مثال على KRAs و KPIs التي تمت صياغتها لمدير تسويق.

KRAs:

• إنشاء حملة على مواقع التواصل الاجتماعي وابتكار أفكار واستراتيجيات
• البحث والتحليل للجمهور المستهدف
• توزيع المحتوى القابل للتسويق
• خبرة في الأنشطة الترويجية

مؤشرات الأداء الرئيسية:

• عدد المتابعات وزيارات الملف الشخصي والتفاعل مع المنشورات في اليوم / الأسبوع / الشهر من حملة وسائل التواصل الاجتماعي التي تم إطلاقها حديثًا
• مدى وصول الأنشطة الترويجية
• عدد العملاء المحتملين من خلال حملة وسائل التواصل الاجتماعي
• عدد الاشتراكات من مدونات مواقع الويب
• الروابط الخلفية التي تم إنشاؤها في الأسبوع من مشاركات الضيف

يمكنك أن تكون أكثر شمولاً عند سرد KRAs و KPIs لموظفيك الجدد لمنحهم مزيدًا من الوضوح لدورهم وتوقعاتك منهم.

7. أي قواعد اختبارية أو طارئة للتوظيف

يتطلب عدد كبير من أرباب العمل تعيينات جديدة للعمل تحت الاختبار للحصول على رقم ثابت. أيام أو شهور. قد تختلف المدة من منظمة إلى أخرى. إذا كانت شركتك لديها فترة اختبار محددة ، فيجب إبلاغ الموظف عنها في خطاب العرض بالإضافة إلى الشروط الإضافية ، إن وجدت.

يجب أن يحدد خطاب العرض أيضًا تفاصيل حول الحالات الطارئة الأخرى المتعلقة بهذه الاتفاقية. يمكن لصاحب العمل أن يطلب منهم التوقيع على عدد قليل من الاتفاقيات الأخرى مثل اتفاقيات عدم التنافس وعدم الإفشاء أو طلب بعض المستندات لإجراء فحوصات خلفية. في بعض الأحيان ، قد يضطر الموظف أيضًا إلى اجتياز اختبار المخدرات للتأكد من أن العرض يظل صالحًا.

يجب ألا يكون هناك عنصر مفاجأة عندما يتعلق الأمر بشيء بالغ الأهمية مثل عروض العمل. من الأهمية بمكان أن يكون الموظف على دراية بمثل هذه الحالات الطارئة قبل الانضمام إلى المنظمة.

8. التعرف على ثقافة الشركة

يعد التأكد من توضيح جميع الجوانب الفنية في خطاب العرض أمرًا ضروريًا ولكن هذا لا ينبغي أن يمنعك من إعطاء الموظف الجديد نظرة خاطفة على ثقافة المنظمة. رحب بالموظف بنبرة مبهجة تجعله يشعر بأنه جزء من مؤسستك. اذكر المهمة العامة لشركتك ورؤيتها. اجعل الموظف الجديد يشعر بأنه مطلوب وأنه إضافة مهمة للفريق.

9. معالجة الجوانب القانونية

أخيرًا ، تأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية المطلوبة في خطاب العرض للحفاظ على التوقعات مباشرة من كلا الطرفين مثل بند at-will.

10. إقرار المرشح بقبول العرض

فقط عندما يتم تضمين جميع المكونات المطلوبة وتعبئتها بالكامل ، يمكنك إرسال خطاب العرض إلى المرشح للقبول والتوقيع.

بمجرد مشاركة خطاب العرض مع المرشح ، تنتهي مهمتك ، أم أنها كذلك؟ هناك بعض الأشياء الأخرى التي يمكنك القيام بها لتكون في صدارة لعبة التوظيف لديك.

قم بإنشاء خطاب العرض الخاص بك داخل أداة إدارة المستندات حيث يمكنك تتبع نشاط المستخدم ، أي ما إذا كان المرشح قد فتح المستند المرسل ، وهل قام بالتوقيع على المستند ، وما إلى ذلك.

يمكنك أيضًا ضمان عملية توقيع سلسة من خلال ربط خطاب العرض الخاص بك بميزة التوقيع الإلكتروني. يمكن للمرشح التخلص من متاعب التنزيل والطباعة والتوقيع ثم إرسال المستند عبر البريد الإلكتروني. نقرة بسيطة باستخدام أداة التوقيع الإلكتروني ويتم توقيع خطاب العرض.

11. البيان الختامي والشكر

قم بإنهاء خطاب العرض الخاص بك بخطاب شكر غير رسمي نيابة عن الشركة ونقل إلى الموظف أنك مسرور لأن تكون جزءًا منه وتتطلع إلى الانضمام إليه بمجرد قبول العرض.

صفحة غلاف خطاب العرض

لتبرز وتجذب انتباه مرشحك ، يجب أن يكون لديك شيء مختلف عما تفعله الشركات الأخرى. لذلك ، لا تحتاج إلى العمل الجاد ، ولكن العمل بذكاء باستخدام قوالب تم فحصها وجاهزة للاستخدام ؛ يمكنك صياغة خطاب عرض إبداعي يجذب انتباه المرشح ويساعدك على العمل بشكل أسرع.

أضف صفحة غلاف إلى خطاب العرض الخاص بك تحتوي على معلومات قياسية مثل شعار شركتك ومن هو المستند الذي تم إعداده. إليك ما قد تبدو عليه صفحة الغلاف:

نموذج خطاب العرض

[ترويسة الشركة]

[تاريخ]

[الاسم الكامل للمرشح]

[عنوان المرشح ]

عزيزي [اسم المرشح] ،

يسعدنا أن نعرض عليك منصب [التعيين أو المسمى الوظيفي] بدوام كامل في [اسم الشركة]. سيكون تاريخ انضمامك المبدئي هو [التاريخ] ، مشروطًا بإتمام التحقق من الخلفية بنجاح.

من المتوقع أن تعمل لدى [لا. عدد الساعات في الأسبوع] من الاثنين إلى الجمعة. نحن نقدم العمل عن بعد حتى [لا. من اليوم في الأسبوع أو في الشهر]. مرفق ملخص لوصف وظيفتك لتعريفك بالأدوار والمسؤوليات وهيكل التقارير.

سيكون راتبك السنوي [المبلغ] دولارًا أمريكيًا وسيتم دفعه على أساس شهري ، وفقًا للضرائب المعمول بها. ويرد تفصيل الراتب السنوي في الملحق أ.

هذا العرض ساري حتى [التاريخ]. يرجى تأكيد قبولك لهذا العرض من خلال التوقيع على هذه الرسالة وإعادتها خلال هذا التاريخ. إذا لم تؤكد قبولك ، يحق لنا سحب العرض.

يرجى ملاحظة أن [Company Name] تقدم لك فرصة العمل هذه على أساس الإرادة. لا يشكل خطاب العرض هذا عقد عمل ويجب أن تتلقى عقد العمل الخاص بك عند الانضمام.

نتطلع إلى انضمامك إلى فريقنا. إذا كانت لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التواصل معنا.

بإخلاص،

[اسمك]

المرفقات:

• الملحق أ
• ملخص الوصف الوظيفي

[أدخل توزيع الراتب السنوي]

[تحديد KRAs و KPIs]

[توفير هيكل لإعداد التقارير]

[اسم ولقب مدير التقارير]

استنتاج

يمكن أن يؤدي الحصول على الموارد المناسبة لدور ما إلى خلق عجائب لمؤسستك. كما ذكرنا في بداية المدونة ، التوظيف هو عمل محدد بوقت طويل. إذا لم تقم بتعيين أفضل الأشخاص لعملك ، فسيقوم شخص آخر بذلك.

لتحقيق ذلك ، تحتاج إلى تثبيت أول تفاعل رسمي أو شبه رسمي من حيث التوثيق من خلال خطاب العرض. تأكد من أن كل ما يخصك مرقط ومقطع قبل أن ترسله إلى المرشح للتوقيع.

أهم شيء يجب مراعاته هو إبقاء اللغة بسيطة. لا تستخدم المصطلحات القانونية والتقنية التي قد تربك المرشح. اجعل الخطاب بسيطًا ومباشرًا بمعلومات كافية لنقل عرضك إلى المرشح.

فيما يلي بعض خطابات العروض وقوالب مستندات الموارد البشرية المختلفة التي يمكنك الاستفادة منها. هل تريد أن تكون أكثر استعدادًا؟ تحقق من مكتبة القوالب هذه التي تضم أكثر من 400 قالب مستندات تم فحصه بالكامل وجاهز للاستخدام تم صياغتها وتصميمها بواسطة محترفين لتريح عقلك.