Cómo crear una carta de oferta que empodere a sus nuevos empleados

Conseguir la contratación adecuada es clave para cualquier negocio.

El primer intercambio de documentos formales que tiene lugar entre el empleador y el empleado es una carta de oferta . Discutamos la importancia de un documento tan crucial y qué componentes deben incluirse.

¿Qué es una carta de oferta?

Una carta de oferta es prueba de confirmación de un trabajo. El documento se comparte con el candidato seleccionado, con las ofertas de empleo. Contiene detalles básicos como la designación del candidato, la compensación total, los beneficios y la fecha de inicio del empleo.

El candidato debe firmar la carta para confirmar su aceptación de la oferta.

Todo el proceso de selección, contratación y envío de cartas de oferta a los empleados es una actividad limitada en el tiempo que necesita que usted produzca los documentos requeridos rápidamente y con errores mínimos o nulos. Aquí hay algunos pros y contras a tener en cuenta antes de enviar la carta de oferta a su empleado.

Hacer:

• Utilice el membrete de su empresa para compartir sus cartas de oferta. Esto especificará claramente el nombre de su empresa.
• Asegúrese de actualizar el nombre del empleado y la dirección completa correctamente.
• Especificar claramente la designación, duración del empleo, remuneración y beneficios.
• Mencione la cláusula 'a voluntad' para evitar que el candidato asuma la carta de oferta como un contrato legalmente vinculante. Esta cláusula permite al empleador o al empleado rescindir el contrato de trabajo en cualquier momento sin causa ni notificación.
• Especificar otras contingencias que rigen el contrato y la relación laboral como requisitos para firmar el pacto de confidencialidad, pacto de no competencia, someterse a alguna formación o prueba específica, etc.
• Utilice un lenguaje sencillo que el empleado pueda entender. Trate de mantener el lenguaje simple para no confundir al empleado.
• Dé la bienvenida al empleado a su organización. Mencione que está feliz de que el empleado sea parte de su organización y que espera trabajar con él.

No:

• Mencione cualquier promesa de promoción o tasación
• Utilizar jerga técnica y legal. Esto puede dar lugar a malas interpretaciones y puede causar problemas innecesarios.

Tener un nuevo empleado a bordo puede ser muy emocionante, pero asegúrese de comunicar claramente los términos con su empleado. No deje lugar a ninguna ambigüedad. Lo que debe incluirse y lo que no debe incluirse puede diferir según el lugar desde el que opere su empresa (en qué país o región). Una carta de oferta cuidadosamente redactada puede cumplir con cualquiera o todas las disposiciones necesarias de la ley.

Todavía hay muchas posibilidades de contratiempos, como perderse alguna cláusula o término en particular, jerga legal incorrecta o errores ortográficos. Para hacer frente a tales situaciones, puede utilizar plantillas de carta de oferta examinadas que se pueden personalizar según los requisitos y las directrices de su organización. Esto simplifica el proceso de creación de documentos y le da una ventaja inicial.

Tenga muy en cuenta qué documento está preparando. Las personas a menudo se confunden entre el uso y el propósito de una carta de oferta y una carta de empleo. Aclaremos ese aire de confusión antes de profundizar en los componentes de la carta de oferta.

¿En qué se diferencia una carta de oferta de un contrato de trabajo?

Las cartas de oferta son documentos concisos en comparación con el contrato de trabajo. Las cartas de oferta contienen los términos y condiciones básicos. Los acuerdos laborales, por otro lado, son documentos extensos que incluyen términos y condiciones más complicados que rigen el término del empleo.

Así que aquí hay algunos puntos que ponen fin a su confusión:

La diferencia fundamental entre las cartas de oferta y los acuerdos laborales es que - Las cartas de oferta son una confirmación por escrito de un acuerdo verbal que tuvo lugar entre el candidato y el empleador. Considerando que el contrato de trabajo es un contrato vinculante que ambas partes deben cumplir durante toda la duración del empleo.

10 componentes para incluir en tu carta de oferta de trabajo

Hay 10 componentes diferentes que se juntan para crear una carta de oferta. Es fundamental que incluya estos componentes en un formato bien estructurado para una mejor comunicación y comprensión. Aquí hay algunos componentes básicos que debe incluir al crear una carta de oferta.

1. Título y descripción del trabajo

Mencionar el título de la función para la cual el candidato es seleccionado. Haga un seguimiento con una breve descripción de lo que se espera de la función y mencione los requisitos específicos que exige este trabajo. Este puede ser un buen punto de referencia si surge alguna pregunta sobre el rol y sus responsabilidades en el futuro.

2. Fecha de inicio del empleo

Especifique la fecha de incorporación en negrita en su carta de oferta. Esto asegurará que tanto usted como el empleado estén en la misma página. Una fecha de incorporación clara proporciona al empleado tiempo para administrar y concluir obligaciones anteriores y unirse a su organización sin resaca de trabajo anterior. Esto es especialmente aplicable para los casos en los que un empleado se traslada o se toma un descanso antes de incorporarse a la empresa.

3. Equipo y estructura de informes

Informar al empleado sobre el equipo con el que trabajará y los gerentes a los que se reportará brinda una sensación de confianza y comodidad. La información relativa a los equipos y la estructura de informes variará según la función para la que se contrate al empleado.

Si se contrata a un empleado para un puesto de nivel de entrada o de nivel ejecutivo, puede mencionar quién será su gerente con el título del gerente junto con una posible estructura de informes.

Mientras que una contratación de nivel gerencial debe ser informada del equipo que se espera que administre, como el no. de personas en el equipo y cómo la jerarquía en la estructura de informes será aplicable para su rol.

4. Lo que los candidatos deben esperar el primer día

Será útil tanto para el empleador como para el empleado estar preparados con anticipación. Enumerar algunas expectativas básicas le dará al empleado una idea de qué esperar y puede prepararse para el trabajo en consecuencia. Esta información también ayudará al empleador a garantizar un proceso de incorporación sin problemas para el empleado.

5. Salario, beneficios y ventajas

Una de las informaciones más críticas que implica una carta de oferta es el salario, los beneficios y las ventajas que acompañan al trabajo.

Describa cuánto ganará el empleado, recibirá una bonificación; en caso afirmativo, ¿existen condiciones específicas adjuntas, cuál es la estructura de comisiones y cualquier otra estructura de compensación que deban conocer?

Explique cómo funciona el calendario de pagos. Si los empleados serán pagados diariamente, semanalmente o mensualmente. Lo que ayuda es mencionar el monto total que recibirán y dividirlo según el calendario de pagos.

Por ejemplo, un empleado gana $ 12,000 por año y la organización para la que trabaja paga mensualmente. El empleado ganará $ 1,000 por mes.

Por último, debe mencionar los beneficios que ofrece su organización. Se otorgan beneficios además de la compensación fija que los empleados pueden disfrutar, como seguro médico, plan 401k, etc. Algunos empleadores también ofrecen pequeños beneficios como vales, cupones de almuerzo, pagos de facturas telefónicas y mucho más.

6. KPI y KRA anticipados para el rol

Las áreas de responsabilidad clave (KRA) y los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los empleados deben estar claramente definidos en la carta de oferta. La identificación de KRA y KPI brinda claridad al rol, permite que el empleado se concentre en la tarea para obtener el resultado deseado y ayuda a tomar decisiones que agregan valor al crecimiento organizacional.

KRA vs. KPI y en qué se diferencian

Todavía hay cierta confusión acerca de estos términos y se usan constantemente como sinónimos.

Este es un ejemplo de KRA y KPI redactados para un ejecutivo de marketing.

KRA:

• Crear una campaña en redes sociales, idear ideas y estrategias.
• Investigación y análisis de público objetivo
• Distribución de contenido comercializable
• Experiencia en actividades promocionales.

KPI:

• Número de seguidores, visitas de perfil, compromiso con las publicaciones por día/semana/mes de la campaña de redes sociales recientemente lanzada
• Alcance de las actividades promocionales.
• Número de clientes potenciales que llegan a través de la campaña en las redes sociales
• Número de suscripciones de blogs del sitio web
• Vínculos de retroceso generados por semana a partir de publicaciones de invitados

Puede ser más extenso al enumerar los KRA y KPI para sus nuevos empleados para darles más claridad sobre su función y sus expectativas de ellos.

7. Cualquier regla probatoria o contingencia para la contratación

Un buen número de empleadores requieren que los nuevos empleados trabajen en período de prueba por un número fijo. de días o meses. La duración puede variar de una organización a otra. Si su empresa tiene un período de prueba definido, se debe informar al empleado al respecto en la carta de oferta junto con las condiciones adicionales, si corresponde.

La carta de oferta también debe especificar detalles sobre otras contingencias relacionadas con este acuerdo. El empleador puede pedirles que firmen algunos acuerdos más, como acuerdos de no competencia, acuerdos de no divulgación o solicitar algún documento para realizar verificaciones de antecedentes. A veces, el empleado también puede tener que pasar por una prueba de drogas para asegurarse de que la oferta sigue siendo válida.

No debería haber ningún elemento de sorpresa cuando se trata de algo tan crítico como las ofertas de trabajo. Es de suma importancia que el empleado sea consciente de tales contingencias antes de incorporarse a la organización.

8. Familiarizarse con la cultura de la empresa

Asegurarse de que todos los tecnicismos se expliquen en la carta de oferta es imprescindible, pero esto no debe impedir que le dé a su nuevo empleado un vistazo a la cultura de la organización. Dé la bienvenida al empleado con un tono alegre que lo haga sentir parte de su organización. Mencione la misión y visión general de su empresa. Haga que el nuevo empleado se sienta querido y una adición importante al equipo.

9. Abordar los tecnicismos legales

Por último, asegúrese de que se incluya toda la información necesaria requerida en una carta de oferta para mantener las expectativas claras tanto de los extremos como de la cláusula a voluntad.

10. Acuse de recibo de la aceptación de la oferta por parte del candidato

Solo cuando todos los componentes requeridos estén incluidos y empaquetados por completo, podrá enviar la carta de oferta al candidato para su aceptación y firma.

Una vez que la carta de oferta se comparte con el candidato, su trabajo está hecho, ¿o no? Hay algunas cosas más que puede hacer para estar al tanto de su juego de contratación.

Cree su carta de oferta dentro de una herramienta de gestión de documentos donde puede realizar un seguimiento de la actividad del usuario, es decir, si el candidato ha abierto el documento enviado, si ha firmado el documento, etc.

También puede garantizar un proceso de firma sin problemas conectando su carta de oferta con la función de firma electrónica. El candidato puede eliminar las molestias de descargar, imprimir, firmar y luego enviar el documento por correo electrónico. Un simple clic con la herramienta de firma electrónica y la carta de oferta está firmada.

11. Declaración de cierre y agradecimiento

Termine su carta de oferta con un agradecimiento informal en nombre de la empresa y transmita al empleado que está contento de que forme parte y espera incorporarlo tan pronto como acepte la oferta.

Portada de la carta de oferta

Para sobresalir y captar la atención de su candidato, debe hacer algo diferente a lo que están haciendo las otras empresas. Para eso, no necesita trabajar duro, pero trabaje de manera inteligente con plantillas revisadas y listas para usar; puede redactar una carta de oferta creativa que capte la atención del candidato y lo ayude a trabajar más rápido.

Agregue una portada a su carta de oferta que contenga información estándar como el logotipo de su empresa y para quién está preparado el documento. Así es como se vería una portada:

Plantilla de carta de oferta

[MEMBRETE DE LA EMPRESA]

[Fecha]

[Nombre completo del candidato]

[Dirección del candidato ]

Estimado [Nombre del candidato],

Nos complace ofrecerle el puesto de tiempo completo de [Designación o cargo] en [Nombre de la empresa]. Su fecha tentativa de incorporación será el [Fecha], dependiendo de la finalización exitosa de la verificación de antecedentes.

Se espera que trabaje para [No. de horas por semana] de lunes a viernes. Ofrecemos trabajo remoto hasta [no. de día por semana o por mes]. Se adjunta un resumen de la descripción de su trabajo para que se familiarice con las funciones y responsabilidades y la estructura de informes.

Su salario anual será de $ [Cantidad] y se pagará mensualmente, sujeto a los impuestos aplicables. En el Apéndice-A se proporciona un desglose del salario anual.

Esta oferta es válida hasta el [Fecha]. Confirme su aceptación de esta oferta firmando y devolviendo esta carta dentro de dicha fecha. Si no confirma su aceptación, tenemos derecho a retirar la oferta.

Tenga en cuenta que [Nombre de la empresa] le ofrece esta oportunidad de empleo a voluntad. Esta carta de oferta no constituye un contrato de trabajo y recibirá su contrato de trabajo al unirse.

Esperamos contar con usted en nuestro equipo. Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con nosotros.

Sinceramente,

[Su nombre]

Archivos adjuntos:

• Apéndice A
• Resumen de la descripción del puesto

[Insertar desglose salarial anual]

[Definir los KRA y KPI]

[Proporcionar una estructura de informes]

[Nombre y cargo del gerente de informes]

Conclusión

Obtener los recursos adecuados para un rol puede crear maravillas para su organización. Como se mencionó al principio del blog, la contratación es un trabajo muy limitado en el tiempo. Si no contratas a las mejores personas para tu trabajo, alguien más lo hará.

Para lograrlo, debe concretar la primera interacción formal o semiformal en términos de documentación a través de una carta de oferta. Asegúrese de que todas sus i estén punteadas y que las t estén cortadas antes de enviarlo al candidato para que lo firme.

Lo más importante a tener en cuenta para mantener el lenguaje simple. No utilice jerga legal y técnica que pueda confundir al candidato. Mantenga la carta simple y al grano con suficiente información para transmitir su oferta al candidato.

Aquí hay más cartas de oferta y diferentes plantillas de documentos de recursos humanos que puede aprovechar. ¿Quieres estar aún más preparado? Eche un vistazo a esta biblioteca de plantillas de más de 400 plantillas de documentos examinadas y listas para usar, redactadas y diseñadas por profesionales para tranquilizarlo.