新入社員に力を与えるオファーレターを作成する方法

適切な人材を獲得することは、あらゆるビジネスにとって重要です。

雇用主と従業員の間で行われる最初の正式な文書交換は、オファーレターです。 このような重要なドキュメントの重要性と、どのコンポーネントを含める必要があるかについて説明しましょう。

オファーレターとは何ですか？

オファーレターは、仕事の確認の証拠です。 このドキュメントは、選択された候補者と共有され、雇用のオファーが記載されています。 候補者の指定、報酬総額、福利厚生、雇用開始日などの基本的な詳細が含まれています。

候補者は、オファーの受け入れを確認するために手紙に署名する必要があります。

従業員を選択し、雇用し、内定通知を送付するプロセス全体は時間制限のある活動であり、必要なドキュメントを迅速かつエラーを最小限に抑えるかゼロにする必要があります。 従業員に内定通知を送る前に、覚えておくべきいくつかの注意事項と注意事項を次に示します。

行う：

• 会社のレターヘッドを使用して、オファー レターを共有します。 これにより、会社名が明確になります。
• 従業員の名前と完全な住所を正しく更新してください。
• 役職・任期・報酬・福利厚生の明確化
• 候補者がオファーレターを法的拘束力のある契約と見なすことを避けるために、「随意」条項に言及してください。 この条項により、雇用主または従業員は、理由や通知なしにいつでも雇用期間を終了することができます
• 秘密保持契約、競業避止契約への署名、特定のトレーニングやテストの実施など、契約および雇用関係を規定するその他の偶発事象を指定します。
• 従業員が理解できる簡単な言葉を使用します。 従業員を混乱させないように、言葉はシンプルに保つようにしてください。
• 従業員を組織に歓迎します。 従業員があなたの組織の一員であることを嬉しく思い、彼らと一緒に働くことを楽しみにしていることを伝えてください。

してはいけないこと:

• 昇進や評価の約束について言及する
• 技術用語や法律用語を使用してください。 これは誤解を招く可能性があり、不要なトラブルを引き起こす可能性があります。

新しい従業員を入社させることは非常にエキサイティングなことですが、従業員に条件を明確に伝えていることを確認してください。 あいまいさの余地を残さないでください。 何を含めるか、何を含めないかは、会社が事業を行っている場所 (国または地域) によって異なる場合があります。 慎重な言葉遣いのオファーレターは、法律の必要な規定の一部またはすべてを満たすことができます。

特定の条項や用語の見落とし、法律用語の誤り、スペルミスなどの問題が発生する可能性は依然として高いです。 このような状況に対処するために、組織の要件とガイドラインに従ってカスタマイズできる、精査されたオファー レター テンプレートを使用できます。 これにより、ドキュメント作成プロセスが簡素化され、有利なスタートを切ることができます。

どのような書類を準備するのか、十分に注意してください。 人々はしばしば、オファーレターと雇用レターの使用と目的を混同します. オファーレターの構成要素を深く掘り下げる前に、その混乱を解消しましょう。

内定通知書は雇用契約書とどう違うのですか?

オファーレターは、雇用契約と比較して簡潔な文書です。 オファーレターには基本的な条件が含まれています。 一方、雇用契約は、雇用期間を管理するより複雑な条件を含む長い文書です。

そこで、混乱を解消するいくつかのポイントを以下に示します。

オファー レターと雇用契約の違いは次のとおりです。 雇用契約は拘束力のある契約であり、雇用期間全体を通じて両当事者が遵守しなければならないものです。

求人レターに含める 10 の要素

オファーレターを作成するためにまとめられる10の異なるコンポーネントがあります。 コミュニケーションと理解を深めるために、これらのコンポーネントを適切に構造化された形式で含めることが重要です。 オファーレターを作成するときに含める必要がある基本的なコンポーネントを次に示します。

1. 役職と説明

候補者が選ばれた役割のタイトルに言及してください。 続いて、その役割に期待されることを簡単に説明し、この仕事に求められる特定の要件について言及します。 これは、将来、役割とその責任について疑問が生じた場合の参考となる可能性があります。

2. 雇用開始日

オファーレターに入社日を太字で明記してください。 これにより、あなたと従業員の両方が同じページにいることが保証されます。 明確な入社日により、従業員は以前の義務を管理して完了し、以前の仕事の二日酔いなしで組織に参加する時間が提供されます. これは、従業員が転勤や入社前の休暇を取る場合に特に当てはまります。

3. チームとレポート構造

従業員に、一緒に働くチームと報告先のマネージャーについて知らせると、自信と安心感がもたらされます。 チームと報告構造に関する情報は、従業員が雇用される役割によって異なります。

従業員がエントリーレベルまたはエグゼクティブレベルのポジションに採用されている場合、マネージャーの役​​職と可能なレポート構造とともに、マネージャーが誰になるかを言及できます。

一方、管理レベルの採用者は、管理することが期待されているチームについて通知する必要があります。 チーム内の人々の数と、レポート構造の階層が彼の役割にどのように適用されるか。

4. 受験者が初日に期待すること

雇用主と従業員の両方が事前に準備しておくと役立ちます。 いくつかの基本的な期待をリストアップすることで、従業員は何を楽しみにしているのかを理解し、それに応じて仕事の準備をすることができます. この情報は、雇用主が従業員のスムーズなオンボーディング プロセスを確保するのにも役立ちます。

5. 給与、福利厚生、福利厚生

内定通知に含まれる最も重要な情報の 1 つは、仕事に伴う給与、福利厚生、福利厚生です。

従業員がいくら稼いでいるか、ボーナスをもらえるかを概説します。ボーナスがある場合、それに付随する特定の条件はありますか。コミッション構造と、従業員が知っておくべきその他の報酬構造は何ですか。

支払いスケジュールの仕組みを説明します。 従業員が日払い、週払い、月払いのいずれで支払われるか。 役立つのは、彼らが受け取る合計金額を言及し、支払いスケジュールに従って分割することです.

たとえば、ある従業員が年収 12,000 ドルを稼いでおり、その従業員が勤務する組織が毎月の支払いを行っているとします。 この従業員は月に 1,000 ドルの収入を得ます。

最後に、組織が提供するメリットについて言及する必要があります。 福利厚生は、健康保険、401k プランなど、従業員が享受できる固定報酬に加えて提供されます。一部の雇用主は、バウチャー、ランチ クーポン、電話料金の支払いなどの小規模な福利厚生も提供しています。

6. 役割に期待される KPI と KRA

従業員の明確に定義された主要責任領域 (KRA) と主要業績評価指標 (KPI) をオファーレターに含める必要があります。 KRA と KPI を特定することで、役割が明確になり、従業員はタスクに集中して目的の結果を得ることができ、組織の成長に価値をもたらす意思決定を行うことができます。

KRA と KPI、およびそれらの違い

これらの用語にはまだ混乱があり、常に同じ意味で使用されています。

基本	KRA	KPI
意味	KRA は、従業員と組織が達成するために重要な活動、目標、およびタスクをリストアップします。	KPI は、定義された目標がどの程度達成されているかを測定するために使用される指標を列挙します
自然と尺度	本質的に質的な戦略的要因	本質的に定量的な指標
使用する	仕事または特定のタスクの期待を定義する	タスクがどれだけうまく実行されたかの指標を分析して測定します

以下は、マーケティング エグゼクティブ向けに作成された KRA と KPI の例です。

KRA:

• ソーシャル メディア キャンペーンの作成、アイデアと戦略の考案
• ターゲットオーディエンスの調査と分析
• 売れ筋コンテンツ配信
• プロモーション活動の専門知識

KPI:

• 新しく開始されたソーシャル メディア キャンペーンの 1 日 / 1 週間 / 1 か月あたりのフォロー数、プロフィール アクセス、投稿へのエンゲージメント
• プロモーション活動の範囲
• ソーシャル メディア キャンペーンを通じて獲得したリードの数
• ホームページ・ブログからの登録数
• ゲストの投稿から週ごとに生成されるバックリンク

新入社員の KRA と KPI をリストするときは、より広範囲に及ぶことができます。これにより、新入社員の役割と期待をより明確にすることができます。

7. 雇用に関する試用規則または偶発事象

かなりの数の雇用主が、新入社員に固定番号の試用期間で働くことを要求しています。 日または月の。 期間は組織によって異なる場合があります。 あなたの会社に試用期間が定義されている場合、従業員は、もしあれば、追加の条件とともに、オファーレターでそれについて知らされるべきです.

オファーレターには、この契約に関連するその他の不測の事態についての詳細も明記する必要があります。 雇用主は、競業避止義務、秘密保持契約などのいくつかの契約に署名するように依頼したり、身元調査を実施するための文書を要求したりすることができます。 オファーが有効であることを確認するために、従業員が薬物検査を受けなければならない場合もあります。

仕事のオファーと同じくらい重要なことになると、驚くような要素があってはなりません。 従業員が組織に参加する前に、そのような不測の事態を認識することが最も重要です。

8. 企業文化を知る

内定通知書にすべての専門的な事項が記載されていることを確認することは必須ですが、これにより、新入社員に組織の文化を垣間見ることが制限されてはなりません。 従業員があなたの組織の一員であることを感じさせる明るい口調で従業員を歓迎します。 あなたの会社の全体的な使命とビジョンに言及してください。 新しい従業員がチームに必要とされ、重要な追加を感じられるようにします。

9. 法的専門性に対処する

最後に、オファーレターに必要なすべての必要な情報が含まれていることを確認して、自由意志条項のように双方の期待を明確に保ちます。

10. 候補者によるオファー受諾の確認

必要なすべてのコンポーネントが含まれ、完全にパッケージ化されている場合にのみ、受諾と署名のためにオファーレターを候補者に送信できます。

オファーレターが候補者と共有されたら、あなたの仕事は終わりですか？ 採用競争で優位に立つためにできることは他にもいくつかあります。

ユーザー アクティビティを追跡できるドキュメント管理ツール内でオファー レターを作成します。つまり、送信されたドキュメントが候補者によって開かれたかどうか、ドキュメントに署名されたかどうかなどです。

また、オファーレターを電子サイン機能に接続することで、スムーズな署名プロセスを確保できます。 候補者は、ドキュメントをダウンロード、印刷、署名してから電子メールで送信する手間を省くことができます。 電子サイン ツールでクリックするだけで、オファー レターが署名されます。

11. 締めくくりとお礼

オファー レターの最後に、会社を代表してさりげなく感謝の言葉を添え、従業員に、彼らが参加できたことを嬉しく思い、オファーを受け入れたらすぐに入社できることを楽しみにしていることを伝えます。

オファーレターの表紙

目立ち、候補者の注目を集めるには、他の企業が行っていることとは異なることを行う必要があります。 そのために一生懸命働く必要はありませんが、精査されたすぐに使えるテンプレートを使ってスマートに作業してください。 候補者の注意を引き付け、より迅速に仕事を進めるのに役立つクリエイティブなオファーレターを作成できます。

会社のロゴや誰のために準備された文書なのかなどの標準的な情報を含むオファー レターにカバー ページを追加します。 表紙は次のようになります。

オファーレターのテンプレート

[会社のレターヘッド]

[日にち]

【候補者の氏名】

【候補者の住所】

[候補者名] 様

[会社名] で [指定または役職] のフルタイムのポジションを提供できることをうれしく思います。 仮の参加日は [Date] になります。これは、身元確認が正常に完了することを条件としています。

【No. 週あたりの時間数] 月曜日から金曜日まで。 [いいえ]までリモートワークを提供しています。 1 週間または 1 か月あたりの日数]。 職務内容の要約が添付されており、役割と責任、およびレポート構造を理解することができます。

あなたの年収は $ [Amount] で、適用される税金を条件として毎月支払われます。 年間給与の内訳は、付録 A に記載されています。

このオファーは [Date] まで有効です。 期日までにこの手紙に署名して返送することにより、このオファーの受諾を確認してください。 同意を確認できない場合、当社はオファーを撤回する権利を有します。

[会社名] は、この雇用機会を任意で提供していることにご注意ください。 このオファーレターは雇用契約を構成するものではなく、入社時に雇用契約を受け取るものとします。

皆様のご参加を心よりお待ちしております。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

心から、

[あなたの名前]

添付ファイル:

• 付録 A
• 職務概要

[年俸の内訳を挿入]

[KRA と KPI の定義]

【報告体制の整備】

【所属長の氏名及び役職】

結論

役割に適したリソースを取得することで、組織に驚異をもたらすことができます。 ブログの冒頭で述べたように、採用は非常に時間のかかる仕事です。 あなたの仕事に最適な人材を雇わなければ、他の誰かが雇うでしょう。

それを達成するには、最初の正式な、または半正式なやり取りを、オファーレターを通じて文書化する必要があります。 署名するために候補者に送信する前に、すべての i が点線で t がカットされていることを確認してください。

言語をシンプルに保つために心に留めておくべき最も重要なこと。 候補者を混乱させる可能性のある法律用語や技術用語を使用しないでください。 候補者にあなたの申し出を伝えるのに十分な情報を簡潔に、要点を絞った内容にしてください。

活用できるオファー レターとさまざまな HR ドキュメント テンプレートを次に示します。 さらに準備をしたいですか？ このテンプレート ライブラリには、合計 400 を超える精査済みのすぐに使用できるドキュメント テンプレートが含まれており、安心できるように専門家によって起草および設計されています。