วิธีสร้างจดหมายตอบรับที่ส่งเสริมพนักงานใหม่ของคุณ

การได้รับการว่าจ้างที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ

การแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นทางการครั้งแรกระหว่างนายจ้างและลูกจ้างคือ จดหมาย ตอบรับ มาพูดคุยกันถึงความสำคัญของเอกสารสำคัญดังกล่าวและส่วนประกอบที่ควรรวมไว้

จดหมายตอบรับคืออะไร?

จดหมายตอบรับเป็นหลักฐานยืนยันงาน เอกสารจะถูกแชร์กับผู้สมัครที่เลือก โดยระบุข้อเสนอการจ้างงาน ประกอบด้วยรายละเอียดพื้นฐาน เช่น การแต่งตั้งผู้สมัคร ค่าตอบแทนรวม ผลประโยชน์ และวันที่เริ่มต้นการจ้างงาน

ผู้สมัครจะต้องลงนามในจดหมายเพื่อยืนยันการยอมรับข้อเสนอ

กระบวนการทั้งหมดในการเลือก ว่าจ้าง และส่งจดหมายตอบรับไปยังพนักงานเป็นกิจกรรมที่มีระยะเวลาจำกัด ซึ่งต้องการให้คุณจัดทำเอกสารที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุดหรือไม่มีเลย ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำก่อนที่จะส่งจดหมายตอบรับไปยังพนักงานของคุณ

ทำ:

• ใช้หัวจดหมายของบริษัทของคุณเพื่อแบ่งปันจดหมายเสนอของคุณ ซึ่งจะระบุชื่อบริษัทของคุณอย่างชัดเจน
• อย่าลืมอัปเดตชื่อพนักงานและที่อยู่ให้ถูกต้อง
• ระบุชื่อ อายุงาน ค่าตอบแทน และสวัสดิการให้ชัดเจน
• กล่าวถึงประโยค 'ตามความประสงค์' เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้สมัครรับจดหมายตอบรับเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย มาตรานี้อนุญาตให้นายจ้างหรือลูกจ้างสิ้นสุดระยะเวลาการจ้างเมื่อใดก็ได้โดยไม่มีสาเหตุหรือแจ้งให้ทราบ
• ระบุภาระผูกพันอื่นๆ ที่ควบคุมข้อตกลงและความสัมพันธ์ในการจ้างงาน เช่น ข้อกำหนดในการลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล ข้อตกลงที่ไม่แข่งขันกัน อยู่ระหว่างการฝึกอบรมหรือการทดสอบเฉพาะใดๆ เป็นต้น
• ใช้ภาษาง่ายๆ ที่พนักงานสามารถเข้าใจได้ พยายามใช้ภาษาที่เรียบง่ายเพื่อไม่ให้พนักงานสับสน
• ยินดีต้อนรับพนักงานสู่องค์กรของคุณ ระบุว่าคุณพอใจกับพนักงานที่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณและตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับพวกเขา

อย่า:

• พูดถึงคำมั่นสัญญาของโปรโมชั่นหรือการประเมินใดๆ
• ใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคและกฎหมาย ซึ่งอาจนำไปสู่การตีความผิดและอาจทำให้เกิดปัญหาโดยไม่จำเป็น

การรับพนักงานใหม่เข้าทำงานอาจเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นมาก แต่ให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารข้อกำหนดกับพนักงานของคุณอย่างชัดเจน อย่าปล่อยให้มีความคลุมเครือ สิ่งที่จะรวมและสิ่งที่ไม่รวมอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าบริษัทของคุณดำเนินงานจากที่ใด (ประเทศหรือภูมิภาคใด) จดหมายเสนอซื้อด้วยถ้อยคำที่รอบคอบสามารถปฏิบัติตามบทบัญญัติที่จำเป็นของกฎหมายได้

ยังมีโอกาสสูงที่จะเกิดอาการสะอึก เช่น พลาดประโยคหรือเงื่อนไขเฉพาะ ศัพท์เฉพาะทางกฎหมายที่ไม่ถูกต้อง หรือการสะกดผิด เพื่อจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว คุณสามารถใช้เทมเพลตจดหมายเสนอที่ตรวจสอบแล้วซึ่งสามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการและแนวทางปฏิบัติขององค์กรของคุณ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการสร้างเอกสารง่ายขึ้นและช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

ระวังให้ดีว่าคุณกำลังเตรียมเอกสารอะไรอยู่ ผู้คนมักสับสนระหว่างการใช้และจุดประสงค์ของจดหมายเสนอซื้อและจดหมายสมัครงาน ให้ชัดเจนว่าบรรยากาศแห่งความสับสนก่อนที่เราจะเจาะลึกถึงองค์ประกอบของจดหมายเสนอ

จดหมายตอบรับแตกต่างจากข้อตกลงการจ้างงานอย่างไร?

จดหมายตอบรับเป็นเอกสารที่กระชับเมื่อเปรียบเทียบกับสัญญาจ้างงาน จดหมายเสนอมีข้อกำหนดและเงื่อนไขพื้นฐาน ในทางกลับกัน ข้อตกลงการจ้างงานเป็นเอกสารที่มีความยาวซึ่งมีข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ซับซ้อนกว่าซึ่งควบคุมเงื่อนไขการจ้างงาน

ต่อไปนี้คือบางจุดที่ทำให้คุณสับสนได้:

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างจดหมายเสนอซื้อและข้อตกลงในการจ้างงานคือ - จดหมายตอบรับเป็นหนังสือยืนยันข้อตกลงด้วยวาจาที่เกิดขึ้นระหว่างผู้สมัครกับนายจ้าง โดยที่สัญญาจ้างเป็นสัญญาผูกพันที่ทั้งสองฝ่ายต้องยึดถือตลอดระยะเวลาจ้างงานทั้งหมด

10 องค์ประกอบที่จะรวมไว้ในจดหมายเสนองานของคุณ

มีส่วนประกอบต่างๆ 10 อย่างที่นำมารวมกันเพื่อสร้างจดหมายเสนอซื้อ เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องรวมส่วนประกอบเหล่านี้ไว้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างอย่างดีเพื่อการสื่อสารและความเข้าใจที่ดีขึ้น ต่อไปนี้คือองค์ประกอบพื้นฐานที่คุณต้องระบุเมื่อสร้างจดหมายเสนอซื้อ

1. ตำแหน่งงานและคำอธิบาย

ระบุชื่อบทบาทที่ผู้สมัครได้รับเลือก ตามด้วยคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากบทบาทและระบุข้อกำหนดเฉพาะที่งานนี้ต้องการ นี่อาจเป็นจุดอ้างอิงที่ดี หากมีคำถามเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบในอนาคต

2. วันเริ่มงาน

ระบุวันที่เข้าร่วมเป็นตัวหนาในจดหมายตอบรับของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งคุณและพนักงานมีความเข้าใจตรงกัน วันที่เข้าร่วมที่ชัดเจนจะช่วยให้พนักงานมีเวลาในการจัดการและสรุปภาระหน้าที่ก่อนหน้านี้ และเข้าร่วมองค์กรของคุณโดยไม่มีอาการเมาค้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่พนักงานย้ายหรือพักงานก่อนเข้าร่วมงานกับบริษัท

3. โครงสร้างทีมและการรายงาน

การแจ้งพนักงานเกี่ยวกับทีมที่พวกเขาจะร่วมงานด้วย และผู้จัดการที่พวกเขาจะรายงานเพื่อให้เกิดความมั่นใจและสบายใจ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทีมและโครงสร้างการรายงานจะแตกต่างกันไปตามบทบาทที่พนักงานได้รับการว่าจ้าง

หากพนักงานได้รับการว่าจ้างสำหรับตำแหน่งระดับเริ่มต้นหรือระดับผู้บริหาร คุณสามารถระบุได้ว่าใครจะเป็นผู้จัดการของพวกเขาด้วยตำแหน่งผู้จัดการพร้อมกับโครงสร้างการรายงานที่เป็นไปได้

ในขณะที่การจ้างระดับผู้บริหารควรได้รับแจ้งจากทีมที่เขาคาดว่าจะจัดการเช่นหมายเลข ของคนในทีมและลำดับชั้นในโครงสร้างการรายงานจะนำไปใช้กับบทบาทของเขาได้อย่างไร

4. สิ่งที่ผู้สมัครควรคาดหวังในวันแรก

จะเป็นประโยชน์สำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้างในการเตรียมตัวล่วงหน้า การระบุความคาดหวังพื้นฐานบางอย่างจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าควรคาดหวังอะไรและสามารถเตรียมตัวสำหรับงานได้อย่างเหมาะสม ข้อมูลนี้จะช่วยให้นายจ้างมั่นใจได้ว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ราบรื่นสำหรับพนักงาน

5. เงินเดือน สวัสดิการ และสวัสดิการต่างๆ

ข้อมูลที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในจดหมายเสนอซื้อคือเงินเดือน สวัสดิการ และสิทธิพิเศษที่มาพร้อมกับงาน

สรุปว่าพนักงานจะทำได้เท่าไหร่ พวกเขาจะได้รับโบนัสหรือไม่ ถ้าใช่ แล้วมีเงื่อนไขเฉพาะที่แนบมาด้วย โครงสร้างค่าคอมมิชชั่นคืออะไร และโครงสร้างค่าตอบแทนอื่นๆ ที่พวกเขาควรรู้

อธิบายว่ากำหนดการชำระเงินทำงานอย่างไร ไม่ว่าพนักงานจะได้รับค่าจ้างรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน สิ่งที่ช่วยได้คือการพูดถึงจำนวนเงินทั้งหมดที่พวกเขาจะได้รับและแบ่งตามกำหนดการชำระเงิน

เช่น พนักงานมีรายได้ 12,000 เหรียญต่อปี และองค์กรที่เขาทำงานจะได้รับค่าจ้างเป็นรายเดือน พนักงานจะได้รับรายได้ $1,000 ต่อเดือน

สุดท้าย คุณต้องพูดถึงประโยชน์ที่องค์กรของคุณนำเสนอ สวัสดิการจะได้รับมากกว่าค่าตอบแทนคงที่ที่พนักงานสามารถได้รับ เช่น ประกันสุขภาพ แผน 401k เป็นต้น นายจ้างบางรายยังเสนอผลประโยชน์เล็กน้อย เช่น บัตรกำนัล คูปองอาหารกลางวัน ชำระค่าโทรศัพท์ และอื่นๆ อีกมากมาย

6. KPI และ KRA ที่คาดการณ์ไว้สำหรับบทบาทนี้

ควรระบุขอบเขตความรับผิดชอบหลัก (KRA) และตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ของพนักงานอย่างชัดเจนในจดหมายเสนอซื้อ การระบุ KRA และ KPI ทำให้เกิดความชัดเจนในบทบาท ช่วยให้พนักงานมีสมาธิกับงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ และช่วยตัดสินใจที่เพิ่มมูลค่าให้กับการเติบโตขององค์กร

KRAs กับ KPI และความแตกต่าง

ยังมีความสับสนเกี่ยวกับคำเหล่านี้และมีการใช้แทนกันได้อย่างต่อเนื่อง

นี่คือตัวอย่าง KRA และ KPI ที่ร่างขึ้นสำหรับผู้บริหารการตลาด

KRA:

• สร้างแคมเปญโซเชียลมีเดีย คิดค้นแนวคิดและกลยุทธ์
• การวิจัยและวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย
• การกระจายเนื้อหาทางการตลาด
• ความเชี่ยวชาญในการจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย

ตัวชี้วัด:

• จำนวนผู้ติดตาม เยี่ยมชมโปรไฟล์ มีส่วนร่วมกับโพสต์ต่อวัน/สัปดาห์/เดือนจากแคมเปญโซเชียลมีเดียที่เพิ่งเปิดตัวใหม่
• การเข้าถึงของกิจกรรมส่งเสริมการขาย
• จำนวนลีดที่มาจากแคมเปญโซเชียลมีเดีย
• จำนวนการสมัครจากบล็อกของเว็บไซต์
• ลิงก์ย้อนกลับที่สร้างต่อสัปดาห์จากโพสต์ของแขก

คุณสามารถให้ข้อมูลที่ครอบคลุมมากขึ้นเมื่อลงรายการ KRA และ KPI สำหรับการว่าจ้างใหม่ของคุณ เพื่อให้พวกเขามีความชัดเจนมากขึ้นในบทบาทและความคาดหวังของคุณจากพวกเขา

7. กฎการทดลองหรือเหตุฉุกเฉินใด ๆ ในการจ้างงาน

นายจ้างจำนวนมากต้องการให้มีการว่าจ้างใหม่เพื่อทำงานทดลองงานสำหรับหมายเลขคงที่ ของวันหรือเดือน ระยะเวลาอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร หากบริษัทของคุณมีระยะเวลาทดลองงานที่กำหนดไว้ พนักงานควรได้รับแจ้งเกี่ยวกับเรื่องนี้ในจดหมายตอบรับพร้อมกับเงื่อนไขเพิ่มเติม หากมี

จดหมายเสนอซื้อควรระบุรายละเอียดเกี่ยวกับภาระผูกพันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงนี้ด้วย นายจ้างสามารถขอให้พวกเขาลงนามในข้อตกลงเพิ่มเติมสองสามฉบับ เช่น ข้อตกลงที่ไม่แข่งขัน ไม่เปิดเผย หรือขอเอกสารเพื่อตรวจสอบประวัติ บางครั้งพนักงานอาจต้องผ่านการทดสอบยาเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอนั้นยังคงใช้ได้

ไม่ควรมีเรื่องแปลกใจเมื่อพูดถึงสิ่งที่สำคัญพอๆ กับข้อเสนองาน สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงเหตุฉุกเฉินดังกล่าวก่อนเข้าร่วมองค์กร

8. ทำความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมองค์กร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอธิบายเทคนิคทั้งหมดไว้ในจดหมายเสนอซื้อ แต่สิ่งนี้ไม่ควรจำกัดคุณจากการให้พนักงานใหม่ของคุณมองเข้าไปในวัฒนธรรมขององค์กร ต้อนรับพนักงานด้วยน้ำเสียงร่าเริงที่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณ กล่าวถึงภารกิจและวิสัยทัศน์โดยรวมของบริษัทของคุณ ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นที่ต้องการและเป็นส่วนเสริมที่สำคัญในทีม

9. ที่อยู่ด้านเทคนิคทางกฎหมาย

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นในจดหมายเสนอซื้อรวมอยู่ด้วยเพื่อให้ความคาดหวังตรงจากปลายทั้งสองข้าง เช่น ประโยคที่ต้องการ

10. รับทราบการยอมรับข้อเสนอโดยผู้สมัคร

เฉพาะเมื่อส่วนประกอบที่จำเป็นทั้งหมดถูกรวมและบรรจุไว้อย่างครบถ้วนเท่านั้น คุณจึงสามารถส่งจดหมายตอบรับไปยังผู้สมัครเพื่อรับการยอมรับและลงนาม

เมื่อมีการแบ่งปันจดหมายตอบรับกับผู้สมัครงานของคุณเสร็จแล้วหรือ? มีอีกสองสามสิ่งที่คุณทำได้เพื่อให้อยู่เหนือเกมจ้างงานของคุณ

สร้างจดหมายตอบรับภายในเครื่องมือการจัดการเอกสารที่คุณสามารถติดตามกิจกรรมของผู้ใช้ได้ เช่น เอกสารที่ส่งถูกเปิดโดยผู้สมัครหรือไม่ พวกเขาได้ลงนามในเอกสารหรือไม่ เป็นต้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถรับรองกระบวนการลายเซ็นที่ราบรื่นโดยเชื่อมต่อจดหมายเสนอของคุณกับคุณสมบัติ e-sign ผู้สมัครสามารถขจัดความยุ่งยากในการดาวน์โหลด พิมพ์ ลงนาม และส่งเอกสารทางอีเมล คลิกง่าย ๆ ด้วยเครื่องมือ e-sign และจดหมายตอบรับก็ลงนามแล้ว

11. ปิดงบและขอบคุณ

ปิดท้ายจดหมายตอบรับด้วยการกล่าวขอบคุณแทนบริษัทและบอกพนักงานว่าคุณยินดีที่พวกเขาได้เป็นส่วนหนึ่งและตั้งตารอที่จะได้ร่วมงานกับพวกเขาทันทีที่พวกเขายอมรับข้อเสนอ

หน้าปกจดหมายเสนอ

เพื่อให้โดดเด่นและดึงดูดความสนใจของผู้สมัคร คุณควรทำสิ่งที่แตกต่างจากบริษัทอื่น เพื่อสิ่งนี้ คุณไม่จำเป็นต้องทำงานหนัก แต่ทำงานอย่างชาญฉลาดด้วยเทมเพลตที่ตรวจสอบแล้วและพร้อมใช้งาน คุณสามารถร่างจดหมายเสนองานสร้างสรรค์ที่ดึงดูดความสนใจของผู้สมัครและช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น

เพิ่มใบปะหน้าในจดหมายเสนอของคุณที่มีข้อมูลมาตรฐาน เช่น โลโก้บริษัทของคุณและเอกสารที่เตรียมไว้สำหรับใคร หน้าปกอาจมีลักษณะดังนี้:

เทมเพลตจดหมายเสนอ

[หัวจดหมายของบริษัท]

[วันที่]

[ชื่อเต็มของผู้สมัคร]

[ที่อยู่ผู้สมัคร ]

เรียน [ชื่อผู้สมัคร]

เรายินดีที่จะเสนอตำแหน่งเต็มเวลาให้กับคุณใน [การแต่งตั้งหรือตำแหน่ง] ที่ [ชื่อบริษัท] วันที่แน่นอนของการเข้าร่วมของคุณคือ [วันที่] ขึ้นอยู่กับการยืนยันภูมิหลังที่สำเร็จ

คุณจะถูกคาดหวังให้ทำงานให้กับ [No. ชั่วโมงต่อสัปดาห์] ตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ เราเสนอการทำงานระยะไกลถึง [no. ของวันต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน] สรุปรายละเอียดงานของคุณแนบมาเพื่อให้คุณคุ้นเคยกับบทบาทและความรับผิดชอบและโครงสร้างการรายงาน

เงินเดือนประจำปีของคุณจะเท่ากับ $ [Amount] และจะจ่ายเป็นรายเดือนโดยต้องเสียภาษีที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดของเงินเดือนประจำปีแสดงไว้ในภาคผนวก-ก

ข้อเสนอนี้ใช้ได้จนถึง [วันที่] โปรดยืนยันการยอมรับข้อเสนอนี้โดยลงนามและส่งกลับจดหมายนี้ภายในวันที่ดังกล่าว หากคุณไม่ยืนยันการยอมรับ เรามีสิทธิ์ถอนข้อเสนอ

โปรดทราบว่า [ชื่อบริษัท] เสนอโอกาสการจ้างงานนี้ให้กับคุณตามความประสงค์ จดหมายเสนอนี้ไม่ถือเป็นสัญญาจ้างงาน และคุณจะต้องได้รับสัญญาจ้างเมื่อเข้าร่วม

เราหวังว่าจะมีคุณอยู่ในทีมของเรา หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเรา

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

เอกสารแนบ:

• ภาคผนวก A
• สรุปรายละเอียดงาน

[ใส่รายละเอียดเงินเดือนประจำปี]

[กำหนด KRA และ KPI]

[จัดทำโครงสร้างการรายงาน]

[ชื่อและตำแหน่งของผู้จัดการการรายงาน]

บทสรุป

การรับทรัพยากรที่เหมาะสมกับบทบาทสามารถสร้างสิ่งมหัศจรรย์ให้กับองค์กรของคุณได้ ดังที่ได้กล่าวไว้ตอนต้นของบล็อก การจ้างงานเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก ถ้าคุณไม่จ้างคนที่ดีที่สุดสำหรับงานของคุณ คนอื่นก็จะจ้าง

เพื่อให้บรรลุผลนั้น คุณต้องเข้าใจถึงปฏิสัมพันธ์ที่เป็นทางการครั้งแรกหรือกึ่งทางการในแง่ของเอกสารผ่านจดหมายเสนอซื้อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัว i ทั้งหมดของคุณมีจุดและ t ถูกตัดออกก่อนที่คุณจะส่งให้ผู้สมัครลงนาม

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้เพื่อให้ภาษาเรียบง่าย อย่าใช้ศัพท์แสงทางกฎหมายและทางเทคนิคซึ่งอาจทำให้ผู้สมัครสับสน ทำให้จดหมายเรียบง่ายและตรงประเด็นด้วยข้อมูลเพียงพอที่จะนำเสนอข้อเสนอของคุณต่อผู้สมัคร

ต่อไปนี้เป็นจดหมายเสนอเพิ่มเติมและเทมเพลตเอกสาร HR ต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้ ต้องการที่จะเตรียมพร้อมมากยิ่งขึ้น? ลองดูไลบรารีเทมเพลตที่มีเทมเพลตเอกสารที่ตรวจสอบแล้วและพร้อมใช้งานมากกว่า 400 รายการที่ร่างและออกแบบโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อให้คุณสบายใจ