創建更好的非營利年度報告的 5 個技巧
已發表: 2022-08-31
您的非營利組織的年度報告讓支持者深入了解您組織的狀況。 這是您突出組織成就、對支持者表示感謝並為即將到來的計劃激發興奮的機會。
該報告可以影響社區成員和支持者如何看待您的組織並告知他們的計劃。 考慮到這一點，以下是製定更好的非營利年度報告的五個最佳實踐：
- 設定目標並分配任務。
- 專注於你的支持者。
- 決定你的年度報告格式。
- 明智地選擇視覺效果。
- 突出計劃和目標。
這些技巧將幫助您創建更具吸引力、信息量更大的報告，吸引觀眾並有效地講述您的非營利組織的故事。
1. 設定目標並分配任務
您需要全年收集數據以創建年度報告。
與大多數事情一樣，如果您隨著時間的推移收集這些數據，而不是在開始編寫年度報告時嘗試收集它，那麼您的團隊會更容易。 這將需要為您的團隊成員分配任務，以便他們知道如何隨著時間的推移幫助您構建年度報告。
除了分配角色和職責之外，您還必須完成許多其他計劃任務，例如選擇報告格式、設計實際報告並進行宣傳。 為了有效地完成所有這些活動，您的年度報告計劃流程應包括以下任務：
- 確保您的報告具有明確定義的目的，並且它支持您的更大目標。 當您的年度報告有明確的目的時，決定如何設計它以及包含哪些信息會容易得多。 將報告的目的與組織的總體目標聯繫起來。 例如，您可能會使用報告中的特定數據來吸引觀眾或加強您的捐助者感謝策略。
- 分配角色和職責。 創建您的年度報告需要與跨部門的多個團隊成員合作，包括您的籌款、財務和捐助者管理團隊。 這是因為每個團隊都可以訪問不同的數據並了解其上下文。 確保團隊成員了解他們為年度報告貢獻內容的角色和責任。
- 選擇您要突出顯示的信息。 年度報告中沒有應包含的特定數據點或信息的列表，因為內容會根據組織的總體目標而有所不同。 但是，您可能會考慮一些常見元素，例如您組織的財務明細以及有關您的活動多年來執行情況的信息。 更重要的是，你應該展示你如何使用捐贈者的錢來推動你的使命。 選擇最有效地總結您的非營利組織年度的數據點，並確保將這些數據點包含在您的報告中。
詳細的計劃可確保您不必在最後一刻爭先恐後地編寫報告。 相反，您將能夠將全年收集的信息彙編成一份詳盡、有用的文檔。
我們剛剛通過電子郵件向您發送了有關“回饋”計劃的信息。
2. 關注你的支持者
您的年度報告是面向公眾的文件。 因此，您應該為那些公共受眾（捐贈者、資助者、企業贊助商、志願者和其他支持者）設計它，並選擇與他們交談的內容。
在決定報告風格時，請務必考慮您的受眾。 例如，Z 世代越來越多地向慈善事業捐款，他們的期望與前幾代人不同。
使用您的報告：
- 強調捐助者由於他們的慷慨而發生的事情。 描述捐助者支持的影響。 例如，您可能會說：“您的慷慨支持幫助我們安置了數十隻等待它們永遠的家園的當地動物。” 當捐贈者知道他們的貢獻為您的使命提供了重要支持時，他們會感到更加滿足並傾向於繼續捐贈。
- 感謝您的重要捐助者。 在您的報告中，您應該感謝您的所有捐贈者，無論他們為您的年度捐贈日活動捐贈、捐贈匹配的禮物、提供實物捐贈，還是使用您的在線捐贈頁面捐贈。 在適用的情況下，如果您得到他們的許可，請選擇主要捐贈者以點名。 根據 Bloomerang 的主要捐贈籌款指南，您可以通過確定與您的組織密切聯繫並做出大量貢獻的支持者來確定您的重要捐助者。 這讓這些捐贈者知道您的組織很欣賞他們，使他們更有可能在未來再次捐贈。
- 描述您的志願者計劃的影響。 捐助者並不是唯一幫助推動您的使命向前發展的支持者。 如果您提供志願者計劃，您的志願者將為您的事業提供實際支持。 志願者小時的當前估計值為 29.95 美元。 您的年度報告應突出志願者的成就並感謝他們的參與。
專門的支持者將閱讀您的年度報告，以深入了解您全年的財務狀況、成就和服務。 專注於他們在這些結果中的重要部分將幫助他們感到被欣賞，進一步加強他們與您的非營利組織的聯繫。
3. 決定你的年度報告格式
當您考慮年度報告時，您可能會想到包含文本和圖像組合的多頁印刷書籍或 PDF 文檔。 這仍然是非營利組織展示其年度報告的標準方式。 儘管如此，數字工具還可以整合各種引人入勝的多媒體元素並以不同格式共享信息。
讓我們仔細看看可用於顯示數字報告的兩種主要格式：印刷和數字。
打印
印刷的年度報告是您的組織每年發送給支持者的數據包、郵件或小冊子。 打印的報告為支持者提供了一個可以參與的有形文件，使他們能夠做筆記或突出重要信息。
您可以根據要向其發送報告的受眾創建不同類型的印刷材料。 例如，您可以創建一本長篇精裝書發送給您的主要捐助者、公司贊助商、贈款人和其他大規模支持者。 這為這些支持者提供了他們決定是否繼續支持您的組織所需的詳細信息。
另一方面，您比較隨意的支持者可能會更喜歡較短的文件，例如小冊子或明信片，這些文件會觸及所有主要亮點。 您可以在您的網站上發布完整報告的數字版本，供他們下載，並在您的宣傳冊或明信片中包含指向該報告的鏈接，而不是向他們發送可靠的報告。
數字的
如果您有興趣節省打印成本並向更廣泛的受眾展示您的報告，您可以選擇創建數字年度報告。 數字報告類型包括：
- 您網站上的多頁 PDF 。 這是將您的完整報告數字化並允許所有支持者訪問此資源的好方法。
- 一段視頻，突出您報告的要點，包括來自您組織內的領導者的採訪和錄音。
- 一種交互式多媒體演示，它結合了圖像、文本、音頻和視頻來傳達當年的信息。
在決定提交報告的格式時，請考慮您的年度報告目標和目標受眾。 根據您的策略，您可以選擇印刷和數字格式來吸引不同的受眾。 考慮您的預算，並考慮您是否有可以設計所需報告類型的團隊成員。
4.明智地選擇視覺效果
在您的年度報告中包含各種視覺效果以吸引您的觀眾。 選擇照片、信息圖表和圖表等視覺效果來有效地傳達您的數據。 這些視覺效果還應該支持您的書面內容，並有助於創建一個有凝聚力的敘述。
考慮這些最佳實踐來設計和選擇引人注目的視覺效果：
- 在信息圖表中顯示統計數據。 信息圖表有助於以更易讀的格式顯示數據點。 使用信息圖表來突出您想要向觀眾強調的一些關鍵數據點。
- 選擇引人注目的原始照片。 避免使用庫存照片。 相反，聘請攝影師或要求工作人員在全年的活動和志願者機會中拍照。 然後，將這些照片編譯到您的團隊可以訪問的相冊或文件夾中。 在編寫報告時，請搜索顯示人臉的引人注目的圖像，因為這些圖像往往對讀者更具吸引力。
- 確保視覺效果與您的非營利組織的品牌相匹配。 您的視覺效果應與您組織的品牌標識保持一致，並與您的非營利組織的顏色、徽標和字體打上烙印。 創建一個品牌風格指南會很有幫助，您可以在設計年度報告時參考該指南。 樣式指南應包括您的徽標樣式、調色板和排版規範。 它還應該有圖像指南，例如從哪裡獲取圖像以及為不同上下文選擇圖像的說明。
視覺效果有助於使您的年度報告栩栩如生，以更吸引人的方式傳遞信息。
5. 突出未來的計劃和目標
您的年度報告不僅提供了回顧上一年的機會； 它還使您有機會突出組織的計劃。 這讓支持者們對即將為您的組織開展的新計劃和活動感到興奮，向他們表明您一直在尋找新的成長和發展方式。 例如，您可以使用年度報告來：
- 提供對即將發生的事件和重大項目的先睹為快。 揭示明年的籌款晚會主題、即將舉行的重大活動的啟動或明年的年度籌款目標。
- 描述你應對上一年挑戰的計劃。 每個非營利組織全年都面臨挫折。 描述您的組織面臨的挑戰以及管理這些挑戰的計劃。
- 鼓勵支持者參與您的各種活動，無論是志願服務、點對點籌款，還是宣傳活動。 通過鏈接到您的在線志願者註冊表、您網站的教育資源和其他相關資源，幫助支持者更多地參與其中。
當支持者知道您有令人興奮的活動和新計劃的日曆時，他們更有可能與您的組織保持聯繫。
您的年度報告允許您向支持者提供有關您組織健康狀況的透明更新。 通過這五個最佳實踐，您可以創建一份報告，告訴他們需要了解的內容，同時加強他們對您事業的承諾。
