创建更好的非营利年度报告的 5 个技巧
已发表: 2022-08-31
您的非营利组织的年度报告让支持者深入了解您组织的状况。 这是您突出组织成就、对支持者表示感谢并为即将到来的计划激发兴奋的机会。
该报告可以影响社区成员和支持者如何看待您的组织并告知他们的计划。 考虑到这一点，以下是制定更好的非营利年度报告的五个最佳实践：
- 设定目标并分配任务。
- 专注于你的支持者。
- 决定你的年度报告格式。
- 明智地选择视觉效果。
- 突出计划和目标。
这些技巧将帮助您创建更具吸引力、信息量更大的报告，吸引观众并有效地讲述您的非营利组织的故事。
1. 设定目标并分配任务
您需要全年收集数据以创建年度报告。
与大多数事情一样，如果您随着时间的推移收集这些数据，而不是在开始编写年度报告时尝试收集它，那么您的团队会更容易。 这将需要为您的团队成员分配任务，以便他们知道如何随着时间的推移帮助您构建年度报告。
除了分配角色和职责之外，您还必须完成许多其他计划任务，例如选择报告格式、设计实际报告并进行宣传。 为了有效地完成所有这些活动，您的年度报告计划流程应包括以下任务：
- 确保您的报告具有明确定义的目的，并且它支持您的更大目标。 当您的年度报告有明确的目的时，决定如何设计它以及包含哪些信息会容易得多。 将报告的目的与组织的总体目标联系起来。 例如，您可能会使用报告中的特定数据来吸引观众或加强您的捐助者感谢策略。
- 分配角色和职责。 创建您的年度报告需要与跨部门的多个团队成员合作，包括您的筹款、财务和捐助者管理团队。 这是因为每个团队都可以访问不同的数据并了解其上下文。 确保团队成员了解他们为年度报告贡献内容的角色和责任。
- 选择您要突出显示的信息。 年度报告中没有应包含的特定数据点或信息的列表，因为内容会根据组织的总体目标而有所不同。 但是，您可能会考虑一些常见元素，例如您组织的财务明细以及有关您的活动多年来执行情况的信息。 更重要的是，你应该展示你如何使用捐赠者的钱来推动你的使命。 选择最有效地总结您的非营利组织年度的数据点，并确保将这些数据点包含在您的报告中。
详细的计划可确保您不必在最后一刻争先恐后地编写报告。 相反，您将能够将全年收集的信息汇编成一份详尽、有用的文档。
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2. 关注你的支持者
您的年度报告是面向公众的文件。 因此，您应该为那些公共受众（捐赠者、资助者、企业赞助商、志愿者和其他支持者）设计它，并选择与他们交谈的内容。
在决定报告风格时，请务必考虑您的受众。 例如，Z 世代越来越多地向慈善事业捐款，他们的期望与前几代人不同。
使用您的报告：
- 强调捐助者由于他们的慷慨而发生的事情。 描述捐助者支持的影响。 例如，您可能会说：“您的慷慨支持帮助我们安置了数十只等待它们永远的家园的当地动物。” 当捐赠者知道他们的贡献为您的使命提供了重要支持时，他们会感到更加满足并倾向于继续捐赠。
- 感谢您的重要捐助者。 在您的报告中，您应该感谢您的所有捐赠者，无论他们为您的年度捐赠日活动捐赠、捐赠匹配的礼物、提供实物捐赠，还是使用您的在线捐赠页面捐赠。 在适用的情况下，如果您得到他们的许可，请选择主要捐赠者以点名。 根据 Bloomerang 的主要捐赠筹款指南，您可以通过确定与您的组织密切联系并做出大量贡献的支持者来确定您的重要捐助者。 这让这些捐赠者知道您的组织很欣赏他们，使他们更有可能在未来再次捐赠。
- 描述您的志愿者计划的影响。 捐助者并不是唯一帮助推动您的使命向前发展的支持者。 如果您提供志愿者计划，您的志愿者将为您的事业提供实际支持。 志愿者小时的当前估计值为 29.95 美元。 您的年度报告应突出志愿者的成就并感谢他们的参与。
专门的支持者将阅读您的年度报告，以深入了解您全年的财务状况、成就和服务。 专注于他们在这些结果中的重要部分将帮助他们感到被欣赏，进一步加强他们与您的非营利组织的联系。
3. 决定你的年度报告格式
当您考虑年度报告时，您可能会想到包含文本和图像组合的多页印刷书籍或 PDF 文档。 这仍然是非营利组织展示其年度报告的标准方式。 尽管如此，数字工具还可以整合各种引人入胜的多媒体元素并以不同格式共享信息。
让我们仔细看看可用于显示数字报告的两种主要格式：印刷和数字。
打印
印刷的年度报告是您的组织每年发送给支持者的数据包、邮件或小册子。 打印的报告为支持者提供了一个可以参与的有形文件，使他们能够做笔记或突出重要信息。
您可以根据要向其发送报告的受众创建不同类型的印刷材料。 例如，您可以创建一本长篇精装书发送给您的主要捐助者、公司赞助商、赠款人和其他大规模支持者。 这为这些支持者提供了他们决定是否继续支持您的组织所需的详细信息。
另一方面，您比较随意的支持者可能会更喜欢较短的文件，例如小册子或明信片，这些文件会触及所有主要亮点。 您可以在您的网站上发布完整报告的数字版本，供他们下载，并在您的宣传册或明信片中包含指向该报告的链接，而不是向他们发送可靠的报告。
数字的
如果您有兴趣节省打印成本并向更广泛的受众展示您的报告，您可以选择创建数字年度报告。 数字报告类型包括：
- 您网站上的多页 PDF 。 这是将您的完整报告数字化并允许所有支持者访问此资源的好方法。
- 一段视频，突出您报告的要点，包括来自您组织内的领导者的采访和录音。
- 一种交互式多媒体演示，它结合了图像、文本、音频和视频来传达当年的信息。
在决定提交报告的格式时，请考虑您的年度报告目标和目标受众。 根据您的策略，您可以选择印刷和数字格式来吸引不同的受众。 考虑您的预算，并考虑您是否有可以设计所需报告类型的团队成员。
4.明智地选择视觉效果
在您的年度报告中包含各种视觉效果以吸引您的观众。 选择照片、信息图表和图表等视觉效果来有效地传达您的数据。 这些视觉效果还应该支持您的书面内容，并有助于创建一个有凝聚力的叙述。
考虑这些最佳实践来设计和选择引人注目的视觉效果：
- 在信息图表中显示统计数据。 信息图表有助于以更易读的格式显示数据点。 使用信息图表来突出您想要向观众强调的一些关键数据点。
- 选择引人注目的原始照片。 避免使用库存照片。 相反，聘请摄影师或要求工作人员在全年的活动和志愿者机会中拍照。 然后，将这些照片编译到您的团队可以访问的相册或文件夹中。 在编写报告时，请搜索显示人脸的引人注目的图像，因为这些图像往往对读者更具吸引力。
- 确保视觉效果与您的非营利组织的品牌相匹配。 您的视觉效果应与您组织的品牌标识保持一致，并与您的非营利组织的颜色、徽标和字体打上烙印。 创建一个品牌风格指南会很有帮助，您可以在设计年度报告时参考该指南。 样式指南应包括您的徽标样式、调色板和排版规范。 它还应该有图像指南，例如从哪里获取图像以及为不同上下文选择图像的说明。
视觉效果有助于使您的年度报告栩栩如生，以更吸引人的方式传递信息。
5. 突出未来的计划和目标
您的年度报告不仅提供了回顾上一年的机会； 它还使您有机会突出组织的计划。 这让支持者们对即将为您的组织开展的新计划和活动感到兴奋，向他们表明您一直在寻找新的成长和发展方式。 例如，您可以使用年度报告来：
- 提供对即将发生的事件和重大项目的先睹为快。 揭示明年的筹款晚会主题、即将举行的重大活动的启动或明年的年度筹款目标。
- 描述你应对上一年挑战的计划。 每个非营利组织全年都面临挫折。 描述您的组织面临的挑战以及管理这些挑战的计划。
- 鼓励支持者参与您的各种活动，无论是志愿服务、点对点筹款，还是宣传活动。 通过链接到您的在线志愿者注册表、您网站的教育资源和其他相关资源，帮助支持者更多地参与其中。
当支持者知道您有令人兴奋的活动和新计划的日历时，他们更有可能与您的组织保持联系。
您的年度报告允许您向支持者提供有关您组织健康状况的透明更新。 通过这五个最佳实践，您可以创建一份报告，告诉他们需要了解的内容，同时加强他们对您事业的承诺。
