Daha İyi Bir Kâr Amacı Gütmeyen Yıllık Rapor Oluşturmak için 5 İpucu

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun yıllık raporu, destekçilere kuruluşunuzun durumuna içeriden bir bakış sağlar. Kuruluşunuzun başarılarını vurgulama, destekçilere takdir gösterme ve yaklaşan programlarınız için heyecan yaratma fırsatınız.

Rapor, topluluk üyelerinin ve destekçilerinin kuruluşunuzu nasıl gördüğünü etkileyebilir ve planlarını bilgilendirebilir. Bunu akılda tutarak, kar amacı gütmeyen daha iyi bir yıllık rapor geliştirmek için en iyi beş uygulamayı burada bulabilirsiniz:

1. Hedefler belirleyin ve görevler atayın.
2. Destekçilerinize odaklanın.
3. Yıllık rapor biçiminize karar verin.
4. Görselleri akıllıca seçin.
5. Planları ve hedefleri vurgulayın.

Bu ipuçları, kitle üyelerine hitap eden ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun hikayesini etkili bir şekilde anlatan daha ilgi çekici, bilgilendirici bir rapor oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

1. Hedefler belirleyin ve görevler atayın

Yıllık raporunuzu oluşturmak için yıl boyunca veri toplamanız gerekecek.

Çoğu şeyde olduğu gibi, bu verileri yıllık raporunuz üzerinde çalışmaya başladığınızda toplamaya çalışmak yerine zaman içinde toplarsanız ekibiniz için daha kolay olacaktır. Bu, zaman içinde yıllık raporunuzu oluşturmaya nasıl yardımcı olabileceklerini bilmeleri için ekip üyelerinize görevler atamayı gerektirecektir.

Rolleri ve sorumlulukları atamanın yanı sıra, rapor biçiminizi seçme, asıl raporu tasarlama ve onu tanıtma gibi tamamlamanız gereken pek çok başka planlama görevi vardır. Tüm bu faaliyetleri verimli bir şekilde tamamlamak için yıllık rapor planlama süreciniz aşağıdaki görevlerden oluşmalıdır:

• Raporunuzun açıkça tanımlanmış bir amacı olduğundan ve daha büyük hedeflerinizi desteklediğinden emin olun. Yıllık raporunuzun kesin bir amacı olduğunda, nasıl tasarlanacağına ve hangi bilgileri içereceğine karar vermek çok daha kolay olacaktır. Raporunuzun amacını kuruluşunuzun kapsayıcı hedeflerine bağlayın. Örneğin, hedef kitleniz arasında etkileşim oluşturmak veya bağışçı takdir stratejinizi güçlendirmek için raporunuzdaki belirli verileri kullanabilirsiniz.
• Rolleri ve sorumlulukları atayın. Yıllık raporunuzu oluşturmak, bağış toplama, finans ve bağış yönetimi ekipleriniz de dahil olmak üzere departmanlardaki birkaç ekip üyesiyle işbirliği yapmanızı gerektirecektir. Bunun nedeni, her takımın farklı verilere erişimi ve bağlamı olacak olmasıdır. Ekip üyelerinin, yıllık raporunuza içerik katkıda bulunma konusundaki rollerini ve sorumluluklarını bilmelerini sağlayın.
• Vurgulayacağınız bilgileri seçin. İçerik kuruluştan kuruluşa, genel hedeflerine göre değişeceğinden, yıllık raporunuza eklemeniz gereken belirli veri noktalarının veya bilgilerin bir listesi yoktur. Ancak, kuruluşunuzun mali durumunun dökümü ve kampanyalarınızın yıllar içinde nasıl performans gösterdiğine ilişkin bilgiler gibi birkaç ortak unsuru göz önünde bulundurabilirsiniz. Daha da önemlisi, misyonunuzu ilerletmek için bağışçıların parasını nasıl kullandığınızı göstermelisiniz. Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun yılını en etkili şekilde özetleyen veri noktalarını seçin ve bunların raporunuza dahil edildiğinden emin olun.

Ayrıntılı bir plan, raporunuzu son dakikada geliştirmek için uğraşmak zorunda kalmamanızı sağlar. Bunun yerine, yıl boyunca topladığınız bilgileri kapsamlı ve kullanışlı bir belgede derleyebileceksiniz.

Güçlü bir kâr amacı gütmeyen marka oluşturun.

Kar amacı gütmeyen kuruluşunuzun crowdspring'in Geri Ver programından ücretsiz tasarım hizmetlerine hak kazanıp kazanmadığını görmek için başvurun.

Geri Ver programıyla ilgili bilgileri size e-postayla gönderdik.

E-posta Adresi

2. Destekçilerinize odaklanın

Yıllık raporunuz halka açık bir belgedir. Bu nedenle, bağışçılar, bağışçılar, kurumsal sponsorlar, gönüllüler ve diğer destekçiler gibi halka açık izleyiciler için tasarlamalı ve onlarla konuşacak içerik seçmelisiniz.

Rapor stiline karar verirken hedef kitlenizi göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun. Örneğin, Z kuşağı giderek hayır kurumlarına bağış yapıyor ve beklentileri önceki nesillerden farklı.

Raporunuzu şu amaçlarla kullanın:

• Bağışçıların cömertlikleri nedeniyle neler yaptıklarını vurgulayın. Bağışçılarınızın desteğinin etkisini açıklayın. Örneğin, “Cömert desteğiniz, kalıcı yuvalarını bekleyen düzinelerce yerel hayvanı barındırmamıza yardımcı oldu” diyebilirsiniz. Bağışçılar, katkılarının misyonunuz için önemli bir destek sağladığını bildiklerinde, kendilerini çok daha tatmin olmuş hissedecekler ve bağış yapmaya devam etmeye meyilli olacaklardır.
• Önemli bağışçılarınıza teşekkür ederiz. Raporunuzda, ister yıllık bağış günü kampanyanıza bağışta bulunsun, ister eşleşen hediyelere katkıda bulunsun, ister ayni bağışta bulunsun, ister çevrimiçi bağış sayfanızı kullanarak bağış yapmış olsun, tüm bağışçılarınıza teşekkür etmelisiniz. Uygun olduğunda ve izniniz varsa, isimleriyle hitap edecek büyük bağışçıları seçin. Bloomerang'ın başlıca bağış toplama rehberine göre, kuruluşunuza derinden bağlanan ve büyük katkılarda bulunan destekçileri belirleyerek önemli bağışçılarınızı belirleyebilirsiniz. Bu, bu bağışçıların kuruluşunuzun onları takdir ettiğini bilmelerini sağlar ve gelecekte tekrar bağış yapma olasılıklarını artırır.
• Gönüllü programınızın etkisini açıklayın. Görevinizi ilerletmenize yardımcı olan tek destekçiler bağışçılar değildir. Bir gönüllü programı sunuyorsanız, gönüllüleriniz amacınız için uygulamalı destek sağlar. Bir gönüllü saatinin şu anki tahmini değeri 29,95 dolar. Yıllık raporunuz, gönüllülerin başarılarını vurgulamalı ve katılımları için onlara teşekkür etmelidir.

Kendini adamış destekçiler, yıl boyunca mali durumunuz, başarılarınız ve hizmetleriniz hakkında fikir edinmek için yıllık raporunuzu okuyacaktır. Bu sonuçlardaki önemli kısımlarına odaklanmak, onların takdir edildiğini hissetmelerine yardımcı olacak ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzla bağlarını daha da güçlendirecektir.

3. Yıllık rapor biçiminize karar verin

Bir yıllık raporu düşündüğünüzde, muhtemelen çok sayfalı basılı bir kitap veya metin ve resimlerin bir arada olduğu PDF belgesini düşünürsünüz. Bu, kâr amacı gütmeyen kuruluşların yıllık raporlarını göstermelerinin hala standart yoludur. Yine de dijital araçlar, çeşitli ilgi çekici multimedya öğelerini birleştirmeyi ve bilgileri farklı formatlarda paylaşmayı da mümkün kılıyor.

Dijital raporlarınızı görüntülemek için kullanabileceğiniz iki ana formata daha yakından bakalım: basılı ve dijital.

Yazdır

Basılı bir yıllık rapor, kuruluşunuzun destekçilere yıllık olarak gönderdiği bir paket, posta veya broşürdür. Basılı raporlar, destekçilere, not almalarına veya önemli bilgileri vurgulamalarına olanak tanıyan somut bir belge sunar.

Raporu gönderdiğiniz hedef kitleye bağlı olarak farklı türde basılı materyaller oluşturabilirsiniz. Örneğin, büyük bağışçılarınıza, kurumsal sponsorlarınıza, bağışçılarınıza ve diğer büyük ölçekli destekçilerinize göndermek için uzun biçimli ciltli bir kitap oluşturabilirsiniz. Bu, bu destekçilere, kuruluşunuzu desteklemeye devam edip etmemeye karar vermeleri için ihtiyaç duydukları ayrıntılı bilgileri verir.

Öte yandan, daha sıradan destekçileriniz, tüm önemli olayları vurgulayan broşür veya kartpostal gibi daha kısa bir belgeyi tercih edeceklerdir. Onlara sağlam bir rapor göndermek yerine, tam raporun dijital bir versiyonunu web sitenizde yayınlayabilir ve indirmeleri ve linkini broşürünüze veya kartpostalınıza dahil edebilirsiniz.

Dijital

Baskı maliyetlerinden tasarruf etmek ve raporunuzu daha geniş bir kitleye göstermek istiyorsanız, dijital bir yıllık rapor oluşturmayı tercih edebilirsiniz. Dijital rapor türleri şunları içerir:

• Web sitenizde çok sayfalı bir PDF . Bu, tam raporunuzu dijitalleştirmenin ve tüm destekçilerin bu kaynağa erişmesine izin vermenin harika bir yoludur.
• Raporunuzun ana noktalarını vurgulayan ve kuruluşunuzdaki liderlerden röportajlar ve sesli alıntılar içeren bir video .
• Yıldan bilgi aktarmak için görüntüleri, metni, sesi ve videoyu birleştiren etkileşimli bir multimedya sunumu .

Raporunuzu hangi formatta sunacağınıza karar verirken yıllık rapor hedeflerinizi ve hedef kitlenizi göz önünde bulundurun. Stratejinize bağlı olarak farklı kitlelere ulaşmak için basılı ve dijital formatları seçebilirsiniz. Bütçenizi düşünün ve istediğiniz rapor türünü tasarlayabilecek ekip üyeleriniz olup olmadığını düşünün.

4. Görselleri akıllıca seçin

Hedef kitlenizin ilgisini çekmek için yıllık raporunuza çeşitli görseller ekleyin. Verilerinizi etkili bir şekilde iletmek için fotoğraflar, infografikler ve grafikler gibi görseller seçin. Bu görseller ayrıca yazılı içeriğinizi desteklemeli ve tutarlı bir anlatı oluşturmaya yardımcı olmalıdır.

İlgi çekici görseller tasarlamak ve seçmek için şu en iyi uygulamaları göz önünde bulundurun:

• İnfografiklerde istatistikleri görüntüleyin. Bilgi grafikleri, veri noktalarının daha okunabilir bir biçimde görüntülenmesine yardımcı olur. Kitlenize vurgulamak istediğiniz birkaç kritik veri noktasını öne çıkarmak için bilgi grafiklerini kullanın.
• Etkileyici, orijinal fotoğraflar seçin. Stok fotoğraf kullanmaktan kaçının. Bunun yerine, bir fotoğrafçı kiralayın veya bir personelden yıl boyunca etkinliklerde ve gönüllü fırsatlarda fotoğraf çekmesini isteyin. Ardından, bu fotoğrafları ekibinizin erişebileceği bir albüm veya klasörde derleyin. Raporunuzu geliştirirken, okuyucular için çok daha ilgi çekici olma eğiliminde olduklarından, insanların yüzlerini gösteren ilgi çekici resimler arayın.
• Görsellerin kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun markasıyla eşleştiğinden emin olun. Görselleriniz kuruluşunuzun marka kimliğiyle uyumlu olmalı ve kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun renkleri, logosu ve yazı tipleriyle markalaştırılmalıdır. Yıllık raporunuzu tasarlarken başvurabileceğiniz bir marka stil rehberi oluşturmak faydalı olabilir. Stil kılavuzu, logo stilinizi, renk paletinizi ve tipografi özelliklerinizi içermelidir. Ayrıca, görüntülerin nereden kaynaklanacağı ve farklı bağlamlar için görüntülerin seçilmesine ilişkin talimatlar gibi görüntü yönergelerine de sahip olmalıdır.

Görseller, bilgileri daha ilgi çekici bir şekilde sunarak yıllık raporunuzu hayata geçirmenize yardımcı olur.

5. Gelecek planlarını ve hedeflerini vurgulayın

Yıllık raporunuz sadece bir önceki yılı özetleme fırsatı sunmaz; ayrıca size kuruluşunuzun planlarını vurgulama şansı verir. Bu, kuruluşunuz için ufukta görünen yeni programlar ve etkinlikler için destekçileri heyecanlandırır ve onlara her zaman büyümek ve gelişmek için yeni yollar aradığınızı gösterir. Örneğin, yıllık raporunuzu şu amaçlarla kullanabilirsiniz:

• Yaklaşan etkinliklere ve büyük projelere bir göz atın. Gelecek yılın bağış toplama gala temasını, yaklaşan büyük bir kampanyanın lansmanını veya gelecek yılın yıllık bağış toplama hedefini açıklayın.
• Bir önceki yılın zorluklarını ele almak için planınızı açıklayın. Her kar amacı gütmeyen kuruluş yıl boyunca aksiliklerle karşı karşıya kalır. Kuruluşunuzun karşılaştığı zorlukları ve bunları yönetme planlarınızı tanımlayın.
• Destekçileri, gönüllülük, eşler arası bağış toplama veya savunuculuk kampanyaları gibi çeşitli etkinliklerinize katılmaya teşvik edin. Çevrimiçi gönüllü kayıt formunuza, web sitenizin eğitim kaynaklarına ve diğer ilgili kaynaklara bağlantı vererek destekçilerin daha fazla katılım sağlamasına yardımcı olun.

Destekleyicilerin, heyecan verici etkinlikler ve yeni girişimlerden oluşan bir takvime sahip olduğunuzu bildiklerinde, kuruluşunuzla ilgilenmeleri daha olasıdır.

Yıllık raporunuz, destekçilerinize kuruluşunuzun sağlığı hakkında şeffaf güncellemeler vermenizi sağlar. Bu beş en iyi uygulamayla, amacınıza olan bağlılıklarını güçlendirirken bilmeleri gerekenleri söyleyen bir rapor oluşturabilirsiniz.