5 conseils pour créer un meilleur rapport annuel à but non lucratif

Le rapport annuel de votre organisation à but non lucratif donne aux sympathisants un aperçu de l'état de votre organisation. C'est l'occasion pour vous de mettre en valeur les réalisations de votre organisation, de montrer votre appréciation à vos partisans et de générer de l'enthousiasme pour vos programmes à venir.

Le rapport peut influencer la façon dont les membres de la communauté et les sympathisants perçoivent votre organisation et informent leurs plans. Dans cet esprit, voici cinq bonnes pratiques pour élaborer un meilleur rapport annuel pour les organismes à but non lucratif :

1. Fixez des objectifs et assignez des tâches.
2. Concentrez-vous sur vos supporters.
3. Décidez du format de votre rapport annuel.
4. Choisissez judicieusement les visuels.
5. Mettre en évidence les plans et les objectifs.

Ces conseils vous aideront à créer un rapport informatif plus engageant qui plaira aux membres du public et racontera efficacement l'histoire de votre organisation à but non lucratif.

1. Fixez des objectifs et assignez des tâches

Vous devrez collecter des données tout au long de l'année pour créer votre rapport annuel.

Comme pour la plupart des choses, il sera plus facile pour votre équipe de collecter ces données au fil du temps plutôt que d'essayer de les collecter lorsque vous commencerez à travailler sur votre rapport annuel. Cela nécessitera d'assigner des tâches aux membres de votre équipe afin qu'ils sachent comment ils peuvent aider à construire votre rapport annuel au fil du temps.

En plus d'attribuer des rôles et des responsabilités, vous devrez effectuer de nombreuses autres tâches de planification, telles que le choix du format de votre rapport, la conception du rapport lui-même et sa promotion. Pour réaliser efficacement toutes ces activités, le processus de planification de votre rapport annuel doit comprendre les tâches suivantes :

• Assurez-vous que votre rapport a un objectif clairement défini et qu'il soutient vos objectifs plus larges. Lorsque votre rapport annuel a un objectif précis, il sera beaucoup plus facile de décider comment le concevoir et quelles informations inclure. Reliez l'objectif de votre rapport aux objectifs généraux de votre organisation. Par exemple, vous pouvez utiliser des données spécifiques dans votre rapport pour susciter l'engagement de votre public ou renforcer votre stratégie d'appréciation des donateurs.
• Attribuez des rôles et des responsabilités. La création de votre rapport annuel nécessitera une collaboration avec plusieurs membres de l'équipe de tous les départements, y compris vos équipes de gestion de la collecte de fonds, des finances et des donateurs. En effet, chaque équipe aura accès à différentes données et à leur contexte. Assurez-vous que les membres de l'équipe connaissent leurs rôles et responsabilités pour contribuer au contenu de votre rapport annuel.
• Choisissez les informations que vous allez mettre en évidence. Il n'y a pas de liste de points de données ou d'informations spécifiques que vous devriez inclure dans votre rapport annuel, car le contenu variera d'une organisation à l'autre en fonction de leurs objectifs généraux. Cependant, vous pouvez envisager quelques éléments communs, tels qu'une ventilation des finances de votre organisation et des informations sur les performances de vos campagnes au fil des ans. Plus important encore, vous devez montrer comment vous avez utilisé l'argent des donateurs pour faire avancer votre mission. Choisissez les points de données qui résument le mieux l'année de votre organisation à but non lucratif et assurez-vous qu'ils sont inclus dans votre rapport.

Un plan détaillé garantit que vous n'aurez pas à vous démener pour élaborer votre rapport à la dernière minute. Au lieu de cela, vous serez en mesure de compiler les informations que vous avez recueillies tout au long de l'année dans un document complet et utile.

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2. Concentrez-vous sur vos supporters

Votre rapport annuel est un document destiné au public. Par conséquent, vous devez le concevoir pour ces publics publics (donateurs, donateurs, entreprises sponsors, bénévoles et autres sympathisants) et choisir un contenu qui leur parlera.

Assurez-vous de tenir compte de votre public lorsque vous décidez du style de rapport. Par exemple, la génération Z fait de plus en plus de dons à des causes caritatives et ses attentes diffèrent de celles des générations précédentes.

Utilisez votre rapport pour :

• Soulignez ce que les donateurs ont réalisé grâce à leur générosité. Décrivez l'impact du soutien de vos donateurs. Par exemple, vous pourriez dire : « Votre généreux soutien nous a aidés à héberger des dizaines d'animaux locaux qui attendent leur foyer permanent. Les donateurs se sentiront beaucoup plus épanouis et enclins à continuer à donner s'ils savent que leurs contributions ont apporté un soutien important à votre mission.
• Remerciez vos importants donateurs. Dans votre rapport, vous devez remercier tous vos donateurs, qu'ils aient fait un don à votre campagne annuelle de la Journée du don, qu'ils aient contribué à des dons équivalents, offert des dons en nature ou qu'ils aient fait un don en utilisant votre page de dons en ligne. Le cas échéant et si vous avez leur permission, choisissez les principaux donateurs à appeler par leur nom. Selon le guide de collecte de fonds pour les dons majeurs de Bloomerang, vous pouvez déterminer vos donateurs importants en identifiant les partisans qui se connectent profondément à votre organisation et qui ont fait d'importantes contributions. Cela permet à ces donateurs de savoir que votre organisation les apprécie, ce qui les rend plus susceptibles de donner à nouveau à l'avenir.
• Décrivez l'impact de votre programme de bénévolat. Les donateurs ne sont pas les seuls supporters qui vous aident à faire avancer votre mission. Si vous offrez un programme de bénévolat, vos bénévoles apportent un soutien concret à votre cause. La valeur actuelle estimée d'une heure de bénévolat est de 29,95 $. Votre rapport annuel devrait souligner les réalisations des bénévoles et les remercier pour leur implication.

Des partisans dévoués liront votre rapport annuel pour avoir un aperçu de vos finances, de vos réalisations et de vos services tout au long de l'année. Se concentrer sur leur rôle essentiel dans ces résultats les aidera à se sentir appréciés, renforçant ainsi leurs liens avec votre organisation à but non lucratif.

3. Décidez du format de votre rapport annuel

Lorsque vous pensez à un rapport annuel, vous pensez probablement à un livre imprimé de plusieurs pages ou à un document PDF contenant une combinaison de texte et d'images. C'est toujours la manière standard pour les organisations à but non lucratif d'afficher leurs rapports annuels. Pourtant, les outils numériques permettent également d'intégrer divers éléments multimédias attrayants et de partager des informations dans différents formats.

Examinons de plus près les deux principaux formats que vous pouvez utiliser pour afficher vos rapports numériques : papier et numérique.

Imprimer

Un rapport annuel imprimé est un paquet, un courrier ou une brochure que votre organisation envoie chaque année à ses sympathisants. Les rapports imprimés offrent aux supporters un document tangible avec lequel interagir, leur permettant de prendre des notes ou de mettre en évidence des informations importantes.

Vous pouvez créer différents types de documents imprimés en fonction du public auquel vous envoyez le rapport. Par exemple, vous pouvez créer un livre relié de grande taille à envoyer à vos principaux donateurs, entreprises sponsors, donateurs et autres donateurs à grande échelle. Cela donne à ces sympathisants les informations détaillées dont ils ont besoin pour décider de continuer à soutenir votre organisation.

D'un autre côté, vos partisans plus occasionnels préféreront probablement un document plus court, comme une brochure ou une carte postale, qui aborde tous les principaux points forts. Au lieu de leur envoyer un rapport solide, vous pouvez publier une version numérique du rapport complet sur votre site Web pour qu'ils puissent le télécharger et inclure le lien vers celui-ci dans votre brochure ou votre carte postale.

Numérique

Si vous souhaitez économiser sur les coûts d'impression et présenter votre rapport à un public plus large, vous pouvez choisir de créer un rapport annuel numérique. Les types de rapports numériques incluent :

• Un PDF de plusieurs pages sur votre site Web. C'est un excellent moyen de numériser votre rapport complet et de permettre à tous les supporters d'accéder à cette ressource.
• Une vidéo qui met en évidence les principaux points de votre rapport et comprend des entrevues et des extraits sonores de dirigeants au sein de votre organisation.
• Une présentation multimédia interactive qui combine des images, du texte, de l'audio et de la vidéo pour transmettre les informations de l'année.

Tenez compte des objectifs de votre rapport annuel et du public cible lorsque vous décidez du format de présentation de votre rapport. Selon votre stratégie, vous pouvez choisir des formats imprimés et numériques pour atteindre différents publics. Tenez compte de votre budget et déterminez si vous avez des membres de l'équipe qui peuvent concevoir le type de rapport que vous souhaitez.

4. Choisissez judicieusement les visuels

Incluez une variété de visuels dans votre rapport annuel pour engager votre public. Choisissez des visuels tels que des photos, des infographies et des graphiques pour communiquer efficacement vos données. Ces visuels doivent également soutenir votre contenu écrit et aider à créer un récit cohérent.

Tenez compte de ces bonnes pratiques pour concevoir et choisir des visuels attrayants :

• Afficher les statistiques dans les infographies. Les infographies aident à afficher les points de données dans un format plus lisible. Utilisez des infographies pour mettre en lumière une poignée de points de données critiques que vous souhaitez mettre en valeur auprès de votre public.
• Choisissez des photos attrayantes et originales. Évitez d'utiliser des photos d'archives. Au lieu de cela, engagez un photographe ou demandez à un membre du personnel de prendre des photos lors d'événements et d'occasions de bénévolat tout au long de l'année. Ensuite, compilez ces photos dans un album ou un dossier auquel votre équipe peut accéder. Lors de l'élaboration de votre rapport, recherchez des images attrayantes qui montrent les visages des gens, car elles ont tendance à être beaucoup plus attrayantes pour les lecteurs.
• Assurez-vous que les visuels correspondent à la marque de votre association. Vos visuels doivent être alignés sur l'identité de marque de votre organisation et arborer les couleurs, le logo et les polices de votre organisation à but non lucratif. Il peut être utile de créer un guide de style de marque auquel vous pourrez vous référer lors de la conception de votre rapport annuel. Le guide de style doit inclure le style de votre logo, la palette de couleurs et les spécifications de typographie. Il devrait également avoir des directives d'image, telles que la source des images et des instructions pour choisir des images pour différents contextes.

Les visuels donnent vie à votre rapport annuel, en fournissant des informations plus attrayantes.

5. Mettez en évidence les plans et objectifs futurs

Votre rapport annuel n'offre pas seulement la possibilité de récapituler l'année précédente ; cela vous donne également la chance de mettre en évidence les plans de votre organisation. Cela excite les supporters pour les nouveaux programmes et activités à l'horizon pour votre organisation, leur montrant que vous êtes toujours à la recherche de nouvelles façons de grandir et d'évoluer. Par exemple, vous pouvez utiliser votre rapport annuel pour :

• Donnez un aperçu des événements à venir et des projets majeurs. Révélez le thème du gala de collecte de fonds de l'année prochaine, le lancement d'une campagne majeure à venir ou l'objectif de collecte de fonds annuel de l'année prochaine.
• Décrivez votre plan pour relever les défis de l'année précédente. Chaque organisation à but non lucratif fait face à des revers tout au long de l'année. Décrivez les défis auxquels votre organisation a été confrontée et vos plans pour les gérer.
• Encouragez les sympathisants à s'engager dans vos diverses activités, qu'il s'agisse de bénévolat, de collecte de fonds entre pairs ou de campagnes de plaidoyer. Aidez les sympathisants à s'impliquer davantage en créant un lien vers votre formulaire d'inscription de bénévole en ligne, les ressources éducatives de votre site Web et d'autres ressources pertinentes.

Les supporters sont plus susceptibles de rester impliqués dans votre organisation lorsqu'ils savent que vous avez un calendrier d'événements passionnants et de nouvelles initiatives.

Votre rapport annuel vous permet de fournir à vos sympathisants des mises à jour transparentes sur la santé de votre organisation. Avec ces cinq meilleures pratiques, vous pouvez créer un rapport qui leur dit ce qu'ils doivent savoir tout en renforçant leur engagement envers votre cause.