5 consejos para crear un mejor informe anual sin fines de lucro
Publicado: 2022-08-31
El informe anual de su organización sin fines de lucro brinda a los seguidores una mirada interna al estado de su organización. Es su oportunidad de resaltar los logros de su organización, mostrar aprecio por los seguidores y generar entusiasmo por sus próximos programas.
El informe puede influir en cómo los miembros de la comunidad y los simpatizantes ven a su organización e informar sus planes. Con eso en mente, aquí hay cinco mejores prácticas para desarrollar un mejor informe anual sin fines de lucro:
- Establecer objetivos y asignar tareas.
- Concéntrese en sus seguidores.
- Decide el formato de tu informe anual.
- Elija las imágenes sabiamente.
- Resaltar planes y metas.
Estos consejos lo ayudarán a crear un informe más atractivo e informativo que atraiga a los miembros de la audiencia y cuente de manera efectiva la historia de su organización sin fines de lucro.
1. Establecer metas y asignar tareas
Deberá recopilar datos durante todo el año para crear su informe anual.
Como con la mayoría de las cosas, será más fácil para su equipo si recopila estos datos a lo largo del tiempo en lugar de tratar de recopilarlos cuando comience a trabajar en su informe anual. Esto requerirá asignar tareas a los miembros de su equipo para que sepan cómo pueden ayudar a construir su informe anual a lo largo del tiempo.
Además de asignar roles y responsabilidades, hay muchas otras tareas de planificación que deberá completar, como elegir el formato de su informe, diseñar el informe real y promocionarlo. Para completar de manera eficiente todas estas actividades, el proceso de planificación de su informe anual debe constar de las siguientes tareas:
- Asegúrese de que su informe tenga un propósito claramente definido y que respalde sus objetivos más amplios. Cuando tu informe anual tenga un propósito definitivo, será mucho más fácil decidir cómo diseñarlo y qué información incluir. Vincule el propósito de su informe con los objetivos generales de su organización. Por ejemplo, puede usar datos específicos en su informe para generar compromiso entre su audiencia o fortalecer su estrategia de apreciación de los donantes.
- Asigne roles y responsabilidades. La creación de su informe anual requerirá la colaboración de varios miembros del equipo en todos los departamentos, incluidos los equipos de recaudación de fondos, finanzas y gestión de donantes. Eso es porque cada equipo tendrá acceso y contexto para diferentes datos. Asegúrese de que los miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades para contribuir con contenido a su informe anual.
- Elige la información que vas a resaltar. No hay una lista de puntos de datos específicos o información que deba incluir en su informe anual, ya que el contenido variará de una organización a otra en función de sus objetivos generales. Sin embargo, puede considerar algunos elementos comunes, como un desglose de las finanzas de su organización e información sobre el rendimiento de sus campañas a lo largo de los años. Más importante aún, debe mostrar cómo utilizó el dinero de los donantes para hacer avanzar su misión. Elija los puntos de datos que resuman el año de su organización sin fines de lucro de la manera más efectiva y asegúrese de incluirlos en su informe.
Un plan detallado le asegura que no tendrá que luchar para desarrollar su informe en el último minuto. En su lugar, podrá recopilar la información que ha recopilado a lo largo del año en un documento completo y útil.
Acabamos de enviarle información sobre el programa Give Back.
2. Concéntrate en tus seguidores
Su informe anual es un documento de cara al público. Por lo tanto, debe diseñarlo para esas audiencias públicas (donantes, donantes, patrocinadores corporativos, voluntarios y otros patrocinadores) y elegir contenido que les hable.
Asegúrese de tener en cuenta a su público al decidir el estilo del informe. Por ejemplo, la Generación Z está donando cada vez más a causas benéficas y sus expectativas difieren de las generaciones anteriores.
Utilice su informe para:
- Resalte lo que los donantes hicieron posible gracias a su generosidad. Describa el impacto del apoyo de sus donantes. Por ejemplo, podría decir: "Su generoso apoyo nos ayudó a albergar a docenas de animales locales que esperan sus hogares para siempre". Los donantes se sentirán mucho más satisfechos e inclinados a seguir donando cuando sepan que sus contribuciones brindaron un apoyo significativo para su misión.
- Agradezca a sus importantes donantes. En su informe, debe agradecer a todos sus donantes, ya sea que hayan donado a su campaña anual del día de donaciones, hayan contribuido con obsequios equivalentes, hayan ofrecido donaciones en especie o hayan donado mediante su página de donaciones en línea. Cuando corresponda y si tiene su permiso, elija a los principales donantes para llamarlos por su nombre. De acuerdo con la guía de recaudación de fondos de obsequios principales de Bloomerang, puede determinar sus donantes importantes al identificar a los partidarios que se conectan profundamente con su organización y han realizado grandes contribuciones. Esto les permite saber a estos donantes que su organización los aprecia, haciéndolos más propensos a donar nuevamente en el futuro.
- Describa el impacto de su programa de voluntariado. Los donantes no son los únicos colaboradores que ayudan a impulsar su misión. Si ofrece un programa de voluntariado, sus voluntarios brindan apoyo práctico para su causa. El valor estimado actual de una hora de voluntariado es de $29.95. Su informe anual debe destacar los logros de los voluntarios y agradecerles su participación.
Los seguidores dedicados leerán su informe anual para obtener información sobre sus finanzas, logros y servicios durante todo el año. Centrarse en su parte esencial en estos resultados los ayudará a sentirse apreciados, fortaleciendo aún más sus lazos con su organización sin fines de lucro.
3. Decide el formato de tu informe anual
Cuando piensa en un informe anual, probablemente piense en un libro impreso de varias páginas o en un documento PDF con una combinación de texto e imágenes. Esa sigue siendo la forma estándar en que las organizaciones sin fines de lucro muestran sus informes anuales. Aún así, las herramientas digitales también permiten incorporar varios elementos multimedia atractivos y compartir información en diferentes formatos.
Echemos un vistazo más de cerca a los dos formatos principales que puede usar para mostrar sus informes digitales: impreso y digital.
Impresión
Un informe anual impreso es un paquete, envío por correo o folleto que su organización envía a sus colaboradores cada año. Los informes impresos ofrecen a los seguidores un documento tangible con el que interactuar, lo que les permite tomar notas o resaltar información importante.
Puede crear diferentes tipos de materiales impresos según la audiencia a la que envíe el informe. Por ejemplo, puede crear un libro encuadernado de formato largo para enviar a sus principales donantes, patrocinadores corporativos, donantes y otros patrocinadores a gran escala. Esto les brinda a estos colaboradores la información detallada que necesitan para decidir si continúan apoyando a su organización.
Por otro lado, sus seguidores más ocasionales probablemente preferirán un documento más breve, como un folleto o una postal, que aborde todos los aspectos más destacados. En lugar de enviarles un informe sólido, puede publicar una versión digital del informe completo en su sitio web para que lo descarguen e incluyan el enlace en su folleto o postal.
Digital
Si está interesado en ahorrar en costos de impresión y mostrar su informe a un público más amplio, puede optar por crear un informe anual digital. Los tipos de informes digitales incluyen:
- Un PDF de varias páginas en su sitio web. Esta es una excelente manera de digitalizar su informe completo y permitir que todos los seguidores accedan a este recurso.
- Un video que destaca los puntos principales de su informe e incluye entrevistas y fragmentos de audio de líderes dentro de su organización.
- Una presentación multimedia interactiva que combina imágenes, texto, audio y video para transmitir información del año.
Tenga en cuenta los objetivos de su informe anual y el público objetivo al decidir en qué formato presentar su informe. Dependiendo de su estrategia, puede elegir formatos impresos y digitales para llegar a diferentes audiencias. Considere su presupuesto y considere si tiene miembros del equipo que puedan diseñar el tipo de informe que desea.
4. Elija imágenes sabiamente
Incluya una variedad de imágenes en su informe anual para atraer a su audiencia. Elija elementos visuales como fotos, infografías y gráficos para comunicar sus datos de manera efectiva. Estas imágenes también deben respaldar su contenido escrito y ayudar a crear una narrativa cohesiva.
Considere estas prácticas recomendadas para diseñar y elegir elementos visuales atractivos:
- Mostrar estadísticas en infografías. Las infografías ayudan a mostrar puntos de datos en un formato más legible. Use infografías para resaltar un puñado de puntos de datos críticos que desea enfatizar para su audiencia.
- Elige fotos originales y atractivas. Evite el uso de fotos de archivo. En su lugar, contrate a un fotógrafo o pídale a un miembro del personal que tome fotografías en eventos y oportunidades de voluntariado durante todo el año. Luego, compile estas fotos en un álbum o carpeta a la que pueda acceder su equipo. Al desarrollar su informe, busque imágenes convincentes que muestren los rostros de las personas, ya que tienden a ser mucho más atractivas para los lectores.
- Asegúrese de que las imágenes coincidan con la marca de su organización sin fines de lucro. Sus imágenes deben estar alineadas con la identidad de la marca de su organización y estar marcadas con los colores, el logotipo y las fuentes de su organización sin fines de lucro. Puede ser útil crear una guía de estilo de marca a la que pueda hacer referencia cuando diseñe su informe anual. La guía de estilo debe incluir el estilo de su logotipo, la paleta de colores y las especificaciones tipográficas. También debe tener pautas de imagen, como dónde obtener imágenes e instrucciones para elegir imágenes para diferentes contextos.
Los elementos visuales ayudan a dar vida a su informe anual, brindando información de manera más atractiva.
5. Resalta los planes y objetivos futuros
Su informe anual no solo ofrece la oportunidad de recapitular el año anterior; también le da la oportunidad de resaltar los planes de su organización. Esto emociona a los partidarios de los nuevos programas y actividades en el horizonte para su organización, mostrándoles que siempre está buscando nuevas formas de crecer y evolucionar. Por ejemplo, puede usar su informe anual para:
- Proporcione un adelanto de los próximos eventos y proyectos importantes. Revela el tema de la gala de recaudación de fondos del próximo año, el lanzamiento de una próxima campaña importante o el objetivo anual de recaudación de fondos del próximo año.
- Describa su plan para abordar los desafíos del año anterior. Todas las organizaciones sin fines de lucro enfrentan contratiempos a lo largo del año. Describa los desafíos que enfrentó su organización y sus planes para manejarlos.
- Anime a los seguidores a participar en sus diversas actividades, ya sea como voluntariado, recaudación de fondos entre pares o campañas de promoción. Ayude a los simpatizantes a involucrarse más vinculando su formulario de registro de voluntarios en línea, los recursos educativos de su sitio web y otros recursos relevantes.
Es más probable que los seguidores se mantengan involucrados con su organización cuando saben que tiene un calendario de eventos emocionantes y nuevas iniciativas.
Su informe anual le permite brindar a los seguidores actualizaciones transparentes sobre la salud de su organización. Con estas cinco mejores prácticas, puede crear un informe que les diga lo que necesitan saber mientras fortalece su compromiso con su causa.
