더 나은 비영리 연례 보고서 작성을 위한 5가지 팁
게시 됨: 2022-08-31
비영리단체의 연례 보고서를 통해 후원자들은 조직의 현황을 파악할 수 있습니다. 조직의 성과를 강조하고 후원자에게 감사를 표하며 다가오는 프로그램에 대한 기대감을 불러일으킬 수 있는 기회입니다.
보고서는 커뮤니티 구성원과 지지자가 조직을 보고 계획을 알리는 방식에 영향을 줄 수 있습니다. 이를 염두에 두고 더 나은 비영리 연례 보고서를 개발하기 위한 5가지 모범 사례는 다음과 같습니다.
- 목표를 설정하고 작업을 할당합니다.
- 서포터에게 집중하세요.
- 연례 보고서 형식을 결정하십시오.
- 영상을 현명하게 선택하십시오.
- 계획과 목표를 강조합니다.
이 팁은 청중의 관심을 끌고 비영리 단체의 이야기를 효과적으로 전달하는 보다 흥미롭고 유익한 보고서를 만드는 데 도움이 됩니다.
1. 목표 설정 및 작업 할당
연간 보고서를 작성하려면 연중 내내 데이터를 수집해야 합니다.
대부분의 경우와 마찬가지로 연간 보고서 작업을 시작할 때 수집하는 것보다 시간이 지남에 따라 이 데이터를 수집하는 것이 팀에서 더 쉬울 것입니다. 이를 위해서는 팀 구성원에게 작업을 할당하여 시간이 지남에 따라 연례 보고서를 작성하는 데 도움이 될 수 있는 방법을 알도록 해야 합니다.
역할과 책임을 할당하는 것 외에도 보고서 형식 선택, 실제 보고서 디자인 및 홍보와 같이 완료해야 하는 다른 계획 작업이 많이 있습니다. 이러한 모든 활동을 효율적으로 완료하려면 연간 보고서 계획 프로세스는 다음 작업으로 구성되어야 합니다.
- 보고서에 명확하게 정의된 목적이 있고 더 큰 목표를 지원하는지 확인하십시오. 연례 보고서에 확실한 목적이 있으면 보고서를 디자인하는 방법과 포함할 정보를 결정하는 것이 훨씬 쉽습니다. 보고서의 목적을 조직의 가장 중요한 목표와 연결하십시오. 예를 들어 보고서의 특정 데이터를 사용하여 청중의 참여를 유도하거나 기부자 감사 전략을 강화할 수 있습니다.
- 역할과 책임을 할당합니다. 연례 보고서를 작성하려면 기금 마련, 재정 및 기부자 관리 팀을 포함하여 여러 부서의 여러 팀 구성원과 협력해야 합니다. 각 팀은 서로 다른 데이터에 대한 액세스 권한과 컨텍스트를 갖기 때문입니다. 팀 구성원이 연례 보고서에 콘텐츠를 제공하는 역할과 책임을 알고 있는지 확인합니다.
- 강조 표시할 정보를 선택합니다. 내용은 가장 중요한 목표에 따라 조직마다 다르기 때문에 연례 보고서에 포함해야 하는 특정 데이터 요소 또는 정보 목록은 없습니다. 그러나 조직의 재정 분석 및 캠페인이 몇 년 동안 수행된 방식에 대한 정보와 같은 몇 가지 공통 요소를 고려할 수 있습니다. 더 중요한 것은 기부자의 돈을 어떻게 사용하여 선교 사업을 진행했는지 보여주어야 합니다. 비영리단체의 연도를 가장 효과적으로 요약하는 데이터 요소를 선택하고 보고서에 포함해야 합니다.
상세한 계획을 통해 마지막 순간에 보고서를 작성하기 위해 서두르지 않아도 됩니다. 대신 1년 동안 수집한 정보를 철저하고 유용한 문서로 정리할 수 있습니다.
Give Back 프로그램에 대한 정보를 이메일로 보내 드렸습니다.
2. 서포터에게 집중하라
연례 보고서는 공개 문서입니다. 따라서 기부자, 기부자, 기업 후원자, 자원 봉사자 및 기타 후원자와 같은 공개 청중을 위해 디자인하고 그들과 이야기할 콘텐츠를 선택해야 합니다.
보고서 스타일을 결정할 때 청중을 고려하십시오. 예를 들어 Z세대는 자선단체에 기부하는 경우가 늘어나고 있으며 이전 세대와 기대치가 다릅니다.
보고서를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 기부자가 그들의 관대함으로 인해 일어난 일을 강조하십시오. 기부자의 지원이 미친 영향을 설명하십시오. 예를 들어, "당신의 관대한 지원은 우리가 그들의 영원한 고향을 기다리는 수십 마리의 지역 동물을 수용하는 데 도움이 되었습니다."라고 말할 수 있습니다. 기부자들은 자신의 공헌이 귀하의 사명에 상당한 도움이 되었다는 것을 알게 되면 훨씬 더 성취감을 느끼고 계속 기부할 의향이 있을 것입니다.
- 소중한 기부자님들께 감사드립니다. 보고서에는 연례 기부의 날 캠페인에 기부했든, 매칭 선물을 기부했든, 현물 기부를 제공했든, 온라인 기부 페이지를 통해 기부했든 모든 기부자에게 감사해야 합니다. 해당되는 경우, 그리고 허락을 받은 경우 주요 기부자를 선택하여 이름을 부를 수 있습니다. Bloomerang의 주요 기부 기금 마련 가이드에 따르면 조직과 깊이 연결되어 있고 많은 기부를 한 후원자를 식별하여 중요한 기부자를 결정할 수 있습니다. 이렇게 하면 기부자가 귀하의 조직에 감사함을 알게 되므로 나중에 다시 기부할 가능성이 높아집니다.
- 자원봉사 프로그램의 영향을 설명하십시오. 기부자들은 귀하의 사명을 추진하는 데 도움이 되는 유일한 후원자가 아닙니다. 자원 봉사자 프로그램을 제공하면 자원 봉사자가 귀하의 대의에 대한 실질적인 지원을 제공합니다. 자원 봉사 시간의 현재 예상 가치는 $29.95입니다. 연례 보고서는 자원 봉사자의 성취를 강조하고 참여에 대해 감사해야 합니다.
헌신적인 후원자들은 귀하의 연례 보고서를 읽고 일년 내내 귀하의 재정, 성취 및 서비스에 대한 통찰력을 얻을 것입니다. 이러한 결과에서 그들의 필수적인 부분에 초점을 맞추면 그들이 인정받고 있다는 느낌을 받는 데 도움이 되며 비영리단체와의 유대를 더욱 강화할 수 있습니다.
3. 연례 보고서 형식 결정
연례 보고서를 생각할 때 텍스트와 이미지가 결합된 여러 페이지로 된 책이나 PDF 문서를 생각할 것입니다. 이것은 비영리단체가 연례 보고서를 표시하는 표준 방법입니다. 그러나 디지털 도구를 사용하면 다양한 매력적인 멀티미디어 요소를 통합하고 다양한 형식으로 정보를 공유할 수 있습니다.
디지털 보고서를 표시하는 데 사용할 수 있는 두 가지 주요 형식인 인쇄 및 디지털에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
인쇄
인쇄된 연례 보고서는 귀하의 조직이 매년 후원자에게 보내는 패킷, 우편물 또는 브로셔입니다. 인쇄된 보고서는 지지자들이 참여할 수 있는 유형의 문서를 제공하여 메모를 작성하거나 중요한 정보를 강조할 수 있도록 합니다.
보고서를 보내는 대상에 따라 다양한 유형의 인쇄물을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 주요 기부자, 기업 후원자, 기부자 및 기타 대규모 후원자에게 보낼 긴 형식의 제본된 책을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 이러한 지지자들에게 조직을 계속 지원할지 여부를 결정하는 데 필요한 자세한 정보를 얻을 수 있습니다.
반면에 캐주얼한 지지자들은 주요 하이라이트를 모두 보여주는 브로셔나 엽서와 같은 짧은 문서를 선호할 것입니다. 강력한 보고서를 보내는 대신 웹사이트에 전체 보고서의 디지털 버전을 게시하여 다운로드하고 브로셔나 엽서에 링크를 포함할 수 있습니다.
디지털
인쇄 비용을 절감하고 더 많은 청중에게 보고서를 표시하는 데 관심이 있는 경우 디지털 연간 보고서를 만들 수 있습니다. 디지털 보고서 유형은 다음과 같습니다.
- 웹 사이트 의 여러 페이지 PDF . 이것은 전체 보고서를 디지털화하고 모든 지지자가 이 리소스에 액세스할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다.
- 보고서의 요점을 강조하고 조직 내 리더의 인터뷰와 간단한 설명이 포함 된 비디오 입니다.
- 이미지, 텍스트, 오디오 및 비디오를 결합하여 올해의 정보를 전달 하는 대화형 멀티미디어 프레젠테이션 입니다.
보고서를 표시할 형식을 결정할 때 연례 보고서 목표와 대상 독자를 고려하십시오. 전략에 따라 다양한 청중에게 도달하기 위해 인쇄 및 디지털 형식을 선택할 수 있습니다. 예산을 고려하고 원하는 보고서 유형을 디자인할 수 있는 팀 구성원이 있는지 고려하십시오.
4. 현명하게 시각 자료를 선택하십시오
청중을 참여시키기 위해 연례 보고서에 다양한 시각 자료를 포함하십시오. 사진, 인포그래픽, 그래프와 같은 시각 자료를 선택하여 데이터를 효과적으로 전달하세요. 또한 이러한 시각 자료는 작성된 콘텐츠를 지원하고 응집력 있는 내러티브를 만드는 데 도움이 되어야 합니다.
다음 모범 사례를 고려하여 매력적인 시각적 개체를 디자인하고 선택하세요.
- 인포그래픽으로 통계를 표시합니다. 인포그래픽은 데이터 포인트를 더 읽기 쉬운 형식으로 표시하는 데 도움이 됩니다. 인포그래픽을 사용하여 청중에게 강조하고 싶은 몇 가지 중요한 데이터 포인트를 강조하세요.
- 매력적인 원본 사진을 선택하십시오. 스톡 사진을 사용하지 마십시오. 대신 사진사를 고용하거나 직원에게 연중 내내 이벤트 및 자원 봉사 기회에서 사진을 찍어달라고 요청하십시오. 그런 다음 이 사진을 팀에서 액세스할 수 있는 앨범이나 폴더로 편집합니다. 보고서를 개발할 때 사람들의 얼굴을 보여주는 매력적인 이미지를 검색하세요. 이러한 이미지는 독자의 관심을 훨씬 더 많이 끌기 때문입니다.
- 비주얼이 비영리단체의 브랜드와 일치하는지 확인하세요. 비주얼은 조직의 브랜드 아이덴티티와 일치해야 하고 비영리단체의 색상, 로고 및 글꼴로 브랜딩되어야 합니다. 연례 보고서를 디자인할 때 참조할 수 있는 브랜드 스타일 가이드를 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다. 스타일 가이드에는 로고 스타일, 색상 팔레트 및 타이포그래피 사양이 포함되어야 합니다. 또한 이미지 출처와 같은 이미지 지침과 다양한 상황에 맞는 이미지 선택 지침이 있어야 합니다.
시각적 개체는 연례 보고서에 생명을 불어넣고 정보를 보다 흥미롭게 전달하는 데 도움이 됩니다.
5. 향후 계획 및 목표 강조
연례 보고서는 단순히 전년도를 요약할 수 있는 기회를 제공하는 것이 아닙니다. 또한 조직의 계획을 강조할 수 있는 기회를 제공합니다. 이것은 조직을 위한 새로운 프로그램과 활동에 대한 지지자들을 흥분시키고, 성장과 발전을 위한 새로운 방법을 항상 찾고 있음을 보여줍니다. 예를 들어, 연간 보고서를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 예정된 이벤트와 주요 프로젝트를 살짝 엿볼 수 있습니다. 내년의 기금 마련 갈라 테마, 다가오는 주요 캠페인의 시작 또는 내년의 연간 기금 마련 목표를 공개합니다.
- 전년도의 어려움을 해결하기 위한 계획을 설명하십시오. 모든 비영리 단체는 일년 내내 어려움을 겪습니다. 조직이 직면한 문제와 이를 관리할 계획을 설명하십시오.
- 자원 봉사, P2P 기금 모금 또는 옹호 캠페인과 같은 다양한 활동에 지지자들이 참여하도록 격려하십시오. 온라인 자원봉사자 등록 양식, 웹사이트의 교육 리소스 및 기타 관련 리소스에 연결하여 후원자들이 더 많이 참여할 수 있도록 돕습니다.
지지자들은 흥미진진한 이벤트와 새로운 이니셔티브의 일정이 있다는 것을 알고 있을 때 조직에 계속 관여할 가능성이 더 큽니다.
연례 보고서를 통해 후원자에게 조직의 상태에 대한 투명한 업데이트를 제공할 수 있습니다. 이 5가지 모범 사례를 통해 여러분의 대의에 대한 헌신을 강화하면서 알아야 할 사항을 알려주는 보고서를 만들 수 있습니다.
