5 советов по созданию лучшего годового отчета некоммерческой организации

Годовой отчет вашей некоммерческой организации дает сторонникам взгляд изнутри на состояние вашей организации. Это ваша возможность подчеркнуть достижения вашей организации, выразить признательность сторонникам и вызвать интерес к вашим предстоящим программам.

Отчет может повлиять на то, как члены сообщества и сторонники видят вашу организацию, и информировать их планы. Имея это в виду, вот пять лучших практик для составления лучшего годового отчета некоммерческой организации:

1. Ставьте цели и ставьте задачи.
2. Сосредоточьтесь на своих сторонниках.
3. Выберите формат годового отчета.
4. Грамотно выбирайте визуальные эффекты.
5. Выделите планы и цели.

Эти советы помогут вам создать более увлекательный, информативный отчет, который понравится членам аудитории и эффективно расскажет историю вашей некоммерческой организации.

1. Ставьте цели и ставьте задачи

Вам нужно будет собирать данные в течение года, чтобы создать свой годовой отчет.

Как и в большинстве случаев, вашей команде будет легче, если вы будете собирать эти данные с течением времени, а не пытаться собрать их, когда начнете работать над своим годовым отчетом. Для этого потребуется назначить задачи членам вашей команды, чтобы они знали, как они могут помочь в составлении вашего годового отчета с течением времени.

В дополнение к распределению ролей и обязанностей вам нужно будет выполнить множество других задач планирования, таких как выбор формата отчета, разработка фактического отчета и его продвижение. Для эффективного выполнения всех этих действий процесс планирования годового отчета должен состоять из следующих задач:

• Убедитесь, что ваш отчет имеет четко определенную цель и поддерживает ваши более крупные цели. Когда у вашего годового отчета есть определенная цель, будет намного легче решить, как его составить и какую информацию включить. Свяжите цель вашего отчета с общими целями вашей организации. Например, вы можете использовать определенные данные в своем отчете, чтобы привлечь внимание своей аудитории или усилить свою стратегию благодарности донорам.
• Распределите роли и обязанности. Создание вашего годового отчета потребует сотрудничества с несколькими членами команды из разных отделов, включая вашу команду по сбору средств, финансов и управления донорами. Это связано с тем, что каждая команда будет иметь доступ и контекст для разных данных. Убедитесь, что члены команды знают свои роли и обязанности при добавлении контента в ваш годовой отчет.
• Выберите информацию, которую вы собираетесь выделить. Не существует списка конкретных точек данных или информации, которые вы должны включить в свой годовой отчет, поскольку содержание будет варьироваться от организации к организации в зависимости от их общих целей. Однако вы можете рассмотреть несколько общих элементов, таких как разбивка финансов вашей организации и информация об эффективности ваших кампаний за прошедшие годы. Что еще более важно, вы должны показать, как вы использовали деньги доноров для продвижения своей миссии. Выберите точки данных, которые наиболее эффективно обобщают год вашей некоммерческой организации, и убедитесь, что они включены в ваш отчет.

Подробный план гарантирует, что вам не придется карабкаться, чтобы подготовить отчет в последнюю минуту. Вместо этого вы сможете собрать информацию, которую вы собрали в течение года, в подробный и полезный документ.

Создайте сильный некоммерческий бренд.

Подайте заявку, чтобы узнать, имеет ли ваша некоммерческая организация право на бесплатные дизайнерские услуги в рамках программы Give Back от crowdspring.

Мы только что отправили вам по электронной почте информацию о программе Give Back.

Адрес электронной почты

2. Сосредоточьтесь на своих сторонниках

Ваш годовой отчет является общедоступным документом. Поэтому вы должны разработать его для этой публичной аудитории — доноров, грантодателей, корпоративных спонсоров, волонтеров и других сторонников — и выбрать контент, который им подойдет.

Обязательно учитывайте свою аудиторию при выборе стиля отчета. Например, представители поколения Z все чаще жертвуют на благотворительность, и их ожидания отличаются от ожиданий предыдущих поколений.

Используйте свой отчет, чтобы:

• Подчеркните, что доноры сделали благодаря своей щедрости. Опишите влияние поддержки ваших доноров. Например, можно сказать: «Ваша щедрая поддержка помогла нам приютить десятки местных животных, ожидающих своего дома навсегда». Жертвователи будут чувствовать себя гораздо более удовлетворенными и склонными к продолжению пожертвований, когда они будут знать, что их вклад оказал значительную поддержку вашей миссии.
• Спасибо вашим значительным жертвователям. В своем отчете вы должны поблагодарить всех своих жертвователей, вне зависимости от того, сделали ли они пожертвования на вашу ежегодную кампанию по случаю Дня пожертвований, внесли соответствующие подарки, предложили пожертвования в натуральной форме или сделали пожертвование с помощью вашей онлайн-страницы для пожертвований. Когда это применимо и если у вас есть их разрешение, выберите основных доноров, чтобы назвать их по именам. Согласно руководству Bloomerang по сбору средств для крупных подарков, вы можете определить своих значительных доноров, выявляя сторонников, которые тесно связаны с вашей организацией и сделали крупные пожертвования. Это дает этим донорам понять, что ваша организация ценит их, и повышает вероятность того, что они будут делать пожертвования в будущем.
• Опишите влияние вашей волонтерской программы. Доноры — не единственные сторонники, которые помогают продвигать вашу миссию вперед. Если вы предлагаете волонтерскую программу, ваши волонтеры оказывают практическую поддержку вашему делу. Текущая оценочная стоимость часа работы волонтера составляет 29,95 долларов США. В вашем годовом отчете должны освещаться достижения волонтеров и благодарить их за участие.

Преданные сторонники прочитают ваш годовой отчет, чтобы получить представление о ваших финансах, достижениях и услугах в течение года. Сосредоточение внимания на их существенной роли в этих результатах поможет им почувствовать, что их ценят, что еще больше укрепит их связи с вашей некоммерческой организацией.

3. Определитесь с форматом вашего годового отчета

Когда вы думаете о годовом отчете, вы, вероятно, думаете о многостраничной печатной книге или PDF-документе с комбинацией текста и изображений. Это по-прежнему стандартный способ отображения годовых отчетов некоммерческими организациями. Тем не менее, цифровые инструменты также позволяют включать различные привлекательные мультимедийные элементы и обмениваться информацией в различных форматах.

Давайте подробнее рассмотрим два основных формата, которые вы можете использовать для отображения цифровых отчетов: печатный и цифровой.

Распечатать

Печатный годовой отчет — это пакет, почтовая рассылка или брошюра, которую ваша организация ежегодно рассылает своим сторонникам. Распечатанные отчеты предлагают сторонникам реальный документ, с которым они могут взаимодействовать, позволяя им делать заметки или выделять важную информацию.

Вы можете создавать различные типы печатных материалов в зависимости от аудитории, которой вы отправляете отчет. Например, вы можете создать полную книгу в переплете, чтобы разослать ее своим основным донорам, корпоративным спонсорам, грантодателям и другим крупным сторонникам. Это дает этим сторонникам подробную информацию, необходимую им для принятия решения о продолжении поддержки вашей организации.

С другой стороны, ваши более случайные сторонники, скорее всего, предпочтут более короткий документ, такой как брошюра или открытка, в котором будут отражены все основные моменты. Вместо того, чтобы отправлять им подробный отчет, вы можете опубликовать цифровую версию полного отчета на своем веб-сайте, чтобы они могли загрузить его и включить ссылку на него в свою брошюру или открытку.

Цифровой

Если вы хотите сэкономить на расходах на печать и показать свой отчет более широкой аудитории, вы можете создать цифровой годовой отчет. Типы цифровых отчетов включают:

• Многостраничный PDF на вашем сайте. Это отличный способ оцифровать ваш полный отчет и предоставить всем сторонникам доступ к этому ресурсу.
• Видео , в котором освещаются основные моменты вашего отчета, а также интервью и звуковые фрагменты с руководителями вашей организации.
• Интерактивная мультимедийная презентация , сочетающая изображения, текст, аудио и видео для передачи информации за год.

Учитывайте цели своего годового отчета и целевую аудиторию, когда решаете, в каком формате представлять отчет. В зависимости от вашей стратегии вы можете выбрать печатные и цифровые форматы, чтобы охватить разную аудиторию. Подумайте о своем бюджете и подумайте, есть ли у вас члены команды, которые могут разработать тип отчета, который вы хотите.

4. Выбирайте визуальные эффекты с умом

Включите в свой годовой отчет различные наглядные материалы, чтобы заинтересовать аудиторию. Выбирайте визуальные элементы, такие как фотографии, инфографика и графики, чтобы эффективно передавать данные. Эти визуальные эффекты также должны поддерживать ваш письменный контент и помогать создавать связное повествование.

Примите во внимание следующие рекомендации по разработке и выбору привлекательных визуальных элементов:

• Отображение статистики в инфографике. Инфографика помогает отображать точки данных в более удобочитаемом формате. Используйте инфографику, чтобы выделить несколько важных данных, которые вы хотите подчеркнуть для своей аудитории.
• Выбирайте убедительные, оригинальные фотографии. Избегайте использования стоковых фотографий. Вместо этого наймите фотографа или попросите сотрудника фотографировать на мероприятиях и волонтерских возможностях в течение года. Затем соберите эти фотографии в альбом или папку, к которым у вашей команды будет доступ. При разработке отчета ищите убедительные изображения, на которых изображены лица людей, так как они, как правило, гораздо более привлекательны для читателей.
• Убедитесь, что визуальные эффекты соответствуют бренду вашей некоммерческой организации. Ваши визуальные элементы должны соответствовать фирменному стилю вашей организации и соответствовать цветам, логотипу и шрифтам вашей некоммерческой организации. Может быть полезно создать руководство по фирменному стилю, на которое вы сможете ссылаться при составлении годового отчета. Руководство по стилю должно включать стиль вашего логотипа, цветовую палитру и типографские характеристики. В нем также должны быть рекомендации по изображениям, например, источник изображений и инструкции по выбору изображений для различных контекстов.

Визуальные элементы помогают оживить годовой отчет, представляя информацию более увлекательно.

5. Выделите планы и цели на будущее

Ваш годовой отчет не просто дает возможность подвести итоги предыдущего года; это также дает вам возможность выделить планы вашей организации. Это воодушевляет сторонников новыми программами и мероприятиями на горизонте для вашей организации, показывая им, что вы всегда ищете новые пути для роста и развития. Например, вы можете использовать свой годовой отчет, чтобы:

• Расскажите о предстоящих событиях и крупных проектах. Раскройте тему гала-вечера по сбору средств в следующем году, запуск предстоящей крупной кампании или годовую цель по сбору средств на следующий год.
• Опишите свой план решения проблем прошлого года. Каждая некоммерческая организация сталкивается с неудачами в течение года. Опишите проблемы, с которыми столкнулась ваша организация, и ваши планы по их решению.
• Поощряйте сторонников участвовать в различных ваших мероприятиях, будь то волонтерство, сбор средств среди коллег или кампании по защите интересов. Помогите сторонникам принять более активное участие, разместив ссылку на вашу регистрационную онлайн-форму волонтера, образовательные ресурсы вашего веб-сайта и другие соответствующие ресурсы.

Сторонники с большей вероятностью останутся в вашей организации, если будут знать, что у вас есть календарь интересных событий и новых инициатив.

Ваш годовой отчет позволяет вам информировать сторонников о состоянии вашей организации. С помощью этих пяти лучших практик вы можете создать отчет, который расскажет им, что им нужно знать, и укрепит их приверженность вашему делу.