5 suggerimenti per creare un rapporto annuale senza scopo di lucro migliore

Il rapporto annuale della tua organizzazione non profit offre ai sostenitori uno sguardo all'interno dello stato della tua organizzazione. È la tua opportunità per evidenziare i risultati della tua organizzazione, mostrare apprezzamento per i sostenitori e generare entusiasmo per i tuoi prossimi programmi.

Il rapporto può influenzare il modo in cui i membri della comunità e i sostenitori vedono la tua organizzazione e informano i loro piani. Con questo in mente, ecco cinque migliori pratiche per lo sviluppo di un rapporto annuale non profit migliore:

1. Stabilisci obiettivi e assegna compiti.
2. Concentrati sui tuoi sostenitori.
3. Decidi il formato del tuo rapporto annuale.
4. Scegli saggiamente le immagini.
5. Evidenzia piani e obiettivi.

Questi suggerimenti ti aiuteranno a creare un rapporto informativo più coinvolgente che attiri i membri del pubblico e racconti in modo efficace la storia della tua organizzazione no profit.

1. Stabilisci obiettivi e assegna compiti

Dovrai raccogliere dati durante tutto l'anno per creare il tuo rapporto annuale.

Come per la maggior parte delle cose, sarà più facile per il tuo team se raccogli questi dati nel tempo invece di provare a raccoglierli quando inizi a lavorare sul tuo rapporto annuale. Ciò richiederà l'assegnazione di attività ai membri del tuo team in modo che sappiano come possono aiutarti a costruire il tuo rapporto annuale nel tempo.

Oltre all'assegnazione di ruoli e responsabilità, ci sono molte altre attività di pianificazione che dovrai completare, come scegliere il formato del rapporto, progettare il rapporto vero e proprio e promuoverlo. Per completare in modo efficiente tutte queste attività, il processo di pianificazione del rapporto annuale dovrebbe consistere nelle seguenti attività:

• Assicurati che il tuo rapporto abbia uno scopo chiaramente definito e che supporti i tuoi obiettivi più grandi. Quando il tuo rapporto annuale avrà uno scopo definitivo, sarà molto più facile decidere come progettarlo e quali informazioni includere. Collega lo scopo del tuo rapporto agli obiettivi generali della tua organizzazione. Ad esempio, potresti utilizzare dati specifici nel tuo rapporto per generare coinvolgimento tra il tuo pubblico o rafforzare la tua strategia di apprezzamento dei donatori.
• Assegna ruoli e responsabilità. La creazione del rapporto annuale richiederà la collaborazione con diversi membri del team in tutti i dipartimenti, inclusi i team di raccolta fondi, finanziari e di gestione dei donatori. Questo perché ogni team avrà accesso e contesto per dati diversi. Assicurati che i membri del team conoscano i loro ruoli e responsabilità nel contribuire con i contenuti al tuo rapporto annuale.
• Scegli le informazioni che intendi evidenziare. Non esiste un elenco di punti dati o informazioni specifici da includere nel rapporto annuale, poiché il contenuto varia da organizzazione a organizzazione in base ai loro obiettivi generali. Tuttavia, potresti considerare alcuni elementi comuni, come una ripartizione delle finanze della tua organizzazione e informazioni sul rendimento delle tue campagne nel corso degli anni. Ancora più importante, dovresti mostrare come hai usato i soldi dei donatori per portare avanti la tua missione. Scegli i punti dati che riassumono in modo più efficace l'anno della tua organizzazione non profit e assicurati che siano inclusi nel tuo rapporto.

Un piano dettagliato ti assicura che non dovrai affrettarti a sviluppare il tuo rapporto all'ultimo minuto. Invece, sarai in grado di raccogliere le informazioni che hai raccolto durante l'anno in un documento completo e utile.

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2. Concentrati sui tuoi sostenitori

La tua relazione annuale è un documento pubblico. Pertanto, dovresti progettarlo per quel pubblico pubblico - donatori, finanziatori, sponsor aziendali, volontari e altri sostenitori - e scegliere contenuti che parlino loro.

Assicurati di considerare il tuo pubblico quando decidi lo stile del rapporto. Ad esempio, la Generazione Z sta donando sempre più a cause di beneficenza e le loro aspettative differiscono dalle generazioni precedenti.

Usa il tuo rapporto per:

• Evidenzia ciò che i donatori hanno realizzato grazie alla loro generosità. Descrivi l'impatto del sostegno dei tuoi donatori. Ad esempio, potresti dire: "Il tuo generoso sostegno ci ha aiutato a ospitare dozzine di animali locali in attesa della loro casa per sempre". I donatori si sentiranno molto più realizzati e inclini a continuare a donare quando sapranno che i loro contributi hanno fornito un supporto significativo per la tua missione.
• Ringrazia i tuoi importanti donatori. Nella tua relazione, dovresti ringraziare tutti i tuoi donatori, sia che abbiano donato alla tua campagna annuale per le donazioni, abbiano contribuito con regali corrispondenti, abbiano offerto donazioni in natura o abbiano donato utilizzando la tua pagina di donazione online. Quando applicabile e se hai il loro permesso, scegli i donatori principali da chiamare per nome. Secondo la principale guida alla raccolta fondi di Bloomerang, puoi determinare i tuoi donatori significativi identificando i sostenitori che si collegano profondamente alla tua organizzazione e hanno dato grandi contributi. Ciò consente a questi donatori di sapere che la tua organizzazione li apprezza, rendendoli più propensi a donare di nuovo in futuro.
• Descrivi l'impatto del tuo programma di volontariato. I donatori non sono gli unici sostenitori che aiutano a portare avanti la tua missione. Se offri un programma di volontariato, i tuoi volontari forniscono un supporto pratico per la tua causa. L'attuale valore stimato di un'ora di volontariato è di $ 29,95. Il tuo rapporto annuale dovrebbe evidenziare i risultati dei volontari e ringraziarli per il loro coinvolgimento.

I sostenitori dedicati leggeranno il tuo rapporto annuale per ottenere informazioni dettagliate sulle tue finanze, risultati e servizi durante tutto l'anno. Concentrarsi sulla loro parte essenziale in questi risultati li aiuterà a sentirsi apprezzati, rafforzando ulteriormente i loro legami con la tua organizzazione no profit.

3. Decidi il formato del tuo rapporto annuale

Quando pensi a un rapporto annuale, probabilmente pensi a un libro stampato di più pagine o a un documento PDF con una combinazione di testo e immagini. Questo è ancora il modo standard per le organizzazioni non profit di visualizzare i propri rapporti annuali. Tuttavia, gli strumenti digitali consentono anche di incorporare vari elementi multimediali accattivanti e condividere informazioni in diversi formati.

Diamo un'occhiata più da vicino ai due formati principali che puoi utilizzare per visualizzare i tuoi report digitali: cartaceo e digitale.

Stampa

Un rapporto annuale stampato è un pacchetto, un mailer o una brochure che la tua organizzazione invia ai sostenitori ogni anno. I rapporti stampati offrono ai sostenitori un documento tangibile con cui interagire, consentendo loro di prendere appunti o evidenziare informazioni importanti.

Puoi creare diversi tipi di materiali stampati a seconda del pubblico a cui stai inviando il rapporto. Ad esempio, potresti creare un libro rilegato in formato lungo da inviare ai tuoi principali donatori, sponsor aziendali, finanziatori e altri sostenitori su larga scala. Ciò fornisce a questi sostenitori le informazioni dettagliate di cui hanno bisogno per decidere se continuare a supportare la tua organizzazione.

D'altra parte, i tuoi sostenitori più casuali probabilmente preferiranno un documento più breve, come un opuscolo o una cartolina, che colpisca tutti i principali punti salienti. Invece di inviare loro un rapporto completo, puoi pubblicare una versione digitale del rapporto completo sul tuo sito Web da scaricare e includere il collegamento ad esso nella tua brochure o cartolina.

Digitale

Se sei interessato a risparmiare sui costi di stampa e a mostrare il tuo rapporto a un pubblico più ampio, potresti scegliere di creare un rapporto annuale digitale. I tipi di report digitali includono:

• Un PDF multipagina sul tuo sito web. Questo è un ottimo modo per digitalizzare il tuo rapporto completo e consentire a tutti i sostenitori di accedere a questa risorsa.
• Un video che mette in evidenza i punti principali della tua relazione e include interviste e commenti dei leader della tua organizzazione.
• Una presentazione multimediale interattiva che combina immagini, testo, audio e video per trasmettere informazioni sull'anno.

Considera gli obiettivi del tuo rapporto annuale e il pubblico di destinazione quando decidi in quale formato presentare il tuo rapporto. A seconda della tua strategia, puoi scegliere formati cartacei e digitali per raggiungere un pubblico diverso. Considera il tuo budget e valuta se hai membri del team in grado di progettare il tipo di rapporto che desideri.

4. Scegli saggiamente gli elementi visivi

Includi una varietà di elementi visivi nel tuo rapporto annuale per coinvolgere il tuo pubblico. Scegli elementi visivi come foto, infografiche e grafici per comunicare i tuoi dati in modo efficace. Questi elementi visivi dovrebbero anche supportare il tuo contenuto scritto e aiutare a creare una narrativa coesa.

Considera queste best practice per progettare e scegliere elementi visivi accattivanti:

• Visualizza le statistiche in infografica. Le infografiche aiutano a visualizzare i punti dati in un formato più leggibile. Usa le infografiche per mettere in evidenza una manciata di punti di dati critici che vuoi mettere in risalto per il tuo pubblico.
• Scegli foto accattivanti e originali. Evita di usare foto d'archivio. Invece, assumi un fotografo o chiedi a un membro dello staff di scattare foto in occasione di eventi e opportunità di volontariato durante tutto l'anno. Quindi, compila queste foto in un album o in una cartella a cui il tuo team può accedere. Quando sviluppi il tuo rapporto, cerca immagini accattivanti che mostrino i volti delle persone, poiché tendono a essere molto più coinvolgenti per i lettori.
• Assicurati che gli elementi visivi corrispondano al marchio della tua organizzazione non profit. I tuoi elementi visivi dovrebbero essere allineati con l'identità del marchio della tua organizzazione e contrassegnati con i colori, il logo e i caratteri della tua organizzazione non profit. Può essere utile creare una guida allo stile del marchio a cui fare riferimento durante la progettazione del rapporto annuale. La guida allo stile dovrebbe includere lo stile del logo, la tavolozza dei colori e le specifiche tipografiche. Dovrebbe anche avere linee guida per le immagini, come dove reperire le immagini e istruzioni per scegliere le immagini per contesti diversi.

Gli elementi visivi aiutano a dare vita al tuo rapporto annuale, fornendo informazioni in modo più coinvolgente.

5. Evidenzia i piani e gli obiettivi futuri

Il tuo rapporto annuale non offre solo l'opportunità di ricapitolare l'anno precedente; ti dà anche la possibilità di evidenziare i piani della tua organizzazione. Questo entusiasma i sostenitori dei nuovi programmi e attività all'orizzonte per la tua organizzazione, mostrando loro che sei sempre alla ricerca di nuovi modi per crescere ed evolvere. Ad esempio, puoi utilizzare il tuo rapporto annuale per:

• Dai una sbirciatina ai prossimi eventi e ai grandi progetti. Rivela il tema del gala di raccolta fondi del prossimo anno, il lancio di una campagna importante in arrivo o l'obiettivo annuale di raccolta fondi del prossimo anno.
• Descrivi il tuo piano per affrontare le sfide dell'anno precedente. Ogni organizzazione no profit deve affrontare battute d'arresto durante tutto l'anno. Descrivi le sfide che la tua organizzazione ha dovuto affrontare e i tuoi piani per gestirle.
• Incoraggia i sostenitori a impegnarsi nelle tue varie attività, che si tratti di volontariato, raccolta fondi peer-to-peer o campagne di advocacy. Aiuta i sostenitori a essere più coinvolti collegandoti al tuo modulo di registrazione volontario online, alle risorse educative del tuo sito Web e ad altre risorse pertinenti.

È più probabile che i sostenitori rimangano coinvolti nella tua organizzazione quando sanno che hai un calendario di eventi entusiasmanti e nuove iniziative.

Il tuo rapporto annuale ti consente di fornire ai sostenitori aggiornamenti trasparenti sullo stato di salute della tua organizzazione. Con queste cinque migliori pratiche, puoi creare un rapporto che spieghi loro ciò che devono sapere rafforzando il loro impegno per la tua causa.