เคล็ดลับ 5 ข้อในการสร้างรายงานประจำปีเพื่อการกุศลที่ดีขึ้น
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-31
รายงานประจำปีขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณจะช่วยให้ผู้สนับสนุนได้ทราบถึงสถานะขององค์กรของคุณอย่างลึกซึ้ง เป็นโอกาสของคุณที่จะเน้นย้ำถึงความสำเร็จขององค์กรของคุณ แสดงความขอบคุณต่อผู้สนับสนุน และสร้างความตื่นเต้นให้กับโปรแกรมที่กำลังจะมาถึงของคุณ
รายงานสามารถมีอิทธิพลต่อการที่สมาชิกในชุมชนและผู้สนับสนุนดูองค์กรของคุณและแจ้งแผนงานของพวกเขา ด้วยเหตุนี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการสำหรับการพัฒนารายงานประจำปีที่ดีขึ้นสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไร:
- กำหนดเป้าหมายและมอบหมายงาน
- มุ่งเน้นไปที่ผู้สนับสนุนของคุณ
- ตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบรายงานประจำปีของคุณ
- เลือกภาพอย่างชาญฉลาด
- เน้นแผนงานและเป้าหมาย
เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างรายงานที่ให้ข้อมูลและมีส่วนร่วมมากขึ้น ซึ่งจะดึงดูดผู้ชมและบอกเล่าเรื่องราวขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
1. ตั้งเป้าหมายและมอบหมายงาน
คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลตลอดทั้งปีเพื่อสร้างรายงานประจำปีของคุณ
เช่นเดียวกับหลายๆ อย่าง ทีมของคุณจะง่ายขึ้นหากคุณรวบรวมข้อมูลนี้เมื่อเวลาผ่านไป แทนที่จะพยายามรวบรวมข้อมูลเมื่อคุณเริ่มทำงานในรายงานประจำปี สิ่งนี้จะต้องมีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะช่วยสร้างรายงานประจำปีของคุณได้อย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป
นอกจากการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบแล้ว ยังมีงานวางแผนอื่นๆ อีกมากที่คุณต้องทำให้เสร็จ เช่น การเลือกรูปแบบรายงาน การออกแบบรายงานจริง และการส่งเสริม เพื่อให้กิจกรรมทั้งหมดเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการวางแผนรายงานประจำปีของคุณควรประกอบด้วยงานต่อไปนี้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานของคุณมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนและสนับสนุนเป้าหมายที่ใหญ่กว่าของคุณ เมื่อรายงานประจำปีของคุณมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน การตัดสินใจว่าจะออกแบบรายงานอย่างไรและข้อมูลใดบ้างจะง่ายกว่ามาก เชื่อมโยงวัตถุประสงค์ของรายงานเข้ากับเป้าหมายที่ครอบคลุมขององค์กร ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ข้อมูลเฉพาะในรายงานของคุณเพื่อสร้างการมีส่วนร่วมในหมู่ผู้ชมของคุณ หรือเสริมสร้างกลยุทธ์การชื่นชมผู้บริจาคของคุณ
- กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ การสร้างรายงานประจำปีของคุณจะต้องมีการร่วมมือกับสมาชิกในทีมหลายๆ คนในแผนกต่างๆ รวมถึงทีมระดมทุน การเงิน และการจัดการผู้บริจาค นั่นเป็นเพราะว่าแต่ละทีมจะมีสิทธิ์เข้าถึงและบริบทสำหรับข้อมูลที่แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทราบบทบาทและความรับผิดชอบของตนในการส่งเนื้อหาไปยังรายงานประจำปีของคุณ
- เลือกข้อมูลที่คุณจะเน้น ไม่มีรายการจุดข้อมูลเฉพาะหรือข้อมูลที่คุณควรรวมไว้ในรายงานประจำปีของคุณ เนื่องจากเนื้อหาจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรตามเป้าหมายที่ครอบคลุม อย่างไรก็ตาม คุณอาจพิจารณาองค์ประกอบทั่วไปสองสามอย่าง เช่น รายละเอียดทางการเงินขององค์กรและข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแคมเปญในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ที่สำคัญกว่านั้น คุณควรแสดงให้เห็นว่าคุณใช้เงินของผู้บริจาคเพื่อขับเคลื่อนภารกิจของคุณไปข้างหน้าอย่างไร เลือกจุดข้อมูลที่สรุปปีขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ในรายงานของคุณ
แผนรายละเอียดช่วยให้คุณไม่ต้องดิ้นรนเพื่อพัฒนารายงานของคุณในนาทีสุดท้าย แต่คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลที่คุณรวบรวมตลอดทั้งปีเป็นเอกสารที่มีประโยชน์และครบถ้วน
เราเพิ่งส่งอีเมลข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรม Give Back ให้คุณทางอีเมล
2. มุ่งเน้นไปที่ผู้สนับสนุนของคุณ
รายงานประจำปีของคุณเป็นเอกสารที่เปิดเผยต่อสาธารณะ ดังนั้น คุณควรออกแบบสำหรับผู้ชมสาธารณะเหล่านั้น—ผู้บริจาค ผู้ให้ทุน ผู้สนับสนุนองค์กร อาสาสมัคร และผู้สนับสนุนอื่นๆ—และเลือกเนื้อหาที่จะพูดกับพวกเขา
อย่าลืมพิจารณาผู้ชมของคุณเมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบรายงาน ตัวอย่างเช่น คน Gen Z บริจาคเพื่อการกุศลมากขึ้นเรื่อยๆ และความคาดหวังของพวกเขาแตกต่างจากคนรุ่นก่อน
ใช้รายงานของคุณเพื่อ:
- เน้นสิ่งที่ผู้บริจาคเกิดขึ้นเนื่องจากความเอื้ออาทรของพวกเขา อธิบายผลกระทบของการสนับสนุนจากผู้บริจาคของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะพูดว่า “ความช่วยเหลือที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ของคุณช่วยให้เราเลี้ยงสัตว์ท้องถิ่นหลายสิบตัวเพื่อรอบ้านตลอดกาลของพวกมัน” ผู้บริจาคจะรู้สึกเติมเต็มมากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะบริจาคต่อไปเมื่อพวกเขารู้ว่าการบริจาคของพวกเขาให้การสนับสนุนที่สำคัญสำหรับภารกิจของคุณ
- ขอบคุณผู้บริจาคที่สำคัญของคุณ ในรายงานของคุณ คุณควรขอบคุณผู้บริจาคทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าพวกเขาจะบริจาคให้กับแคมเปญวันมอบประจำปีของคุณ บริจาคของขวัญที่เข้าคู่กัน บริจาคสิ่งของ หรือบริจาคโดยใช้หน้าการบริจาคออนไลน์ของคุณ หากมีและหากคุณได้รับอนุญาต ให้เลือกผู้บริจาครายใหญ่เพื่อเรียกชื่อ ตามคู่มือการระดมทุนของขวัญรายใหญ่ของ Bloomerang คุณสามารถระบุผู้บริจาคที่สำคัญของคุณได้โดยการระบุผู้สนับสนุนที่เชื่อมโยงกับองค์กรของคุณอย่างลึกซึ้งและมีส่วนร่วมอย่างมาก สิ่งนี้ทำให้ผู้บริจาครู้ว่าองค์กรของคุณชื่นชมพวกเขา ทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะให้อีกในอนาคต
- อธิบายผลกระทบของโครงการอาสาสมัครของคุณ ผู้บริจาคไม่ใช่ผู้สนับสนุนเพียงคนเดียวที่ช่วยขับเคลื่อนภารกิจของคุณไปข้างหน้า หากคุณเสนอโครงการอาสาสมัคร อาสาสมัครของคุณจะให้การสนับสนุนโดยตรงสำหรับโครงการของคุณ มูลค่าโดยประมาณในปัจจุบันของชั่วโมงอาสาสมัครคือ 29.95 ดอลลาร์ รายงานประจำปีของคุณควรเน้นย้ำถึงความสำเร็จของอาสาสมัครและขอบคุณพวกเขาที่มีส่วนร่วม
ผู้สนับสนุนโดยเฉพาะจะอ่านรายงานประจำปีของคุณเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเงิน ความสำเร็จ และบริการตลอดทั้งปี การมุ่งเน้นไปที่ส่วนสำคัญของพวกเขาในผลลัพธ์เหล่านี้จะช่วยให้พวกเขารู้สึกซาบซึ้ง และกระชับความสัมพันธ์ของพวกเขากับองค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น
3. ตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบรายงานประจำปีของคุณ
เมื่อคุณนึกถึงรายงานประจำปี คุณอาจนึกถึงหนังสือที่พิมพ์หลายหน้าหรือเอกสาร PDF ที่มีข้อความและรูปภาพผสมกัน นั่นยังคงเป็นวิธีมาตรฐานสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไรในการแสดงรายงานประจำปี อย่างไรก็ตาม เครื่องมือดิจิทัลยังช่วยให้สามารถรวมองค์ประกอบมัลติมีเดียที่น่าสนใจต่างๆ และแบ่งปันข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้
มาดูรูปแบบหลักสองรูปแบบที่คุณสามารถใช้แสดงรายงานดิจิทัลอย่างละเอียดยิ่งขึ้นกันดีกว่า: การพิมพ์และดิจิทัล
พิมพ์
รายงานประจำปีที่พิมพ์ออกมาคือแพ็คเก็ต จดหมาย หรือโบรชัวร์ที่องค์กรของคุณส่งให้ผู้สนับสนุนทุกปี รายงานที่พิมพ์ออกมาจะช่วยให้ผู้สนับสนุนมีเอกสารที่จับต้องได้เพื่อมีส่วนร่วม ทำให้พวกเขาสามารถจดบันทึกหรือเน้นข้อมูลสำคัญได้
คุณสามารถสร้างสื่อสิ่งพิมพ์ประเภทต่างๆ ได้ขึ้นอยู่กับผู้ชมที่คุณส่งรายงานไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างหนังสือที่มีขนาดยาวเพื่อส่งไปยังผู้บริจาครายใหญ่ ผู้สนับสนุนองค์กร ผู้ให้ทุน และผู้สนับสนุนรายใหญ่อื่นๆ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้สนับสนุนเหล่านี้ได้รับข้อมูลโดยละเอียดที่จำเป็นในการตัดสินใจว่าจะสนับสนุนองค์กรของคุณต่อไปหรือไม่
ในทางกลับกัน ผู้สนับสนุนที่เป็นกันเองของคุณมักจะชอบเอกสารที่สั้นกว่า เช่น โบรชัวร์หรือไปรษณียบัตร ที่เจาะประเด็นสำคัญทั้งหมด แทนที่จะส่งรายงานที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถเผยแพร่เวอร์ชันดิจิทัลของรายงานฉบับสมบูรณ์บนเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้พวกเขาดาวน์โหลดและใส่ลิงก์ไปยังโบรชัวร์หรือไปรษณียบัตรของคุณ
ดิจิทัล
หากคุณสนใจที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และแสดงรายงานของคุณต่อผู้ชมในวงกว้าง คุณอาจเลือกสร้างรายงานประจำปีแบบดิจิทัล ประเภทรายงานดิจิทัลประกอบด้วย:
- PDF หลายหน้า บนเว็บไซต์ของคุณ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้รายงานฉบับสมบูรณ์ของคุณเป็นแบบดิจิทัล และอนุญาตให้ผู้สนับสนุนทุกคนเข้าถึงแหล่งข้อมูลนี้
- วิดีโอ ที่เน้นประเด็นหลักในรายงานของคุณ รวมถึงการสัมภาษณ์และการพูดคุยอย่างมีเหตุผลจากผู้นำในองค์กรของคุณ
- งานนำเสนอมัลติมีเดียแบบโต้ตอบ ที่รวมรูปภาพ ข้อความ เสียง และวิดีโอเพื่อถ่ายทอดข้อมูลจากปี
พิจารณาเป้าหมายรายงานประจำปีและผู้ชมเป้าหมายเมื่อตัดสินใจว่าจะนำเสนอรายงานในรูปแบบใด คุณสามารถเลือกรูปแบบสิ่งพิมพ์และดิจิทัลเพื่อเข้าถึงผู้ชมที่แตกต่างกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ของคุณ พิจารณางบประมาณของคุณและพิจารณาว่าคุณมีสมาชิกในทีมที่สามารถออกแบบประเภทรายงานที่คุณต้องการได้หรือไม่
4. เลือกภาพอย่างชาญฉลาด
รวมภาพที่หลากหลายในรายงานประจำปีของคุณเพื่อดึงดูดผู้ชมของคุณ เลือกภาพ เช่น ภาพถ่าย อินโฟกราฟิก และกราฟ เพื่อสื่อสารข้อมูลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ภาพเหล่านี้ควรสนับสนุนเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณและช่วยสร้างการเล่าเรื่องที่สอดคล้องกัน
พิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อออกแบบและเลือกภาพที่น่าสนใจ:
- แสดงสถิติในอินโฟกราฟิก อินโฟกราฟิกช่วยแสดงจุดข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายขึ้น ใช้อินโฟกราฟิกเพื่อเน้นจุดข้อมูลสำคัญจำนวนหนึ่งที่คุณต้องการเน้นย้ำต่อผู้ชมของคุณ
- เลือกภาพถ่ายต้นฉบับที่น่าดึงดูดใจ หลีกเลี่ยงการใช้ภาพถ่ายสต็อก แทนที่จะจ้างช่างภาพหรือขอให้พนักงานถ่ายภาพในงานและโอกาสในการเป็นอาสาสมัครตลอดทั้งปี จากนั้นรวบรวมรูปภาพเหล่านี้ลงในอัลบั้มหรือโฟลเดอร์ที่ทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ เมื่อจัดทำรายงานของคุณ ให้ค้นหารูปภาพที่น่าสนใจซึ่งแสดงใบหน้าของผู้คน เนื่องจากสิ่งเหล่านี้มักจะดึงดูดผู้อ่านได้มากกว่า
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพตรงกับแบรนด์ขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรของคุณ ภาพของคุณควรสอดคล้องกับเอกลักษณ์ของแบรนด์ขององค์กร และตราสินค้าด้วยสี โลโก้ และแบบอักษรขององค์กรไม่แสวงหากำไรของคุณ การสร้างคู่มือสไตล์แบรนด์ที่คุณสามารถอ้างอิงได้ขณะออกแบบรายงานประจำปีอาจเป็นประโยชน์ คู่มือสไตล์ควรประกอบด้วยสไตล์โลโก้ จานสี และข้อกำหนดเกี่ยวกับการพิมพ์ ควรมีหลักเกณฑ์เกี่ยวกับรูปภาพด้วย เช่น แหล่งที่มาของรูปภาพและคำแนะนำในการเลือกรูปภาพสำหรับบริบทต่างๆ
ภาพช่วยทำให้รายงานประจำปีของคุณเป็นจริง โดยนำเสนอข้อมูลที่น่าดึงดูดยิ่งขึ้น
5. เน้นแผนและเป้าหมายในอนาคต
รายงานประจำปีของคุณไม่เพียงแต่เสนอโอกาสในการสรุปปีที่แล้วเท่านั้น นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้คุณได้เน้นย้ำถึงแผนงานขององค์กรของคุณ สิ่งนี้สร้างความตื่นเต้นให้กับผู้สนับสนุนโปรแกรมและกิจกรรมใหม่ในอนาคตสำหรับองค์กรของคุณ โดยแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ ในการเติบโตและพัฒนาอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้รายงานประจำปีเพื่อ:
- ให้ข้อมูลคร่าวๆ เกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นและโครงการสำคัญๆ เปิดเผยธีมงานกาล่าหาทุนในปีหน้า การเปิดตัวแคมเปญใหญ่ที่จะเกิดขึ้น หรือเป้าหมายการระดมทุนประจำปีของปีหน้า
- อธิบายแผนของคุณเพื่อจัดการกับความท้าทายของปีที่แล้ว องค์กรไม่แสวงหากำไรทุกแห่งต้องเผชิญกับความพ่ายแพ้ตลอดทั้งปี อธิบายความท้าทายที่องค์กรของคุณเผชิญและแผนการจัดการ
- ส่งเสริมให้ผู้สนับสนุนมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการอาสาสมัคร การระดมทุนแบบเพื่อนต่อเพื่อน หรือแคมเปญสนับสนุน ช่วยให้ผู้สนับสนุนมีส่วนร่วมมากขึ้นโดยเชื่อมโยงไปยังแบบฟอร์มการลงทะเบียนอาสาสมัครออนไลน์ แหล่งข้อมูลการศึกษาของเว็บไซต์ของคุณ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
ผู้สนับสนุนมักจะมีส่วนร่วมกับองค์กรของคุณมากขึ้นเมื่อพวกเขารู้ว่าคุณมีปฏิทินกิจกรรมที่น่าตื่นเต้นและการริเริ่มใหม่ๆ
รายงานประจำปีของคุณช่วยให้คุณสามารถให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสถานภาพขององค์กรของคุณอย่างโปร่งใสแก่ผู้สนับสนุน ด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดห้าข้อนี้ คุณสามารถสร้างรายงานที่บอกสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้ในขณะที่เสริมสร้างความมุ่งมั่นของพวกเขาที่มีต่อสาเหตุของคุณ
