5 نصائح لإنشاء تقرير سنوي أفضل للمنظمات غير الربحية
نشرت: 2022-08-31
يمنح التقرير السنوي لمنظمتك غير الربحية المؤيدين نظرة من الداخل على حالة مؤسستك. إنها فرصتك لتسليط الضوء على إنجازات مؤسستك ، وإظهار التقدير للداعمين ، وتوليد الإثارة لبرامجك القادمة.
يمكن أن يؤثر التقرير على كيفية رؤية أعضاء المجتمع والمؤيدين لمنظمتك وإبلاغ خططهم. مع وضع ذلك في الاعتبار ، فيما يلي أفضل خمس ممارسات لتطوير تقرير سنوي أفضل للمنظمات غير الربحية:
- حدد الأهداف وقم بتعيين المهام.
- ركز على مؤيديك.
- حدد شكل التقرير السنوي الخاص بك.
- اختر العناصر المرئية بحكمة.
- تسليط الضوء على الخطط والأهداف.
ستساعدك هذه النصائح في إنشاء تقرير أكثر جاذبية وغنية بالمعلومات يجذب أعضاء الجمهور ويحكي قصة مؤسستك غير الربحية بشكل فعال.
1. تحديد الأهداف وتعيين المهام
ستحتاج إلى جمع البيانات على مدار العام لإنشاء تقريرك السنوي.
كما هو الحال مع معظم الأشياء ، سيكون الأمر أسهل على فريقك إذا قمت بجمع هذه البيانات بمرور الوقت بدلاً من محاولة جمعها عند بدء العمل على تقريرك السنوي. سيتطلب هذا تعيين المهام لأعضاء فريقك حتى يعرفوا كيف يمكنهم المساعدة في إنشاء تقريرك السنوي بمرور الوقت.
بالإضافة إلى تعيين الأدوار والمسؤوليات ، هناك الكثير من مهام التخطيط الأخرى التي يجب عليك إكمالها ، مثل اختيار تنسيق التقرير وتصميم التقرير الفعلي والترويج له. لإكمال جميع هذه الأنشطة بكفاءة ، يجب أن تتكون عملية تخطيط التقرير السنوي من المهام التالية:
- تأكد من أن تقريرك له غرض محدد بوضوح وأنه يدعم أهدافك الأكبر. عندما يكون لتقريرك السنوي هدف محدد ، سيكون من الأسهل بكثير تحديد كيفية تصميمه وما هي المعلومات التي يجب تضمينها. اربط الغرض من التقرير بالأهداف الشاملة لمؤسستك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام بيانات محددة في تقريرك لتوليد مشاركة بين جمهورك أو تعزيز استراتيجية تقدير المتبرعين.
- تعيين الأدوار والمسؤوليات. سيتطلب إنشاء تقريرك السنوي التعاون مع العديد من أعضاء الفريق عبر الإدارات ، بما في ذلك جمع التبرعات والتمويل وفرق إدارة المانحين. ذلك لأن كل فريق سيكون لديه حق الوصول إلى البيانات المختلفة وسياقها. تأكد من معرفة أعضاء الفريق بأدوارهم ومسؤولياتهم للمساهمة بالمحتوى في تقريرك السنوي.
- اختر المعلومات التي ستبرزها. لا توجد قائمة بنقاط بيانات أو معلومات محددة يجب عليك تضمينها في تقريرك السنوي ، حيث سيختلف المحتوى من منظمة إلى أخرى بناءً على أهدافها الشاملة. ومع ذلك ، قد تفكر في بعض العناصر المشتركة ، مثل تفصيل الموارد المالية لمؤسستك ومعلومات حول كيفية أداء حملاتك على مر السنين. والأهم من ذلك ، يجب أن تُظهر كيف استخدمت أموال المانحين للمضي قدمًا بمهمتك. اختر نقاط البيانات التي تلخص عام مؤسستك غير الربحية بشكل أكثر فاعلية ، وتأكد من تضمينها في تقريرك.
تضمن الخطة التفصيلية أنك لن تضطر إلى التدافع لتطوير تقريرك في اللحظة الأخيرة. بدلاً من ذلك ، ستتمكن من تجميع المعلومات التي جمعتها على مدار العام في مستند شامل ومفيد.
لقد أرسلنا إليك عبر البريد الإلكتروني معلومات حول برنامج "رد الجميل".
2. ركز على مؤيديك
التقرير السنوي الخاص بك هو وثيقة مواجهة للجمهور. لذلك ، يجب عليك تصميمه للجمهور العام - المانحين والمانحين والشركات الراعية والمتطوعين والداعمين الآخرين - واختيار المحتوى الذي سيتحدث معهم.
تأكد من مراعاة جمهورك عند اتخاذ قرار بشأن أسلوب التقرير. على سبيل المثال ، يتبرع الجيل Z بشكل متزايد لأسباب خيرية ، وتختلف توقعاتهم عن الأجيال السابقة.
استخدم تقريرك من أجل:
- سلط الضوء على ما حققه المتبرعون بسبب كرمهم. صِف تأثير دعم المتبرعين. على سبيل المثال ، قد تقول ، "لقد ساعدنا دعمك السخي في إيواء عشرات الحيوانات المحلية التي تنتظر منازلها إلى الأبد". سيشعر المانحون بمزيد من الرضا ويميلون إلى مواصلة التبرع عندما يعلمون أن مساهماتهم تقدم دعمًا كبيرًا لمهمتك.
- أشكر المتبرعين المهمين. في تقريرك ، يجب أن تشكر جميع المتبرعين ، سواء كانوا قد تبرعوا بحملتك السنوية ليوم العطاء ، أو ساهموا بهدايا مطابقة ، أو قدموا تبرعات عينية ، أو تبرعوا باستخدام صفحة التبرع الخاصة بك على الإنترنت. عندما يكون ذلك ممكنًا وإذا حصلت على إذنهم ، اختر المانحين الرئيسيين للاستدعاء بالاسم. وفقًا للدليل الرئيسي لجمع التبرعات من Bloomerang ، يمكنك تحديد المانحين المهمين من خلال تحديد المؤيدين الذين يرتبطون بعمق بمنظمتك والذين قدموا مساهمات كبيرة. يتيح ذلك لهؤلاء المتبرعين معرفة أن مؤسستك تقدرهم ، مما يزيد من احتمالية قيامهم بالعطاء مرة أخرى في المستقبل.
- صف تأثير برنامج التطوع الخاص بك. المانحون ليسوا الداعمين الوحيدين الذين يساعدون في دفع مهمتك إلى الأمام. إذا كنت تقدم برنامجًا تطوعيًا ، فسيقدم المتطوعون دعمًا عمليًا لقضيتك. القيمة التقديرية الحالية لساعة المتطوعين هي 29.95 دولارًا. يجب أن يسلط تقريرك السنوي الضوء على إنجازات المتطوعين وأن يشكرهم على مشاركتهم.
سوف يقرأ الداعمون المخلصون تقريرك السنوي للحصول على نظرة ثاقبة لأموالك وإنجازاتك وخدماتك على مدار العام. سيساعدهم التركيز على دورهم الأساسي في هذه النتائج على الشعور بالتقدير ، مما يعزز علاقاتهم مع منظمتك غير الربحية.
3. تحديد شكل التقرير السنوي الخاص بك
عندما تفكر في تقرير سنوي ، ربما تفكر في كتاب مطبوع متعدد الصفحات أو مستند PDF يحتوي على مجموعة من النصوص والصور. لا تزال هذه هي الطريقة القياسية للمنظمات غير الربحية لعرض تقاريرها السنوية. ومع ذلك ، فإن الأدوات الرقمية تجعل من الممكن أيضًا دمج عناصر متعددة الوسائط جذابة ومشاركة المعلومات بتنسيقات مختلفة.
دعنا نلقي نظرة فاحصة على التنسيقين الرئيسيين اللذين يمكنك استخدامهما لعرض تقاريرك الرقمية: المطبوعة والرقمية.
مطبعة
التقرير السنوي المطبوع عبارة عن حزمة أو رسالة بريدية أو كتيب ترسله مؤسستك إلى المؤيدين سنويًا. تقدم التقارير المطبوعة للداعمين وثيقة ملموسة للتفاعل معها ، مما يسمح لهم بتدوين الملاحظات أو إبراز المعلومات المهمة.
يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من المواد المطبوعة اعتمادًا على الجمهور الذي ترسل إليه التقرير. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء كتاب طويل ملزم لإرساله إلى المتبرعين الرئيسيين والجهات الراعية للشركات والجهات المانحة والداعمين الآخرين على نطاق واسع. هذا يعطي هؤلاء الداعمين المعلومات التفصيلية التي يحتاجون إليها لتقرير ما إذا كانوا سيستمرون في دعم مؤسستك أم لا.
من ناحية أخرى ، من المرجح أن يفضل مؤيدوك غير الرسميين مستندًا أقصر ، مثل كتيب أو بطاقة بريدية ، والتي تصل إلى جميع النقاط البارزة الرئيسية. بدلاً من إرسال تقرير قوي إليهم ، يمكنك نشر نسخة رقمية من التقرير الكامل على موقع الويب الخاص بك لتنزيله وتضمين الرابط إليه في الكتيب أو البطاقة البريدية.
رقمي
إذا كنت مهتمًا بتوفير تكاليف الطباعة وعرض تقريرك على جمهور أوسع ، فقد تختار إنشاء تقرير سنوي رقمي. تشمل أنواع التقارير الرقمية:
- ملف PDF متعدد الصفحات على موقع الويب الخاص بك. هذه طريقة رائعة لرقمنة تقريرك الكامل والسماح لجميع المؤيدين بالوصول إلى هذا المورد.
- مقطع فيديو يسلط الضوء على النقاط الرئيسية لتقريرك ويتضمن مقابلات ومقاطع صوتية من قادة داخل مؤسستك.
- عرض تفاعلي للوسائط المتعددة يجمع بين الصور والنصوص والصوت والفيديو لنقل المعلومات من العام.
ضع في اعتبارك أهداف تقريرك السنوي والجمهور المستهدف عند تحديد الشكل الذي يجب أن تقدم به تقريرك. اعتمادًا على استراتيجيتك ، يمكنك اختيار التنسيقات المطبوعة والرقمية للوصول إلى جماهير مختلفة. ضع في اعتبارك ميزانيتك ، وفكر فيما إذا كان لديك أعضاء فريق يمكنهم تصميم نوع التقرير الذي تريده.
4. اختر العناصر المرئية بحكمة
قم بتضمين مجموعة متنوعة من العناصر المرئية في تقريرك السنوي لإشراك جمهورك. اختر عناصر مرئية مثل الصور والرسوم البيانية والرسوم البيانية لتوصيل بياناتك بشكل فعال. يجب أن تدعم هذه العناصر المرئية أيضًا المحتوى المكتوب الخاص بك وتساعد في إنشاء سرد متماسك.
ضع في اعتبارك أفضل الممارسات لتصميم واختيار مرئيات جذابة:
- عرض الإحصائيات في الرسوم البيانية. تساعد الرسوم البيانية في عرض نقاط البيانات بتنسيق أكثر قابلية للقراءة. استخدم الرسوم البيانية لتسليط الضوء على عدد قليل من نقاط البيانات الهامة التي تريد التركيز عليها لجمهورك.
- اختر صورًا أصلية مقنعة. تجنب استخدام الصور المخزنة. بدلاً من ذلك ، قم بتعيين مصور أو اطلب من أحد الموظفين التقاط صور في الأحداث وفرص التطوع على مدار العام. بعد ذلك ، قم بتجميع هذه الصور في ألبوم أو مجلد يمكن لفريقك الوصول إليه. عند تطوير تقريرك ، ابحث عن صور جذابة تُظهر وجوه الأشخاص ، حيث إنها تميل إلى أن تكون أكثر جاذبية للقراء.
- تأكد من تطابق العناصر المرئية مع العلامة التجارية لمنظمتك غير الربحية. يجب أن تتماشى العناصر المرئية الخاصة بك مع هوية العلامة التجارية لمؤسستك وأن يتم تمييزها بألوان وشعار وخطوط مؤسستك غير الربحية. قد يكون من المفيد إنشاء دليل نمط العلامة التجارية يمكنك الرجوع إليه أثناء تصميم تقريرك السنوي. يجب أن يتضمن دليل النمط نمط شعارك ولوحة الألوان ومواصفات الطباعة. يجب أن تحتوي أيضًا على إرشادات للصور ، مثل مكان مصدر الصور وإرشادات لاختيار الصور لسياقات مختلفة.
تساعد العناصر المرئية في إضفاء الحيوية على تقريرك السنوي ، وتقديم المعلومات بشكل أكثر جاذبية.
5. تسليط الضوء على الخطط والأهداف المستقبلية
لا يوفر تقريرك السنوي فقط فرصة لتلخيص العام السابق ؛ يمنحك أيضًا فرصة لتسليط الضوء على خطط مؤسستك. هذا يثير مؤيدي البرامج والأنشطة الجديدة في الأفق لمؤسستك ، ويوضح لهم أنك تبحث دائمًا عن طرق جديدة للنمو والتطور. على سبيل المثال ، قد تستخدم تقريرك السنوي من أجل:
- قدم نظرة خاطفة على الأحداث القادمة والمشاريع الكبرى. الكشف عن موضوع حفل جمع التبرعات في العام المقبل ، وإطلاق حملة كبرى قادمة ، أو هدف جمع التبرعات السنوي للعام المقبل.
- صِف خطتك لمواجهة تحديات العام السابق. تواجه كل مؤسسة غير ربحية انتكاسات على مدار العام. صف التحديات التي واجهتها مؤسستك وخططك لإدارتها.
- شجع المؤيدين على الانخراط في أنشطتك المختلفة ، سواء كانت تطوعية ، أو جمع التبرعات من نظير إلى نظير ، أو حملات المناصرة. ساعد الداعمين على المشاركة بشكل أكبر من خلال الارتباط بنموذج تسجيل المتطوعين عبر الإنترنت والموارد التعليمية لموقع الويب الخاص بك والموارد الأخرى ذات الصلة.
من المرجح أن يظل المؤيدون منخرطين مع مؤسستك عندما يعلمون أن لديك تقويمًا للأحداث المثيرة والمبادرات الجديدة.
يسمح لك تقريرك السنوي بإعطاء المؤيدين تحديثات شفافة حول صحة مؤسستك. باستخدام أفضل خمس ممارسات ، يمكنك إنشاء تقرير يخبرهم بما يحتاجون إلى معرفته مع تعزيز التزامهم بقضيتك.
