5 dicas para criar um melhor relatório anual para organizações sem fins lucrativos

O relatório anual da sua organização sem fins lucrativos oferece aos apoiadores uma visão interna do estado de sua organização. É a sua oportunidade de destacar as realizações de sua organização, mostrar apreço pelos apoiadores e gerar entusiasmo para seus próximos programas.

O relatório pode influenciar como os membros e apoiadores da comunidade veem sua organização e informam seus planos. Com isso em mente, aqui estão cinco práticas recomendadas para desenvolver um relatório anual sem fins lucrativos melhor:

1. Estabeleça metas e atribua tarefas.
2. Concentre-se em seus apoiadores.
3. Decida o formato do seu relatório anual.
4. Escolha recursos visuais com sabedoria.
5. Destaque planos e metas.

Essas dicas ajudarão você a criar um relatório mais envolvente e informativo que atraia os membros do público e conte a história da sua organização sem fins lucrativos com eficiência.

1. Defina metas e atribua tarefas

Você precisará coletar dados ao longo do ano para criar seu relatório anual.

Como acontece com a maioria das coisas, será mais fácil para sua equipe se você coletar esses dados ao longo do tempo, em vez de tentar coletá-los quando começar a trabalhar em seu relatório anual. Isso exigirá a atribuição de tarefas aos membros de sua equipe para que eles saibam como podem ajudar a criar seu relatório anual ao longo do tempo.

Além de atribuir funções e responsabilidades, há muitas outras tarefas de planejamento que você precisará concluir, como escolher o formato do relatório, projetar o relatório real e promovê-lo. Para concluir com eficiência todas essas atividades, seu processo de planejamento de relatório anual deve consistir nas seguintes tarefas:

• Certifique-se de que seu relatório tenha um propósito claramente definido e que apoie seus objetivos maiores. Quando seu relatório anual tiver um propósito definitivo, será muito mais fácil decidir como elaborá-lo e quais informações incluir. Vincule o propósito do seu relatório aos objetivos gerais da sua organização. Por exemplo, você pode usar dados específicos em seu relatório para gerar engajamento entre seu público ou fortalecer sua estratégia de valorização de doadores.
• Atribuir funções e responsabilidades. A criação de seu relatório anual exigirá a colaboração de vários membros da equipe em todos os departamentos, incluindo suas equipes de captação de recursos, finanças e gestão de doadores. Isso porque cada equipe terá acesso e contexto para dados diferentes. Certifique-se de que os membros da equipe conheçam suas funções e responsabilidades para contribuir com conteúdo para seu relatório anual.
• Escolha as informações que você vai destacar. Não há uma lista de pontos de dados específicos ou informações que você deva incluir em seu relatório anual, pois o conteúdo varia de organização para organização com base em seus objetivos gerais. No entanto, você pode considerar alguns elementos comuns, como um detalhamento das finanças de sua organização e informações sobre o desempenho de suas campanhas ao longo dos anos. Mais importante, você deve mostrar como usou o dinheiro dos doadores para levar sua missão adiante. Escolha os pontos de dados que resumem o ano da sua organização sem fins lucrativos de forma mais eficaz e certifique-se de que estão incluídos no seu relatório.

Um plano detalhado garante que você não terá que se esforçar para desenvolver seu relatório no último minuto. Em vez disso, você poderá compilar as informações coletadas ao longo do ano em um documento completo e útil.

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2. Concentre-se em seus apoiadores

Seu relatório anual é um documento público. Portanto, você deve projetá-lo para esses públicos – doadores, doadores, patrocinadores corporativos, voluntários e outros apoiadores – e escolher o conteúdo que falará com eles.

Certifique-se de considerar seu público ao decidir sobre o estilo do relatório. Por exemplo, a Geração Z está cada vez mais doando para causas de caridade e suas expectativas diferem das gerações anteriores.

Use seu relatório para:

• Destaque o que os doadores fizeram acontecer devido à sua generosidade. Descreva o impacto do apoio de seus doadores. Por exemplo, você pode dizer: “Seu apoio generoso nos ajudou a abrigar dezenas de animais locais esperando por seus lares para sempre”. Os doadores se sentirão muito mais realizados e inclinados a continuar doando quando souberem que suas contribuições forneceram um apoio significativo para sua missão.
• Agradeça aos seus doadores significativos. Em seu relatório, você deve agradecer a todos os seus doadores, sejam eles doados para sua campanha anual do dia de doações, contribuídos com presentes correspondentes, oferecidos doações em espécie ou doados usando sua página de doações on-line. Quando aplicável e se você tiver a permissão deles, escolha os principais doadores para chamar pelo nome. De acordo com o guia de angariação de fundos para doações principais da Bloomerang, você pode determinar seus doadores significativos identificando apoiadores que se conectam profundamente à sua organização e fizeram grandes contribuições. Isso permite que esses doadores saibam que sua organização os aprecia, tornando-os mais propensos a doar novamente no futuro.
• Descreva o impacto do seu programa de voluntariado. Os doadores não são os únicos apoiadores que ajudam a impulsionar sua missão. Se você oferece um programa de voluntariado, seus voluntários fornecem apoio prático para sua causa. O valor estimado atual de uma hora de voluntariado é de US$ 29,95. Seu relatório anual deve destacar as realizações dos voluntários e agradecê-los por seu envolvimento.

Apoiadores dedicados lerão seu relatório anual para obter informações sobre suas finanças, realizações e serviços ao longo do ano. Concentrar-se em sua parte essencial nesses resultados os ajudará a se sentirem valorizados, fortalecendo ainda mais seus laços com sua organização sem fins lucrativos.

3. Decida o formato do seu relatório anual

Quando você pensa em um relatório anual, provavelmente pensa em um livro impresso de várias páginas ou documento PDF com uma combinação de texto e imagens. Essa ainda é a maneira padrão para as organizações sem fins lucrativos exibirem seus relatórios anuais. Ainda assim, as ferramentas digitais também permitem incorporar vários elementos multimídia envolventes e compartilhar informações em diferentes formatos.

Vamos dar uma olhada nos dois principais formatos que você pode usar para exibir seus relatórios digitais: impresso e digital.

Imprimir

Um relatório anual impresso é um pacote, mala direta ou brochura que sua organização envia aos apoiadores anualmente. Os relatórios impressos oferecem aos apoiadores um documento tangível para se envolver, permitindo que eles façam anotações ou destaquem informações importantes.

Você pode criar diferentes tipos de materiais impressos dependendo do público para o qual está enviando o relatório. Por exemplo, você pode criar um livro encadernado em formato longo para enviar aos seus principais doadores, patrocinadores corporativos, doadores e outros apoiadores em grande escala. Isso fornece a esses apoiadores as informações detalhadas de que precisam para decidir se devem continuar apoiando sua organização.

Por outro lado, seus apoiadores mais casuais provavelmente preferirão um documento mais curto, como um folheto ou cartão postal, que atinja todos os principais destaques. Em vez de enviar um relatório robusto, você pode publicar uma versão digital do relatório completo em seu site para download e incluir o link para ele em seu folheto ou cartão postal.

Digital

Se você estiver interessado em economizar nos custos de impressão e exibir seu relatório para um público mais amplo, poderá optar por criar um relatório anual digital. Os tipos de relatórios digitais incluem:

• Um PDF de várias páginas em seu site. Essa é uma ótima maneira de digitalizar seu relatório completo e permitir que todos os apoiadores tenham acesso a esse recurso.
• Um vídeo que destaca os principais pontos do seu relatório e inclui entrevistas e frases de efeito de líderes de sua organização.
• Uma apresentação multimídia interativa que combina imagens, texto, áudio e vídeo para transmitir informações do ano.

Considere suas metas de relatório anual e público-alvo ao decidir qual formato apresentar seu relatório. Dependendo da sua estratégia, você pode escolher os formatos impresso e digital para atingir diferentes públicos. Considere seu orçamento e considere se você tem membros da equipe que podem criar o tipo de relatório desejado.

4. Escolha recursos visuais com sabedoria

Inclua uma variedade de recursos visuais em seu relatório anual para envolver seu público. Escolha recursos visuais como fotos, infográficos e gráficos para comunicar seus dados de forma eficaz. Esses recursos visuais também devem apoiar seu conteúdo escrito e ajudar a criar uma narrativa coesa.

Considere estas práticas recomendadas para projetar e escolher visuais atraentes:

• Exibir estatísticas em infográficos. Os infográficos ajudam a exibir os pontos de dados em um formato mais legível. Use infográficos para destacar alguns pontos de dados críticos que você deseja enfatizar para seu público.
• Escolha fotos originais e atraentes. Evite usar fotos de banco de imagens. Em vez disso, contrate um fotógrafo ou peça a um membro da equipe para tirar fotos em eventos e oportunidades de voluntariado ao longo do ano. Em seguida, compile essas fotos em um álbum ou pasta que sua equipe possa acessar. Ao desenvolver seu relatório, procure imagens atraentes que mostrem os rostos das pessoas, pois elas tendem a ser muito mais atraentes para os leitores.
• Certifique-se de que os recursos visuais correspondam à marca da sua organização sem fins lucrativos. Seus recursos visuais devem estar alinhados com a identidade da marca da sua organização e marcados com as cores, o logotipo e as fontes da sua organização sem fins lucrativos. Pode ser útil criar um guia de estilo de marca que você possa consultar ao elaborar seu relatório anual. O guia de estilo deve incluir o estilo do logotipo, a paleta de cores e as especificações de tipografia. Ele também deve ter diretrizes de imagem, como onde obter imagens e instruções para escolher imagens para diferentes contextos.

Os recursos visuais ajudam a dar vida ao seu relatório anual, fornecendo informações de forma mais envolvente.

5. Destaque os planos e objetivos futuros

Seu relatório anual não oferece apenas a oportunidade de recapitular o ano anterior; também lhe dá a oportunidade de destacar os planos da sua organização. Isso estimula os apoiadores dos novos programas e atividades no horizonte de sua organização, mostrando a eles que você está sempre procurando novas maneiras de crescer e evoluir. Por exemplo, você pode usar seu relatório anual para:

• Forneça uma prévia dos próximos eventos e grandes projetos. Revelar o tema de gala de angariação de fundos do próximo ano, o lançamento de uma próxima grande campanha ou a meta anual de angariação de fundos do próximo ano.
• Descreva seu plano para enfrentar os desafios do ano anterior. Toda organização sem fins lucrativos enfrenta contratempos ao longo do ano. Descreva os desafios que sua organização enfrentou e seus planos para gerenciá-los.
• Incentive os apoiadores a se envolverem em suas várias atividades, seja voluntariado, angariação de fundos entre pares ou campanhas de advocacia. Ajude os apoiadores a se envolverem mais vinculando seu formulário de registro de voluntário on-line, os recursos educacionais do seu site e outros recursos relevantes.

É mais provável que os apoiadores permaneçam envolvidos com sua organização quando sabem que você tem um calendário de eventos interessantes e novas iniciativas.

Seu relatório anual permite que você forneça aos apoiadores atualizações transparentes sobre a saúde de sua organização. Com essas cinco práticas recomendadas, você pode criar um relatório que informa o que eles precisam saber enquanto fortalece seu compromisso com sua causa.