5 sfaturi pentru crearea unui raport anual nonprofit mai bun

Raportul anual al organizației tale nonprofit oferă susținătorilor o privire din interior asupra stării organizației tale. Este oportunitatea ta de a evidenția realizările organizației tale, de a arăta apreciere față de susținători și de a genera entuziasm pentru programele tale viitoare.

Raportul poate influența modul în care membrii comunității și susținătorii văd organizația și le poate informa planurile. Având în vedere acest lucru, iată cinci bune practici pentru dezvoltarea unui raport anual nonprofit mai bun:

1. Stabiliți obiective și atribuiți sarcini.
2. Concentrează-te pe susținătorii tăi.
3. Decideți asupra formatului dvs. de raport anual.
4. Alege imaginile cu înțelepciune.
5. Evidențiați planurile și obiectivele.

Aceste sfaturi vă vor ajuta să creați un raport mai captivant și mai informativ, care să atragă membrii publicului și să spună în mod eficient povestea organizației dvs. nonprofit.

1. Stabiliți obiective și atribuiți sarcini

Va trebui să colectați date pe tot parcursul anului pentru a vă crea raportul anual.

Ca și în cazul majorității lucrurilor, va fi mai ușor pentru echipa dvs. dacă colectați aceste date în timp, decât să încercați să le culegeți atunci când începeți să lucrați la raportul anual. Acest lucru va necesita atribuirea de sarcini membrilor echipei dvs., astfel încât aceștia să știe cum vă pot ajuta să vă construiți raportul anual în timp.

Pe lângă atribuirea de roluri și responsabilități, există o mulțime de alte sarcini de planificare pe care va trebui să le îndepliniți, cum ar fi alegerea formatului de raport, proiectarea raportului propriu-zis și promovarea acestuia. Pentru a finaliza eficient toate aceste activități, procesul dvs. de planificare a raportului anual ar trebui să includă următoarele sarcini:

• Asigurați-vă că raportul dvs. are un scop clar definit și că vă sprijină obiectivele mai mari. Când raportul dvs. anual are un scop definitiv, va fi mult mai ușor să decideți cum să îl proiectați și ce informații să includeți. Legați scopul raportului dvs. de obiectivele generale ale organizației dvs. De exemplu, puteți folosi date specifice din raportul dvs. pentru a genera implicarea în rândul publicului sau pentru a vă consolida strategia de apreciere a donatorilor.
• Atribuiți roluri și responsabilități. Crearea raportului dvs. anual va necesita colaborarea cu mai mulți membri ai echipei din departamente, inclusiv cu echipele dvs. de strângere de fonduri, financiare și de gestionare a donatorilor. Asta pentru că fiecare echipă va avea acces și context pentru date diferite. Asigurați-vă că membrii echipei își cunosc rolurile și responsabilitățile pentru a contribui cu conținut la raportul dvs. anual.
• Alegeți informațiile pe care urmează să le evidențiați. Nu există o listă de date sau informații specifice pe care ar trebui să le includeți în raportul anual, deoarece conținutul va varia de la organizație la organizație în funcție de obiectivele lor generale. Cu toate acestea, s-ar putea să luați în considerare câteva elemente comune, cum ar fi o defalcare a finanțelor organizației dvs. și informații despre performanța campaniilor dvs. de-a lungul anilor. Mai important, ar trebui să arătați cum ați folosit banii donatorilor pentru a vă duce mai departe misiunea. Alegeți punctele de date care rezumă cel mai eficient anul dvs. nonprofit și asigurați-vă că acestea sunt incluse în raportul dvs.

Un plan detaliat vă asigură că nu va trebui să vă luptați pentru a vă dezvolta raportul în ultimul moment. În schimb, veți putea compila informațiile pe care le-ați adunat de-a lungul anului într-un document amănunțit și util.

Construiți un brand nonprofit puternic.

Aplicați pentru a vedea dacă organizația dvs. nonprofit se califică pentru servicii de design gratuite din programul Give Back al crowdspring.

Tocmai ți-am trimis prin e-mail informații despre programul Give Back.

Adresa de e-mail

2. Concentrează-te pe susținătorii tăi

Raportul dvs. anual este un document destinat publicului. Prin urmare, ar trebui să îl proiectați pentru acele audiențe publice - donatori, donatori, sponsori corporativi, voluntari și alți susținători - și să alegeți conținut care le va vorbi.

Asigurați-vă că țineți cont de public atunci când decideți asupra stilului de raport. De exemplu, generația Z donează din ce în ce mai mult pentru cauze caritabile, iar așteptările lor diferă de generațiile anterioare.

Utilizați raportul dvs. pentru a:

• Evidențiați ceea ce donatorii au făcut să se întâmple datorită generozității lor. Descrieți impactul sprijinului donatorilor dvs. De exemplu, ați putea spune: „Sprijinul dumneavoastră generos ne-a ajutat să găzduim zeci de animale locale care își așteptau casele pentru totdeauna.” Donatorii se vor simți mult mai împliniți și înclinați să continue să doneze atunci când știu că contribuțiile lor au oferit un sprijin semnificativ pentru misiunea dumneavoastră.
• Mulțumim donatorilor tăi semnificativi. În raportul dvs., ar trebui să mulțumiți tuturor donatorilor dvs., fie că au donat pentru campania anuală a zilei de donații, au contribuit cu cadouri egale, au oferit donații în natură sau au donat folosind pagina dvs. de donații online. Când este cazul și dacă aveți permisiunea lor, alegeți donatorii majori care să strige pe nume. Conform ghidului major de strângere de fonduri de cadouri de la Bloomerang, vă puteți determina donatorii importanți identificând susținători care se conectează profund la organizația dvs. și au adus contribuții mari. Acest lucru le permite acestor donatori să știe că organizația dvs. îi apreciază, făcându-i mai probabil să ofere din nou în viitor.
• Descrieți impactul programului dvs. de voluntariat. Donatorii nu sunt singurii susținători care vă ajută să vă duceți mai departe misiunea. Dacă oferiți un program de voluntariat, voluntarii dumneavoastră oferă sprijin practic pentru cauza dumneavoastră. Valoarea actuală estimată a unei ore de voluntar este de 29,95 USD. Raportul dumneavoastră anual ar trebui să evidențieze realizările voluntarilor și să le mulțumească pentru implicare.

Susținătorii dedicați vă vor citi raportul anual pentru a obține o perspectivă asupra finanțelor, realizărilor și serviciilor dvs. de-a lungul anului. Concentrarea asupra rolului lor esențial în aceste rezultate îi va ajuta să se simtă apreciați, întărindu-și și mai mult legăturile cu organizația dvs. nonprofit.

3. Decideți asupra formatului dvs. de raport anual

Când vă gândiți la un raport anual, probabil vă gândiți la o carte tipărită de mai multe pagini sau un document PDF cu o combinație de text și imagini. Acesta este încă modul standard pentru organizațiile nonprofit de a-și afișa rapoartele anuale. Cu toate acestea, instrumentele digitale fac, de asemenea, posibilă încorporarea diferitelor elemente multimedia captivante și partajarea informațiilor în diferite formate.

Să aruncăm o privire mai atentă la cele două formate principale pe care le puteți utiliza pentru a vă afișa rapoartele digitale: tipărit și digital.

Imprimare

Un raport anual tipărit este un pachet, un e-mail sau o broșură pe care organizația ta le trimite susținătorilor anual. Rapoartele tipărite oferă suporterilor un document tangibil cu care să se implice, permițându-le să noteze sau să evidențieze informații importante.

Puteți crea diferite tipuri de materiale tipărite, în funcție de publicul căruia îi trimiteți raportul. De exemplu, puteți crea o carte legată în formă lungă pe care să o trimiteți donatorilor, sponsorilor corporativi, donatorilor și altor susținători pe scară largă. Acest lucru le oferă acestor susținători informațiile detaliate de care au nevoie pentru a decide dacă vor continua să susțină organizația dvs.

Pe de altă parte, susținătorii tăi mai ocazionali vor prefera probabil un document mai scurt, cum ar fi o broșură sau o carte poștală, care să atingă toate cele mai importante momente. În loc să le trimiteți un raport solid, puteți publica o versiune digitală a raportului complet pe site-ul dvs. web pentru ca ei să îl descarce și să includă linkul către acesta în broșura sau cartea poștală.

Digital

Dacă sunteți interesat să economisiți costurile de imprimare și să afișați raportul dvs. unui public mai larg, puteți alege să creați un raport anual digital. Tipurile de rapoarte digitale includ:

• Un PDF cu mai multe pagini pe site-ul dvs. web. Aceasta este o modalitate excelentă de a vă digitaliza raportul complet și de a permite tuturor susținătorilor accesul la această resursă.
• Un videoclip care evidențiază punctele principale ale raportului dvs. și include interviuri și sunet de la liderii din cadrul organizației dvs.
• O prezentare multimedia interactivă care combină imagini, text, audio și video pentru a transmite informații din anul.

Luați în considerare obiectivele raportului anual și publicul țintă atunci când decideți ce format să vă prezentați raportul. În funcție de strategia dvs., puteți alege formate tipărite și digitale pentru a ajunge la diferite audiențe. Luați în considerare bugetul dvs. și luați în considerare dacă aveți membri ai echipei care pot crea tipul de raport dorit.

4. Alegeți cu înțelepciune imaginile

Includeți o varietate de elemente vizuale în raportul dvs. anual pentru a vă implica publicul. Alegeți elemente vizuale, cum ar fi fotografii, infografice și grafice pentru a vă comunica datele în mod eficient. Aceste imagini ar trebui, de asemenea, să vă susțină conținutul scris și să ajute la crearea unei narațiuni coezive.

Luați în considerare aceste bune practici pentru a proiecta și alege elemente vizuale convingătoare:

• Afișează statistici în infografice. Infograficele ajută la afișarea punctelor de date într-un format mai lizibil. Folosiți infografice pentru a evidenția câteva puncte de date critice pe care doriți să le subliniați publicului dvs.
• Alege fotografii convingătoare, originale. Evitați să folosiți fotografii de stoc. În schimb, angajați un fotograf sau cereți unui membru al personalului să facă poze la evenimente și oportunități de voluntariat pe tot parcursul anului. Apoi, compilați aceste fotografii într-un album sau folder pe care echipa dvs. îl poate accesa. Când dezvoltați raportul, căutați imagini convingătoare care să arate fețele oamenilor, deoarece acestea tind să fie mult mai captivante pentru cititori.
• Asigurați-vă că imaginile se potrivesc cu marca organizației dvs. nonprofit. Imaginile dvs. vizuale ar trebui să fie aliniate cu identitatea de marcă a organizației dvs. și marcate cu culorile, sigla și fonturile organizației dvs. nonprofit. Poate fi util să creați un ghid de stil al mărcii pe care să îl puteți consulta în timp ce vă proiectați raportul anual. Ghidul de stil ar trebui să includă stilul logo-ului, paleta de culori și specificațiile tipografiei. Ar trebui să aibă, de asemenea, linii directoare pentru imagini, cum ar fi unde să surse imagini și instrucțiuni pentru alegerea imaginilor pentru diferite contexte.

Imaginile vă ajută să vă aduceți raportul anual la viață, oferind informații mai captivant.

5. Evidențiați planurile și obiectivele viitoare

Raportul dumneavoastră anual nu oferă doar oportunitatea de a recapitula anul precedent; de asemenea, vă oferă șansa de a evidenția planurile organizației dvs. Acest lucru îi entuziasmează pe susținători pentru noile programe și activități la orizont pentru organizația dvs., arătându-le că sunteți mereu în căutarea unor noi modalități de a crește și de a evolua. De exemplu, puteți folosi raportul anual pentru a:

• Oferă o scurtă privire asupra evenimentelor viitoare și proiectelor majore. Dezvăluie tema galei de strângere de fonduri de anul viitor, lansarea unei campanii majore viitoare sau obiectivul anual de strângere de fonduri pentru anul viitor.
• Descrieți planul dvs. de abordare a provocărilor din anul precedent. Fiecare organizație nonprofit se confruntă cu eșecuri pe tot parcursul anului. Descrieți provocările cu care se confruntă organizația dvs. și planurile dvs. de a le gestiona.
• Încurajați susținătorii să se implice în diversele dvs. activități, fie ca voluntariat, strângere de fonduri de la egal la egal sau campanii de advocacy. Ajutați susținătorii să se implice mai mult prin link-ul către formularul dvs. de înregistrare online pentru voluntari, resursele educaționale ale site-ului dvs. web și alte resurse relevante.

Susținătorii sunt mai susceptibili de a rămâne implicați în organizația dvs. atunci când știu că aveți un calendar de evenimente interesante și inițiative noi.

Raportul dvs. anual vă permite să oferiți susținătorilor actualizări transparente despre starea de sănătate a organizației dvs. Cu aceste cinci bune practici, puteți crea un raport care le spune ce trebuie să știe, întărindu-și angajamentul față de cauza dvs.