非営利団体の年次報告書を作成するための 5 つのヒント

公開: 2022-08-31

ペンを持って紙の上の財政的予測を見ている人

あなたの非営利団体の年次報告書は、サポーターにあなたの組織の状態を内部的に見ることを与えます。組織の成果を強調し、サポーターに感謝を示し、今後のプログラムに期待を寄せるチャンスです。

このレポートは、コミュニティのメンバーとサポーターがあなたの組織をどのように見て、彼らの計画を伝えるかに影響を与える可能性があります。それを念頭に置いて、より優れた非営利年次報告書を開発するための5つのベストプラクティスがあります。

目標を設定し、タスクを割り当てます。
サポーターに集中しましょう。
年次報告書の形式を決定します。
ビジュアルを賢く選択してください。
計画と目標を強調します。

これらのヒントは、聴衆にアピールし、非営利団体のストーリーを効果的に伝える、より魅力的で有益なレポートを作成するのに役立ちます。

1. 目標を設定し、タスクを割り当てる

年次報告書を作成するには、年間を通してデータを収集する必要があります。

ほとんどの場合と同様に、年次報告書の作業を開始するときに収集しようとするのではなく、時間をかけてこのデータを収集すると、チームにとって簡単になります。これには、チームメンバーにタスクを割り当てる必要があります。そうすれば、時間の経過とともに年次報告書の作成にどのように役立つかがわかります。

役割と責任の割り当てに加えて、レポート形式の選択、実際のレポートの設計、およびそれを宣伝するなど、完了しなければならない計画タスクが他にもたくさんあります。これらすべてのアクティビティを効率的に完了するには、年次報告書計画プロセスが次のタスクで構成する必要があります。

レポートに明確に定義された目的があり、より大きな目標をサポートしていることを確認してください。 年次報告書に決定的な目的がある場合、それを設計する方法とどの情報を含めるかを決定する方がはるかに簡単になります。レポートの目的を組織の包括的な目標に結び付けます。たとえば、レポートで特定のデータを使用して、視聴者の間でエンゲージメントを生み出したり、寄付者への感謝の戦略を強化したりできます。
役割と責任を割り当てます。 年次報告書を作成するには、資金調達、財務、寄付者管理チームなど、部門全体の複数のチームメンバーと協力する必要があります。これは、各チームが異なるデータにアクセスし、コンテキストを持つためです。チームメンバーが年次報告書にコンテンツを寄稿する役割と責任を理解していることを確認します。
ハイライトする情報を選択します。 年次報告書に含める必要がある特定のデータポイントや情報のリストはありません。その内容は、組織の包括的な目標に基づいて組織ごとに異なるためです。ただし、組織の財務の内訳や、長年にわたるキャンペーンの成果に関する情報など、いくつかの共通要素を検討することもできます。さらに重要なことは、寄付者のお金をどのように使ってミッションを前進させたかを示す必要があります。非営利団体の 1 年を最も効果的に要約するデータポイントを選択し、それらがレポートに含まれていることを確認します。

詳細な計画により、直前になってレポートを作成するために慌てる必要がなくなります。代わりに、1 年を通して収集した情報を完全で有用なドキュメントにまとめることができます。

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2. サポーターに注目する

年次報告書は公開文書です。したがって、寄付者、助成者、企業スポンサー、ボランティア、その他の支援者など、一般の聴衆向けにデザインし、彼らに語りかけるコンテンツを選択する必要があります。

レポートのスタイルを決定するときは、必ず対象者を考慮してください。たとえば、Z 世代は慈善活動への寄付を増やしており、彼らの期待は前の世代とは異なります。

レポートを使用して、次のことを行います。

寄付者の寛大さによって何が実現したかを強調します。 寄付者の支援の影響を説明してください。たとえば、「あなたの寛大な支援のおかげで、永遠の住処を待っている数十匹の地元の動物を収容することができました」と言うかもしれません。寄付者は、彼らの寄付があなたの使命に大きな支援を提供したことを知ったとき、はるかに満足感を感じ、寄付を続けたいと思うでしょう.
重要な寄付者に感謝します。 レポートでは、年次寄付デーキャンペーンへの寄付、マッチングギフトの寄付、現物寄付の提供、オンライン寄付ページを使用した寄付など、すべての寄付者に感謝する必要があります。必要に応じて、許可を得ている場合は、名前で呼びかける主要な寄付者を選択してください。 Bloomerang のメジャーギフト募金ガイドによると、あなたの組織と深くつながり、多大な貢献をしたサポーターを特定することで、重要な寄付者を特定できます。これにより、これらの寄付者は、組織が彼らに感謝していることを知ることができ、将来再び寄付する可能性が高くなります.
あなたのボランティアプログラムの効果を説明してください。 あなたの使命を前進させるのを助けるのは、寄付者だけではありません。ボランティアプログラムを提供する場合、ボランティアはあなたの活動を実践的にサポートします。ボランティア時間の現在の推定値は 29.95 ドルです。年次報告書では、ボランティアの功績を強調し、彼らの参加に感謝する必要があります。

熱心なサポーターがあなたの年次報告書を読み、年間を通じてあなたの財政、成果、およびサービスについての洞察を得ることができます。これらの結果の本質的な部分に焦点を当てることで、彼らは感謝されていると感じることができ、非営利団体との関係がさらに強化されます。

3. 年次報告書の形式を決める

年次報告書について考えるとき、テキストと画像が組み合わされた複数ページの印刷された本または PDF 文書を思い浮かべるでしょう。これは、非営利団体が年次報告書を表示する標準的な方法です。それでも、デジタルツールは、さまざまな魅力的なマルチメディア要素を組み込み、さまざまな形式で情報を共有することも可能にします.

デジタルレポートを表示するために使用できる 2 つの主な形式、印刷物とデジタルを詳しく見てみましょう。

印刷する

印刷された年次報告書は、組織が毎年サポーターに送付するパケット、郵送物、またはパンフレットです。印刷されたレポートは、サポーターが関与する具体的なドキュメントを提供し、メモを作成したり、重要な情報を強調したりできるようにします。

レポートの送信先に応じて、さまざまな種類の印刷物を作成できます。たとえば、主要な寄付者、企業のスポンサー、助成者、およびその他の大規模な支援者に送る長い形式の綴じられた本を作成することができます。これにより、これらのサポーターは、組織のサポートを継続するかどうかを決定するために必要な詳細情報を得ることができます。

一方、よりカジュアルなサポーターは、主要なハイライトをすべて網羅した、パンフレットやポストカードなどの短いドキュメントを好む可能性があります。堅牢なレポートを送信する代わりに、完全なレポートのデジタル版を Web サイトに公開してダウンロードできるようにし、そのリンクをパンフレットやポストカードに含めることができます。

デジタル

印刷コストを節約し、レポートをより多くのユーザーに表示することに関心がある場合は、デジタル年次レポートの作成を選択できます。デジタルレポートの種類は次のとおりです。

Web サイト上の複数ページの PDF 。これは、レポート全体をデジタル化し、すべてのサポーターがこのリソースにアクセスできるようにする優れた方法です。
レポートの要点をハイライトし、組織内のリーダーからのインタビューやサウンドバイトを含むビデオ。
画像、テキスト、オーディオ、ビデオを組み合わせて今年の情報を伝えるインタラクティブなマルチメディアプレゼンテーション。

レポートを提示する形式を決定するときは、年次レポートの目標と対象読者を考慮してください。戦略に応じて、さまざまなオーディエンスにリーチするために印刷物とデジタルのフォーマットを選択できます。予算を考慮し、必要な種類のレポートをデザインできるチームメンバーがいるかどうかを検討してください。

4. ビジュアルを賢く選ぶ

年次報告書にさまざまなビジュアルを含めて、視聴者を引き付けます。写真、インフォグラフィック、グラフなどのビジュアルを選択して、データを効果的に伝えます。これらのビジュアルは、書かれたコンテンツをサポートし、まとまりのある物語を作成するのにも役立ちます。

魅力的なビジュアルをデザインして選択するには、次のベストプラクティスを考慮してください。

インフォグラフィックで統計を表示します。 インフォグラフィックは、データポイントをより読みやすい形式で表示するのに役立ちます。インフォグラフィックを使用して、視聴者に強調したいいくつかの重要なデータポイントにスポットライトを当てます。
魅力的なオリジナルの写真を選択してください。 ストックフォトの使用は避けてください。代わりに、写真家を雇うか、年間を通してイベントやボランティアの機会で写真を撮るようスタッフに依頼してください。次に、これらの写真を、チームがアクセスできるアルバムまたはフォルダーにまとめます。レポートを作成するときは、人々の顔が写っている説得力のある画像を探してください。これらの画像は、読者にとってより魅力的である傾向があります。
ビジュアルが非営利団体のブランドと一致していることを確認してください。 ビジュアルは組織のブランドアイデンティティに合わせ、非営利団体の色、ロゴ、フォントでブランド化する必要があります。年次報告書をデザインする際に参照できるブランドスタイルガイドを作成すると役立つ場合があります。スタイルガイドには、ロゴのスタイル、カラーパレット、タイポグラフィの仕様を含める必要があります。また、画像の入手先や、さまざまなコンテキストで画像を選択するための指示など、画像のガイドラインも必要です。

ビジュアルは年次報告書に命を吹き込み、より魅力的な情報を提供するのに役立ちます。

5. 将来の計画と目標を強調する

年次報告書は、前年を要約する機会を提供するだけではありません。また、組織の計画を強調する機会にもなります。これは、あなたの組織の新たなプログラムや活動に支持者を興奮させ、成長と進化のための新しい方法を常に探していることを示しています。たとえば、年次報告書を次の目的で使用できます。

今後のイベントや主要なプロジェクトのプレビューを提供します。 来年の募金ガラのテーマ、今後の主要なキャンペーンの開始、または来年の年間募金目標を明らかにします。
前年の課題に対処するための計画を説明してください。 すべての非営利団体は、年間を通じて挫折に直面しています。組織が直面した課題と、それらを管理するための計画について説明してください。
ボランティア活動、ピアツーピアの募金活動、アドボカシーキャンペーンなど、さまざまな活動に参加するよう支援者を奨励します。 オンラインボランティア登録フォーム、ウェブサイトの教育リソース、その他の関連リソースにリンクして、サポーターがもっと参加できるようにします。

サポーターは、エキサイティングなイベントや新しいイニシアチブのカレンダーがあることを知っていると、組織に関与し続ける可能性が高くなります.

年次報告書により、サポーターに組織の健全性に関する透明性のある最新情報を提供できます。これらの 5 つのベストプラクティスを使用して、彼らが知っておくべきことを伝えるレポートを作成し、あなたの目的へのコミットメントを強化することができます。