5 Tipps zur Erstellung eines besseren Jahresberichts für gemeinnützige Organisationen

Der Jahresbericht Ihrer gemeinnützigen Organisation gibt Unterstützern einen Einblick in den Zustand Ihrer Organisation. Es ist Ihre Gelegenheit, die Leistungen Ihrer Organisation hervorzuheben, Ihre Wertschätzung für Unterstützer zu zeigen und Begeisterung für Ihre bevorstehenden Programme zu wecken.

Der Bericht kann beeinflussen, wie Community-Mitglieder und Unterstützer Ihre Organisation sehen und ihre Pläne informieren. Vor diesem Hintergrund sind hier fünf Best Practices für die Entwicklung eines besseren Jahresberichts für gemeinnützige Organisationen:

1. Ziele setzen und Aufgaben zuweisen.
2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Unterstützer.
3. Entscheiden Sie sich für das Format Ihres Jahresberichts.
4. Wählen Sie visuelle Elemente mit Bedacht aus.
5. Markieren Sie Pläne und Ziele.

Diese Tipps helfen Ihnen dabei, einen ansprechenderen, informativeren Bericht zu erstellen, der die Zielgruppe anspricht und die Geschichte Ihrer gemeinnützigen Organisation effektiv erzählt.

1. Ziele setzen und Aufgaben zuweisen

Sie müssen das ganze Jahr über Daten sammeln, um Ihren Jahresbericht zu erstellen.

Wie bei den meisten Dingen ist es für Ihr Team einfacher, wenn Sie diese Daten im Laufe der Zeit sammeln, anstatt zu versuchen, sie zu sammeln, wenn Sie mit der Arbeit an Ihrem Jahresbericht beginnen. Dazu müssen Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, damit sie wissen, wie sie bei der Erstellung Ihres Jahresberichts im Laufe der Zeit helfen können.

Neben der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es viele andere Planungsaufgaben, die Sie erledigen müssen, wie z. B. die Auswahl Ihres Berichtsformats, die Gestaltung des eigentlichen Berichts und dessen Bewerbung. Um all diese Aktivitäten effizient abzuschließen, sollte Ihr Planungsprozess für den Jahresbericht aus den folgenden Aufgaben bestehen:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht einen klar definierten Zweck hat und dass er Ihre übergeordneten Ziele unterstützt. Wenn Ihr Jahresbericht einen bestimmten Zweck hat, ist es viel einfacher zu entscheiden, wie Sie ihn gestalten und welche Informationen enthalten sein sollen. Verbinden Sie den Zweck Ihres Berichts mit den übergeordneten Zielen Ihrer Organisation. Sie können beispielsweise bestimmte Daten in Ihrem Bericht verwenden, um Engagement bei Ihrem Publikum zu erzeugen oder Ihre Strategie zur Wertschätzung von Spendern zu stärken.
• Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu. Die Erstellung Ihres Jahresberichts erfordert die Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern aus allen Abteilungen, einschließlich Ihrer Fundraising-, Finanz- und Spenderverwaltungsteams. Das liegt daran, dass jedes Team Zugriff auf und Kontext für unterschiedliche Daten hat. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten für das Beitragen von Inhalten zu Ihrem Jahresbericht kennen.
• Wählen Sie die Informationen aus, die Sie hervorheben möchten. Es gibt keine Liste spezifischer Datenpunkte oder Informationen, die Sie in Ihren Jahresbericht aufnehmen sollten, da der Inhalt je nach übergeordneten Zielen von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein wird. Sie können jedoch einige gemeinsame Elemente in Betracht ziehen, z. B. eine Aufschlüsselung der Finanzen Ihrer Organisation und Informationen zur Leistung Ihrer Kampagnen im Laufe der Jahre. Noch wichtiger ist, dass Sie zeigen, wie Sie das Geld der Spender verwendet haben, um Ihre Mission voranzubringen. Wählen Sie die Datenpunkte aus, die das Jahr Ihrer gemeinnützigen Organisation am effektivsten zusammenfassen, und stellen Sie sicher, dass diese in Ihrem Bericht enthalten sind.

Ein detaillierter Plan stellt sicher, dass Sie Ihren Bericht nicht in letzter Minute erstellen müssen. Stattdessen können Sie die Informationen, die Sie im Laufe des Jahres gesammelt haben, in einem gründlichen, nützlichen Dokument zusammenstellen.

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2. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Unterstützer

Ihr Jahresbericht ist ein öffentlich zugängliches Dokument. Daher sollten Sie es für diese öffentlichen Zielgruppen – Spender, Zuschussgeber, Unternehmenssponsoren, Freiwillige und andere Unterstützer – entwerfen und Inhalte auswählen, die sie ansprechen.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für den Berichtsstil unbedingt Ihr Publikum. Beispielsweise spendet Gen Z zunehmend für wohltätige Zwecke, und ihre Erwartungen unterscheiden sich von denen früherer Generationen.

Verwenden Sie Ihren Bericht, um:

• Heben Sie hervor, was Spender aufgrund ihrer Großzügigkeit bewirkt haben. Beschreiben Sie die Wirkung der Unterstützung Ihrer Spender. Du könntest zum Beispiel sagen: „Ihre großzügige Unterstützung hat uns geholfen, Dutzende von einheimischen Tieren unterzubringen, die auf ihr Zuhause für immer warten.“ Spender werden sich viel erfüllter fühlen und geneigt sein, weiter zu spenden, wenn sie wissen, dass ihre Beiträge Ihre Mission erheblich unterstützt haben.
• Vielen Dank an Ihre bedeutenden Spender. In Ihrem Bericht sollten Sie allen Ihren Spendern danken, unabhängig davon, ob sie für Ihre jährliche Spendenaktion gespendet, passende Geschenke beigesteuert, Sachspenden angeboten oder über Ihre Online-Spendenseite gespendet haben. Wählen Sie gegebenenfalls und wenn Sie ihre Erlaubnis haben, wichtige Spender aus, die namentlich genannt werden sollen. Laut Bloomerangs Leitfaden zur Spendenbeschaffung für große Spenden können Sie Ihre bedeutenden Spender bestimmen, indem Sie Unterstützer identifizieren, die sich eng mit Ihrer Organisation verbunden haben und große Beiträge geleistet haben. Dadurch wissen diese Spender, dass Ihre Organisation sie zu schätzen weiß, und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie in Zukunft wieder spenden.
• Beschreiben Sie die Wirkung Ihres Freiwilligenprogramms. Spender sind nicht die einzigen Unterstützer, die Ihre Mission vorantreiben. Wenn Sie ein Freiwilligenprogramm anbieten, leisten Ihre Freiwilligen praktische Unterstützung für Ihr Anliegen. Der aktuelle geschätzte Wert einer Freiwilligenstunde beträgt 29,95 $. Ihr Jahresbericht sollte die Leistungen der Freiwilligen hervorheben und ihnen für ihr Engagement danken.

Engagierte Unterstützer werden Ihren Jahresbericht lesen, um das ganze Jahr über Einblick in Ihre Finanzen, Leistungen und Dienstleistungen zu erhalten. Wenn Sie sich auf ihren wesentlichen Anteil an diesen Ergebnissen konzentrieren, fühlen sie sich geschätzt und stärken ihre Bindung zu Ihrer gemeinnützigen Organisation.

3. Entscheiden Sie sich für das Format Ihres Jahresberichts

Wenn Sie an einen Geschäftsbericht denken, denken Sie wahrscheinlich an ein mehrseitiges gedrucktes Buch oder PDF-Dokument mit einer Kombination aus Text und Bildern. Dies ist immer noch die Standardmethode für gemeinnützige Organisationen, um ihre Jahresberichte anzuzeigen. Dennoch ermöglichen digitale Tools auch die Integration verschiedener ansprechender Multimedia-Elemente und den Austausch von Informationen in verschiedenen Formaten.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die zwei Hauptformate werfen, die Sie verwenden können, um Ihre digitalen Berichte anzuzeigen: gedruckt und digital.

Drucken

Ein gedruckter Jahresbericht ist ein Paket, Mailer oder eine Broschüre, die Ihre Organisation jährlich an Unterstützer verschickt. Gedruckte Berichte bieten Unterstützern ein greifbares Dokument, mit dem sie sich auseinandersetzen können, um Notizen zu machen oder wichtige Informationen hervorzuheben.

Abhängig von der Zielgruppe, an die Sie den Bericht senden, können Sie verschiedene Arten von gedruckten Materialien erstellen. Beispielsweise könnten Sie ein gebundenes Buch in Langform erstellen, das Sie an Ihre Hauptspender, Unternehmenssponsoren, Zuschussgeber und andere große Unterstützer senden können. Dadurch erhalten diese Unterstützer die detaillierten Informationen, die sie benötigen, um zu entscheiden, ob sie Ihre Organisation weiterhin unterstützen möchten.

Auf der anderen Seite werden Ihre lockereren Unterstützer wahrscheinlich ein kürzeres Dokument wie eine Broschüre oder Postkarte bevorzugen, das alle wichtigen Highlights enthält. Anstatt ihnen einen robusten Bericht zu schicken, können Sie eine digitale Version des vollständigen Berichts auf Ihrer Website veröffentlichen, damit sie sie herunterladen und den Link dazu in Ihre Broschüre oder Postkarte einfügen können.

Digital

Wenn Sie Druckkosten sparen und Ihren Bericht einem breiteren Publikum präsentieren möchten, können Sie sich für die Erstellung eines digitalen Jahresberichts entscheiden. Zu den digitalen Berichtstypen gehören:

• Ein mehrseitiges PDF auf Ihrer Website. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren vollständigen Bericht zu digitalisieren und allen Unterstützern den Zugriff auf diese Ressource zu ermöglichen.
• Ein Video , das die Hauptpunkte Ihres Berichts hervorhebt und Interviews und O-Töne von Führungskräften Ihrer Organisation enthält.
• Eine interaktive Multimedia-Präsentation , die Bilder, Text, Audio und Video kombiniert, um Informationen aus dem Jahr zu vermitteln.

Berücksichtigen Sie Ihre Ziele und Ihr Zielpublikum für den Jahresbericht, wenn Sie entscheiden, in welchem ​​Format Sie Ihren Bericht präsentieren möchten. Abhängig von Ihrer Strategie können Sie Print- und digitale Formate wählen, um unterschiedliche Zielgruppen zu erreichen. Berücksichtigen Sie Ihr Budget und überlegen Sie, ob Sie Teammitglieder haben, die den gewünschten Berichtstyp entwerfen können.

4. Wählen Sie visuelle Elemente mit Bedacht aus

Fügen Sie Ihrem Jahresbericht eine Vielzahl von visuellen Elementen hinzu, um Ihr Publikum anzusprechen. Wählen Sie visuelles Material wie Fotos, Infografiken und Diagramme, um Ihre Daten effektiv zu kommunizieren. Diese visuellen Elemente sollten auch Ihre schriftlichen Inhalte unterstützen und dazu beitragen, eine zusammenhängende Erzählung zu erstellen.

Berücksichtigen Sie diese Best Practices, um überzeugende visuelle Elemente zu entwerfen und auszuwählen:

• Statistiken in Infografiken anzeigen. Infografiken helfen dabei, Datenpunkte in einem besser lesbaren Format anzuzeigen. Verwenden Sie Infografiken, um eine Handvoll kritischer Datenpunkte hervorzuheben, die Sie Ihrem Publikum gegenüber hervorheben möchten.
• Wählen Sie überzeugende, originelle Fotos. Vermeiden Sie die Verwendung von Stockfotos. Stellen Sie stattdessen einen Fotografen ein oder bitten Sie einen Mitarbeiter, das ganze Jahr über Fotos bei Veranstaltungen und Freiwilligenarbeit zu machen. Stellen Sie diese Fotos dann in einem Album oder Ordner zusammen, auf das Ihr Team zugreifen kann. Suchen Sie bei der Entwicklung Ihres Berichts nach überzeugenden Bildern, die die Gesichter von Personen zeigen, da diese für die Leser in der Regel viel ansprechender sind.
• Stellen Sie sicher, dass die visuellen Elemente zur Marke Ihrer gemeinnützigen Organisation passen. Ihre visuellen Elemente sollten an der Markenidentität Ihrer Organisation ausgerichtet und mit den Farben, dem Logo und den Schriftarten Ihrer gemeinnützigen Organisation versehen sein. Es kann hilfreich sein, einen Brand Style Guide zu erstellen, auf den Sie sich bei der Gestaltung Ihres Jahresberichts beziehen können. Der Styleguide sollte Ihren Logostil, Ihre Farbpalette und Typografiespezifikationen enthalten. Es sollte auch Bildrichtlinien enthalten, z. B. woher Bilder stammen, und Anweisungen zur Auswahl von Bildern für verschiedene Kontexte.

Visuals helfen dabei, Ihren Jahresbericht zum Leben zu erwecken und Informationen ansprechender zu präsentieren.

5. Heben Sie zukünftige Pläne und Ziele hervor

Ihr Geschäftsbericht bietet nicht nur die Möglichkeit, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen; Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, die Pläne Ihrer Organisation hervorzuheben. Dies begeistert Unterstützer für die neuen Programme und Aktivitäten, die für Ihre Organisation am Horizont stehen, und zeigt ihnen, dass Sie immer nach neuen Wegen suchen, um zu wachsen und sich weiterzuentwickeln. Beispielsweise können Sie Ihren Jahresbericht verwenden, um:

• Bieten Sie einen kleinen Vorgeschmack auf bevorstehende Veranstaltungen und Großprojekte. Enthüllen Sie das Thema der Spendengala des nächsten Jahres, den Start einer bevorstehenden großen Kampagne oder das jährliche Spendenziel des nächsten Jahres.
• Beschreiben Sie Ihren Plan zur Bewältigung der Herausforderungen des vergangenen Jahres. Jede gemeinnützige Organisation ist das ganze Jahr über mit Rückschlägen konfrontiert. Beschreiben Sie die Herausforderungen, mit denen Ihre Organisation konfrontiert war, und Ihre Pläne, sie zu bewältigen.
• Ermutigen Sie Unterstützer, sich an Ihren verschiedenen Aktivitäten zu beteiligen, sei es Freiwilligenarbeit, Peer-to-Peer-Fundraising oder Advocacy-Kampagnen. Helfen Sie Unterstützern, sich stärker zu engagieren, indem Sie auf Ihr Online-Registrierungsformular für Freiwillige, die Bildungsressourcen Ihrer Website und andere relevante Ressourcen verlinken.

Unterstützer bleiben eher in Ihrer Organisation engagiert, wenn sie wissen, dass Sie einen Kalender mit spannenden Veranstaltungen und neuen Initiativen haben.

Mit Ihrem Jahresbericht können Sie Unterstützer transparent über den Zustand Ihrer Organisation informieren. Mit diesen fünf Best Practices können Sie einen Bericht erstellen, der ihnen sagt, was sie wissen müssen, und gleichzeitig ihr Engagement für Ihre Sache stärken.