5 Tips untuk Membuat Laporan Tahunan Nirlaba yang Lebih Baik

Laporan tahunan lembaga nonprofit Anda memberikan gambaran kepada pendukung tentang keadaan organisasi Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk menyoroti pencapaian organisasi Anda, menunjukkan penghargaan kepada pendukung, dan membangkitkan semangat untuk program mendatang Anda.

Laporan dapat memengaruhi cara anggota komunitas dan pendukung memandang organisasi Anda dan menginformasikan rencana mereka. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah lima praktik terbaik untuk mengembangkan laporan tahunan nirlaba yang lebih baik:

1. Tetapkan tujuan dan tetapkan tugas.
2. Fokus pada pendukung Anda.
3. Tentukan format laporan tahunan Anda.
4. Pilih visual dengan bijak.
5. Soroti rencana dan tujuan.

Kiat-kiat ini akan membantu Anda membuat laporan yang lebih menarik dan informatif yang menarik bagi anggota audiens dan secara efektif menceritakan kisah lembaga nonprofit Anda.

1. Tetapkan tujuan dan tetapkan tugas

Anda harus mengumpulkan data sepanjang tahun untuk membuat laporan tahunan.

Seperti kebanyakan hal, akan lebih mudah bagi tim Anda jika Anda mengumpulkan data ini dari waktu ke waktu daripada mencoba mengumpulkannya saat Anda mulai mengerjakan laporan tahunan Anda. Ini akan memerlukan penetapan tugas kepada anggota tim Anda sehingga mereka tahu bagaimana mereka dapat membantu menyusun laporan tahunan Anda dari waktu ke waktu.

Selain menetapkan peran dan tanggung jawab, ada banyak tugas perencanaan lain yang harus Anda selesaikan, seperti memilih format laporan, merancang laporan aktual, dan mempromosikannya. Untuk menyelesaikan semua aktivitas ini secara efisien, proses perencanaan laporan tahunan Anda harus terdiri dari tugas-tugas berikut:

• Pastikan laporan Anda memiliki tujuan yang jelas dan mendukung tujuan Anda yang lebih besar. Ketika laporan tahunan Anda memiliki tujuan yang pasti, akan lebih mudah untuk memutuskan bagaimana merancangnya dan informasi apa yang akan disertakan. Ikat tujuan laporan Anda ke dalam tujuan menyeluruh organisasi Anda. Misalnya, Anda mungkin menggunakan data spesifik dalam laporan Anda untuk menghasilkan keterlibatan di antara audiens Anda atau memperkuat strategi apresiasi donor Anda.
• Tetapkan peran dan tanggung jawab. Membuat laporan tahunan Anda akan memerlukan kolaborasi dengan beberapa anggota tim lintas departemen, termasuk tim penggalangan dana, keuangan, dan manajemen donor Anda. Itu karena setiap tim akan memiliki akses dan konteks untuk data yang berbeda. Pastikan anggota tim mengetahui peran dan tanggung jawab mereka untuk menyumbangkan konten ke laporan tahunan Anda.
• Pilih informasi yang akan Anda soroti. Tidak ada daftar poin data atau informasi spesifik yang harus Anda sertakan dalam laporan tahunan Anda, karena kontennya akan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya berdasarkan tujuan menyeluruhnya. Namun, Anda dapat mempertimbangkan beberapa elemen umum, seperti perincian keuangan organisasi Anda dan informasi tentang kinerja kampanye Anda selama bertahun-tahun. Lebih penting lagi, Anda harus menunjukkan bagaimana Anda menggunakan uang para donor untuk memajukan misi Anda. Pilih poin data yang meringkas tahun lembaga nonprofit Anda dengan paling efektif, dan pastikan poin tersebut disertakan dalam laporan Anda.

Sebuah rencana rinci memastikan Anda tidak perlu berebut untuk mengembangkan laporan Anda pada menit terakhir. Sebagai gantinya, Anda akan dapat mengumpulkan informasi yang telah Anda kumpulkan sepanjang tahun menjadi dokumen yang menyeluruh dan berguna.

Bangun merek nirlaba yang kuat.

Daftar untuk melihat apakah lembaga nonprofit Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan layanan desain gratis dari program Give Back crowdspring.

Kami baru saja mengirimi Anda email info tentang program Give Back.

Alamat email

2. Fokus pada pendukung Anda

Laporan tahunan Anda adalah dokumen publik. Oleh karena itu, Anda harus mendesainnya untuk audiens publik tersebut—donor, pemberi hibah, sponsor perusahaan, sukarelawan, dan pendukung lainnya—dan memilih konten yang akan berbicara kepada mereka.

Pastikan untuk mempertimbangkan audiens Anda saat memutuskan gaya laporan. Misalnya, Gen Z semakin banyak menyumbang untuk tujuan amal, dan harapan mereka berbeda dari generasi sebelumnya.

Gunakan laporan Anda untuk:

• Soroti apa yang dilakukan donor karena kemurahan hati mereka. Jelaskan dampak dari dukungan donor Anda. Misalnya, Anda dapat mengatakan, “Dukungan Anda yang murah hati membantu kami menampung lusinan hewan lokal yang menunggu rumah mereka selamanya.” Para donor akan merasa jauh lebih puas dan cenderung untuk terus menyumbang ketika mereka tahu kontribusi mereka memberikan dukungan yang signifikan untuk misi Anda.
• Terima kasih kepada para donatur penting Anda. Dalam laporan Anda, Anda harus berterima kasih kepada semua donor Anda, apakah mereka menyumbang untuk kampanye hari pemberian tahunan Anda, menyumbangkan hadiah yang cocok, menawarkan sumbangan dalam bentuk barang, atau menyumbang menggunakan halaman donasi online Anda. Jika berlaku dan jika Anda memiliki izin mereka, pilih donor utama untuk disebutkan namanya. Menurut panduan penggalangan dana hadiah utama Bloomerang, Anda dapat menentukan donor signifikan Anda dengan mengidentifikasi pendukung yang sangat terhubung dengan organisasi Anda dan telah memberikan kontribusi besar. Hal ini membuat para donor mengetahui bahwa organisasi Anda menghargai mereka, membuat mereka lebih mungkin untuk memberi lagi di masa mendatang.
• Jelaskan dampak dari program sukarelawan Anda. Donor bukan satu-satunya pendukung yang membantu mendorong misi Anda ke depan. Jika Anda menawarkan program sukarelawan, sukarelawan Anda memberikan dukungan langsung untuk tujuan Anda. Perkiraan nilai jam sukarelawan saat ini adalah $29,95. Laporan tahunan Anda harus menyoroti pencapaian sukarelawan dan berterima kasih atas keterlibatan mereka.

Pendukung yang berdedikasi akan membaca laporan tahunan Anda untuk mendapatkan wawasan tentang keuangan, pencapaian, dan layanan Anda sepanjang tahun. Berfokus pada bagian penting mereka dalam hasil ini akan membantu mereka merasa dihargai, semakin memperkuat ikatan mereka dengan lembaga nonprofit Anda.

3. Tentukan format laporan tahunan Anda

Ketika Anda memikirkan laporan tahunan, Anda mungkin memikirkan buku cetak multi-halaman atau dokumen PDF dengan kombinasi teks dan gambar. Itu masih merupakan cara standar bagi lembaga nonprofit untuk menampilkan laporan tahunan mereka. Namun, alat digital juga memungkinkan untuk menggabungkan berbagai elemen multimedia yang menarik dan berbagi informasi dalam format yang berbeda.

Mari kita lihat lebih dekat dua format utama yang dapat Anda gunakan untuk menampilkan laporan digital Anda: cetak dan digital.

Mencetak

Laporan tahunan tercetak adalah paket, surat, atau brosur yang dikirim organisasi Anda ke pendukung setiap tahun. Laporan tercetak menawarkan pendukung dokumen nyata untuk terlibat, memungkinkan mereka untuk membuat catatan atau menyoroti informasi penting.

Anda dapat membuat berbagai jenis materi cetak tergantung pada audiens yang Anda kirimi laporan. Misalnya, Anda dapat membuat buku terikat bentuk panjang untuk dikirim ke donor utama, sponsor perusahaan, pemberi hibah, dan pendukung skala besar lainnya. Ini memberi para pendukung ini informasi terperinci yang mereka butuhkan untuk memutuskan apakah akan terus mendukung organisasi Anda.

Di sisi lain, pendukung Anda yang lebih santai kemungkinan akan lebih memilih dokumen yang lebih pendek, seperti brosur atau kartu pos, yang menyentuh semua sorotan utama. Alih-alih mengirimi mereka laporan yang kuat, Anda dapat mempublikasikan versi digital dari laporan lengkap di situs web Anda untuk mereka unduh dan sertakan tautannya di brosur atau kartu pos Anda.

Digital

Jika Anda tertarik untuk menghemat biaya pencetakan dan menampilkan laporan Anda ke audiens yang lebih luas, Anda dapat memilih untuk membuat laporan tahunan digital. Jenis laporan digital meliputi:

• PDF multi-halaman di situs web Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk mendigitalkan laporan lengkap Anda dan memungkinkan semua pendukung mengakses sumber daya ini.
• Sebuah video yang menyoroti poin-poin utama dari laporan Anda dan mencakup wawancara dan cuplikan suara dari para pemimpin dalam organisasi Anda.
• Presentasi multimedia interaktif yang menggabungkan gambar, teks, audio, dan video untuk menyampaikan informasi dari tahun ke tahun.

Pertimbangkan sasaran laporan tahunan dan audiens target Anda saat memutuskan format mana yang akan menyajikan laporan Anda. Bergantung pada strategi Anda, Anda dapat memilih format cetak dan digital untuk menjangkau audiens yang berbeda. Pertimbangkan anggaran Anda, dan pertimbangkan apakah Anda memiliki anggota tim yang dapat merancang jenis laporan yang Anda inginkan.

4. Pilih visual dengan bijak

Sertakan berbagai visual dalam laporan tahunan Anda untuk melibatkan audiens Anda. Pilih visual seperti foto, infografis, dan grafik untuk mengomunikasikan data Anda secara efektif. Visual ini juga harus mendukung konten tertulis Anda dan membantu menciptakan narasi yang kohesif.

Pertimbangkan praktik terbaik ini untuk mendesain dan memilih visual yang menarik:

• Menampilkan statistik dalam infografis. Infografis membantu menampilkan titik data dalam format yang lebih mudah dibaca. Gunakan infografis untuk menyoroti beberapa poin data penting yang ingin Anda tekankan kepada audiens Anda.
• Pilih foto asli yang menarik. Hindari menggunakan foto stok. Alih-alih, sewalah seorang fotografer atau mintalah seorang anggota staf untuk mengambil gambar di acara-acara dan kesempatan menjadi sukarelawan sepanjang tahun. Kemudian, kompilasi foto-foto ini ke dalam album atau folder yang dapat diakses oleh tim Anda. Saat mengembangkan laporan Anda, telusuri gambar menarik yang menunjukkan wajah orang, karena gambar ini cenderung jauh lebih menarik bagi pembaca.
• Pastikan visual sesuai dengan merek lembaga nonprofit Anda. Visual Anda harus selaras dengan identitas merek organisasi Anda dan dicap dengan warna, logo, dan font lembaga nonprofit Anda. Akan sangat membantu untuk membuat panduan gaya merek yang dapat Anda rujuk saat Anda merancang laporan tahunan. Panduan gaya harus menyertakan gaya logo, palet warna, dan spesifikasi tipografi Anda. Itu juga harus memiliki panduan gambar, seperti di mana sumber gambar dan instruksi untuk memilih gambar untuk konteks yang berbeda.

Visual membantu menghidupkan laporan tahunan Anda, menyampaikan informasi dengan lebih menarik.

5. Soroti rencana dan tujuan masa depan

Laporan tahunan Anda tidak hanya menawarkan kesempatan untuk merekap tahun sebelumnya; itu juga memberi Anda kesempatan untuk menyoroti rencana organisasi Anda. Ini menggairahkan pendukung untuk program dan kegiatan baru di cakrawala untuk organisasi Anda, menunjukkan kepada mereka bahwa Anda selalu mencari cara baru untuk tumbuh dan berkembang. Misalnya, Anda dapat menggunakan laporan tahunan untuk:

• Berikan cuplikan acara mendatang dan proyek besar. Mengungkapkan tema gala penggalangan dana tahun depan, peluncuran kampanye besar yang akan datang, atau tujuan penggalangan dana tahunan tahun depan.
• Jelaskan rencana Anda untuk mengatasi tantangan tahun sebelumnya. Setiap organisasi nirlaba menghadapi kemunduran sepanjang tahun. Jelaskan tantangan yang dihadapi organisasi Anda dan rencana Anda untuk mengelolanya.
• Dorong pendukung untuk terlibat dalam berbagai kegiatan Anda, baik sukarela, penggalangan dana peer-to-peer, atau kampanye advokasi. Bantu pendukung terlibat lebih banyak dengan menautkan ke formulir pendaftaran sukarelawan online Anda, sumber daya pendidikan situs web Anda, dan sumber daya lain yang relevan.

Pendukung lebih cenderung untuk tetap terlibat dengan organisasi Anda ketika mereka tahu Anda memiliki kalender acara menarik dan inisiatif baru.

Laporan tahunan memungkinkan Anda memberikan pembaruan transparan kepada pendukung tentang kesehatan organisasi Anda. Dengan lima praktik terbaik ini, Anda dapat membuat laporan yang memberi tahu mereka apa yang perlu mereka ketahui sambil memperkuat komitmen mereka terhadap tujuan Anda.