庫存審計：2023 年 9 項程序和優化清單

庫存審計將公司的財務記錄與其庫存記錄進行交叉檢查，並確保這些記錄與其實際庫存數量相匹配。 這是確保庫存準確性並識別庫存盤點或財務記錄中的任何差異的重要過程。

在實地盤點中，您將遍歷倉庫中的每一件物品以記錄可用產品的數量，通常是在技術的幫助下。 審核更進一步，以確認正確的數量以及庫存的質量和狀況。

由於多種原因，庫存審計在零售管理中至關重要：

• 識別差異。 如果實際庫存數量與會計記錄之間存在差異，您可以找到進一步調查的地方以解決問題。
• 揭示存貨過多或存貨不足的情況，並幫助進行資產管理和庫存預測。 庫存審計會告知您哪些商品在貨架上掛得太久，哪些商品庫存不足。 從那裡，您可以採取適當的行動，例如提供折扣以更快地推出陳舊產品以及購買更多可產生更高收入和利潤率的商品。
• 檢測因盜竊、損壞和過時造成的損失。 損失往往是導致管理程序不善的根本原因。 例如，您的高價值產品放置得太靠近無人監控的出口，或者發生了一些欺詐活動。
• 確定物流和倉庫工作流程的效率。 物流過程中可能會出現庫存短缺，例如在從集裝箱到倉庫的過程中丟失物品。

以下是您應該應用的 9 個庫存審計程序：

1.實物盤點

庫存盤點審計程序是對倉庫中的庫存進行實物盤點，並將這些數字與系統中顯示的數字進行比較。 您可以使用條形碼掃描儀來支持您對物品進行物理計數。 這對於遵循即時庫存方法或定期計算其經濟訂貨量的企業來說很方便。

例如，您的庫存管理軟件顯示您有 1,000 件產品，但您在倉庫中只計算了 950 件。 您應該盡快檢查導致差異的原因。

2.截止分析

截止分析意味著在實物盤點期間停止所有操作。 在此過程中不會有任何產品的接收或發貨，以避免不可控變量的錯誤。 在截止時間，之前的所有交易都應在財務期間正確報告。 審核員將檢查收貨和發貨文件，以驗證記錄的庫存變動是否準確。

例如，您計劃在 2022 年 12 月 1 日上午 9:00 至下午 3:00 進行截止分析。在此期間暫停所有將庫存移入和移出倉庫的活動。

3.產成品庫存分析

成品成本分析是製造商和生產商的理想選擇。 當庫存通過生產過程時，它就變成了待售的“成品”。 然後，您可以計算成品的存貨價值，以確保財務報表正確並更好地控制存貨。
例如，您製作 100 件 T 卹，面料、刺繡、T 卹鈕扣等成本為 600 美元。這意味著每件 T 恤的原材料生產成本為 6 美元。

4.運費分析

運費分析衡量將產品從一個地點運輸到另一個地點的運輸成本，以及物品在運輸過程中丟失或損壞的情況。 它還說明了運輸過程中發生的損失和損壞。
例如，您將產品從倉庫轉移到商店並監控成本，例如用卡車運輸。

5.開銷分析

間接費用是不包括生產所需的直接材料和人工的業務費用，例如租金、電費或與存貨相關的其他“隱藏”成本。 在分析間接成本時，您希望了解它們如何影響整體庫存成本，以便您可以正確規劃預算。

例如，您的間接成本是每月 5,000 美元，而每月可以生產 2,000 件 T 卹。 如果您想擴大生產 4,000 件 T 卹，您每月的管理費用將為 7,000 美元。 與可變成本一起，您可以使用規模經濟來找到最佳點。

6.庫存在途分析

在不同地點之間傳輸材料時，您需要跟踪產品到達的提前期。 此審核分析將確保在運輸過程中不會丟失或損壞任何東西。 庫存審計員將審查轉移文件以發現任何問題。

例如，您需要 1.5 天的時間將產品從倉庫運送到 3 個不同的地點。 監控時間可以幫助您確定何時應該準備將產品準時送到商店。

7. 高價值股票測試

高價值庫存項目測試，也稱為 ABC 分析，涉及根據產品的盈利能力對產品進行分類。 A 組由高價值產品組成，B 組是中等產品，C 組是低價值產品。 如果C組的某些產品銷量很高，可以將它們放置在入口附近，以加快前往銷售樓層的速度。 相比之下，A 組中價值高、體積小的物品應該安全保管，以防止代價高昂的盜竊。

例如，您可以將您的產品分為 3 組：前 20% 的高價值產品屬於 A 組，接下來的 50% 屬於 B 組，最後 30% 屬於 C 組。

8.直接勞動力分析

直接人工是製造特定產品所需的人工成本。 它可以被認為是員工的工作時間、輪班差異和加班時間的成本。 此外，您可以添加用於員工的工資稅、獎金或其他福利成本，以了解全貌。

9.庫存盤點對賬

在流程結束時，您需要檢查實際計數是否與您公司的賬簿相符。 庫存核對是周期盤點的重要組成部分。 如果您在庫存盤點期間發現問題，請進一步調查以核對產品。 通過這種方式，您可以跟踪將來容易出錯的任何 SKU 編號。

如果庫存記錄與倉庫貨架上的實際數量存在差異，則必須找出原因並修改記錄以反映此分析。

定期進行審計將增加您對庫存如何在供應鏈中移動的可見性。 庫存審計有 3 個階段：計劃、執行和分析。 讓我們探索檢查庫存的清單。

1. 評估要審核的項目：應更頻繁地評估風險較高的庫存項目。 您可以使用 SKU 和條形碼對商品進行分類和優先排序。
2. 安排您的公司審核：接下來，計劃審核時間表。 為了最大程度地減少對業務流程的干擾，您應該選擇不太忙但仍然有良好頻率將高價值項目納入審計的時間。 請注意，您的運輸政策也可能會影響您的審核計劃，特別是如果您承諾快速交付給客戶。
3. 收集必要的文件：提前收集所有重要文件，確保可以輕鬆安全地對其進行評估。
4. 進行審核：如上所述，審核有多種類型。 您可以根據您的業務性質來決定哪一個是必不可少的。 此外，確保您有一個公正的內部審計員並了解如何執行審計。
5. 記錄調查結果：審計的目的是找出差距並尋找改進操作流程的方法。 因此，您必須記錄審核期間發生的情況，並逐年或逐週期跟踪結果。
6. 報告調查結果：審計完成後，創建一份突出顯示主要調查結果和建議的報告。 在以後的審計中，您可以重新檢查以前的報告，看看情況是否有所改善。

以下是規劃成功的庫存審計的 5 條最佳實踐：

選擇合適的時機

由於在實物盤點期間所有操作都被凍結，因此您需要仔細計劃審計時間。 審核應在暫停操作對履行的影響最小時進行。

例如，如果你想做年底的審計，你不應該直接選擇十二月。 由於這通常是假日購物的繁忙月份，您可以使用前滾和後滾功能在年底之前或之後運行實際盤點。

使用前滾，您可以通過以下公式計算期末庫存：（最後一次完整實物盤點的庫存）+（採購和其他直接成本）-（銷售成本）。

例如：

• 您去年的期末存貨價值 6,000 美元。
• 今年，您購買了 10,000 美元的庫存，售出的庫存價值 12,000 美元。
• 您今年的期末存貨將為：(6,000+10,000-12,000)=4,000 美元。 這也稱為您當年資產負債表中的庫存儲備。

對於回滾方法，您設置審計的截止日期。 這可能是您的財務報告期結束時。 因此，當您進行實物庫存盤點時，忽略截止日期之後發生的任何交易以獲得全年數量。

組織你的倉庫

在審核之前，合理安排您的倉庫，以便輕鬆識別審核庫存的位置。 盡量減少混裝托盤的數量，並使同類產品彼此靠近。 您應該採用一致的方法來存儲和計算項目。

此外，檢查倉庫中隨機放置的損壞、過時或退回的庫存。 您應該在審核前處理它們，例如將它們記下來、扔掉、修理或重新上架，以降低您的庫存持有成本。

確定你的重點

概覽構成庫存的內容並確定最高價值和風險。 那是你應該花大部分時間的地方。

檢查異常項並審查對賬，以了解管理存在困難的地方。 此信息將幫助您充分利用審計，從而對您的庫存管理流程提出有價值的見解。

準備合適的員工

分配 2 個不同的團隊執行庫存盤點審計，以盡量減少錯誤和欺詐。 您應該選擇最注重細節和最細心的倉庫人員。 否則，您可以使用外部庫存盤點服務來幫助您。

此外，在盤點觀察期間，安排知識淵博的倉庫員工協助審核員。 這些人員將加快審核員對庫存狀況的評估，並定位和識別為審核測試計數選擇的項目。

擁抱科技

技術可以加快和促進審計，從而減少對您公司的干擾。 企業必備的軟件是庫存管理系統 (IMS)。 選擇 IMS 時，請確保這些功能可用於審計：

• 實時顯示庫存數據；
• 自定義執行庫存週期盤點的標準，包括頻率和盤點策略（ABC 分析、基於機會等）；
• 根據觸發事件設置定期週期盤點，以盡量減少差異，而不是等待完整的物理盤點。

此外，配備倉庫管理系統 (WMS) 將更有效地控制計數並減少數據輸入中的人為錯誤。 以下是 WMS 的一些好處：

• 在移動設備上運行以實現便攜性；
• 連接條碼掃描儀掃描箱子和物品，確保它們在正確的地方；
• 自動記錄每次掃描的庫存並將其添加到數據庫中；
  將 WMS 中的數據與庫存記錄進行比較，並突出顯示任何問題以供進一步審查。

以上是 9 個審計分析程序和執行審計的建議。 通過正確的策略和執行，審計在確保您的庫存正確和最新方面發揮著重要作用。 從那裡，您可以自信地經營您的業務、銷售更多產品並拓展您的市場。

1. 審計的三種類型是什麼？

有 3 種主要類型的審計，包括外部審計、內部審計和美國國稅局 (IRS) 審計。

2.存貨審計的風險和挑戰是什麼？

審計師面臨的一些最常見的挑戰是：

• 需要調整以反映其實際價值的損壞庫存；
• 可以提高或降低報告收益的錯誤計算的庫存；
• 發貨和接收貨物的錯誤導致不正確的截斷庫存記錄；
• 與供應商的年終負債沒有準確記錄；
• 寄售庫存錯誤，您倉庫中的庫存可能顯示為“寄售”，反之亦然。