Audit des stocks : 9 procédures et check-list d'optimisation en 2023

Un audit d'inventaire recoupe les registres financiers d'une entreprise avec ses registres d'inventaire et s'assure que ces registres correspondent à son inventaire physique. Il s'agit d'un processus essentiel pour garantir l'exactitude des stocks et identifier toute anomalie dans le comptage des stocks ou les registres financiers.

Lors du comptage physique, vous passerez en revue chaque article de l'entrepôt pour enregistrer le nombre de produits disponibles, généralement avec l'aide de la technologie. Les audits vont encore plus loin pour confirmer la bonne quantité, ainsi que la qualité et l'état de votre stock.

L'audit des stocks est crucial dans la gestion du commerce de détail pour plusieurs raisons :

• Identifiez les écarts. S'il existe des différences entre la quantité de stock réelle et les registres comptables, vous pouvez repérer où rechercher plus avant pour résoudre le problème.
• Révélez les situations de surstockage ou de sous-stockage et aidez à la gestion des actifs et à la prévision des stocks. L'audit des stocks vous informe des articles qui restent trop longtemps sur les étagères et des articles dont le stock est épuisé. À partir de là, vous pouvez prendre les mesures appropriées, comme offrir une remise pour pousser plus rapidement les produits obsolètes et acheter plus d'articles qui génèrent des revenus et une marge bénéficiaire plus élevés.
• Détectez les pertes résultant du vol, des dommages et de l'obsolescence. Les pertes conduisent souvent à une cause fondamentale d'une mauvaise procédure de gestion. Par exemple, vos produits de grande valeur sont placés trop près d'une sortie non surveillée ou certaines activités frauduleuses se sont produites.
• Déterminez l'efficacité de vos workflows logistiques et d'entrepôt. Une rupture de stock peut survenir dans le processus logistique, comme des articles manquants lors du transfert du conteneur à l'entrepôt.

Voici les 9 procédures d'audit d'inventaire que vous devez appliquer :

1. Inventaire physique

La procédure d'audit de l'inventaire consiste à effectuer un inventaire physique de l'inventaire dans votre entrepôt et à comparer les chiffres à ce qui est affiché dans votre système. Vous pouvez utiliser un lecteur de codes-barres pour vous aider à compter physiquement les articles. Ceci est pratique pour les entreprises qui suivent une méthode d'inventaire juste à temps ou qui calculent régulièrement leur quantité de commande économique.

Par exemple, votre logiciel de gestion des stocks indique que vous avez 1 000 produits, mais que vous ne comptez que 950 unités dans votre entrepôt. Vous devriez vérifier ce qui cause la différence dès que possible.

2. Analyse de coupure

L'analyse de coupure signifie l'arrêt de toutes les opérations pendant l'inventaire physique. Il n'y aura pas de réception ou d'expédition de produits au cours de ce processus pour éviter les erreurs de variables non contrôlées. À l'heure limite, toutes les transactions antérieures doivent être déclarées correctement dans la période financière. Les auditeurs vérifieront les documents de réception et d'expédition pour vérifier que le mouvement de stock enregistré est exact.

Par exemple, vous prévoyez d'effectuer une analyse de coupure de 9h00 à 15h00 le 1er décembre 2022. Toutes les activités qui déplacent le stock vers et depuis l'entrepôt sont interrompues pendant cette période.

3. Analyse des stocks de produits finis

L'analyse du coût des produits finis est idéale pour les fabricants et les producteurs. Lorsque l'inventaire passe par le processus de production, il devient un « bien fini » à vendre. Ensuite, vous pouvez calculer la valeur d'inventaire des produits finis pour vous assurer que les états financiers sont corrects et mieux contrôler les stocks.
Par exemple, vous créez 100 t-shirts avec un coût de 600 $ en tissus, broderies, boutons de t-shirt, etc. Cela signifie que chaque t-shirt coûte 6 $ en matières premières à produire.

4. Analyse du coût du fret

L'analyse des frais de transport mesure les frais d'expédition pour transporter les produits d'un endroit à un autre, et les cas d'articles perdus ou endommagés pendant le transport. Il tient également compte des pertes et des dommages subis pendant le transport.
Par exemple, vous transférez les produits de votre entrepôt vers vos magasins et surveillez combien cela coûte, comme le transport par camion.

5. Analyse des frais généraux

Les frais généraux sont les dépenses d'entreprise qui excluent les matériaux directs et la main-d'œuvre nécessaires à la production, tels que le loyer, l'électricité ou d'autres coûts «cachés» associés aux stocks. Lors de l'analyse des frais généraux, vous souhaitez voir comment ils affectent le coût global des stocks afin de pouvoir planifier correctement votre budget.

Par exemple, vos coûts indirects sont de 5 000 $ par mois avec la capacité de produire 2 000 t-shirts par mois. Si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure pour produire 4 000 t-shirts, vos frais généraux seront de 7 000 $ par mois. Avec le coût variable, vous pouvez utiliser les économies d'échelle pour trouver le point optimal.

6. Analyse des stocks en transit

Lors de la transmission de matériaux entre différents emplacements, vous devez suivre le délai d'acheminement des produits. Cette analyse d'audit garantira que rien n'est perdu ou endommagé pendant le transport. Les auditeurs d'inventaire examineront la documentation de transfert pour identifier tout problème.

Par exemple, vous avez besoin de 1,5 jours pour transporter vos produits de votre entrepôt à 3 endroits différents. Le suivi du temps peut vous aider à définir quand vous devez vous préparer pour livrer les produits au magasin à temps.

7. Tests de stocks de grande valeur

Les tests d'articles d'inventaire de grande valeur, également connus sous le nom d'analyse ABC, consistent à classer vos produits en fonction de leur rentabilité. Le groupe A se compose d'articles de grande valeur, le groupe B est le niveau intermédiaire et le groupe C est les produits de faible valeur. Si certains produits du groupe C ont un volume de vente élevé, vous pouvez les placer près de l'entrée pour accélérer les déplacements vers la surface de vente. En revanche, les articles de grande valeur et de faible volume du groupe A doivent être sécurisés en toute sécurité pour éviter les vols coûteux.

Par exemple, vous pouvez diviser vos produits en 3 groupes comme ceci : les 20 % de produits de grande valeur appartiennent au groupe A, les 50 % suivants au groupe B et les 30 derniers % au groupe C.

8. Analyse directe du travail

La main-d'œuvre directe est le coût de la main-d'œuvre nécessaire à la fabrication d'un produit spécifique. Il peut être considéré comme le coût des heures de travail, des différentiels de poste et des heures supplémentaires des employés. De plus, vous pouvez ajouter des charges sociales, des primes ou d'autres coûts d'avantages sociaux qui sont dépensés pour que les employés aient une image complète.

9. Rapprochement de l'inventaire

À la fin du processus, vous devez vérifier que le décompte physique correspond aux livres de votre entreprise. Le rapprochement des stocks est une partie essentielle de l'inventaire tournant. Si vous détectez des problèmes lors de votre inventaire, enquêtez davantage pour rapprocher les produits. De cette façon, vous pouvez suivre tous les numéros SKU qui sont sujets à des erreurs à l'avenir.

S'il existe des différences entre les enregistrements d'inventaire et le nombre réel sur les étagères de votre entrepôt, vous devez en déterminer la raison et modifier les enregistrements pour refléter cette analyse.

La réalisation périodique de votre audit augmentera votre visibilité sur la façon dont les stocks évoluent dans la chaîne d'approvisionnement. Un audit d'inventaire comporte 3 phases : la planification, l'exécution et l'analyse. Explorons la liste de contrôle pour auditer les stocks.

1. Évaluer les éléments à auditer : les éléments d'inventaire présentant un risque plus élevé doivent être évalués plus fréquemment. Vous pouvez utiliser des SKU et des codes-barres pour trier et hiérarchiser vos marchandises.
2. Planifiez les audits de votre entreprise : Ensuite, planifiez un calendrier d'audit. Pour minimiser la perturbation de votre flux d'activité, vous devez choisir des heures qui ne sont pas trop occupées, mais qui ont toujours une bonne fréquence pour faire passer les éléments de grande valeur dans les audits. Notez que vos politiques d'expédition peuvent également affecter votre calendrier d'audit, en particulier si vous promettez une livraison rapide aux clients.
3. Rassemblez les documents nécessaires : Rassemblez tous les documents importants à l'avance et assurez-vous qu'ils peuvent être évalués facilement et en toute sécurité.
4. Réaliser l'audit : Il existe différents types d'audits comme mentionné ci-dessus. Vous décidez lequel est essentiel en fonction de la nature de votre entreprise. De plus, assurez-vous d'avoir un auditeur interne impartial et de comprendre comment effectuer l'audit.
5. Enregistrer les résultats : le but des audits est de trouver des lacunes et de rechercher des moyens d'améliorer les processus opérationnels. Par conséquent, vous devez enregistrer ce qui se passe pendant les audits et suivre les résultats d'une année à l'autre ou d'un cycle à l'autre.
6. Rapporter les constatations : une fois l'audit terminé, créez un rapport mettant en évidence les principales constatations et suggestions. Lors de futurs audits, vous pourrez revérifier le rapport précédent et voir si les choses se sont améliorées.

Voici les 5 bonnes pratiques à prévoir pour un audit d'inventaire réussi :

Choisissez le bon moment

Étant donné que toutes les opérations sont gelées pendant le comptage physique, vous devez planifier soigneusement le temps de l'audit. L'audit doit avoir lieu lorsque les opérations interrompues ont le moins d'impact sur l'exécution.

Par exemple, si vous voulez faire un audit pour la fin de l'année, vous ne devriez pas choisir décembre directement. Étant donné qu'il s'agit généralement d'un mois chargé avec les achats de vacances, vous pouvez utiliser les roll forwards et rollbacks pour exécuter le décompte physique avant ou après la fin de l'année.

Avec les reports, vous pouvez calculer le stock final selon cette formule : (Inventaire du dernier comptage physique complet) + (achats et autres coûts directs) – (coût des marchandises vendues).

Par exemple:

• Votre inventaire final de l'année dernière vaut 6 000 $.
• Cette année, vous avez acheté pour 10 000 $ d'actions et les stocks vendus valent 12 000 $.
• Votre inventaire final pour cette année sera : (6 000 + 10 000-12 000) = 4 000 $. Ceci est également connu comme vos réserves d'inventaire dans le bilan de l'année.

Pour la méthode des restaurations, vous définissez une date limite pour l'audit. Cela peut être la fin de votre période de déclaration financière. Par conséquent, lorsque vous effectuez le décompte physique des stocks, ignorez toutes les transactions qui se sont produites après la date limite pour obtenir le nombre pour l'année complète.

Organisez votre entrepôt

Avant l'audit, aménagez logiquement votre entrepôt pour identifier facilement l'emplacement du stock d'audit. Minimisez le nombre de palettes mixtes et gardez les produits similaires proches les uns des autres. Vous devez avoir une approche cohérente pour stocker et compter les articles.

De plus, vérifiez les stocks endommagés, obsolètes ou retournés qui traînent au hasard dans votre entrepôt. Vous devez les traiter avant l'audit, par exemple en les écrivant, en les jetant, en les réparant ou en les remettant en rayon pour réduire le coût de possession de vos stocks.

Identifiez votre objectif

Passez en revue la vue d'ensemble de ce qui constitue l'inventaire et déterminez la valeur et le risque les plus élevés. C'est là que vous devriez passer le plus de temps.

Vérifiez les éléments aberrants et examinez les rapprochements pour voir où la direction rencontre des difficultés. Ces informations vous aideront à tirer le meilleur parti de votre audit pour obtenir des informations précieuses sur votre processus de gestion des stocks.

Préparer le personnel adéquat

Affectez 2 équipes différentes pour effectuer un audit d'inventaire afin de minimiser les erreurs et la fraude. Vous devez choisir votre personnel d'entrepôt le plus minutieux et le plus attentif. Sinon, vous pouvez utiliser des services externes d'inventaire pour vous aider.

En outre, demandez à des employés de l'entrepôt compétents d'aider les auditeurs lors de l'observation du comptage. Le personnel accélérera l'évaluation par l'auditeur de l'état des stocks, ainsi que localisera et identifiera les articles sélectionnés pour les comptages des tests d'audit.

Adoptez la technologie

La technologie peut accélérer et faciliter les audits afin qu'ils perturbent moins votre entreprise. Un logiciel incontournable pour les entreprises est un système de gestion des stocks (IMS). Lorsque vous choisissez un IMS, assurez-vous que ces fonctionnalités sont disponibles pour les audits :

• Afficher les données d'inventaire en temps réel ;
• Personnaliser les critères pour effectuer des comptages cycliques d'inventaire, y compris les stratégies de fréquence et de comptage (analyse ABC, basée sur les opportunités, etc.);
• Configurez des comptages cycliques réguliers basés sur des événements déclencheurs afin de minimiser les écarts plutôt que d'attendre un comptage physique complet.

De plus, l'équipement d'un système de gestion d'entrepôt (WMS) permettra de contrôler plus efficacement les comptages et de réduire les erreurs humaines dans la saisie des données. Voici quelques avantages d'un WMS :

• Exécuter sur des appareils mobiles pour la portabilité ;
• Connectez-vous avec des scanners de codes-barres pour scanner les bacs et les articles pour vous assurer qu'ils sont au bon endroit ;
• Enregistrez automatiquement l'inventaire de chaque analyse et ajoutez-le à la base de données ;
  Comparez les données du WMS aux enregistrements d'inventaire et mettez en évidence tout problème pour un examen plus approfondi.

Vous trouverez ci-dessus les 9 procédures analytiques d'audit et les conseils pour réaliser votre audit. Avec la bonne stratégie et la bonne exécution, les audits jouent un rôle important pour garantir que votre inventaire est correct et à jour. À partir de là, vous pouvez être sûr de gérer votre entreprise, de vendre plus et d'élargir votre marché.

1. Quels sont les 3 types d'audits ?

Il existe 3 principaux types d'audits, notamment les audits externes, les audits internes et les audits de l'Internal Revenue Service (IRS).

2. Quels sont les risques et les défis des audits d'inventaire ?

Certains des défis les plus courants auxquels les auditeurs sont confrontés sont les suivants :

• Inventaire endommagé qui doit être ajusté pour refléter sa valeur réelle ;
• Inventaire mal comptabilisé pouvant augmenter ou diminuer les revenus déclarés ;
• Des erreurs dans l'expédition et la réception des marchandises entraînent des enregistrements d'inventaire de coupure incorrects ;
• Les dettes de fin d'année avec les fournisseurs ne sont pas enregistrées avec précision ;
• Erreurs d'inventaire en consignation, où l'inventaire dans votre entrepôt peut être affiché comme "en consignation", ou vice versa.