Bestandsprüfung: 9 Verfahren und Optimierungscheckliste im Jahr 2023

Eine Bestandsprüfung vergleicht die Finanzunterlagen eines Unternehmens mit seinen Bestandsunterlagen und stellt sicher, dass diese Unterlagen mit der physischen Bestandszählung übereinstimmen. Es ist ein wichtiger Prozess, um die Bestandsgenauigkeit sicherzustellen und etwaige Abweichungen in der Bestandszählung oder den Finanzunterlagen zu identifizieren.

Bei der physischen Zählung gehen Sie jeden Artikel im Lager durch, um die Anzahl der verfügbaren Produkte zu erfassen, normalerweise mit Hilfe von Technologie. Audits gehen noch einen Schritt weiter, um die richtige Menge sowie die Qualität und den Zustand Ihrer Bestände zu bestätigen.

Die Bestandsprüfung ist aus mehreren Gründen im Einzelhandelsmanagement von entscheidender Bedeutung:

• Identifizieren Sie Abweichungen. Wenn es Unterschiede zwischen der tatsächlichen Bestandsmenge und den Buchhaltungsunterlagen gibt, können Sie erkennen, wo Sie weitere Nachforschungen anstellen können, um das Problem zu lösen.
• Decken Sie Überbestände oder Unterbestände auf und helfen Sie bei der Vermögensverwaltung und Bestandsprognose. Die Bestandsprüfung informiert Sie darüber, welche Artikel zu lange über den Regalen hängen und welche Artikel zur Neige gehen. Von dort aus können Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen, z. B. einen Rabatt anbieten, um veraltete Produkte schneller zu verkaufen, und mehr Artikel kaufen, die höhere Einnahmen und Gewinnspannen generieren.
• Erkennen Sie Verluste durch Diebstahl, Beschädigung und Veralterung. Die Verluste führen oft zu einer Grundursache für schlechte Managementverfahren. Beispielsweise wurden Ihre hochwertigen Produkte zu nahe an einem unbewachten Ausgang platziert oder es fanden betrügerische Aktivitäten statt.
• Bestimmen Sie die Effizienz Ihrer Logistik- und Lagerabläufe. Im Logistikprozess kann es zu Bestandsengpässen kommen, z. B. durch fehlende Artikel beim Umladen vom Container in das Lager.

Hier sind die 9 Prüfverfahren für Inventar, die Sie anwenden sollten:

1. Zählung der physischen Inventur

Das Prüfungsverfahren für die Bestandszählung besteht darin, den Bestand in Ihrem Lager physisch zu zählen und die Zahlen mit den in Ihrem System angezeigten Zahlen zu vergleichen. Sie können einen Barcode-Scanner verwenden, um Sie beim physischen Zählen der Artikel zu unterstützen. Dies ist praktisch für Unternehmen, die eine Just-in-Time-Bestandsmethode verfolgen oder regelmäßig ihre wirtschaftliche Bestellmenge berechnen.

Ihre Bestandsverwaltungssoftware zeigt beispielsweise an, dass Sie 1.000 Produkte haben, aber Sie zählen nur 950 Einheiten in Ihrem Lager. Sie sollten so bald wie möglich überprüfen, was die Differenz verursacht.

2. Cutoff-Analyse

Cutoff-Analyse bedeutet, dass alle Vorgänge während der Inventurzählung angehalten werden. Während dieses Prozesses werden keine Produkte empfangen oder versendet, um Fehler durch unkontrollierte Variablen zu vermeiden. Zum Stichtag sind alle Transaktionen davor ordnungsgemäß in der Rechnungsperiode zu melden. Prüfer überprüfen die Empfangs- und Versanddokumente, um sicherzustellen, dass die aufgezeichneten Lagerbewegungen korrekt sind.

Sie planen beispielsweise, am 1. Dezember 2022 von 9:00 Uhr bis 15:00 Uhr eine Cutoff-Analyse durchzuführen. Alle Aktivitäten, die Inventar in das Lager hinein und aus ihm heraus bewegen, werden während dieses Zeitraums angehalten.

3. Analyse des Fertigwarenbestands

Die Analyse der Fertigwarenkosten ist ideal für Hersteller und Produzenten. Wenn das Inventar den Produktionsprozess durchläuft, wird es zu einem „fertigen Produkt“, das verkauft werden kann. Anschließend können Sie den Bestandswert der fertigen Produkte berechnen, um sicherzustellen, dass die Jahresabschlüsse korrekt sind, und den Bestand besser kontrollieren.
Sie erstellen beispielsweise 100 T-Shirts mit 600 $ Kosten für Stoffe, Stickereien, T-Shirt-Knöpfe usw. Das bedeutet, dass jedes T-Shirt 6 $ für die Herstellung der Rohmaterialien kostet.

4. Frachtkostenanalyse

Die Analyse der Frachtkosten misst die Versandkosten für den Transport von Produkten von einem Ort zum anderen sowie Fälle, in denen Artikel während des Transports verloren gehen oder beschädigt werden. Es berücksichtigt auch Verluste und Schäden, die während des Transports entstanden sind.
Beispielsweise transportieren Sie die Produkte von Ihrem Lager in Ihre Filialen und überwachen, wie viel es kostet, z. B. Spediteur per LKW.

5. Overhead-Analyse

Gemeinkosten sind die Geschäftsausgaben, die die für die Produktion erforderlichen direkten Materialien und Arbeitskräfte ausschließen, wie z. B. Miete, Strom oder andere „versteckte“ Kosten im Zusammenhang mit Lagerbeständen. Bei der Analyse der Gemeinkosten möchten Sie sehen, wie sie sich auf die Gesamtbestandskosten auswirken, damit Sie Ihr Budget richtig planen können.

Beispielsweise betragen Ihre indirekten Kosten 5.000 USD pro Monat bei einer Produktionskapazität von 2.000 T-Shirts pro Monat. Wenn Sie 4.000 T-Shirts produzieren möchten, betragen Ihre Gemeinkosten 7.000 USD pro Monat. Zusammen mit den variablen Kosten können Sie die Skaleneffekte nutzen, um den optimalen Punkt zu finden.

6. Analyse des Transitbestands

Wenn Sie Materialien zwischen verschiedenen Standorten transportieren, müssen Sie die Vorlaufzeit für die Ankunft der Produkte verfolgen. Diese Audit-Analyse stellt sicher, dass während des Transports nichts verloren geht oder beschädigt wird. Bestandsprüfer überprüfen die Übertragungsdokumentation, um etwaige Probleme zu identifizieren.

Beispielsweise benötigen Sie 1,5 Tage, um Ihre Produkte von Ihrem Lager zu 3 verschiedenen Standorten zu transportieren. Die Überwachung der Zeit kann Ihnen helfen, festzulegen, wann Sie sich darauf vorbereiten sollten, die Produkte rechtzeitig in den Laden zu bringen.

7. Hochwertige Aktientests

Bei den Tests für hochwertige Lagerartikel, auch ABC-Analyse genannt, werden Ihre Produkte nach ihrer Rentabilität klassifiziert. Gruppe A besteht aus hochwertigen Artikeln, Gruppe B ist die mittlere Klasse und Gruppe C sind die niedrigwertigen Produkte. Wenn einige Produkte in Gruppe C ein hohes Verkaufsvolumen haben, können Sie sie in der Nähe des Eingangs platzieren, um den Weg zur Verkaufsfläche zu beschleunigen. Dagegen sollten die hochwertigen Kleinserienartikel der Gruppe A sicher gesichert sein, um kostspieligen Diebstahl zu verhindern.

Sie können Ihre Produkte beispielsweise wie folgt in die 3 Gruppen einteilen: Die oberen 20 % der hochwertigen Produkte gehören zu Gruppe A, die nächsten 50 % zu Gruppe B und die letzten 30 % zu Gruppe C.

8. Direkte Arbeitsanalyse

Direkte Arbeit sind die Arbeitskosten, die zur Herstellung eines bestimmten Produkts erforderlich sind. Sie können als Kosten für Arbeitsstunden, Schichtunterschiede und Überstunden der Arbeitnehmer betrachtet werden. Darüber hinaus können Sie Lohnsteuern, Prämien oder andere Sozialleistungen hinzufügen, die für Mitarbeiter ausgegeben werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

9. Bestandsabgleich

Am Ende des Prozesses müssen Sie überprüfen, ob die physische Zählung mit den Büchern Ihres Unternehmens übereinstimmt. Der Bestandsabgleich ist ein wesentlicher Bestandteil des Cycle Counting. Wenn Sie bei Ihrer Bestandszählung Probleme feststellen, führen Sie weitere Untersuchungen durch, um Produkte abzugleichen. Auf diese Weise können Sie in Zukunft fehleranfällige SKU-Nummern nachverfolgen.

Wenn es Unterschiede zwischen den Bestandsaufzeichnungen und der tatsächlichen Anzahl in Ihren Lagerregalen gibt, müssen Sie den Grund herausfinden und die Aufzeichnungen ändern, um diese Analyse widerzuspiegeln.

Die regelmäßige Durchführung Ihres Audits erhöht Ihre Transparenz darüber, wie sich der Bestand durch die Lieferkette bewegt. Es gibt 3 Phasen eines Bestandsaudits: Planung, Durchführung und Analyse. Sehen wir uns die Checkliste zur Bestandsprüfung an.

1. Bewerten Sie, welche Elemente geprüft werden sollen: Inventarelemente mit einem höheren Risiko sollten häufiger bewertet werden. Sie können SKUs und Barcodes verwenden, um Ihre Waren zu sortieren und zu priorisieren.
2. Planen Sie Ihre Unternehmensaudits : Planen Sie als Nächstes einen Auditzeitplan. Um die Unterbrechung Ihres Geschäftsablaufs so gering wie möglich zu halten, sollten Sie Zeiten wählen, die nicht zu geschäftig sind, aber dennoch eine gute Frequenz haben, um die hochwertigen Artikel in die Audits zu bringen. Beachten Sie, dass Ihre Versandrichtlinien auch Ihren Prüfplan beeinflussen können, insbesondere wenn Sie Kunden eine schnelle Lieferung versprechen.
3. Sammeln Sie die notwendigen Dokumente : Sammeln Sie alle wichtigen Dokumente im Voraus und stellen Sie sicher, dass sie einfach und sicher beurteilt werden können.
4. Führen Sie das Audit durch: Es gibt verschiedene Arten von Audits, wie oben erwähnt. Sie entscheiden anhand der Art Ihres Unternehmens, welche wesentlich ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie einen unvoreingenommenen internen Prüfer haben und verstehen, wie das Audit durchgeführt wird.
5. Erfassen Sie die Ergebnisse : Der Zweck von Audits besteht darin, Lücken zu finden und nach Wegen zu suchen, um die betrieblichen Prozesse zu verbessern. Daher müssen Sie aufzeichnen, was während der Audits passiert, und die Ergebnisse Jahr für Jahr oder Zyklus für Zyklus verfolgen.
6. Melden Sie die Ergebnisse : Erstellen Sie nach Abschluss des Audits einen Bericht, in dem Sie die wichtigsten Ergebnisse und Vorschläge hervorheben. Bei zukünftigen Audits können Sie den vorherigen Bericht erneut überprüfen und sehen, ob sich die Dinge verbessert haben.

Hier sind die 5 Best Practices für eine erfolgreiche Bestandsprüfung:

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Da alle Vorgänge während der physischen Zählung eingefroren sind, müssen Sie die Zeit für das Audit sorgfältig planen. Das Audit sollte stattfinden, wenn angehaltene Operationen die geringste Auswirkung auf die Erfüllung haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Prüfung zum Jahresende durchführen möchten, sollten Sie nicht direkt den Dezember auswählen. Da dies normalerweise ein arbeitsreicher Monat mit Feiertagseinkäufen ist, können Sie Rollforwards und Rollbacks verwenden, um die physische Zählung vor oder nach dem Jahresende durchzuführen.

Mit Roll Forwards können Sie den Endbestand nach dieser Formel berechnen: (Bestand der letzten vollständigen physischen Inventur) + (Einkäufe und andere direkte Kosten) – (Kosten der verkauften Waren).

Zum Beispiel:

• Ihr Endbestand im letzten Jahr hat einen Wert von 6.000 $.
• In diesem Jahr haben Sie Aktien im Wert von 10.000 US-Dollar gekauft, und der verkaufte Bestand hat einen Wert von 12.000 US-Dollar.
• Ihr Endbestand für dieses Jahr beträgt: (6.000 + 10.000-12.000) = 4.000 USD. Dies wird auch als Ihre Bestandsreserven in der Bilanz des Jahres bezeichnet.

Bei der Rollback-Methode legen Sie einen Stichtag für die Prüfung fest. Es kann das Ende Ihres Finanzberichtszeitraums sein. Ignorieren Sie daher bei der physischen Bestandszählung alle Transaktionen, die nach dem Stichtag stattgefunden haben, um die Jahreszahl zu erhalten.

Organisieren Sie Ihr Lager

Ordnen Sie Ihr Lager vor dem Audit logisch an, um den Standort des Auditbestands leicht zu identifizieren. Minimieren Sie die Anzahl gemischter Paletten und halten Sie ähnliche Produkte nahe beieinander. Sie sollten einen konsistenten Ansatz zum Lagern und Zählen von Artikeln haben.

Suchen Sie außerdem nach beschädigten, veralteten oder zurückgegebenen Beständen, die zufällig in Ihrem Lager herumliegen. Sie sollten sich vor der Prüfung mit ihnen befassen, z. B. sie aufschreiben, wegwerfen, reparieren oder neu einlagern, um Ihre Lagerhaltungskosten zu senken.

Identifizieren Sie Ihren Fokus

Gehen Sie die Übersicht durch, was das Inventar ausmacht, und bestimmen Sie den höchsten Wert und das höchste Risiko. Dort sollten Sie die meiste Zeit verbringen.

Suchen Sie nach Ausreißern und überprüfen Sie Abstimmungen, um zu sehen, wo das Management Schwierigkeiten hat. Diese Informationen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Audit zu machen, um wertvolle Einblicke in Ihren Bestandsverwaltungsprozess zu gewinnen.

Bereiten Sie geeignetes Personal vor

Weisen Sie 2 verschiedenen Teams zu, die Bestandszählungsprüfungen durchführen, um Fehler und Betrug zu minimieren. Sie sollten Ihre detailorientiertesten und aufmerksamsten Lagermitarbeiter auswählen. Andernfalls können Sie externe Bestandszählungsdienste verwenden, um Ihnen zu helfen.

Beauftragen Sie außerdem sachkundige Lagermitarbeiter damit, die Prüfer bei der Zählbeobachtung zu unterstützen. Das Personal beschleunigt die Beurteilung des Bestandszustands durch den Prüfer sowie das Auffinden und Identifizieren von Artikeln, die für Prüftestzählungen ausgewählt wurden.

Umfassen Sie Technologie

Technologie kann Audits beschleunigen und erleichtern, sodass sie Ihr Unternehmen weniger stören. Eine unverzichtbare Software für Unternehmen ist ein Warenwirtschaftssystem (IMS). Stellen Sie bei der Auswahl eines IMS sicher, dass diese Funktionen für Audits verfügbar sind:

• Bestandsdaten in Echtzeit anzeigen;
• Anpassen von Kriterien zur Durchführung von Bestandszykluszählungen, einschließlich Häufigkeit und Zählstrategien (ABC-Analyse, gelegenheitsbasiert usw.);
• Richten Sie regelmäßige Zykluszählungen basierend auf auslösenden Ereignissen ein, um Diskrepanzen zu minimieren, anstatt auf eine vollständige physische Zählung zu warten.

Darüber hinaus wird die Ausstattung mit einem Lagerverwaltungssystem (WMS) die Zählungen effizienter steuern und menschliche Fehler bei der Dateneingabe reduzieren. Hier sind einige Vorteile eines WMS:

• Ausführung auf mobilen Geräten für Portabilität;
• Verbinden Sie sich mit Barcode-Scannern, um Behälter und Artikel zu scannen, um sicherzustellen, dass sie am richtigen Ort sind;
• Erfassen Sie automatisch das Inventar von jedem Scan und fügen Sie es der Datenbank hinzu;
  Vergleichen Sie die Daten im WMS mit Bestandsaufzeichnungen und markieren Sie alle Probleme zur weiteren Überprüfung.

Oben sind die 9 Prüfungsanalyseverfahren und die Ratschläge zur Durchführung Ihrer Prüfung aufgeführt. Mit der richtigen Strategie und Ausführung spielen Audits eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass Ihr Bestand korrekt und aktuell ist. Von dort aus können Sie sicher sein, Ihr Geschäft zu führen, mehr zu verkaufen und Ihren Markt zu erweitern.

1. Welche 3 Arten von Audits gibt es?

Es gibt drei Hauptarten von Audits, darunter externe Audits, interne Audits und Audits des Internal Revenue Service (IRS).

2. Was sind die Risiken und Herausforderungen von Bestandsprüfungen?

Einige der häufigsten Herausforderungen, mit denen Prüfer konfrontiert sind, sind:

• Beschädigtes Inventar, das angepasst werden muss, um seinen tatsächlichen Wert widerzuspiegeln;
• Falsch gezählter Bestand, der die gemeldeten Einnahmen erhöhen oder verringern kann;
• Fehler beim Versenden und Empfangen von Waren führen zu falschen Cutoff-Inventaraufzeichnungen;
• Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zum Jahresende werden nicht genau erfasst;
• Konsignationsbestandsfehler, bei denen der Bestand in Ihrem Lager möglicherweise als „auf Konsignation“ oder umgekehrt angezeigt wird.