库存审计：2023 年 9 项程序和优化清单

库存审计将公司的财务记录与其库存记录进行交叉检查，并确保这些记录与其实际库存数量相符。 这是确保库存准确性并识别库存盘点或财务记录中的任何差异的重要过程。

在实地盘点中，您将遍历仓库中的每一件物品以记录可用产品的数量，通常是在技术的帮助下。 审核更进一步，以确认正确的数量以及库存的质量和状况。

由于多种原因，库存审计在零售管理中至关重要：

• 识别差异。 如果实际库存数量与会计记录之间存在差异，您可以找到进一步调查的地方以解决问题。
• 揭示存货过多或存货不足的情况，并帮助进行资产管理和库存预测。 库存审计会告知您哪些商品在货架上挂得太久，哪些商品库存不足。 从那里，您可以采取适当的行动，例如提供折扣以更快地推出陈旧产品以及购买更多可产生更高收入和利润率的商品。
• 检测因盗窃、损坏和过时造成的损失。 损失往往是导致管理程序不善的根本原因。 例如，您的高价值产品放置得太靠近无人监控的出口，或者发生了一些欺诈活动。
• 确定物流和仓库工作流程的效率。 物流过程中可能会出现库存短缺，例如在从集装箱到仓库的过程中丢失物品。

以下是您应该应用的 9 个库存审计程序：

1.实物盘点

库存盘点审计程序是对仓库中的库存进行实物盘点，并将这些数字与系统中显示的数字进行比较。 您可以使用条形码扫描仪来支持您对物品进行物理计数。 这对于遵循即时库存方法或定期计算其经济订货量的企业来说很方便。

例如，您的库存管理软件显示您有 1,000 件产品，但您在仓库中只计算了 950 件。 您应该尽快检查导致差异的原因。

2.截止分析

截止分析意味着在实物盘点期间停止所有操作。 在此过程中不会有任何产品的接收或发货，以避免不可控变量的错误。 在截止时间，之前的所有交易都应在财务期间正确报告。 审核员将检查收货和发货文件，以验证记录的库存变动是否准确。

例如，您计划在 2022 年 12 月 1 日上午 9:00 至下午 3:00 进行截止分析。在此期间暂停所有将库存移入和移出仓库的活动。

3.产成品库存分析

成品成本分析是制造商和生产商的理想选择。 当库存通过生产过程时，它就变成了待售的“成品”。 然后，您可以计算成品的存货价值，以确保财务报表正确并更好地控制存货。
例如，您制作 100 件 T 恤，面料、刺绣、T 恤纽扣等成本为 600 美元。这意味着每件 T 恤的原材料生产成本为 6 美元。

4.运费分析

运费分析衡量将产品从一个地点运输到另一个地点的运输成本，以及物品在运输过程中丢失或损坏的情况。 它还说明了运输过程中发生的损失和损坏。
例如，您将产品从仓库转移到商店并监控成本，例如用卡车运输。

5.开销分析

间接费用是不包括生产所需的直接材料和人工的业务费用，例如租金、电费或与存货相关的其他“隐藏”成本。 在分析间接成本时，您希望了解它们如何影响整体库存成本，以便您可以正确规划预算。

例如，您的间接成本是每月 5,000 美元，而每月可以生产 2,000 件 T 恤。 如果您想扩大生产 4,000 件 T 恤，您每月的管理费用将为 7,000 美元。 与可变成本一起，您可以使用规模经济来找到最佳点。

6.库存在途分析

在不同地点之间传输材料时，您需要跟踪产品到达的提前期。 此审核分析将确保在运输过程中不会丢失或损坏任何东西。 库存审计员将审查转移文件以发现任何问题。

例如，您需要 1.5 天的时间将产品从仓库运送到 3 个不同的地点。 监控时间可以帮助您确定何时应该准备将产品准时送到商店。

7. 高价值股票测试

高价值库存项目测试，也称为 ABC 分析，涉及根据产品的盈利能力对产品进行分类。 A 组由高价值产品组成，B 组是中等产品，C 组是低价值产品。 如果C组的某些产品销量很高，可以将它们放置在入口附近，以加快前往销售楼层的速度。 相比之下，A 组中价值高、体积小的物品应该安全保管，以防止代价高昂的盗窃。

例如，您可以将您的产品分为 3 组：前 20% 的高价值产品属于 A 组，接下来的 50% 属于 B 组，最后 30% 属于 C 组。

8.直接劳动力分析

直接人工是制造特定产品所需的人工成本。 它可以被认为是员工的工作时间、轮班差异和加班时间的成本。 此外，您可以添加用于员工的工资税、奖金或其他福利成本，以了解全貌。

9.库存盘点对账

在流程结束时，您需要检查实际计数是否与您公司的账簿相符。 库存核对是周期盘点的重要组成部分。 如果您在库存盘点期间发现问题，请进一步调查以核对产品。 通过这种方式，您可以跟踪将来容易出错的任何 SKU 编号。

如果库存记录与仓库货架上的实际数量存在差异，则必须找出原因并修改记录以反映此分析。

定期进行审计将增加您对库存如何在供应链中移动的可见性。 库存审计有 3 个阶段：计划、执行和分析。 让我们探索检查库存的清单。

1. 评估要审核的项目：应更频繁地评估风险较高的库存项目。 您可以使用 SKU 和条形码对商品进行分类和优先排序。
2. 安排您的公司审核：接下来，计划审核时间表。 为了最大程度地减少对业务流程的干扰，您应该选择不太忙但仍然有良好频率将高价值项目纳入审计的时间。 请注意，您的运输政策也可能会影响您的审核计划，特别是如果您承诺快速交付给客户。
3. 收集必要的文件：提前收集所有重要文件，确保可以轻松安全地对其进行评估。
4. 进行审核：如上所述，审核有多种类型。 您可以根据您的业务性质来决定哪一个是必不可少的。 此外，确保您有一个公正的内部审计员并了解如何执行审计。
5. 记录调查结果：审计的目的是找出差距并寻找改进操作流程的方法。 因此，您必须记录审核期间发生的情况，并逐年或逐周期跟踪结果。
6. 报告调查结果：审计完成后，创建一份突出显示主要调查结果和建议的报告。 在以后的审计中，您可以重新检查以前的报告，看看情况是否有所改善。

以下是规划成功的库存审计的 5 条最佳实践：

选择合适的时机

由于在实物盘点期间所有操作都被冻结，因此您需要仔细计划审计时间。 审核应在暂停操作对履行的影响最小时进行。

例如，如果你想做年底的审计，你不应该直接选择十二月。 由于这通常是假日购物的繁忙月份，您可以使用前滚和后滚功能在年底之前或之后运行实际盘点。

使用前滚，您可以通过以下公式计算期末库存：（最后一次完整实物盘点的库存）+（采购和其他直接成本）-（销售成本）。

例如：

• 您去年的期末存货价值 6,000 美元。
• 今年，您购买了 10,000 美元的库存，售出的库存价值 12,000 美元。
• 您今年的期末存货将为：(6,000+10,000-12,000)=4,000 美元。 这也称为您当年资产负债表中的库存储备。

对于回滚方法，您设置审计的截止日期。 这可能是您的财务报告期结束时。 因此，当您进行实物库存盘点时，忽略截止日期之后发生的任何交易以获得全年数量。

组织你的仓库

在审核之前，合理安排您的仓库，以便轻松识别审核库存的位置。 尽量减少混装托盘的数量，并使同类产品彼此靠近。 您应该采用一致的方法来存储和计算项目。

此外，检查仓库中随机放置的损坏、过时或退回的库存。 您应该在审核前处理它们，例如将它们记下来、扔掉、修理或重新上架，以降低您的库存持有成本。

确定你的重点

概览构成库存的内容并确定最高价值和风险。 那是你应该花大部分时间的地方。

检查异常项并审查对账，以了解管理存在困难的地方。 此信息将帮助您充分利用审计，从而对您的库存管理流程提出有价值的见解。

准备合适的员工

分配 2 个不同的团队执行库存盘点审计，以尽量减少错误和欺诈。 您应该选择最注重细节和最细心的仓库员工。 否则，您可以使用外部库存盘点服务来帮助您。

此外，在盘点观察期间，安排知识渊博的仓库员工协助审核员。 这些人员将加快审核员对库存状况的评估，并定位和识别为审核测试计数选择的项目。

拥抱科技

技术可以加快和促进审计，从而减少对您公司的干扰。 企业必备的软件是库存管理系统 (IMS)。 选择 IMS 时，请确保这些功能可用于审计：

• 实时显示库存数据；
• 自定义执行库存周期盘点的标准，包括频率和盘点策略（ABC 分析、基于机会等）；
• 根据触发事件设置定期周期盘点，以尽量减少差异，而不是等待完整的物理盘点。

此外，配备仓库管理系统 (WMS) 将更有效地控制计数并减少数据输入中的人为错误。 以下是 WMS 的一些好处：

• 在移动设备上运行以实现便携性；
• 连接条码扫描仪扫描箱子和物品，确保它们在正确的地方；
• 自动记录每次扫描的库存并将其添加到数据库中；
  将 WMS 中的数据与库存记录进行比较，并突出显示任何问题以供进一步审查。

以上是 9 个审计分析程序和执行审计的建议。 通过正确的策略和执行，审计在确保您的库存正确和最新方面发挥着重要作用。 从那里，您可以自信地经营您的业务、销售更多产品并拓展您的市场。

1. 审计的三种类型是什么？

有 3 种主要类型的审计，包括外部审计、内部审计和美国国税局 (IRS) 审计。

2.存货审计的风险和挑战是什么？

审计师面临的一些最常见的挑战是：

• 需要调整以反映其实际价值的损坏库存；
• 可以提高或降低报告收益的错误计算的库存；
• 发货和接收货物的错误导致不正确的截断库存记录；
• 与供应商的年终负债没有准确记录；
• 寄售库存错误，您仓库中的库存可能显示为“寄售”，反之亦然。