在庫監査: 2023 年の 9 つの手順と最適化チェックリスト

在庫監査は、会社の財務記録を在庫記録と照合し、これらの記録が実際の在庫数と一致することを確認します。 これは、在庫の正確性を確保し、在庫数や財務記録の不一致を特定するための重要なプロセスです。

物理的な棚卸では、通常はテクノロジーの助けを借りて、倉庫内のすべてのアイテムを調べて、利用可能な製品の数を記録します。 監査ではさらに一歩進んで、在庫の正確な数量、品質、状態を確認します。

在庫監査は、複数の理由により、小売管理において非常に重要です。

• 不一致を特定します。 実際の在庫数と会計記録に差異がある場合は、問題を解決するためにさらに調査する場所を見つけることができます。
• 在庫過剰または在庫不足の状況を明らかにし、資産管理と在庫予測に役立ちます。 在庫を監査することで、棚に長時間放置されている商品や、在庫が少なくなっている商品を知ることができます。 そこから、割引を提供して古くなった製品をより速くプッシュしたり、より高い収益と利益率を生み出すより多くのアイテムを購入するなど、適切なアクションを実行できます.
• 盗難、損傷、陳腐化による損失を検出します。 損失は​​、多くの場合、不十分な管理手順の根本原因につながります。 たとえば、高価値の製品が監視されていない出口に近すぎたり、不正行為が発生したりします。
• ロジスティクスと倉庫のワークフローの効率を判断します。 コンテナから倉庫への移動中に欠品が発生するなど、物流の過程で在庫不足が発生することがあります。

適用する必要があるインベントリの 9 つの監査手順は次のとおりです。

1.実地棚卸

在庫数の監査手順は、倉庫内の在庫の物理的な数を取得し、その数をシステムに表示されているものと比較することです。 バーコード スキャナーを使用して、アイテムを物理的に数えることができます。 これは、ジャスト イン タイムの在庫管理方法に従うか、経済的な注文数量を定期的に計算する企業にとって便利です。

たとえば、在庫管理ソフトウェアには 1,000 個の製品があると表示されますが、倉庫には 950 個しかありません。 できるだけ早く違いの原因を確認する必要があります。

2.カットオフ分析

カットオフ分析とは、実地棚卸中にすべての操作を停止することを意味します。 制御不能な変数によるミスを避けるため、このプロセス中に製品の受領または出荷は行われません。 締め切り時点で、それ以前のすべての取引は会計期間に適切に報告されるものとします。 監査人は、記録された在庫の動きが正確であることを確認するために、受領と出荷の書類をチェックします。

たとえば、2022 年 12 月 1 日の午前 9:00 から午後 3:00 までカットオフ分析を実行することを計画しているとします。この期間中は、在庫を倉庫に出し入れするすべてのアクティビティが一時停止されます。

3.完成品在庫分析

完成品原価の分析は、メーカーや生産者にとって理想的です。 在庫が生産工程を経ると、販売される「完成品」になります。 次に、最終製品の在庫価値を計算して、財務諸表が正しいことを確認し、在庫をより適切に管理できます。
たとえば、生地、刺繍、T シャツのボタンなどのコストが 600 ドルの T シャツを 100 枚作成するとします。これは、各 T シャツの原材料費が 6 ドルであることを意味します。

4. 運賃分析

運送費の分析では、製品をある場所から別の場所に輸送するための送料と、輸送中にアイテムが紛失または破損した事例を測定します。 また、輸送中に発生した損失や損傷も考慮されます。
たとえば、製品を倉庫から店舗に転送し、トラックによる配送などの費用を監視します。

5.オーバーヘッド分析

間接費とは、賃貸料、電気代、または在庫に関連するその他の「隠れた」費用など、生産に必要な直接的な材料と労働力を除いた事業費です。 間接費を分析するときは、予算を適切に計画できるように、間接費が全体的な在庫コストにどのように影響するかを確認する必要があります。

たとえば、間接費が 1 か月あたり 5,000 ドルで、1 か月あたり 2,000 枚の T シャツを生産できるとします。 スケールアップして 4,000 枚の T シャツを生産する場合、オーバーヘッドは月額 $7,000 になります。 変動費と併せて、規模の経済を利用して最適な点を見つけることができます。

6. 輸送中在庫分析

異なる場所間で材料を転送する場合、製品が到着するまでのリード タイムを追跡する必要があります。 この監査分析により、輸送中に紛失や破損がないことが保証されます。 在庫監査人は、転送文書を確認して問題を特定します。

たとえば、製品を倉庫から 3 つの異なる場所に輸送するのに 1.5 日かかります。 時間を監視することで、製品を時間通りに店舗に届ける準備をいつ行うべきかを定義するのに役立ちます。

7. 高額株式のテスト

ABC 分析とも呼ばれる高価値在庫品目テストでは、収益性に基づいて製品を分類します。 グループ A は高価値の商品で構成され、グループ B は中間層、グループ C は低価値の商品です。 グループ C の一部の商品で販売数が多い場合は、売り場への移動を高速化するために入り口付近に配置できます。 対照的に、グループ A の高価値で少量のアイテムは、費用のかかる盗難を防ぐために安全に保管する必要があります。

たとえば、製品を次のように 3 つのグループに分けることができます。高価値製品の上位 20% はグループ A に属し、次の 50% はグループ B に属し、最後の 30% はグループ C に属します。

8. 直接労働分析

直接労働は、特定の製品を製造するために必要な労働コストです。 従業員の労働時間、シフト差、残業時間のコストと考えることができます。 さらに、給与税、ボーナス、または従業員が全体像を把握するために費やされるその他の給付費用を追加できます。

9.在庫数の調整

プロセスの最後に、現物棚卸が会社の帳簿と一致することを確認する必要があります。 在庫調整は循環棚卸の重要な部分です。 在庫数を数えている間に問題が見つかった場合は、さらに調査して商品を調整してください。 これにより、将来エラーが発生しやすい SKU 番号を追跡できます。

在庫レコードと倉庫の棚の実際の数に違いがある場合は、その理由を突き止め、この分析を反映するようにレコードを変更する必要があります。

定期的に監査を実施することで、在庫がサプライ チェーンをどのように移動しているかの可視性が向上します。 在庫監査には、計画、実行、分析の 3 つのフェーズがあります。 在庫を監査するためのチェックリストを調べてみましょう。

1. 監査する項目を評価する: リスクの高い在庫項目は、より頻繁に評価する必要があります。 SKU とバーコードを使用して、商品を分類して優先順位を付けることができます。
2. 会社の監査をスケジュールする: 次に、監査スケジュールを計画します。 ビジネス フローの中断を最小限に抑えるには、忙しすぎず、高価値のアイテムを監査に入れる頻度が高い時間を選択する必要があります。 特に顧客への迅速な配送を約束している場合は、配送ポリシーも監査スケジュールに影響を与える可能性があることに注意してください。
3. 必要な書類を集める : 重要な書類をすべて事前に収集し、簡単かつ安全に査定できるようにします。
4. 監査を実施する：上記のように監査には様々な種類があります。 ビジネスの性質に基づいて、どれが不可欠であるかを決定します。 さらに、偏りのない内部監査人がいて、監査の実施方法を理解していることを確認してください。
5. 調査結果を記録する: 監査の目的は、ギャップを見つけ、運用プロセスを改善する方法を探すことです。 したがって、監査中に発生したことを記録し、結果を年ごとまたはサイクルごとに追跡する必要があります。
6. 調査結果を報告する: 監査が完了したら、重要な調査結果と提案を強調したレポートを作成します。 今後の監査では、以前のレポートを再確認して、改善されているかどうかを確認できます。

在庫の監査を成功させるための 5 つのベスト プラクティスを次に示します。

適切なタイミングを選択する

実地棚卸中はすべての操作が凍結されるため、監査の時間を慎重に計画する必要があります。 一時停止された操作がフルフィルメントに与える影響が最も少ないときに、監査を行う必要があります。

たとえば、年末の監査を行いたい場合は、12 月を直接選択しないでください。 これは通常、ホリデー ショッピングで忙しい月であるため、ロール フォワードとロールバックを使用して、年末の前後に実地棚卸を実行できます。

ロール フォワードを使用すると、次の式で最終在庫を計算できます: (最後の完全な実地棚卸の在庫) + (購入およびその他の直接費用) – (販売された商品の費用)。

例えば：

• 昨年の最終在庫は $6,000 の価値があります。
• 今年、あなたは $10,000 の在庫を購入し、販売された在庫の価値は $12,000 です。
• 今年の最終在庫は (6,000+10,000-12,000)=$4,000 になります。 これは、その年の貸借対照表における在庫留保としても知られています。

ロールバック方式では、監査のカットオフ日を設定します。 それはあなたの財務報告期間の終わりかもしれません。 したがって、現物在庫数を計算するときは、カットオフ日以降に発生したトランザクションを無視して通年の数を取得してください。

倉庫を整理する

監査の前に、倉庫を論理的に配置して、監査在庫の場所を簡単に特定します。 混合パレットの数を最小限に抑え、類似した製品を互いに近づけます。 アイテムの保管とカウントには、一貫したアプローチが必要です。

さらに、倉庫に無作為に置かれている、破損した、陳腐化した、または返品された在庫を確認します。 監査の前に、それらを書き留めたり、廃棄したり、修理したり、棚に戻したりして、在庫の維持費を下げるなどの対処を行う必要があります。

焦点を特定する

インベントリを構成するものの概要を確認し、最高の価値とリスクを判断します。 そこに最も多くの時間を費やすべきです。

外れ値の項目を確認し、調整を確認して、管理が困難な場所を確認します。 この情報は、監査を最大限に活用して、在庫管理プロセスに関する貴重な洞察を得るのに役立ちます。

適切なスタッフを準備する

エラーと不正行為を最小限に抑えるために、2 つの異なるチームを割り当てて在庫数の監査を実行します。 最も詳細志向で気配りのある倉庫スタッフを選択する必要があります。 それ以外の場合は、外部の在庫棚卸サービスを利用できます。

さらに、知識のある倉庫の従業員を配置して、カウントの観察中に監査人を支援します。 担当者は、在庫状況の監査員の評価を促進し、監査テストのカウントのために選択されたアイテムを見つけて識別します。

テクノロジーを受け入れる

テクノロジーは監査をスピードアップし、容易にすることができるため、会社への影響を最小限に抑えることができます。 ビジネスに欠かせないソフトウェアは、在庫管理システム (IMS) です。 IMS を選択するときは、次の機能が監査に使用できることを確認してください。

• 在庫データをリアルタイムで表示します。
• 頻度およびカウント戦略 (ABC 分析、機会ベースなど) を含む、在庫循環カウントを実行するための基準をカスタマイズします。
• 完全な物理カウントを待つのではなく、トリガーイベントに基づいて定期的なサイクルカウントを設定して、不一致を最小限に抑えます。

さらに、倉庫管理システム（WMS）を導入することで、より効率的に棚卸を管理し、データ入力のヒューマン エラーを削減できます。 WMS の利点は次のとおりです。

• 移植性のためにモバイル デバイスで実行します。
• バーコード スキャナーに接続してビンやアイテムをスキャンし、正しい場所にあることを確認します。
• すべてのスキャンからインベントリを自動的に記録し、データベースに追加します。
  WMS のデータを在庫記録と比較し、さらに検討するために問題を強調表示します。

上記は、監査を実施するための 9 つの監査分析手順とアドバイスです。 適切な戦略と実行により、監査は在庫が正しく最新であることを確認するために重要な役割を果たします。 そこから、自信を持ってビジネスを運営し、売り上げを伸ばし、市場を拡大することができます。

1. 3種類の監査とは?

監査には、外部監査、内部監査、および内国歳入庁 (IRS) 監査の 3 つの主な種類があります。

2. 在庫監査のリスクと課題は何ですか?

監査人が直面する最も一般的な課題のいくつかは次のとおりです。

• 実際の価値を反映するように調整する必要がある破損した在庫。
• 報告された収益を増減させる可能性がある誤って数えられた在庫。
• 商品の発送と受け取りの間違いは、不正確な在庫記録の原因となります。
• サプライヤーとの年末の債務は正確に記録されていません。
• 倉庫の在庫が「委託中」と表示される、またはその逆の委託在庫エラー。