Аудит запасов: 9 процедур и контрольный список оптимизации в 2023 году

Аудит инвентаризации сверяет финансовые отчеты компании с ее инвентарными записями и гарантирует, что эти записи соответствуют ее инвентарному количеству. Это жизненно важный процесс для обеспечения точности инвентаризации и выявления любых расхождений в подсчете запасов или финансовых отчетах.

При физическом подсчете вы просматриваете каждый товар на складе, чтобы записать количество доступных продуктов, обычно с помощью технологий. Аудиты делают еще один шаг вперед, чтобы подтвердить правильное количество, а также качество и состояние ваших запасов.

Аудит запасов имеет решающее значение в управлении розничной торговлей по нескольким причинам:

• Выявить расхождения. Если есть расхождения между фактическим количеством запасов и бухгалтерскими записями, вы можете определить, где следует продолжить расследование, чтобы решить проблему.
• Выявляйте ситуации избыточного или недостаточного запаса и помогайте с управлением активами и прогнозированием запасов. Аудит запасов информирует вас о том, какие товары слишком долго висят на полках, а какие заканчиваются на складе. Оттуда вы можете предпринять правильные действия, например, предложить скидку, чтобы быстрее продавать просроченные продукты, и покупать больше товаров, которые приносят более высокий доход и прибыль.
• Обнаружение потерь в результате кражи, повреждения и устаревания. Убытки часто приводят к первопричине плохой процедуры управления. Например, ваши дорогостоящие товары размещены слишком близко к неконтролируемому выходу или произошли какие-то мошеннические действия.
• Определите эффективность ваших логистических и складских рабочих процессов. Нехватка запасов может возникнуть в логистическом процессе, например, недостающие элементы при перемещении из контейнера на склад.

Вот 9 аудиторских процедур для инвентаризации, которые вы должны применить:

1. Инвентаризация

Процедура аудита инвентаризации заключается в том, чтобы провести физический подсчет инвентаря на вашем складе и сравнить цифры с тем, что отображается в вашей системе. Вы можете использовать сканер штрих-кода для физического подсчета товаров. Это удобно для компаний, которые используют метод инвентаризации «точно в срок» или регулярно рассчитывают экономичный объем заказа.

Например, ваше программное обеспечение для управления запасами показывает, что у вас есть 1000 продуктов, но вы считаете только 950 единиц на своем складе. Вы должны проверить, что вызывает разницу, как можно скорее.

2. Анализ отсечения

Анализ отсечения означает остановку всех операций во время инвентаризации. Во время этого процесса не будет получать или отгружать продукты, чтобы избежать ошибок из-за неконтролируемых переменных. На момент завершения все операции до этого должны быть надлежащим образом отражены в финансовом периоде. Аудиторы проверят документы о получении и отгрузке, чтобы убедиться, что зарегистрированное движение запасов является точным.

Например, вы планируете провести анализ отсечки с 9:00 до 15:00 1 декабря 2022 года. Все действия, связанные с перемещением запасов на склад и со склада, в этот период приостанавливаются.

3. Анализ запасов готовой продукции

Анализ себестоимости готовой продукции идеален для производителей и товаропроизводителей. Когда запасы проходят через производственный процесс, они становятся «готовым товаром», подлежащим продаже. Затем вы можете рассчитать инвентарную стоимость готовой продукции, чтобы убедиться, что финансовые отчеты верны, и лучше контролировать запасы.
Например, вы создаете 100 футболок, стоимость ткани, вышивки, пуговиц и т. д. составляет 600 долларов США. Это означает, что стоимость сырья для производства каждой футболки составляет 6 долларов США.

4. Анализ стоимости перевозки

Анализ стоимости фрахта измеряет затраты на доставку товаров из одного места в другое, а также случаи потери или повреждения товаров во время транспортировки. Он также учитывает убытки и ущерб, понесенные во время перевозки.
Например, вы перемещаете товары со своего склада в свои магазины и отслеживаете, сколько это стоит, например, перевозчиком на грузовике.

5. Анализ накладных расходов

Накладные расходы — это деловые расходы, которые исключают прямые материалы и рабочую силу, необходимые для производства, такие как арендная плата, электричество или другие «скрытые» расходы, связанные с запасами. Анализируя накладные расходы, вы хотите увидеть, как они влияют на общую стоимость запасов, чтобы вы могли правильно спланировать свой бюджет.

Например, ваши косвенные затраты составляют 5000 долларов в месяц при возможности производить 2000 футболок в месяц. Если вы хотите увеличить производство до 4000 футболок, ваши накладные расходы составят 7000 долларов в месяц. Вместе с переменными затратами вы можете использовать экономику масштаба, чтобы найти оптимальную точку.

6. Анализ запасов в пути

При передаче материалов между разными точками вам необходимо отслеживать время доставки продуктов. Этот аудиторский анализ гарантирует, что ничего не будет потеряно или повреждено во время транспортировки. Аудиторы инвентаризации рассмотрят документацию о передаче для выявления любых проблем.

Например, вам нужно 1,5 дня, чтобы перевезти товары со склада в 3 разных места. Мониторинг времени может помочь вам определить, когда вы должны подготовиться, чтобы вовремя доставить продукты в магазин.

7. Тестирование ценных акций

Тесты дорогостоящих товаров, также известные как ABC-анализ, включают классификацию ваших продуктов на основе их прибыльности. Группа A состоит из товаров с высокой стоимостью, группа B — это товары среднего уровня, а группа C — это товары с низкой стоимостью. Если какие-то товары в группе С имеют большой объем продаж, вы можете разместить их возле входа, чтобы ускорить походы в торговый зал. Напротив, дорогостоящие товары небольшого объема в группе А должны быть надежно защищены, чтобы предотвратить дорогостоящую кражу.

Например, вы можете разделить свои продукты на 3 группы следующим образом: 20% наиболее ценных продуктов относятся к группе А, следующие 50% — к группе В, а последние 30% — к группе С.

8. Анализ прямого труда

Прямая рабочая сила – это стоимость труда, необходимого для производства определенного продукта. Его можно рассматривать как стоимость рабочего времени, сменных дифференциалов и сверхурочных часов сотрудников. Кроме того, вы можете добавить в фонд заработной платы налоги, премии или другие затраты на выплаты, которые тратятся на сотрудников, чтобы получить полную картину.

9. Сверка инвентаризации

В конце процесса вам необходимо проверить, соответствует ли физический подсчет бухгалтерским книгам вашей компании. Сверка запасов является неотъемлемой частью циклической инвентаризации. Если вы обнаружите проблемы во время инвентаризации, проведите дальнейшее расследование, чтобы согласовать продукты. Этот способ позволяет отслеживать любые номера SKU, которые могут привести к ошибкам в будущем.

Если есть расхождения между инвентарными записями и фактическим количеством на полках вашего склада, вы должны выяснить причину и изменить записи, чтобы отразить этот анализ.

Периодическое проведение аудита увеличит вашу видимость того, как запасы перемещаются по цепочке поставок. Существует 3 этапа инвентаризационного аудита: планирование, выполнение и анализ. Давайте изучим контрольный список для проверки запасов.

1. Оцените, какие элементы для аудита : Элементы запасов с более высоким риском следует оценивать чаще. Вы можете использовать SKU и штрих-коды, чтобы сортировать и расставлять приоритеты для ваших товаров.
2. Запланируйте аудиты вашей компании . Затем спланируйте график аудитов. Чтобы свести к минимуму нарушение вашего бизнес-потока, вы должны выбирать время, которое не слишком загружено, но при этом иметь хорошую частоту для включения важных элементов в аудиты. Обратите внимание, что ваша политика доставки также может повлиять на график аудита, особенно если вы обещаете клиентам быструю доставку.
3. Соберите необходимые документы : Соберите все важные документы заранее и убедитесь, что их можно легко и безопасно оценить.
4. Проведение аудита : как упоминалось выше, существуют различные типы аудитов. Вы сами решаете, какой из них необходим, исходя из характера вашего бизнеса. Кроме того, убедитесь, что у вас есть беспристрастный внутренний аудитор и вы понимаете, как проводить аудит.
5. Запишите результаты : Цель аудита — найти пробелы и найти способы улучшить операционные процессы. Поэтому вы должны записывать, что происходит во время аудитов, и отслеживать результаты из года в год или цикл за циклом.
6. Сообщите о результатах . Когда аудит будет завершен, создайте отчет, в котором будут указаны основные выводы и предложения. В будущих аудитах вы можете перепроверить предыдущий отчет и посмотреть, улучшились ли дела.

Вот 5 лучших практик для планирования успешного аудита запасов:

Выберите правильное время

Поскольку все операции при физическом учете замораживаются, необходимо тщательно планировать время аудита. Аудит должен проводиться, когда приостановленные операции оказывают наименьшее влияние на выполнение.

Например, если вы хотите провести аудит на конец года, вам не следует выбирать декабрь напрямую. Поскольку это обычно загруженный месяц праздничными покупками, вы можете использовать прокрутку вперед и назад, чтобы выполнить физический подсчет до или после конца года.

При пролонгации вы можете рассчитать конечный запас по следующей формуле: (Запас последней полной физической инвентаризации) + (покупки и другие прямые затраты) – (себестоимость проданных товаров).

Например:

• Ваш конечный инвентарь в прошлом году стоит 6000 долларов.
• В этом году вы приобрели акций на 10 000 долларов, а проданные запасы стоят 12 000 долларов.
• Ваш конечный запас в этом году будет: (6000+10000-12000)=4000 долларов. Это также известно как ваши запасы запасов в балансе года.

Для метода откатов вы устанавливаете крайнюю дату аудита. Это может быть конец вашего финансового отчетного периода. Поэтому, когда вы проводите физическую инвентаризацию, игнорируйте любые транзакции, которые произошли после даты отсечки, чтобы получить число за весь год.

Организуйте свой склад

Перед аудитом организуйте свой склад логически, чтобы легко определить местонахождение контрольного запаса. Сведите к минимуму количество смешанных поддонов и храните похожие продукты рядом друг с другом. У вас должен быть последовательный подход к хранению и подсчету предметов.

Кроме того, проверьте наличие поврежденных, устаревших или возвращенных товаров на вашем складе. Вы должны разобраться с ними до аудита, например, записать их, выбросить, отремонтировать или переместить на другую полку, чтобы снизить стоимость хранения запасов.

Определите свой фокус

Просмотрите обзор того, что составляет инвентарь, и определите наибольшую ценность и риск. Вот где вы должны проводить большую часть своего времени.

Проверьте наличие отклонений и просмотрите сверки, чтобы увидеть, где руководство испытывает трудности. Эта информация поможет вам максимально эффективно использовать аудит, чтобы получить ценную информацию о вашем процессе управления запасами.

Подготовить подходящий персонал

Назначьте 2 разные команды для проведения аудита запасов, чтобы свести к минимуму ошибки и мошенничество. Вам следует подобрать наиболее внимательный и внимательный складской персонал. В противном случае вы можете использовать внешние службы инвентаризации, чтобы помочь вам.

Кроме того, назначьте знающих складских работников для оказания помощи аудиторам во время наблюдения за подсчетом. Персонал ускорит аудиторскую оценку состояния инвентаря, а также найдет и идентифицирует предметы, выбранные для контрольного подсчета.

Используйте технологии

Технологии могут ускорить и облегчить аудит, чтобы он меньше мешал работе вашей компании. Обязательным программным обеспечением для предприятий является система управления запасами (IMS). При выборе IMS убедитесь, что следующие функции доступны для аудита:

• Показать данные о запасах в режиме реального времени;
• Настройте критерии для выполнения подсчета циклов запасов, включая частоту и стратегии подсчета (анализ ABC, возможность на основе и т. д.);
• Настройте подсчет регулярных циклов на основе инициирующих событий, чтобы свести к минимуму расхождения, а не ждать полного физического подсчета.

Кроме того, оснащение системы управления складом (WMS) позволит более эффективно контролировать подсчет и снизит количество человеческих ошибок при вводе данных. Вот некоторые преимущества WMS:

• Работайте на мобильных устройствах для портативности;
• Подключайтесь к сканерам штрих-кода, чтобы сканировать корзины и предметы, чтобы убедиться, что они находятся в нужном месте;
• Автоматически записывайте инвентаризацию при каждом сканировании и добавляйте ее в базу данных;
  Сравните данные в WMS с записями инвентаризации и выделите любые проблемы для дальнейшего изучения.

Выше приведены 9 аудиторских аналитических процедур и рекомендации по проведению аудита. При правильной стратегии и выполнении аудиты играют важную роль в обеспечении правильности и актуальности вашей инвентаризации. Оттуда вы можете быть уверены в том, что сможете вести свой бизнес, продавать больше и расширять свой рынок.

1. Какие существуют 3 типа аудита?

Существует 3 основных типа аудита, включая внешний аудит, внутренний аудит и аудит Службы внутренних доходов (IRS).

2. Каковы риски и проблемы аудита запасов?

Вот некоторые из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются аудиторы:

• Поврежденный инвентарь, который необходимо скорректировать, чтобы отразить его фактическую стоимость;
• Неправильно учтенный инвентарь, который может повысить или понизить отчетную прибыль;
• Ошибки при отгрузке и получении товаров приводят к неправильному учету запасов;
• Обязательства перед поставщиками на конец года точно не учитываются;
• Ошибки консигнационного инвентаря, когда инвентарь на вашем складе может отображаться как «на консигнации» или наоборот.