Audyt zapasów: 9 procedur i lista kontrolna optymalizacji w 2023 roku

Audyt inwentaryzacyjny porównuje zapisy finansowe firmy z zapisami inwentaryzacyjnymi i zapewnia, że ​​zapisy te są zgodne z inwentaryzacją fizyczną. Jest to niezbędny proces zapewniający dokładność inwentaryzacji i identyfikację wszelkich rozbieżności w inwentaryzacji lub dokumentacji finansowej.

Podczas liczenia fizycznego przejdziesz przez każdą pozycję w magazynie, aby zarejestrować liczbę dostępnych produktów, zwykle z pomocą technologii. Audyty idą o krok dalej, aby potwierdzić prawidłową ilość, a także jakość i stan Twoich zapasów.

Audyt zapasów ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu handlem detalicznym z wielu powodów:

• Zidentyfikuj rozbieżności. Jeśli istnieją różnice między rzeczywistą ilością zapasów a zapisami księgowymi, możesz określić, gdzie należy dalej zbadać, aby rozwiązać problem.
• Ujawniaj przypadki przepełnienia lub niedoboru zapasów i pomagaj w zarządzaniu aktywami i prognozowaniu zapasów. Audyt zapasów informuje o tym, które artykuły wiszą na półkach zbyt długo, a których brakuje w magazynie. Stamtąd możesz podjąć odpowiednie działania, takie jak oferowanie rabatu w celu szybszego wypychania przestarzałych produktów i kupowanie większej liczby produktów, które generują wyższe przychody i marżę zysku.
• Wykrywaj straty wynikające z kradzieży, uszkodzeń i starzenia się. Straty często prowadzą do pierwotnej przyczyny złej procedury zarządzania. Na przykład Twoje produkty o wysokiej wartości są umieszczone zbyt blisko niemonitorowanego wyjścia lub miały miejsce pewne nieuczciwe działania.
• Określ wydajność procesów logistycznych i magazynowych. W procesie logistycznym mogą wystąpić niedobory zapasów, takie jak braki podczas przenoszenia z kontenera do magazynu.

Oto 9 procedur audytu inwentarza, które należy zastosować:

1. Spis inwentarza z natury

Procedura audytu inwentaryzacji polega na przeprowadzeniu fizycznej inwentaryzacji zapasów w magazynie i porównaniu liczb z tym, co jest wyświetlane w systemie. Możesz użyć skanera kodów kreskowych, aby wesprzeć fizyczne liczenie przedmiotów. Jest to wygodne dla firm, które stosują metodę inwentaryzacji just-in-time lub regularnie obliczają ekonomiczną wielkość zamówienia.

Na przykład oprogramowanie do zarządzania zapasami pokazuje, że masz 1000 produktów, ale liczysz tylko 950 sztuk w swoim magazynie. Należy jak najszybciej sprawdzić, co powoduje różnicę.

2. Analiza odcięcia

Analiza odcięcia oznacza zatrzymanie wszystkich operacji podczas inwentaryzacji fizycznej. Podczas tego procesu nie będzie odbioru ani wysyłki produktów, aby uniknąć błędów wynikających z niekontrolowanych zmiennych. W momencie zamknięcia wszystkie transakcje poprzedzające ten okres należy odpowiednio zgłosić w okresie obrachunkowym. Audytorzy sprawdzą dokumenty przyjęcia i wysyłki, aby zweryfikować prawidłowość zarejestrowanego ruchu zapasów.

Na przykład planujesz przeprowadzić analizę odcięcia od 9:00 do 15:00 1 grudnia 2022 r. Wszystkie działania, które przenoszą zapasy do iz magazynu, są wstrzymane w tym okresie.

3. Analiza zapasów wyrobów gotowych

Analiza kosztów wyrobów gotowych jest idealna dla producentów i wytwórców. Kiedy zapasy przechodzą przez proces produkcyjny, stają się „produktem gotowym”, który można sprzedać. Następnie możesz obliczyć wartość zapasów gotowych produktów, aby upewnić się, że sprawozdania finansowe są poprawne i lepiej kontrolować zapasy.
Na przykład tworzysz 100 T-shirtów, których koszt materiałów, haftów, guzików do T-shirtów itp. wynosi 600 USD. Oznacza to, że każda koszulka kosztuje 6 USD za surowce do wyprodukowania.

4. Analiza kosztów frachtu

Analiza kosztów frachtu mierzy koszty transportu produktów z jednego miejsca do drugiego oraz przypadki zagubienia lub uszkodzenia przedmiotów podczas transportu. Uwzględnia również straty i uszkodzenia powstałe podczas transportu.
Na przykład przenosisz produkty ze swojego magazynu do sklepów i monitorujesz, ile to kosztuje, np. transport ciężarówką.

5. Analiza ogólna

Koszty ogólne to wydatki biznesowe, które nie obejmują bezpośrednich materiałów i robocizny potrzebnych do produkcji, takich jak czynsz, energia elektryczna lub inne „ukryte” koszty związane z zapasami. Analizując koszty ogólne, chcesz zobaczyć, jak wpływają one na całkowity koszt zapasów, aby móc właściwie zaplanować budżet.

Na przykład Twoje koszty pośrednie wynoszą 5000 USD miesięcznie przy możliwości wyprodukowania 2000 koszulek miesięcznie. Jeśli chcesz zwiększyć skalę produkcji, aby wyprodukować 4000 T-shirtów, Twoje koszty ogólne wyniosą 7000 USD miesięcznie. Wraz z kosztem zmiennym można wykorzystać ekonomię skali, aby znaleźć optymalny punkt.

6. Inwentaryzacja w analizie tranzytowej

Przesyłając materiały między różnymi lokalizacjami, musisz śledzić czas dostawy produktów. Ta analiza kontrolna zapewni, że nic nie zostanie utracone ani uszkodzone podczas transportu. Audytorzy inwentaryzacji dokonają przeglądu dokumentacji transferowej w celu zidentyfikowania ewentualnych problemów.

Na przykład potrzebujesz 1,5 dnia na przetransportowanie produktów z magazynu do 3 różnych lokalizacji. Monitorowanie czasu może pomóc określić, kiedy należy przygotować się do dostarczenia produktów do sklepu na czas.

7. Testy zapasów o wysokiej wartości

Testy elementów zapasów o wysokiej wartości, znane również jako analiza ABC, obejmują klasyfikację produktów na podstawie ich rentowności. Grupa A składa się z produktów o wysokiej wartości, grupa B to produkty średniego poziomu, a grupa C to produkty o niskiej wartości. Jeśli niektóre produkty z grupy C mają duży wolumen sprzedaży, możesz umieścić je w pobliżu wejścia, aby przyspieszyć wycieczki do sali sprzedaży. W przeciwieństwie do tego, przedmioty o dużej wartości i małej objętości w grupie A powinny być bezpiecznie zabezpieczone, aby zapobiec kosztownej kradzieży.

Na przykład możesz podzielić swoje produkty na 3 grupy w następujący sposób: 20% najbardziej wartościowych produktów należy do grupy A, kolejne 50% do grupy B, a ostatnie 30% do grupy C.

8. Bezpośrednia analiza pracy

Praca bezpośrednia to koszt pracy potrzebnej do wytworzenia określonego produktu. Można go uznać za koszt godzin pracy, różnic zmianowych i godzin nadliczbowych pracowników. Ponadto możesz dodać podatki od wynagrodzeń, premie lub inne koszty świadczeń, które są wydawane pracownikom, aby uzyskać pełny obraz.

9. Uzgodnienie inwentaryzacji

Na koniec procesu musisz sprawdzić, czy liczba fizyczna odpowiada księgom Twojej firmy. Uzgadnianie zapasów jest istotną częścią inwentaryzacji cyklicznej. Jeśli wykryjesz problemy podczas inwentaryzacji, zbadaj dokładniej, aby uzgodnić produkty. W ten sposób możesz śledzić wszelkie numery SKU, które są podatne na błędy w przyszłości.

Jeśli istnieją różnice między zapisami inwentaryzacyjnymi a rzeczywistą liczbą na półkach magazynowych, musisz znaleźć przyczynę i zmodyfikować zapisy, aby odzwierciedlić tę analizę.

Okresowe przeprowadzanie audytu zwiększy widoczność tego, jak zapasy przemieszczają się w łańcuchu dostaw. Istnieją 3 fazy audytu zapasów: planowanie, wykonanie i analiza. Przyjrzyjmy się liście kontrolnej do audytu zapasów.

1. Oceń pozycje do audytu : Pozycje zapasów o wyższym ryzyku powinny być oceniane częściej. Możesz użyć SKU i kodów kreskowych, aby uporządkować towary i nadać im priorytet.
2. Zaplanuj audyty swojej firmy : Następnie zaplanuj harmonogram audytów. Aby zminimalizować zakłócenia w przepływie biznesowym, należy wybrać godziny, które nie są zbyt obciążone, ale nadal mają dobrą częstotliwość, aby wprowadzić elementy o wysokiej wartości do audytów. Pamiętaj, że Twoje zasady wysyłki mogą również wpływać na harmonogram audytu, zwłaszcza jeśli obiecujesz szybką dostawę do klientów.
3. Zbierz niezbędne dokumenty : Zbierz wszystkie ważne dokumenty z wyprzedzeniem i upewnij się, że można je łatwo i bezpiecznie ocenić.
4. Przeprowadź audyt : Istnieją różne rodzaje audytów, jak wspomniano powyżej. Ty decydujesz, który z nich jest niezbędny, biorąc pod uwagę charakter Twojej firmy. Ponadto upewnij się, że masz bezstronnego audytora wewnętrznego i rozumiesz, jak przeprowadzić audyt.
5. Rejestruj wyniki : Celem audytów jest znalezienie luk i poszukiwanie sposobów na usprawnienie procesów operacyjnych. Dlatego musisz rejestrować, co dzieje się podczas audytów i śledzić wyniki z roku na rok lub z cyklu na cykl.
6. Sprawozdanie z ustaleń : po zakończeniu audytu utwórz raport przedstawiający najważniejsze ustalenia i sugestie. Podczas przyszłych audytów możesz ponownie sprawdzić poprzedni raport i sprawdzić, czy coś się poprawiło.

Oto 5 najlepszych praktyk planowania pomyślnego audytu zapasów:

Wybierz odpowiedni czas

Ponieważ wszystkie operacje są zamrożone podczas liczenia fizycznego, należy dokładnie zaplanować czas na audyt. Audyt powinien mieć miejsce wtedy, gdy wstrzymane operacje mają najmniejszy wpływ na realizację.

Na przykład, jeśli chcesz przeprowadzić audyt na koniec roku, nie powinieneś od razu wybierać grudnia. Ponieważ jest to zwykle pracowity miesiąc z zakupami świątecznymi, możesz użyć przewijania do przodu i do tyłu, aby przeprowadzić fizyczne liczenie przed końcem roku lub po nim.

Dzięki rolowaniu do przodu można obliczyć stan zapasów końcowych według następującego wzoru: (Inwentarz ostatniego pełnego spisu fizycznego) + (zakupy i inne koszty bezpośrednie) – (koszt sprzedanych towarów).

Na przykład:

• Końcowy inwentarz z zeszłego roku jest wart 6000 $.
• W tym roku kupiłeś akcje o wartości 10 000 USD, a wartość sprzedanych zapasów wynosi 12 000 USD.
• Twoje zapasy końcowe na ten rok wyniosą: (6 000+10 000-12 000)=4000 USD. Jest to również znane jako rezerwy zapasów w bilansie roku.

W przypadku metody wycofania ustalasz datę graniczną dla audytu. Może to być koniec okresu sprawozdawczego finansowego. Dlatego podczas przeprowadzania fizycznej inwentaryzacji należy zignorować wszelkie transakcje, które miały miejsce po dacie granicznej, aby uzyskać liczbę za cały rok.

Zorganizuj swój magazyn

Przed audytem uporządkuj logicznie swój magazyn, aby łatwo zidentyfikować lokalizację audytowanego towaru. Zminimalizuj liczbę mieszanych palet i trzymaj podobne produkty blisko siebie. Powinieneś mieć spójne podejście do przechowywania i liczenia przedmiotów.

Ponadto sprawdź, czy w Twoim magazynie nie ma uszkodzonych, przestarzałych lub zwróconych zapasów. Powinieneś zająć się nimi przed audytem, ​​na przykład spisać je, wyrzucić, naprawić lub przełożyć na półki, aby obniżyć koszty utrzymania zapasów.

Zidentyfikuj swoje skupienie

Przejrzyj przegląd tego, co składa się na inwentarz i określ najwyższą wartość i ryzyko. To tam powinieneś spędzać większość czasu.

Sprawdź pozycje odstające i przejrzyj uzgodnienia, aby zobaczyć, gdzie kierownictwo ma trudności. Te informacje pomogą Ci w pełni wykorzystać audyt i uzyskać cenne informacje na temat procesu zarządzania zapasami.

Przygotuj odpowiedni personel

Przypisz 2 różne zespoły do ​​przeprowadzenia audytu inwentaryzacji w celu zminimalizowania błędów i oszustw. Powinieneś wybrać najbardziej zorientowanych na szczegóły i uważnych pracowników magazynu. W przeciwnym razie możesz skorzystać z pomocy zewnętrznych usług inwentaryzacji.

Ponadto zorganizuj kompetentnych pracowników magazynu, aby asystowali audytorom podczas obserwacji inwentaryzacji. Personel przyspieszy dokonaną przez audytora ocenę stanu zapasów, a także zlokalizuje i zidentyfikuje pozycje wybrane do inwentaryzacji kontrolnej.

Opanuj technologię

Technologia może przyspieszyć i ułatwić audyty, dzięki czemu będą one mniej uciążliwe dla Twojej firmy. Niezbędnym oprogramowaniem dla firm jest system zarządzania zapasami (IMS). Wybierając IMS, upewnij się, że te funkcje są dostępne dla audytów:

• Pokaż dane inwentaryzacyjne w czasie rzeczywistym;
• Dostosuj kryteria przeprowadzania inwentaryzacji w cyklu inwentaryzacji, w tym strategie częstotliwości i inwentaryzacji (analiza ABC, oparta na możliwościach itp.);
• Skonfiguruj regularne zliczanie cykli na podstawie wyzwalających zdarzeń, aby zminimalizować rozbieżności, zamiast czekać na pełne zliczenie fizyczne.

Ponadto wyposażenie w system zarządzania magazynem (WMS) umożliwi wydajniejszą kontrolę inwentaryzacji i zmniejszy liczbę błędów ludzkich przy wprowadzaniu danych. Oto niektóre zalety WMS:

• Uruchom na urządzeniach mobilnych, aby zapewnić przenośność;
• Połącz się ze skanerami kodów kreskowych, aby skanować pojemniki i przedmioty, aby upewnić się, że znajdują się we właściwym miejscu;
• Automatycznie rejestruj inwentaryzację z każdego skanu i dodawaj ją do bazy danych;
  Porównaj dane w WMS z zapisami inwentaryzacyjnymi i zaznacz wszelkie problemy do dalszej analizy.

Powyżej znajduje się 9 analitycznych procedur audytu i porady dotyczące przeprowadzania audytu. Przy odpowiedniej strategii i wykonaniu audyty odgrywają ważną rolę w zapewnieniu poprawności i aktualności zapasów. Stamtąd możesz mieć pewność, że będziesz prowadzić swój biznes, sprzedawać więcej i poszerzać rynek.

1. Jakie są 3 rodzaje audytów?

Istnieją 3 główne rodzaje audytów, w tym audyty zewnętrzne, audyty wewnętrzne i audyty Internal Revenue Service (IRS).

2. Jakie są zagrożenia i wyzwania związane z audytami inwentarza?

Niektóre z najczęstszych wyzwań, przed którymi stają audytorzy, to:

• Uszkodzone zapasy, które wymagają korekty, aby odzwierciedlały ich rzeczywistą wartość;
• błędnie policzone zapasy, które mogą zwiększyć lub obniżyć zgłaszane zarobki;
• Błędy w wysyłce i odbiorze towarów powodują nieprawidłowe odcięcie ewidencji inwentarza;
• Zobowiązania wobec dostawców na koniec roku nie są dokładnie rejestrowane;
• Błędy inwentaryzacji konsygnacyjnej, gdzie inwentarz w Twoim magazynie może być wyświetlany jako „w konsygnacji” lub odwrotnie.