Auditul inventarului: 9 proceduri și lista de verificare pentru optimizare în 2023

Un audit al stocurilor verifică încrucișarea înregistrărilor financiare ale unei companii cu înregistrările sale de inventar și se asigură că aceste înregistrări se potrivesc cu numărul său de inventar fizic. Este un proces vital pentru a asigura acuratețea inventarului și pentru a identifica orice discrepanțe în contorizarea stocurilor sau în evidențele financiare.

În numărarea fizică, veți parcurge fiecare articol din depozit pentru a înregistra numărul de produse disponibile, de obicei cu ajutorul tehnologiei. Auditurile fac un pas mai departe pentru a confirma cantitatea corectă, precum și calitatea și starea stocului dumneavoastră.

Auditul stocurilor este crucial în managementul retailului din mai multe motive:

• Identificați discrepanțele. Dacă există diferențe între cantitatea reală de stoc și înregistrările contabile, puteți identifica unde să investigați în continuare pentru a rezolva problema.
• Dezvăluie situațiile de supra stoc sau substock și ajută la gestionarea activelor și prognozarea stocurilor. Auditarea stocului vă informează despre articolele care atârnă peste rafturi prea mult timp și despre ce articole se epuizează în stoc. De acolo, puteți lua măsuri adecvate, cum ar fi oferirea unei reduceri pentru a împinge mai rapid produsele învechite și achiziționarea mai multor articole care generează venituri și marjă de profit mai mari.
• Detectează pierderile rezultate din furt, daune și învechire. Pierderile duc adesea la o cauză fundamentală a procedurii de management necorespunzătoare. De exemplu, produsele dvs. de mare valoare sunt plasate prea aproape de o ieșire nemonitorizată sau au avut loc unele activități frauduloase.
• Determinați eficiența fluxurilor de lucru din logistică și depozit. Lipsa stocurilor poate apărea în procesul logistic, cum ar fi articolele lipsă în timpul transferului de la container la depozit.

Iată cele 9 proceduri de audit pentru inventar pe care ar trebui să le aplicați:

1. Numărarea inventarului fizic

Procedura de auditare a numărului de stocuri este de a lua contorizarea fizică a stocurilor din depozitul dvs. și de a compara numerele cu ceea ce este afișat în sistemul dvs. Puteți utiliza un scaner de coduri de bare pentru a vă ajuta să numărați elementele fizic. Acest lucru este convenabil pentru companiile care urmează o metodă de inventariere just-in-time sau care calculează în mod regulat cantitatea de comandă economică.

De exemplu, software-ul dvs. de gestionare a stocurilor arată că aveți 1.000 de produse, dar numărați doar 950 de unități în depozit. Ar trebui să verificați ce cauzează diferența cât mai curând posibil.

2. Analiza cutoff

Analiza cutoff înseamnă oprirea tuturor operațiunilor în timpul numărării stocurilor fizice. Nu va exista nicio primire sau expediere de produse în timpul acestui proces pentru a evita greșelile de la variabile necontrolate. La ora limită, toate tranzacțiile înainte de aceasta vor fi raportate corespunzător în perioada financiară. Auditorii vor verifica documentele de primire și expediere pentru a verifica că mișcarea stocului înregistrată este exactă.

De exemplu, intenționați să efectuați o analiză de întrerupere de la 9:00 la 15:00 la 1 decembrie 2022. Toate activitățile care mută stocul în și din depozit sunt întrerupte în această perioadă.

3. Analiza stocurilor de produse finite

Analiza costului produselor finite este ideală pentru producători și producători. Când inventarul trece prin procesul de producție, devine un „bun finit” pentru a fi vândut. Apoi, puteți calcula valoarea de inventar a produselor finite pentru a vă asigura că situațiile financiare sunt corecte și pentru a controla mai bine stocul.
De exemplu, creați 100 de tricouri cu un cost de 600 USD pentru țesături, broderii, nasturi de tricouri etc. Înseamnă că fiecare tricou costă 6 USD pentru producerea materiilor prime.

4. Analiza costurilor de transport

Analiza costului de transport măsoară costurile de transport pentru transportul produselor dintr-o locație în alta și cazurile de pierdere sau deteriorare a articolelor în timpul tranzitului. De asemenea, contabilizează pierderile și daunele suferite în timpul transportului.
De exemplu, transferați produsele din depozit în magazine și monitorizați cât costă, cum ar fi transportul cu camionul.

5. Analiza generală

Cheltuielile generale sunt cheltuielile de afaceri care exclud materialele directe și forța de muncă necesare producției, cum ar fi chiria, electricitatea sau alte costuri „ascunse” asociate stocurilor. Când analizați costurile generale, doriți să vedeți cum acestea afectează costul total al stocului, astfel încât să vă puteți planifica bugetul în mod corespunzător.

De exemplu, costurile indirecte sunt de 5.000 USD pe lună, cu capacitatea de a produce 2.000 de tricouri pe lună. Dacă doriți să creșteți pentru a produce 4.000 de tricouri, cheltuielile dvs. generale vor fi de 7.000 USD pe lună. Împreună cu costul variabil, puteți utiliza economia de scară pentru a găsi punctul optim.

6. Analiza inventarului în tranzit

Când transmiteți materiale între diferite locații, trebuie să urmăriți timpul de livrare a produselor. Această analiză de audit va asigura că nimic nu este pierdut sau deteriorat în timpul transportului. Auditorii de inventar vor examina documentația de transfer pentru a identifica orice probleme.

De exemplu, aveți nevoie de 1,5 zile pentru a vă transporta produsele din depozit în 3 locații diferite. Monitorizarea timpului vă poate ajuta să definiți când ar trebui să vă pregătiți pentru a duce produsele la magazin la timp.

7. Teste de stoc de mare valoare

Testele articolelor de inventar de mare valoare, cunoscute și sub denumirea de analiză ABC, implică clasificarea produselor pe baza profitabilității acestora. Grupa A este alcătuită din articole de mare valoare, grupa B este nivelul mediu, iar grupa C este produsele de valoare mică. Dacă unele produse din grupa C au un volum mare de vânzări, le puteți plasa lângă intrare pentru a grăbi deplasările la nivelul vânzărilor. În schimb, articolele de mare valoare și de volum redus din grupa A ar trebui să fie securizate în siguranță pentru a preveni furtul costisitor.

De exemplu, vă puteți împărți produsele în cele 3 grupuri astfel: primele 20% dintre produsele de mare valoare aparțin grupului A, următorii 50% aparțin grupului B și ultimele 30% aparțin grupului C.

8. Analiza directa a muncii

Forța de muncă directă este costul forței de muncă necesar pentru fabricarea unui anumit produs. Poate fi considerat costul orelor de lucru, al diferențelor de ture și al orelor suplimentare ale angajaților. În plus, puteți adăuga taxe pe salariu, bonusuri sau alte costuri de beneficii care sunt cheltuite pentru ca angajații să aibă o imagine completă.

9. Reconcilierea numărului de stocuri

La sfârșitul procesului, trebuie să verificați dacă numărul fizic se potrivește cu registrele companiei dvs. Reconcilierea stocurilor este o parte esențială a numărării ciclului. Dacă detectați probleme în timpul numărării inventarului, investigați în continuare pentru a reconcilia produsele. Acest mod vă permite să urmăriți orice numere SKU care sunt predispuse la erori în viitor.

Dacă există diferențe între înregistrările de inventar și numărul real de pe rafturile depozitului dvs., trebuie să aflați motivul și să modificați înregistrările pentru a reflecta această analiză.

Efectuarea periodică a auditului vă va crește vizibilitatea asupra modului în care stocul se mișcă prin lanțul de aprovizionare. Există 3 faze ale unui audit de inventar: planificare, execuție și analiză. Să explorăm lista de verificare pentru a audita stocul.

1. Evaluați elementele de auditat : articolele de inventar cu un risc mai mare ar trebui evaluate mai frecvent. Puteți utiliza SKU-uri și coduri de bare pentru a sorta și prioritiza bunurile.
2. Programați auditurile companiei dvs .: Apoi, planificați un program de auditare. Pentru a minimiza întreruperea fluxului dvs. de afaceri, ar trebui să alegeți perioade care nu sunt prea aglomerate, dar care au o frecvență bună pentru a introduce elementele de mare valoare în audituri. Rețineți că politicile dvs. de expediere pot afecta și programul dvs. de audit, mai ales dacă promiteți livrare rapidă clienților.
3. Colectați documentele necesare : Colectați toate documentele importante în avans și asigurați-vă că pot fi evaluate ușor și în siguranță.
4. Efectuarea auditului : Există diferite tipuri de audituri, așa cum s-a menționat mai sus. Tu decizi care este esențial în funcție de natura afacerii tale. Mai mult, asigurați-vă că aveți un auditor intern imparțial și înțelegeți cum să efectuați auditul.
5. Înregistrați constatările : Scopul auditurilor este de a găsi lacune și de a căuta modalități de îmbunătățire a proceselor operaționale. Prin urmare, trebuie să înregistrați ceea ce se întâmplă în timpul auditurilor și să urmăriți rezultatele an la an sau ciclu la ciclu.
6. Raportați constatările : când auditul este finalizat, creați un raport care evidențiază principalele constatări și sugestii. În auditurile viitoare, puteți verifica din nou raportul anterior și puteți vedea dacă lucrurile sunt îmbunătățite.

Iată cele mai bune 5 practici pentru a planifica un audit de succes al inventarului:

Alegeți momentul potrivit

Deoarece toate operațiunile sunt înghețate în timpul numărării fizice, trebuie să planificați cu atenție timpul pentru audit. Auditul ar trebui să aibă loc atunci când operațiunile întrerupte au cel mai mic impact asupra îndeplinirii.

De exemplu, dacă doriți să faceți un audit pentru sfârșitul anului, nu ar trebui să alegeți direct decembrie. Deoarece aceasta este de obicei o lună plină de cumpărături de sărbători, puteți utiliza roll forward și rollback pentru a rula numărătoarea fizică înainte sau după sfârșitul anului.

Cu roll forward, puteți calcula inventarul final prin această formulă: (Inventarul ultimului număr fizic complet) + (achiziții și alte costuri directe) – (costul mărfurilor vândute).

De exemplu:

• Inventarul dvs. final de anul trecut valorează 6.000 USD.
• Anul acesta, ați achiziționat 10.000 USD de stoc, iar inventarul vândut se ridică la 12.000 USD.
• Inventarul dvs. final pentru acest an va fi: (6.000+10.000-12.000)=4.000 USD. Acest lucru este cunoscut și sub denumirea de rezerve de stocuri în bilanţul anului.

Pentru metoda rollback-urilor, setați o dată limită pentru audit. Poate fi sfârșitul perioadei de raportare financiară. Prin urmare, atunci când efectuați numărarea stocurilor fizice, ignorați orice tranzacție care a avut loc după data limită pentru a obține numărul întregului an.

Organizează-ți depozitul

Înainte de audit, aranjați-vă depozitul în mod logic pentru a identifica cu ușurință locația stocului de audit. Minimizați numărul de paleți amestecați și păstrați produsele similare aproape unele de altele. Ar trebui să aveți o abordare consecventă pentru stocarea și numărarea articolelor.

În plus, verificați dacă inventarul deteriorat, învechit sau returnat se află la întâmplare în depozitul dvs. Ar trebui să vă ocupați de ele înainte de audit, cum ar fi să le notați, să le aruncați, să le reparați sau să le readuceți la raft pentru a reduce costurile de stocare.

Identificați-vă concentrarea

Treceți prin prezentarea generală a ceea ce alcătuiește inventarul și determinați cea mai mare valoare și risc. Acolo ar trebui să-ți petreci cea mai mare parte a timpului.

Verificați elementele aberante și examinați reconciliările pentru a vedea unde managementul întâmpină dificultăți. Aceste informații vă vor ajuta să profitați la maximum de auditul dvs. pentru a obține informații valoroase asupra procesului dvs. de gestionare a stocurilor.

Pregătiți personalul adecvat

Alocați 2 echipe diferite pentru a efectua un audit al numărului de inventar pentru a minimiza erorile și frauda. Ar trebui să alegeți personalul de depozit cel mai atent și orientat spre detalii. În caz contrar, puteți folosi servicii externe de numărare a inventarului pentru a vă ajuta.

În plus, aranjați angajați din depozit cu cunoștințe care să-i ajute pe auditori în timpul observării numărării. Personalul va accelera evaluarea de către auditor a stării stocurilor, precum și va localiza și identifica elementele selectate pentru numărarea testelor de audit.

Îmbrățișează tehnologia

Tehnologia poate accelera și facilita auditurile, astfel încât acestea să aibă mai puține perturbări asupra companiei dvs. Un software obligatoriu pentru companii este un sistem de gestionare a stocurilor (IMS). Atunci când alegeți un IMS, asigurați-vă că aceste caracteristici sunt disponibile pentru audituri:

• Afișați datele de inventar în timp real;
• Personalizați criteriile pentru a efectua contorizarea ciclului de inventar, inclusiv frecvența și strategiile de numărare (analiza ABC, bazată pe oportunități etc.);
• Configurați contorizarea ciclului obișnuit pe baza evenimentelor declanșate pentru a minimiza discrepanțele, mai degrabă decât să așteptați o numărare fizică completă.

În plus, echiparea unui sistem de management al depozitelor (WMS) va controla mai eficient contorizarea și va reduce erorile umane la introducerea datelor. Iată câteva beneficii ale unui WMS:

• Rulați pe dispozitive mobile pentru portabilitate;
• Conectați-vă cu scanere de coduri de bare pentru a scana coșurile și articolele pentru a vă asigura că sunt în locul potrivit;
• Înregistrați automat inventarul de la fiecare scanare și adăugați-l la baza de date;
  Comparați datele din WMS cu înregistrările de inventar și evidențiați orice probleme pentru o revizuire ulterioară.

Mai sus sunt cele 9 proceduri analitice de audit și sfaturile pentru a vă efectua auditul. Cu strategia și execuția corectă, auditurile joacă un rol important pentru a vă asigura că inventarul dumneavoastră este corect și actualizat. De acolo, puteți fi încrezător să vă conduceți afacerea, să vindeți mai mult și să vă extindeți piața.

1. Care sunt cele 3 tipuri de audituri?

Există 3 tipuri principale de audituri, inclusiv audituri externe, audituri interne și audituri Internal Revenue Service (IRS).

2. Care sunt riscurile și provocările auditurilor de inventar?

Unele dintre cele mai frecvente provocări cu care se confruntă auditorii sunt:

• Stoc deteriorat care trebuie ajustat pentru a reflecta valoarea reală;
• Stoc calculat greșit care poate crește sau reduce câștigurile raportate;
• Greșelile de expediere și de primire a mărfurilor provoacă înregistrări incorecte ale inventarului limită;
• Datoriile de sfârșit de an față de furnizori nu sunt înregistrate cu acuratețe;
• Erori de inventar în consignație, în cazul în care stocul din depozitul dvs. poate fi afișat ca „în consignație” sau invers.