การตรวจสอบสินค้าคงคลัง: 9 ขั้นตอนและรายการตรวจสอบการเพิ่มประสิทธิภาพในปี 2566

การตรวจสอบสินค้าคงคลังจะตรวจสอบบันทึกทางการเงินของบริษัทเทียบกับบันทึกสินค้าคงคลัง และรับรองว่าบันทึกเหล่านี้ตรงกับการตรวจนับสินค้าคงคลัง เป็นกระบวนการที่สำคัญในการรับรองความถูกต้องของสินค้าคงคลังและระบุความแตกต่างในการนับสินค้าคงคลังหรือบันทึกทางการเงิน

ในการนับจริง คุณจะตรวจสอบสินค้าทุกรายการในคลังสินค้าเพื่อบันทึกจำนวนสินค้าที่มีอยู่ โดยปกติแล้วจะต้องใช้เทคโนโลยีช่วย การตรวจสอบดำเนินการไปอีกขั้นเพื่อยืนยันปริมาณที่ถูกต้อง ตลอดจนคุณภาพและสภาพของสินค้าคงคลังของคุณ

การตรวจสอบสต็อคมีความสำคัญในการจัดการการค้าปลีกเนื่องจากเหตุผลหลายประการ:

• ระบุความแตกต่าง หากมีความแตกต่างระหว่างปริมาณสต็อคจริงและบันทึกทางบัญชี คุณสามารถระบุตำแหน่งที่จะตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาได้
• เปิดเผยสถานการณ์สินค้าล้นสต็อกหรือขาดสต็อก และช่วยในการจัดการสินทรัพย์และการคาดการณ์สินค้าคงคลัง การตรวจสอบสต็อกจะแจ้งให้คุณทราบว่ารายการใดค้างอยู่บนชั้นวางนานเกินไป และรายการใดในสต็อกเหลือน้อย จากนั้น คุณสามารถดำเนินการที่เหมาะสม เช่น เสนอส่วนลดเพื่อผลักดันผลิตภัณฑ์เก่าให้เร็วขึ้น และซื้อสินค้าเพิ่มเติมที่สร้างรายได้และอัตรากำไรที่สูงขึ้น
• ตรวจจับความสูญเสียที่เกิดจากการโจรกรรม ความเสียหาย และความล้าสมัย การสูญเสียมักนำไปสู่สาเหตุของขั้นตอนการจัดการที่ไม่ดี ตัวอย่างเช่น สินค้ามูลค่าสูงของคุณถูกวางใกล้กับทางออกที่ไม่ได้รับการตรวจสอบมากเกินไป หรือมีการฉ้อฉลบางอย่างเกิดขึ้น
• กำหนดประสิทธิภาพของขั้นตอนการทำงานด้านโลจิสติกส์และคลังสินค้าของคุณ การขาดแคลนสินค้าคงคลังอาจเกิดขึ้นได้ในกระบวนการโลจิสติก เช่น สินค้าขาดหายไประหว่างการขนย้ายจากคอนเทนเนอร์ไปยังคลังสินค้า

ต่อไปนี้คือขั้นตอนการตรวจสอบ 9 รายการสำหรับสินค้าคงคลังที่คุณควรใช้:

1. ตรวจนับสินค้าคงคลัง

ขั้นตอนการตรวจสอบการตรวจนับสินค้าคงคลังคือการตรวจนับสินค้าคงคลังในคลังสินค้าของคุณและเปรียบเทียบตัวเลขกับที่แสดงในระบบของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อสนับสนุนคุณนับรายการทางกายภาพ สิ่งนี้สะดวกสำหรับธุรกิจที่ทำตามวิธีการสินค้าคงคลังแบบทันเวลาพอดีหรือคำนวณปริมาณการสั่งซื้อทางเศรษฐกิจเป็นประจำ

ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังของคุณแสดงว่าคุณมีสินค้า 1,000 รายการ แต่คุณนับเพียง 950 หน่วยในคลังสินค้าของคุณ คุณควรตรวจสอบว่าอะไรเป็นสาเหตุของความแตกต่างโดยเร็วที่สุด

2. การวิเคราะห์ทางลัด

การวิเคราะห์จุดตัดหมายถึงการหยุดการดำเนินการทั้งหมดระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลัง จะไม่มีการรับหรือจัดส่งสินค้าในระหว่างขั้นตอนนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดจากตัวแปรที่ควบคุมไม่ได้ ณ เวลาตัดยอด ธุรกรรมทั้งหมดก่อนหน้านั้นจะถูกรายงานอย่างถูกต้องในงวดการเงิน ผู้ตรวจสอบบัญชีจะตรวจสอบเอกสารการรับและจัดส่งเพื่อตรวจสอบว่ารายการเคลื่อนไหวของสต็อคที่บันทึกนั้นถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น คุณวางแผนที่จะดำเนินการวิเคราะห์จุดตัดระหว่างเวลา 9:00 น. ถึง 15:00 น. ในวันที่ 1 ธันวาคม 2022 กิจกรรมทั้งหมดที่ย้ายสินค้าคงคลังเข้าและออกจากคลังสินค้าจะถูกหยุดชั่วคราวในช่วงเวลานี้

3. การวิเคราะห์สินค้าคงคลังสำเร็จรูป

การวิเคราะห์ต้นทุนสินค้าสำเร็จรูปเหมาะสำหรับผู้ผลิตและผู้ผลิต เมื่อสินค้าคงคลังผ่านกระบวนการผลิต มันจะกลายเป็น "สินค้าสำเร็จรูป" เพื่อจำหน่าย จากนั้น คุณสามารถคำนวณมูลค่าสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเพื่อให้แน่ใจว่างบการเงินถูกต้องและควบคุมสินค้าคงคลังได้ดียิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น คุณสร้างเสื้อยืด 100 ตัวโดยมีค่าผ้า 600 ดอลลาร์ ค่าปัก กระดุมเสื้อยืด ฯลฯ หมายความว่าเสื้อยืดแต่ละตัวมีต้นทุน 6 ดอลลาร์สำหรับวัตถุดิบในการผลิต

4. การวิเคราะห์ต้นทุนการขนส่งสินค้า

การวิเคราะห์ค่าขนส่งจะวัดค่าขนส่งเพื่อขนส่งผลิตภัณฑ์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง และกรณีของสินค้าที่สูญหายหรือเสียหายระหว่างการขนส่ง นอกจากนี้ยังคำนึงถึงความสูญเสียและความเสียหายที่เกิดขึ้นระหว่างการขนส่ง
ตัวอย่างเช่น คุณถ่ายโอนสินค้าจากคลังสินค้าของคุณไปยังร้านค้าของคุณและตรวจสอบค่าใช้จ่าย เช่น การขนส่งโดยรถบรรทุก

5. การวิเคราะห์ค่าโสหุ้ย

ค่าโสหุ้ยคือค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่รวมวัสดุและแรงงานทางตรงที่จำเป็นสำหรับการผลิต เช่น ค่าเช่า ค่าไฟฟ้า หรือต้นทุน "แอบแฝง" อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง เมื่อวิเคราะห์ต้นทุนค่าโสหุ้ย คุณต้องการดูว่าต้นทุนเหล่านี้ส่งผลต่อต้นทุนสินค้าคงคลังโดยรวมอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถวางแผนงบประมาณได้อย่างเหมาะสม

ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายทางอ้อมของคุณคือ 5,000 ดอลลาร์ต่อเดือนโดยสามารถผลิตเสื้อยืดได้ 2,000 ตัวต่อเดือน หากคุณต้องการขยายขนาดเพื่อผลิตเสื้อยืด 4,000 ตัว ค่าใช้จ่ายของคุณจะอยู่ที่ 7,000 เหรียญต่อเดือน คุณสามารถใช้การประหยัดจากขนาดร่วมกับต้นทุนผันแปรเพื่อหาจุดที่เหมาะสมที่สุดได้

6. สินค้าคงคลังในการวิเคราะห์การขนส่ง

เมื่อส่งวัสดุระหว่างสถานที่ต่างๆ คุณต้องติดตามระยะเวลารอสินค้าเพื่อให้สินค้ามาถึง การวิเคราะห์การตรวจสอบนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสูญหายหรือเสียหายระหว่างการขนส่ง ผู้ตรวจสอบสินค้าคงคลังจะตรวจสอบเอกสารการโอนเพื่อระบุปัญหาใดๆ

ตัวอย่างเช่น คุณต้องใช้เวลา 1.5 วันในการขนส่งผลิตภัณฑ์ของคุณจากคลังสินค้าไปยังสถานที่ต่างๆ 3 แห่ง การตรวจสอบเวลาสามารถช่วยให้คุณกำหนดเวลาที่คุณควรเตรียมรับสินค้าไปยังร้านค้าได้ทันเวลา

7. การทดสอบหุ้นที่มีมูลค่าสูง

การทดสอบรายการสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าสูง หรือที่เรียกว่าการวิเคราะห์ ABC เกี่ยวข้องกับการจัดประเภทผลิตภัณฑ์ของคุณตามความสามารถในการทำกำไร กลุ่ม A ประกอบด้วยสินค้าที่มีมูลค่าสูง กลุ่ม B คือสินค้าระดับกลาง และกลุ่ม C คือสินค้าที่มีมูลค่าต่ำ หากสินค้าบางรายการในกลุ่ม C มีปริมาณการขายสูง คุณสามารถวางไว้ใกล้กับทางเข้าเพื่อเร่งการเดินทางไปที่พื้นที่ขาย ในทางตรงกันข้าม สินค้าที่มีมูลค่าสูงแต่มีปริมาณน้อยในกลุ่ม A ควรได้รับการรักษาความปลอดภัยอย่างปลอดภัยเพื่อป้องกันการโจรกรรมที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแบ่งสินค้าออกเป็น 3 กลุ่มดังนี้: 20% แรกของสินค้าที่มีมูลค่าสูงอยู่ในกลุ่ม A, 50% ถัดไปคือกลุ่ม B และ 30% สุดท้ายคือกลุ่ม C

8. การวิเคราะห์แรงงานโดยตรง

แรงงานทางตรงคือต้นทุนแรงงานที่จำเป็นในการผลิตผลิตภัณฑ์เฉพาะ สามารถถือเป็นต้นทุนของชั่วโมงการทำงาน ส่วนต่างของกะ และชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มภาษีเงินเดือน โบนัส หรือต้นทุนด้านสวัสดิการอื่นๆ ที่พนักงานใช้เพื่อให้เห็นภาพรวม

9. การกระทบยอดการตรวจนับสินค้าคงคลัง

ในตอนท้ายของกระบวนการ คุณต้องตรวจสอบจำนวนจริงที่ตรงกับหนังสือของบริษัทของคุณ การกระทบยอดสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญของการนับตามรอบ หากคุณตรวจพบปัญหาระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลัง ให้ตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อกระทบยอดสินค้า วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามหมายเลข SKU ที่อาจผิดพลาดได้ในอนาคต

หากมีความแตกต่างระหว่างบันทึกสินค้าคงคลังและจำนวนจริงบนชั้นวางคลังสินค้าของคุณ คุณต้องหาสาเหตุและแก้ไขบันทึกเพื่อสะท้อนถึงการวิเคราะห์นี้

การดำเนินการตรวจสอบของคุณเป็นระยะจะเพิ่มการมองเห็นว่าสินค้าคงคลังเคลื่อนผ่านห่วงโซ่อุปทานอย่างไร การตรวจสอบสินค้าคงคลังมี 3 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การดำเนินการ และการวิเคราะห์ มาสำรวจรายการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบสต็อก

1. ประเมินรายการที่จะตรวจสอบ : รายการสินค้าคงคลังที่มีความเสี่ยงสูงควรได้รับการประเมินบ่อยขึ้น คุณสามารถใช้ SKU และบาร์โค้ดเพื่อคัดแยกและจัดลำดับความสำคัญของสินค้าของคุณ
2. กำหนดการตรวจสอบบริษัทของคุณ : ถัดไป วางแผนกำหนดการตรวจสอบ เพื่อลดการหยุดชะงักของกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณควรเลือกเวลาที่ไม่ยุ่งเกินไป แต่ยังคงมีความถี่ที่ดีในการตรวจสอบรายการที่มีมูลค่าสูง โปรดทราบว่านโยบายการจัดส่งของคุณอาจส่งผลต่อกำหนดการตรวจสอบของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณสัญญาว่าจะจัดส่งให้กับลูกค้าอย่างรวดเร็ว
3. รวบรวมเอกสารที่จำเป็น : รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมดล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถประเมินได้ง่ายและปลอดภัย
4. ดำเนินการตรวจสอบ : การตรวจสอบมีหลายประเภทดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าสิ่งใดจำเป็นโดยพิจารณาจากลักษณะธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้ตรวจสอบภายในที่เป็นกลางและเข้าใจวิธีการตรวจสอบ
5. บันทึกสิ่งที่ค้นพบ : วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือเพื่อหาช่องว่างและค้นหาวิธีการปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน ดังนั้น คุณต้องบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการตรวจสอบและติดตามผลปีต่อปีหรือรอบต่อรอบ
6. รายงานสิ่งที่พบ : เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้สร้างรายงานที่เน้นข้อค้นพบที่สำคัญและข้อเสนอแนะ ในการตรวจสอบในอนาคต คุณสามารถตรวจสอบรายงานก่อนหน้านี้อีกครั้งและดูว่าสิ่งต่างๆ ดีขึ้นหรือไม่

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อในการวางแผนสำหรับการตรวจสอบสินค้าคงคลังที่ประสบความสำเร็จมีดังนี้

เลือกจังหวะที่เหมาะสม

เนื่องจากการดำเนินการทั้งหมดจะถูกระงับระหว่างการนับจำนวนจริง คุณต้องวางแผนเวลาสำหรับการตรวจสอบอย่างรอบคอบ การตรวจสอบควรเกิดขึ้นเมื่อการดำเนินการที่หยุดชั่วคราวมีผลกระทบน้อยที่สุดต่อการปฏิบัติตาม

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการตรวจสอบบัญชีสำหรับสิ้นปี คุณไม่ควรเลือกเดือนธันวาคมโดยตรง เนื่องจากโดยปกติแล้วจะเป็นเดือนที่วุ่นวายกับการช้อปปิ้งช่วงวันหยุด คุณจึงสามารถใช้การย้อนกลับและย้อนกลับเพื่อเรียกใช้การนับจริงก่อนหรือหลังสิ้นปี

ด้วยการย้อนกลับ คุณสามารถคำนวณสินค้าคงคลังที่สิ้นสุดด้วยสูตรนี้: (สินค้าคงคลังของการตรวจนับจริงแบบเต็มครั้งล่าสุด) + (การซื้อและต้นทุนทางตรงอื่นๆ) – (ต้นทุนขาย)

ตัวอย่างเช่น:

• สินค้าคงคลังที่สิ้นสุดของคุณในปีที่แล้วมีมูลค่า 6,000 ดอลลาร์
• ปีนี้ คุณได้ซื้อหุ้น 10,000 ดอลลาร์ และสินค้าคงคลังที่ขายไปแล้วมีมูลค่า 12,000 ดอลลาร์
• สินค้าคงเหลือของคุณสำหรับปีนี้จะเป็น: (6,000+10,000-12,000)=$4,000 สิ่งนี้เรียกอีกอย่างว่าปริมาณสำรองสินค้าคงคลังของคุณในงบดุลของปี

สำหรับวิธีการย้อนกลับ คุณต้องกำหนดวันที่สิ้นสุดสำหรับการตรวจสอบ อาจเป็นจุดสิ้นสุดของรอบระยะเวลาการรายงานทางการเงินของคุณ ดังนั้น เมื่อคุณดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลัง ไม่ต้องสนใจธุรกรรมใดๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากวันที่ตัดจำหน่ายเพื่อรับจำนวนเต็มปี

จัดระเบียบคลังสินค้าของคุณ

ก่อนการตรวจสอบ ให้จัดคลังสินค้าของคุณอย่างมีเหตุผลเพื่อให้ระบุตำแหน่งของสต็อคที่ตรวจสอบได้ง่าย ลดจำนวนพาเลทแบบผสมให้น้อยที่สุดและเก็บผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกันไว้ใกล้กัน คุณควรมีแนวทางที่สอดคล้องกันในการจัดเก็บและนับรายการ

นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบสินค้าคงคลังที่เสียหาย ล้าสมัย หรือถูกส่งคืนซึ่งสุ่มอยู่ในคลังสินค้าของคุณ คุณควรจัดการกับสิ่งเหล่านี้ก่อนการตรวจสอบ เช่น จดบันทึก ทิ้ง ซ่อมแซม หรือจัดเก็บใหม่เพื่อลดต้นทุนสินค้าคงคลังของคุณ

ระบุโฟกัสของคุณ

ดูภาพรวมของส่วนประกอบของสินค้าคงคลังและกำหนดมูลค่าและความเสี่ยงสูงสุด นั่นคือที่ที่คุณควรใช้เวลาส่วนใหญ่

ตรวจสอบรายการที่ผิดปกติและตรวจสอบการกระทบยอดเพื่อดูว่าการจัดการมีปัญหาที่จุดใด ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากการตรวจสอบเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับกระบวนการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ

เตรียมพนักงานที่เหมาะสม

กำหนดทีมที่แตกต่างกัน 2 ทีมเพื่อทำการตรวจสอบการนับสินค้าคงคลังเพื่อลดข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง คุณควรเลือกพนักงานคลังสินค้าที่เน้นรายละเอียดและเอาใจใส่มากที่สุด มิฉะนั้น คุณสามารถใช้บริการตรวจนับสินค้าคงคลังภายนอกเพื่อช่วยคุณได้

นอกจากนี้ จัดให้มีพนักงานคลังสินค้าที่มีความรู้ความสามารถเพื่อช่วยผู้ตรวจสอบในระหว่างการสังเกตการตรวจนับ บุคลากรจะเร่งการประเมินสภาพสินค้าคงคลังของผู้ตรวจสอบ ตลอดจนค้นหาและระบุรายการที่เลือกสำหรับการตรวจนับการตรวจประเมิน

โอบกอดเทคโนโลยี

เทคโนโลยีสามารถเพิ่มความเร็วและอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบเพื่อให้บริษัทของคุณหยุดชะงักน้อยลง ซอฟต์แวร์ที่ต้องมีสำหรับธุรกิจคือระบบการจัดการสินค้าคงคลัง (IMS) เมื่อเลือก IMS ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติเหล่านี้พร้อมใช้งานสำหรับการตรวจสอบ:

• แสดงข้อมูลสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์
• ปรับแต่งเกณฑ์เพื่อทำการตรวจนับตามรอบของสินค้าคงคลัง รวมถึงความถี่และกลยุทธ์การนับ (การวิเคราะห์ ABC ตามโอกาส ฯลฯ)
• ตั้งค่าการนับรอบปกติตามเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เพื่อลดความคลาดเคลื่อนแทนที่จะรอการนับจริงทั้งหมด

นอกจากนี้ การติดตั้งระบบการจัดการคลังสินค้า (WMS) จะควบคุมการนับได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ในการป้อนข้อมูล นี่คือประโยชน์บางประการของ WMS:

• ทำงานบนอุปกรณ์พกพาเพื่อการพกพา
• เชื่อมต่อกับเครื่องสแกนบาร์โค้ดเพื่อสแกนถังขยะและสิ่งของเพื่อให้แน่ใจว่าอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
• บันทึกสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติจากการสแกนทุกครั้งและเพิ่มลงในฐานข้อมูล
  เปรียบเทียบข้อมูลใน WMS กับบันทึกสินค้าคงคลังและเน้นปัญหาใด ๆ เพื่อการตรวจสอบเพิ่มเติม

ข้างต้นคือขั้นตอนการวิเคราะห์การตรวจสอบ 9 ขั้นตอนและคำแนะนำในการดำเนินการตรวจสอบของคุณ ด้วยกลยุทธ์และการดำเนินการที่เหมาะสม การตรวจสอบจึงมีบทบาทสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าคงคลังของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบัน จากจุดนี้ คุณจึงมั่นใจได้ในการดำเนินธุรกิจ ขายได้มากขึ้น และขยายตลาดของคุณ

1. การตรวจสอบ 3 ประเภท มีอะไรบ้าง?

การตรวจสอบมี 3 ประเภทหลัก ได้แก่ การตรวจสอบภายนอก การตรวจสอบภายใน และการตรวจสอบ Internal Revenue Service (IRS)

2. ความเสี่ยงและความท้าทายของการตรวจสอบสินค้าคงคลังคืออะไร?

ความท้าทายทั่วไปบางประการที่ผู้สอบบัญชีเผชิญคือ:

• สินค้าคงคลังที่เสียหายซึ่งจำเป็นต้องปรับปรุงเพื่อให้สะท้อนมูลค่าที่แท้จริง
• สินค้าคงคลังที่นับผิดซึ่งสามารถเพิ่มหรือลดรายได้ที่รายงานได้
• ความผิดพลาดในการจัดส่งและรับสินค้าทำให้บันทึกสินค้าคงคลังไม่ถูกต้อง
• ไม่มีการบันทึกหนี้สินสิ้นปีกับซัพพลายเออร์อย่างถูกต้อง
• ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับสินค้าคงคลังที่ฝากขาย ซึ่งสินค้าคงคลังในคลังสินค้าของคุณอาจแสดงเป็น "ขณะฝากขาย" หรือในทางกลับกัน