Verifica dell'inventario: 9 procedure e checklist di ottimizzazione nel 2023

Un controllo dell'inventario incrocia i record finanziari di un'azienda con i suoi record di inventario e garantisce che questi record corrispondano al conteggio dell'inventario fisico. È un processo fondamentale per garantire l'accuratezza dell'inventario e identificare eventuali discrepanze nel conteggio delle scorte o nei registri finanziari.

Nel conteggio fisico, esaminerai ogni articolo nel magazzino per registrare il numero di prodotti disponibili, solitamente con l'assistenza della tecnologia. Gli audit fanno un ulteriore passo avanti per confermare la quantità corretta, nonché la qualità e le condizioni del tuo stock.

L'audit delle scorte è fondamentale nella gestione della vendita al dettaglio per molteplici motivi:

• Identificare le discrepanze. Se ci sono differenze tra la quantità effettiva dello stock e le registrazioni contabili, puoi individuare dove indagare ulteriormente per risolvere il problema.
• Rivela situazioni di scorte eccessive o insufficienti e aiuta con la gestione delle risorse e la previsione dell'inventario. Il controllo delle scorte ti informa su quali articoli sono rimasti sugli scaffali troppo a lungo e quali articoli stanno per esaurirsi. Da lì, puoi intraprendere azioni adeguate, come offrire uno sconto per spingere più velocemente i prodotti obsoleti e acquistare più articoli che generano maggiori entrate e margini di profitto.
• Rileva le perdite derivanti da furto, danneggiamento e obsolescenza. Le perdite spesso portano alla causa principale di una cattiva procedura di gestione. Ad esempio, i tuoi prodotti di alto valore sono posizionati troppo vicino a un'uscita non monitorata o si sono verificate alcune attività fraudolente.
• Determina l'efficienza dei tuoi flussi di lavoro logistici e di magazzino. La carenza di inventario può verificarsi nel processo logistico, ad esempio articoli mancanti durante il trasferimento dal contenitore al magazzino.

Ecco le 9 procedure di audit per l'inventario che dovresti applicare:

1. Conteggio dell'inventario fisico

La procedura di controllo del conteggio dell'inventario consiste nel prendere i conteggi fisici dell'inventario nel magazzino e confrontare i numeri con quanto mostrato nel sistema. Puoi utilizzare uno scanner di codici a barre per aiutarti a contare fisicamente gli articoli. Ciò è conveniente per le aziende che seguono un metodo di inventario just-in-time o calcolano regolarmente la quantità dell'ordine economico.

Ad esempio, il tuo software di gestione dell'inventario mostra che hai 1.000 prodotti, ma conti solo 950 unità nel tuo magazzino. Dovresti controllare cosa causa la differenza il prima possibile.

2. Analisi del taglio

L'analisi di cutoff significa interrompere tutte le operazioni durante il conteggio dell'inventario fisico. Non ci sarà alcuna ricezione o spedizione di prodotti durante questo processo per evitare errori dovuti a variabili incontrollate. All'ora limite, tutte le transazioni precedenti devono essere segnalate correttamente nel periodo finanziario. I revisori controlleranno i documenti di ricezione e spedizione per verificare che i movimenti di magazzino registrati siano accurati.

Ad esempio, prevedi di condurre un'analisi limite dalle 9:00 alle 15:00 del 1° dicembre 2022. Tutte le attività che spostano l'inventario dentro e fuori dal magazzino vengono sospese durante questo periodo.

3. Analisi dell'inventario dei prodotti finiti

L'analisi del costo dei prodotti finiti è l'ideale per produttori e produttori. Quando l'inventario passa attraverso il processo di produzione, diventa un "prodotto finito" da vendere. Quindi, puoi calcolare il valore di inventario dei prodotti finiti per assicurarti che i rendiconti finanziari siano corretti e controllare meglio l'inventario.
Ad esempio, crei 100 magliette con un costo di $ 600 di tessuti, ricami, bottoni per magliette, ecc. Significa che ogni maglietta costa $ 6 per le materie prime da produrre.

4. Analisi dei costi di trasporto

L'analisi del costo del trasporto misura i costi di spedizione per trasportare i prodotti da un luogo all'altro e le istanze di articoli persi o danneggiati durante il trasporto. Tiene conto anche delle perdite e dei danni subiti durante il trasporto.
Ad esempio, trasferisci i prodotti dal tuo magazzino ai tuoi negozi e monitori quanto costa, come il corriere per camion.

5. Analisi dell'overhead

Le spese generali sono le spese aziendali che escludono i materiali diretti e la manodopera necessari per la produzione, come l'affitto, l'elettricità o altri costi "nascosti" associati all'inventario. Quando analizzi i costi generali, vuoi vedere come influenzano il costo complessivo dell'inventario in modo da poter pianificare correttamente il tuo budget.

Ad esempio, i tuoi costi indiretti sono di $ 5.000 al mese con la capacità di produrre 2.000 magliette al mese. Se vuoi aumentare la produzione per produrre 4.000 magliette, il tuo sovraccarico sarà di $ 7.000 al mese. Insieme al costo variabile, puoi utilizzare l'economia di scala per trovare il punto ottimale.

6. Analisi dell'inventario in transito

Quando si trasmettono materiali tra luoghi diversi, è necessario tenere traccia dei tempi di consegna dei prodotti. Questa analisi di audit assicurerà che nulla venga perso o danneggiato durante il trasporto. I revisori dell'inventario esamineranno la documentazione di trasferimento per identificare eventuali problemi.

Ad esempio, hai bisogno di 1,5 giorni per trasportare i tuoi prodotti dal tuo magazzino a 3 località diverse. Il monitoraggio del tempo può aiutarti a definire quando dovresti prepararti per portare i prodotti al negozio in tempo.

7. Test di stock di alto valore

I test sugli articoli di inventario di alto valore, noti anche come analisi ABC, comportano la classificazione dei prodotti in base alla loro redditività. Il gruppo A è costituito da articoli di alto valore, il gruppo B è il livello medio e il gruppo C è i prodotti di basso valore. Se alcuni prodotti del gruppo C hanno un volume di vendita elevato, puoi posizionarli vicino all'ingresso per velocizzare gli spostamenti verso il punto vendita. Al contrario, gli articoli di alto valore e di basso volume nel gruppo A dovrebbero essere protetti in modo sicuro per prevenire costosi furti.

Ad esempio, puoi dividere i tuoi prodotti nei 3 gruppi in questo modo: il 20% superiore dei prodotti di alto valore appartiene al gruppo A, il successivo 50% è al gruppo B e l'ultimo 30% è al gruppo C.

8. Analisi diretta del lavoro

La manodopera diretta è il costo della manodopera necessaria per fabbricare un prodotto specifico. Può essere considerato come il costo delle ore di lavoro, dei differenziali di turno e delle ore di straordinario dei dipendenti. Inoltre, è possibile aggiungere le tasse sui salari, i bonus o altri costi dei benefici che vengono spesi per i dipendenti per ottenere un quadro completo.

9. Riconciliazione del conteggio dell'inventario

Alla fine del processo, devi verificare che il conteggio fisico corrisponda ai libri della tua azienda. La riconciliazione dell'inventario è una parte essenziale del conteggio ciclo. Se rilevi problemi durante il conteggio dell'inventario, indaga ulteriormente per riconciliare i prodotti. In questo modo è possibile tenere traccia di eventuali numeri SKU soggetti a errori in futuro.

Se ci sono differenze tra i record di inventario e il numero effettivo sugli scaffali del tuo magazzino, devi capire il motivo e modificare i record per riflettere questa analisi.

L'esecuzione periodica dell'audit aumenterà la visibilità di come l'inventario si sta muovendo attraverso la catena di approvvigionamento. Ci sono 3 fasi di un controllo dell'inventario: pianificazione, esecuzione e analisi. Esploriamo la lista di controllo per controllare le scorte.

1. Valuta quali articoli controllare : gli articoli dell'inventario con un rischio più elevato dovrebbero essere valutati più frequentemente. Puoi utilizzare SKU e codici a barre per ordinare e dare priorità alle tue merci.
2. Pianifica gli audit della tua azienda : Successivamente, pianifica un programma di audit. Per ridurre al minimo l'interruzione del flusso aziendale, dovresti scegliere orari che non siano troppo impegnativi, ma che abbiano comunque una buona frequenza per inserire gli elementi di valore elevato negli audit. Tieni presente che le tue politiche di spedizione possono anche influire sul tuo programma di controllo, soprattutto se prometti consegne rapide ai clienti.
3. Raccogli i documenti necessari : raccogli tutti i documenti importanti in anticipo e assicurati che possano essere valutati in modo semplice e sicuro.
4. Condurre l'audit : Esistono vari tipi di audit come menzionato sopra. Decidi quale è essenziale in base alla natura della tua attività. Inoltre, assicurati di avere un revisore interno imparziale e di capire come eseguire l'audit.
5. Registrare i risultati : lo scopo degli audit è trovare lacune e cercare modi per migliorare i processi operativi. Pertanto, è necessario registrare ciò che accade durante gli audit e tenere traccia dei risultati di anno in anno o di ciclo in ciclo.
6. Segnala i risultati : quando l'audit è completato, crea un rapporto che evidenzi i risultati e i suggerimenti chiave. Negli audit futuri, puoi ricontrollare il rapporto precedente e vedere se le cose sono migliorate.

Ecco le 5 migliori pratiche per pianificare un audit di successo dell'inventario:

Scegli il momento giusto

Poiché tutte le operazioni sono bloccate durante il conteggio fisico, è necessario pianificare attentamente il tempo per l'audit. L'audit dovrebbe avvenire quando le operazioni sospese hanno il minor impatto sull'adempimento.

Ad esempio, se vuoi fare un audit per la fine dell'anno, non dovresti scegliere direttamente dicembre. Poiché di solito questo è un mese impegnativo con lo shopping natalizio, puoi utilizzare rollforward e rollback per eseguire il conteggio fisico prima o dopo la fine dell'anno.

Con il rollforward, puoi calcolare l'inventario finale con questa formula: (Inventario dell'ultimo conteggio fisico completo) + (acquisti e altri costi diretti) – (costo delle merci vendute).

Per esempio:

• Il tuo inventario finale dell'anno scorso vale $ 6.000.
• Quest'anno hai acquistato $ 10.000 di azioni e l'inventario venduto vale $ 12.000.
• Il tuo inventario finale per quest'anno sarà: (6.000+10.000-12.000)=$ 4.000. Questo è anche noto come riserve di inventario nel bilancio dell'anno.

Per il metodo dei rollback, si imposta una data limite per l'audit. Può essere la fine del periodo di rendicontazione finanziaria. Pertanto, quando si esegue il conteggio delle scorte fisiche, ignorare qualsiasi transazione avvenuta dopo la data limite per ottenere il numero dell'intero anno.

Organizza il tuo magazzino

Prima dell'audit, organizza il tuo magazzino in modo logico per identificare facilmente l'ubicazione dello stock di audit. Riduci al minimo il numero di pallet misti e mantieni prodotti simili uno vicino all'altro. Dovresti avere un approccio coerente alla memorizzazione e al conteggio degli articoli.

Inoltre, controlla l'inventario danneggiato, obsoleto o restituito che si trova a caso nel tuo magazzino. Dovresti occupartene prima dell'audit, ad esempio annotarli, buttarli via, ripararli o ricollocarli per ridurre i costi di trasporto dell'inventario.

Identifica il tuo obiettivo

Esamina la panoramica di ciò che compone l'inventario e determina il valore e il rischio più elevati. È lì che dovresti passare la maggior parte del tuo tempo.

Controlla gli elementi anomali e rivedi le riconciliazioni per vedere dove la direzione ha difficoltà. Queste informazioni ti aiuteranno a sfruttare al massimo il tuo audit per ottenere preziose informazioni sul processo di gestione dell'inventario.

Preparare personale adeguato

Assegna 2 team diversi per eseguire l'audit del conteggio dell'inventario per ridurre al minimo errori e frodi. Dovresti scegliere il tuo personale di magazzino più attento e attento ai dettagli. Altrimenti, puoi utilizzare i servizi di conteggio dell'inventario esterni per aiutarti.

Inoltre, disporre dipendenti del magazzino esperti per assistere i revisori durante l'osservazione del conteggio. Il personale accelererà la valutazione da parte del revisore delle condizioni dell'inventario, nonché individuerà e identificherà gli elementi selezionati per i conteggi dei test di audit.

Abbraccia la tecnologia

La tecnologia può accelerare e facilitare gli audit in modo che abbiano meno interruzioni per la tua azienda. Un software indispensabile per le aziende è un sistema di gestione dell'inventario (IMS). Quando scegli un IMS, assicurati che queste funzionalità siano disponibili per gli audit:

• Mostra i dati di inventario in tempo reale;
• Personalizza i criteri per eseguire i conteggi del ciclo di inventario, comprese le strategie di frequenza e conteggio (analisi ABC, basata sulle opportunità, ecc.);
• Imposta conteggi ciclici regolari basati su eventi di attivazione per ridurre al minimo le discrepanze anziché attendere un conteggio fisico completo.

Inoltre, l'equipaggiamento di un sistema di gestione del magazzino (WMS) consentirà di controllare i conteggi in modo più efficiente e di ridurre gli errori umani nell'inserimento dei dati. Ecco alcuni vantaggi di un WMS:

• Eseguire su dispositivi mobili per la portabilità;
• Connettiti con scanner di codici a barre per scansionare contenitori e articoli per assicurarti che siano nel posto giusto;
• Registra automaticamente l'inventario da ogni scansione e aggiungilo al database;
  Confronta i dati nel WMS con i record di inventario ed evidenzia eventuali problemi per un'ulteriore revisione.

Sopra sono riportate le 9 procedure analitiche di audit e i consigli per svolgere il tuo audit. Con la giusta strategia ed esecuzione, gli audit svolgono un ruolo importante per garantire che il tuo inventario sia corretto e aggiornato. Da lì, puoi essere sicuro di gestire la tua attività, vendere di più ed espandere il tuo mercato.

1. Quali sono i 3 tipi di audit?

Esistono 3 tipi principali di audit, inclusi audit esterni, audit interni e audit dell'Internal Revenue Service (IRS).

2. Quali sono i rischi e le sfide degli audit di inventario?

Alcune delle sfide più comuni che i revisori devono affrontare sono:

• Inventario danneggiato che deve essere rettificato per riflettere il suo valore effettivo;
• Inventario errato che può aumentare o diminuire i guadagni dichiarati;
• Errori nella spedizione e nella ricezione delle merci causano registrazioni di inventario limite errate;
• Le passività di fine anno con i fornitori non sono registrate accuratamente;
• Errori di inventario in conto deposito, in cui l'inventario nel tuo magazzino può essere mostrato come "in conto deposito" o viceversa.