Auditoria de estoque: 9 procedimentos e checklist de otimização em 2023

Uma auditoria de inventário cruza os registros financeiros de uma empresa com seus registros de estoque e garante que esses registros correspondam à contagem de estoque físico. É um processo vital para garantir a precisão do inventário e identificar quaisquer discrepâncias na contagem de estoque ou registros financeiros.

Na contagem física, você passará por todos os itens do depósito para registrar o número de produtos disponíveis, geralmente com o auxílio da tecnologia. As auditorias dão um passo adiante para confirmar a quantidade correta, bem como a qualidade e a condição do seu estoque.

A auditoria de estoque é crucial na gestão de varejo por vários motivos:

• Identificar discrepâncias. Se houver diferenças entre a quantidade de estoque real e os registros contábeis, você poderá identificar onde investigar mais para resolver o problema.
• Revele situações de excesso ou falta de estoque e ajude no gerenciamento de ativos e na previsão de estoque. A auditoria de estoque informa quais itens estão pendurados nas prateleiras por muito tempo e quais itens estão acabando no estoque. A partir daí, você pode tomar ações adequadas, como oferecer um desconto para empurrar produtos obsoletos mais rapidamente e comprar mais itens que geram maior receita e margem de lucro.
• Detecte perdas resultantes de roubo, danos e obsolescência. As perdas geralmente levam a uma causa raiz de procedimento de gerenciamento inadequado. Por exemplo, seus produtos de alto valor são colocados muito perto de uma saída não monitorada ou algumas atividades fraudulentas ocorreram.
• Determine a eficiência de seus fluxos de trabalho de logística e armazém. A falta de estoque pode ocorrer no processo logístico, como a falta de itens durante a transferência do contêiner para o depósito.

Aqui estão os 9 procedimentos de auditoria para inventário que você deve aplicar:

1. Contagem de inventário físico

O procedimento de auditoria de contagem de estoque é fazer contagens físicas de estoque em seu depósito e comparar os números com o que é mostrado em seu sistema. Você pode usar um leitor de código de barras para ajudá-lo a contar os itens fisicamente. Isso é conveniente para empresas que seguem um método de estoque just-in-time ou calculam regularmente a quantidade econômica do pedido.

Por exemplo, seu software de gerenciamento de estoque mostra que você tem 1.000 produtos, mas conta apenas 950 unidades em seu depósito. Você deve verificar o que causa a diferença o mais rápido possível.

2. Análise de corte

A análise de corte significa interromper todas as operações durante a contagem do inventário físico. Não haverá recebimento ou embarque de produtos durante este processo para evitar erros de variáveis ​​não controladas. No horário limite, todas as transações antes disso devem ser relatadas adequadamente no período financeiro. Os auditores verificarão os documentos de recebimento e remessa para verificar se o movimento de estoque registrado é preciso.

Por exemplo, você planeja realizar uma análise de corte das 9h às 15h em 1º de dezembro de 2022. Todas as atividades que movimentam o estoque para dentro e para fora do depósito são pausadas durante esse período.

3. Análise de estoque de produtos acabados

A análise do custo de produtos acabados é ideal para fabricantes e produtores. Quando o estoque passa pelo processo de produção, ele se torna um “produto acabado” para ser vendido. Em seguida, você pode calcular o valor do estoque dos produtos acabados para garantir que as demonstrações financeiras estejam corretas e controlar melhor o estoque.
Por exemplo, você cria 100 camisetas com custo de US$ 600 em tecidos, bordados, botões de camisetas, etc. Isso significa que cada camiseta custa US$ 6 para produzir matérias-primas.

4. Análise de custos de frete

A análise do custo do frete mede os custos de envio para transportar produtos de um local para outro e casos de itens perdidos ou danificados durante o transporte. Também contabiliza perdas e danos ocorridos durante o transporte.
Por exemplo, você transfere os produtos do seu depósito para as suas lojas e monitora quanto custa, como transporte por caminhão.

5. Análise de despesas gerais

As despesas gerais são as despesas comerciais que excluem os materiais diretos e a mão-de-obra necessária para a produção, como aluguel, eletricidade ou outros custos “ocultos” associados ao estoque. Ao analisar os custos indiretos, você deseja ver como eles afetam o custo geral do estoque para poder planejar seu orçamento adequadamente.

Por exemplo, seus custos indiretos são de $ 5.000 por mês com a capacidade de produzir 2.000 camisetas por mês. Se você quiser escalar para produzir 4.000 camisetas, suas despesas gerais serão de $ 7.000 por mês. Juntamente com o custo variável, você pode usar a economia de escala para encontrar o ponto ótimo.

6. Inventário em análise de trânsito

Ao transmitir materiais entre locais diferentes, você precisa acompanhar o prazo de entrega dos produtos. Esta análise de auditoria garantirá que nada seja perdido ou danificado durante o transporte. Os auditores do inventário revisarão a documentação da transferência para identificar quaisquer problemas.

Por exemplo, você precisa de 1,5 dias para transportar seus produtos de seu depósito para 3 locais diferentes. Monitorar o tempo pode ajudá-lo a definir quando você deve se preparar para levar os produtos à loja a tempo.

7. Testes de ações de alto valor

Os testes de itens de estoque de alto valor, também conhecidos como análise ABC, envolvem a classificação de seus produtos com base em sua lucratividade. O grupo A consiste em itens de alto valor, o grupo B é o intermediário e o grupo C são os produtos de baixo valor. Se alguns produtos do grupo C tiverem um alto volume de vendas, você pode colocá-los perto da entrada para agilizar as idas à área de vendas. Em contraste, os itens de alto valor e baixo volume no grupo A devem ser protegidos com segurança para evitar roubos caros.

Por exemplo, você pode dividir seus produtos em 3 grupos da seguinte forma: os 20% principais de produtos de alto valor pertencem ao grupo A, os próximos 50% são do grupo B e os últimos 30% são do grupo C.

8. Análise de mão de obra direta

Mão de obra direta é o custo da mão de obra necessária para fabricar um produto específico. Pode ser considerado como o custo das horas de trabalho, diferenciais de turno e horas extras dos funcionários. Além disso, você pode adicionar impostos sobre a folha de pagamento, bônus ou outros custos de benefícios que são gastos para os funcionários para obter uma visão completa.

9. Reconciliação da contagem de estoque

No final do processo, você precisa verificar se a contagem física corresponde aos livros de sua empresa. A reconciliação do inventário é uma parte essencial da contagem cíclica. Se você detectar problemas durante a contagem de estoque, investigue mais para reconciliar os produtos. Dessa forma, você pode rastrear quaisquer números de SKU propensos a erros no futuro.

Se houver diferenças entre os registros de estoque e o número real nas prateleiras do depósito, você deve descobrir o motivo e modificar os registros para refletir essa análise.

Realizar sua auditoria periodicamente aumentará sua visibilidade de como o estoque está se movendo na cadeia de suprimentos. Existem 3 fases de uma auditoria de inventário: planejamento, execução e análise. Vamos explorar a lista de verificação para auditar o estoque.

1. Avalie quais itens auditar: Os itens de estoque com maior risco devem ser avaliados com mais frequência. Você pode usar SKUs e códigos de barras para classificar e priorizar seus produtos.
2. Agende as auditorias de sua empresa : em seguida, planeje um cronograma de auditoria. Para minimizar a interrupção do fluxo do seu negócio, você deve escolher horários que não sejam muito movimentados, mas que ainda tenham uma boa frequência para colocar os itens de alto valor nas auditorias. Observe que suas políticas de remessa também podem afetar seu cronograma de auditoria, especialmente se você prometer entrega rápida aos clientes.
3. Reúna os documentos necessários : Reúna todos os documentos importantes com antecedência e verifique se eles podem ser avaliados com facilidade e segurança.
4. Conduza a auditoria : Existem vários tipos de auditorias, conforme mencionado acima. Você decide qual deles é essencial com base na natureza do seu negócio. Além disso, certifique-se de ter um auditor interno imparcial e entender como realizar a auditoria.
5. Registre as descobertas : O objetivo das auditorias é encontrar lacunas e buscar maneiras de melhorar os processos operacionais. Portanto, você deve registrar o que acontece durante as auditorias e acompanhar os resultados ano a ano ou ciclo a ciclo.
6. Relate as descobertas : Quando a auditoria for concluída, crie um relatório destacando as principais descobertas e sugestões. Em auditorias futuras, você pode verificar novamente o relatório anterior e ver se as coisas melhoraram.

Aqui estão as 5 melhores práticas para planejar uma auditoria de inventário bem-sucedida:

Escolha o momento certo

Como todas as operações são congeladas durante a contagem física, você precisa planejar cuidadosamente o tempo para a auditoria. A auditoria deve ocorrer quando as operações pausadas tiverem o menor impacto no cumprimento.

Por exemplo, se você deseja fazer uma auditoria para o final do ano, não deve escolher dezembro diretamente. Como este é geralmente um mês movimentado com compras de fim de ano, você pode usar roll forwards e rollbacks para executar a contagem física antes ou depois do final do ano.

Com roll forward, você pode calcular o estoque final por esta fórmula: (Estoque da última contagem física completa) + (compras e outros custos diretos) – (custo das mercadorias vendidas).

Por exemplo:

• Seu estoque final no ano passado vale $ 6.000.
• Este ano, você comprou $ 10.000 em estoque e o estoque vendido vale $ 12.000.
• Seu estoque final para este ano será: (6.000+10.000-12.000)=$4.000. Isso também é conhecido como suas reservas de estoque no balanço do ano.

Para o método de reversões, você define uma data limite para a auditoria. Pode ser o fim do seu período de relatório financeiro. Portanto, ao realizar a contagem do estoque físico, desconsidere todas as transações que ocorreram após a data limite para obter o número do ano inteiro.

Organize seu depósito

Antes da auditoria, organize seu depósito de forma lógica para identificar facilmente a localização do estoque de auditoria. Minimize o número de paletes misturados e mantenha produtos semelhantes próximos uns dos outros. Você deve ter uma abordagem consistente para armazenar e contar itens.

Além disso, verifique o estoque danificado, obsoleto ou devolvido aleatoriamente em seu depósito. Você deve lidar com eles antes da auditoria, como escrevê-los, jogá-los fora, consertá-los ou colocá-los novamente na prateleira para reduzir o custo de manutenção do estoque.

Identifique seu foco

Percorra a visão geral do que compõe o estoque e determine o maior valor e risco. É onde você deve passar a maior parte do seu tempo.

Verifique se há itens atípicos e revise as reconciliações para ver onde o gerenciamento está tendo dificuldade. Essas informações ajudarão você a aproveitar ao máximo sua auditoria para obter informações valiosas sobre seu processo de gerenciamento de estoque.

Preparar pessoal adequado

Atribua 2 equipes diferentes para realizar auditoria de contagem de estoque para minimizar erros e fraudes. Você deve escolher sua equipe de depósito mais detalhista e atenta. Caso contrário, você pode usar serviços externos de contagem de estoque para ajudá-lo.

Além disso, providencie funcionários experientes do depósito para auxiliar os auditores durante a observação da contagem. O pessoal agilizará a avaliação do auditor sobre a condição do estoque, bem como localizará e identificará os itens selecionados para as contagens dos testes de auditoria.

Abrace a tecnologia

A tecnologia pode agilizar e facilitar as auditorias para que causem menos transtornos à sua empresa. Um software obrigatório para as empresas é um sistema de gerenciamento de inventário (IMS). Ao escolher um IMS, verifique se esses recursos estão disponíveis para auditorias:

• Mostrar dados de inventário em tempo real;
• Customizar critérios para realizar contagens cíclicas de estoque, incluindo frequência e estratégias de contagem (análise ABC, baseada em oportunidade, etc.);
• Configure contagens de ciclo regulares com base em eventos de acionamento para minimizar discrepâncias em vez de esperar por uma contagem física completa.

Além disso, equipar um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) controlará as contagens com mais eficiência e reduzirá os erros humanos na entrada de dados. Aqui estão alguns benefícios de um WMS:

• Execute em dispositivos móveis para portabilidade;
• Conecte-se com leitores de código de barras para digitalizar caixas e itens para garantir que estejam no lugar certo;
• Registre automaticamente o inventário de cada varredura e adicione-o ao banco de dados;
  Compare os dados no WMS com os registros de inventário e destaque quaisquer problemas para análise posterior.

Acima estão os 9 procedimentos analíticos de auditoria e os conselhos para realizar sua auditoria. Com a estratégia e execução corretas, as auditorias desempenham um papel importante para garantir que seu inventário esteja correto e atualizado. A partir daí, você pode ter confiança para administrar seus negócios, vender mais e expandir seu mercado.

1. Quais são os 3 tipos de auditoria?

Existem 3 tipos principais de auditorias, incluindo auditorias externas, auditorias internas e auditorias do Internal Revenue Service (IRS).

2. Quais são os riscos e desafios das auditorias de estoque?

Alguns dos desafios mais comuns que os auditores enfrentam são:

• Estoque danificado que precisa ser ajustado para refletir seu valor real;
• Inventário mal contado que pode aumentar ou diminuir os ganhos relatados;
• Erros no envio e recebimento de mercadorias ocasionam registros incorretos de corte de estoque;
• As responsabilidades de final de ano com fornecedores não são registradas com precisão;
• Erros de estoque em consignação, onde o estoque em seu depósito pode ser exibido como “em consignação” ou vice-versa.