Audit inventaris: 9 prosedur dan daftar periksa pengoptimalan pada tahun 2023

Audit inventaris memeriksa silang catatan keuangan perusahaan dengan catatan inventarisnya dan memastikan catatan ini cocok dengan jumlah inventaris fisiknya. Ini adalah proses penting untuk memastikan keakuratan inventaris dan mengidentifikasi perbedaan apa pun dalam penghitungan stok atau catatan keuangan.

Dalam penghitungan fisik, Anda akan menelusuri setiap barang yang ada di gudang untuk mencatat jumlah produk yang tersedia, biasanya dengan bantuan teknologi. Audit selangkah lebih maju untuk mengonfirmasi jumlah yang benar, serta kualitas dan kondisi stok Anda.

Audit stok sangat penting dalam manajemen ritel karena berbagai alasan:

• Mengidentifikasi perbedaan. Jika ada perbedaan antara jumlah stok aktual dan catatan akuntansi, Anda dapat mengetahui di mana harus menyelidiki lebih lanjut untuk mengatasi masalah tersebut.
• Mengungkapkan situasi overstocking atau understocking dan membantu dengan manajemen aset dan peramalan inventaris. Mengaudit stok memberi tahu Anda item mana yang terlalu lama tergantung di rak, dan item mana yang stoknya hampir habis. Dari situ, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat, seperti menawarkan diskon untuk mendorong produk basi lebih cepat dan membeli lebih banyak barang yang menghasilkan pendapatan dan margin keuntungan lebih tinggi.
• Mendeteksi kerugian akibat pencurian, kerusakan, dan keusangan. Kerugian sering menyebabkan akar penyebab prosedur manajemen yang buruk. Misalnya, produk bernilai tinggi Anda ditempatkan terlalu dekat dengan pintu keluar yang tidak terpantau, atau terjadi beberapa aktivitas penipuan.
• Tentukan efisiensi alur kerja logistik dan gudang Anda. Kekurangan persediaan dapat terjadi pada proses logistik, seperti barang yang hilang pada saat pemindahan dari peti kemas ke gudang.

Berikut 9 prosedur audit inventaris yang harus Anda terapkan:

1. Jumlah persediaan fisik

Prosedur audit penghitungan inventaris adalah menghitung inventaris fisik di gudang Anda dan membandingkan angkanya dengan yang ditampilkan di sistem Anda. Anda dapat menggunakan pemindai kode batang untuk membantu Anda menghitung item secara fisik. Ini nyaman untuk bisnis yang mengikuti metode persediaan just-in-time atau secara teratur menghitung kuantitas pesanan ekonomis mereka.

Misalnya, perangkat lunak manajemen inventaris Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki 1.000 produk, tetapi Anda hanya menghitung 950 unit di gudang Anda. Anda harus memeriksa apa yang menyebabkan perbedaan sesegera mungkin.

2. Analisis pisah batas

Analisis pisah batas berarti menghentikan semua operasi selama penghitungan persediaan fisik. Tidak akan ada penerimaan atau pengiriman produk selama proses ini untuk menghindari kesalahan dari variabel yang tidak terkontrol. Pada saat pisah batas, semua transaksi sebelum itu harus dilaporkan dengan benar dalam periode keuangan. Auditor akan memeriksa dokumen penerimaan dan pengiriman untuk memverifikasi keakuratan pergerakan stok yang tercatat.

Misalnya, Anda berencana untuk melakukan analisis pisah batas dari pukul 09.00 hingga 15.00 pada tanggal 1 Desember 2022. Semua aktivitas yang memindahkan inventaris masuk dan keluar gudang dijeda selama periode ini.

3. Analisis persediaan barang jadi

Analisis biaya barang jadi sangat ideal untuk produsen dan produsen. Ketika persediaan melewati proses produksi, itu menjadi “barang jadi” untuk dijual. Kemudian, Anda dapat menghitung nilai inventaris produk jadi untuk memastikan laporan keuangan sudah benar dan kontrol inventaris yang lebih baik.
Misalnya, Anda membuat 100 T-shirt dengan biaya $600 untuk kain, sulaman, kancing T-shirt, dll. Artinya setiap T-shirt berharga $6 untuk bahan mentah yang akan diproduksi.

4. Analisis biaya pengiriman

Analisis biaya pengangkutan mengukur biaya pengiriman untuk mengangkut produk dari satu lokasi ke lokasi lain, dan contoh barang yang hilang atau rusak selama transit. Ini juga memperhitungkan kerugian dan kerusakan yang terjadi selama transit.
Misalnya, Anda mentransfer produk dari gudang Anda ke toko Anda dan memantau berapa biayanya, seperti pengangkutan dengan truk.

5. Analisis overhead

Overhead adalah biaya bisnis yang tidak termasuk bahan langsung dan tenaga kerja yang diperlukan untuk produksi, seperti sewa, listrik, atau biaya "tersembunyi" lainnya yang terkait dengan persediaan. Saat menganalisis biaya overhead, Anda ingin melihat bagaimana pengaruhnya terhadap keseluruhan biaya inventaris sehingga Anda dapat merencanakan anggaran dengan benar.

Misalnya, biaya tidak langsung Anda adalah $5.000 per bulan dengan kemampuan memproduksi 2.000 kaos per bulan. Jika Anda ingin memperbesar untuk memproduksi 4.000 T-shirt, biaya overhead Anda menjadi $7.000 per bulan. Bersama dengan biaya variabel, Anda dapat menggunakan skala ekonomi untuk menemukan titik optimal.

6. Inventarisasi dalam analisis transit

Saat mentransmisikan material di antara lokasi yang berbeda, Anda perlu melacak waktu tunggu hingga produk tiba. Analisis audit ini akan memastikan tidak ada yang hilang atau rusak selama transportasi. Auditor inventaris akan meninjau dokumentasi transfer untuk mengidentifikasi masalah apa pun.

Misalnya, Anda membutuhkan 1,5 hari untuk mengangkut produk Anda dari gudang Anda ke 3 lokasi berbeda. Memantau waktu dapat membantu Anda menentukan kapan Anda harus mempersiapkan pengiriman produk ke toko tepat waktu.

7. Tes stok bernilai tinggi

Tes item inventaris bernilai tinggi, juga dikenal sebagai analisis ABC, melibatkan pengklasifikasian produk Anda berdasarkan profitabilitasnya. Grup A terdiri dari barang-barang bernilai tinggi, grup B adalah produk-produk bernilai menengah, dan grup C adalah produk-produk bernilai rendah. Jika beberapa produk di grup C memiliki volume penjualan yang tinggi, Anda dapat menempatkannya di dekat pintu masuk untuk mempercepat perjalanan ke lantai penjualan. Sebaliknya, barang bernilai tinggi dan bervolume rendah di grup A harus diamankan dengan aman untuk mencegah pencurian yang mahal.

Misalnya, Anda dapat membagi produk Anda ke dalam 3 grup seperti ini: 20% teratas dari produk bernilai tinggi termasuk dalam grup A, 50% berikutnya adalah grup B, dan 30% terakhir adalah grup C.

8. Analisis tenaga kerja langsung

Tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang diperlukan untuk memproduksi produk tertentu. Ini dapat dianggap sebagai biaya jam kerja, perbedaan shift, dan jam lembur karyawan. Selain itu, Anda dapat menambahkan pajak gaji, bonus, atau biaya tunjangan lain yang dikeluarkan untuk karyawan untuk mendapatkan gambaran lengkap.

9. Rekonsiliasi perhitungan persediaan

Di akhir proses, Anda perlu memeriksa jumlah fisik sesuai dengan pembukuan perusahaan Anda. Rekonsiliasi inventaris adalah bagian penting dari penghitungan siklus. Jika Anda mendeteksi masalah selama penghitungan inventaris, selidiki lebih lanjut untuk merekonsiliasi produk. Dengan cara ini Anda dapat melacak nomor SKU yang rawan kesalahan di masa mendatang.

Jika ada perbedaan antara catatan inventaris dan jumlah sebenarnya di rak gudang Anda, Anda harus mencari tahu alasannya dan memodifikasi catatan untuk mencerminkan analisis ini.

Melaksanakan audit Anda secara berkala akan meningkatkan visibilitas Anda tentang bagaimana inventaris bergerak melalui rantai pasokan. Ada 3 fase audit inventaris: perencanaan, pelaksanaan, dan analisis. Mari jelajahi daftar periksa untuk mengaudit saham.

1. Mengevaluasi item mana yang akan diaudit : Item inventaris dengan risiko lebih tinggi harus dinilai lebih sering. Anda dapat menggunakan SKU dan kode batang untuk memilah dan memprioritaskan barang Anda.
2. Jadwalkan audit perusahaan Anda : Selanjutnya, rencanakan jadwal audit. Untuk meminimalkan gangguan pada alur bisnis Anda, sebaiknya pilih waktu yang tidak terlalu sibuk, namun tetap memiliki frekuensi yang baik untuk memasukkan item bernilai tinggi ke dalam audit. Perhatikan bahwa kebijakan pengiriman Anda juga dapat memengaruhi jadwal audit Anda, terutama jika Anda menjanjikan pengiriman cepat ke pelanggan.
3. Kumpulkan dokumen yang diperlukan : Kumpulkan semua dokumen penting terlebih dahulu dan pastikan dapat dinilai dengan mudah dan aman.
4. Melakukan audit : Ada berbagai jenis audit seperti yang disebutkan di atas. Anda memutuskan mana yang penting berdasarkan sifat bisnis Anda. Selain itu, pastikan Anda memiliki auditor internal yang tidak memihak dan memahami cara melakukan audit.
5. Mencatat temuan : Tujuan audit adalah untuk menemukan kesenjangan dan mencari cara untuk memperbaiki proses operasional. Oleh karena itu, Anda harus mencatat apa yang terjadi selama audit dan melacak hasilnya dari tahun ke tahun atau dari siklus ke siklus.
6. Laporkan temuan : Saat audit selesai, buat laporan yang menyoroti temuan dan saran utama. Dalam audit mendatang, Anda dapat memeriksa kembali laporan sebelumnya dan melihat apakah ada peningkatan.

Berikut adalah 5 praktik terbaik untuk merencanakan audit inventaris yang berhasil:

Pilih waktu yang tepat

Karena semua operasi dibekukan selama penghitungan fisik, Anda perlu merencanakan waktu audit dengan hati-hati. Audit harus dilakukan ketika operasi yang dihentikan sementara berdampak paling kecil pada pemenuhan.

Misalnya, jika Anda ingin melakukan audit akhir tahun, sebaiknya jangan langsung memilih Desember. Karena ini biasanya merupakan bulan yang sibuk dengan belanja liburan, Anda dapat menggunakan roll forward dan rollback untuk menghitung fisik sebelum atau setelah akhir tahun.

Dengan roll forward, Anda dapat menghitung persediaan akhir dengan rumus ini: (Persediaan perhitungan fisik lengkap terakhir) + (pembelian dan biaya langsung lainnya) – (harga pokok penjualan).

Sebagai contoh:

• Persediaan akhir Anda tahun lalu bernilai $6.000.
• Tahun ini, Anda telah membeli saham senilai $10.000, dan inventaris yang terjual senilai $12.000.
• Persediaan akhir Anda untuk tahun ini adalah: (6.000+10.000-12.000)=$4.000. Ini juga dikenal sebagai cadangan inventaris Anda di neraca tahun ini.

Untuk metode pengembalian, Anda menetapkan tanggal pisah batas untuk audit. Ini bisa menjadi akhir dari periode pelaporan keuangan Anda. Oleh karena itu, saat Anda melakukan penghitungan stok fisik, abaikan semua transaksi yang terjadi setelah tanggal batas waktu untuk mendapatkan angka setahun penuh.

Atur gudang Anda

Sebelum audit, atur gudang Anda secara logis untuk mengidentifikasi lokasi stok audit dengan mudah. Minimalkan jumlah palet campuran dan pertahankan produk serupa berdekatan satu sama lain. Anda harus memiliki pendekatan yang konsisten untuk menyimpan dan menghitung item.

Selain itu, periksa inventaris yang rusak, usang, atau dikembalikan secara acak di gudang Anda. Anda harus menanganinya sebelum audit, seperti menuliskannya, membuang, memperbaiki, atau menyusunnya kembali untuk menurunkan biaya penyimpanan inventaris Anda.

Identifikasi fokus Anda

Tinjau ikhtisar tentang apa yang membentuk inventaris dan tentukan nilai dan risiko tertinggi. Di situlah Anda harus menghabiskan sebagian besar waktu Anda.

Periksa item outlier dan tinjau rekonsiliasi untuk melihat di mana manajemen mengalami kesulitan. Informasi ini akan membantu Anda memaksimalkan audit untuk menghasilkan wawasan berharga tentang proses manajemen inventaris Anda.

Persiapkan staf yang sesuai

Tugaskan 2 tim berbeda untuk melakukan audit penghitungan persediaan untuk meminimalkan kesalahan dan kecurangan. Anda harus memilih staf gudang yang paling berorientasi pada detail dan penuh perhatian. Jika tidak, Anda dapat menggunakan layanan penghitungan inventaris eksternal untuk membantu Anda.

Selain itu, atur karyawan gudang yang berpengetahuan luas untuk membantu auditor selama pengamatan penghitungan. Personel akan mempercepat penilaian auditor terhadap kondisi persediaan, serta menemukan dan mengidentifikasi item yang dipilih untuk penghitungan pengujian audit.

Merangkul teknologi

Teknologi dapat mempercepat dan memfasilitasi audit sehingga mengurangi gangguan pada perusahaan Anda. Perangkat lunak yang harus dimiliki untuk bisnis adalah sistem manajemen inventaris (IMS). Saat memilih IMS, pastikan fitur berikut tersedia untuk audit:

• Tampilkan data inventaris secara real time;
• Sesuaikan kriteria untuk melakukan penghitungan siklus inventaris, termasuk frekuensi dan strategi penghitungan (analisis ABC, berbasis peluang, dll.);
• Siapkan jumlah siklus reguler berdasarkan peristiwa pemicu untuk meminimalkan perbedaan daripada menunggu penghitungan fisik lengkap.

Selanjutnya, melengkapi sistem manajemen gudang (WMS) akan mengontrol penghitungan lebih efisien dan mengurangi kesalahan manusia dalam entri data. Berikut adalah beberapa manfaat dari WMS:

• Jalankan di perangkat seluler untuk portabilitas;
• Terhubung dengan pemindai kode batang untuk memindai tempat sampah dan item untuk memastikan mereka berada di tempat yang tepat;
• Catat inventaris secara otomatis dari setiap pemindaian dan tambahkan ke database;
  Bandingkan data di WMS dengan catatan inventaris dan sorot setiap masalah untuk ditinjau lebih lanjut.

Di atas adalah 9 prosedur analitis audit dan saran untuk melaksanakan audit Anda. Dengan strategi dan eksekusi yang tepat, audit berperan penting untuk memastikan inventaris Anda benar dan terkini. Dari situ, Anda bisa percaya diri untuk menjalankan bisnis, menjual lebih banyak, dan memperluas pasar.

1. Apa saja 3 jenis audit?

Ada 3 jenis audit utama termasuk audit eksternal, audit internal, dan audit Internal Revenue Service (IRS).

2. Apa risiko dan tantangan audit inventaris?

Beberapa tantangan paling umum yang dihadapi auditor adalah:

• Inventaris rusak yang perlu disesuaikan untuk mencerminkan nilai sebenarnya;
• Persediaan yang salah hitung yang dapat menaikkan atau menurunkan laba yang dilaporkan;
• Kesalahan dalam pengiriman dan penerimaan barang menyebabkan catatan pisah batas persediaan yang tidak benar;
• Liabilitas akhir tahun dengan pemasok tidak dicatat secara akurat;
• Kesalahan inventaris konsinyasi, di mana inventaris di gudang Anda mungkin ditampilkan sebagai "konsinyasi", atau sebaliknya.