Auditoría de inventario: 9 procedimientos y checklist de optimización en 2023

Una auditoría de inventario coteja los registros financieros de una empresa con sus registros de inventario y garantiza que estos registros coincidan con su recuento de inventario físico. Es un proceso vital para garantizar la precisión del inventario e identificar cualquier discrepancia en el recuento de existencias o los registros financieros.

En el conteo físico, revisará cada artículo en el almacén para registrar la cantidad de productos disponibles, generalmente con la ayuda de la tecnología. Las auditorías van un paso más allá para confirmar la cantidad correcta, así como la calidad y el estado de su stock.

La auditoría de stock es crucial en la gestión del retail por múltiples razones:

• Identifica discrepancias. Si hay diferencias entre la cantidad real de existencias y los registros contables, puede detectar dónde investigar más para resolver el problema.
• Revelar situaciones de exceso o escasez de existencias y ayudar con la gestión de activos y la previsión de inventario. La auditoría de existencias le informa qué artículos están colgando en los estantes durante demasiado tiempo y qué artículos se están quedando sin existencias. A partir de ahí, puede tomar las medidas adecuadas, como ofrecer un descuento para impulsar los productos obsoletos más rápido y comprar más artículos que generen mayores ingresos y margen de beneficio.
• Detectar pérdidas por robo, daños y obsolescencia. Las pérdidas a menudo conducen a una causa raíz de un procedimiento de gestión deficiente. Por ejemplo, sus productos de alto valor se colocaron demasiado cerca de una salida no supervisada o se produjeron algunas actividades fraudulentas.
• Determine la eficiencia de sus flujos de trabajo de logística y almacén. La escasez de inventario puede ocurrir en el proceso logístico, como la falta de artículos durante la transferencia del contenedor al almacén.

Estos son los 9 procedimientos de auditoría de inventario que debe aplicar:

1. Conteo de inventario físico

El procedimiento de auditoría de conteo de inventario consiste en realizar conteos físicos del inventario en su almacén y comparar los números con lo que se muestra en su sistema. Puede usar un escáner de código de barras para ayudarlo a contar los artículos físicamente. Esto es conveniente para las empresas que siguen un método de inventario justo a tiempo o calculan regularmente la cantidad económica de su pedido.

Por ejemplo, su software de gestión de inventario muestra que tiene 1000 productos, pero solo cuenta 950 unidades en su almacén. Debe verificar qué causa la diferencia lo antes posible.

2. Análisis de corte

El análisis de corte significa detener todas las operaciones durante el recuento del inventario físico. No habrá recepción ni envío de productos durante este proceso para evitar errores por variables no controladas. En la hora límite, todas las transacciones anteriores se informarán correctamente en el período financiero. Los auditores verificarán los documentos de recepción y envío para verificar que el movimiento de existencias registrado sea exacto.

Por ejemplo, planea realizar un análisis de corte de 9:00 a. m. a 3:00 p. m. el 1 de diciembre de 2022. Todas las actividades que mueven el inventario dentro y fuera del almacén se pausan durante este período.

3. Análisis de inventario de productos terminados

El análisis del costo de los productos terminados es ideal para fabricantes y productores. Cuando el inventario pasa por el proceso de producción, se convierte en un "bien terminado" para vender. Luego, puede calcular el valor de inventario de los productos terminados para asegurarse de que los estados financieros sean correctos y controlar mejor el inventario.
Por ejemplo, usted crea 100 camisetas con un costo de $600 en telas, bordados, botones de camisetas, etc. Significa que cada camiseta cuesta $6 en materias primas para producir.

4. Análisis de costos de flete

El análisis del costo del flete mide los costos de envío para transportar productos de un lugar a otro, y los casos de artículos perdidos o dañados durante el tránsito. También da cuenta de las pérdidas y daños sufridos durante el tránsito.
Por ejemplo, transfieres los productos de tu almacén a tus tiendas y monitoreas cuánto cuesta, como transportista en camión.

5. Análisis de gastos generales

Los gastos generales son los gastos comerciales que excluyen los materiales directos y la mano de obra necesaria para la producción, como el alquiler, la electricidad u otros costos "ocultos" asociados con el inventario. Al analizar los costos generales, desea ver cómo afectan el costo general del inventario para que pueda planificar su presupuesto correctamente.

Por ejemplo, sus costos indirectos son de $5000 por mes con la capacidad de producir 2000 camisetas por mes. Si desea escalar para producir 4000 camisetas, sus gastos generales serán de $7000 por mes. Junto con el costo variable, puede usar la economía de escala para encontrar el punto óptimo.

6. Análisis de inventario en tránsito

Al transmitir materiales entre diferentes ubicaciones, debe realizar un seguimiento del tiempo de espera para que lleguen los productos. Este análisis de auditoría asegurará que nada se pierda o dañe durante el transporte. Los auditores de inventario revisarán la documentación de la transferencia para identificar cualquier problema.

Por ejemplo, necesita 1,5 días para transportar sus productos desde su almacén a 3 ubicaciones diferentes. Monitorear el tiempo puede ayudarte a definir cuándo debes prepararte para llevar los productos a la tienda a tiempo.

7. Pruebas de acciones de alto valor

Las pruebas de artículos de inventario de alto valor, también conocidas como análisis ABC, implican la clasificación de sus productos en función de su rentabilidad. El grupo A consiste en artículos de alto valor, el grupo B es el nivel medio y el grupo C son los productos de bajo valor. Si algunos productos del grupo C tienen un alto volumen de ventas, puede colocarlos cerca de la entrada para acelerar los viajes al piso de ventas. Por el contrario, los artículos de alto valor y bajo volumen del grupo A deben protegerse de forma segura para evitar robos costosos.

Por ejemplo, puede dividir sus productos en 3 grupos de esta manera: el 20% superior de los productos de alto valor pertenecen al grupo A, el siguiente 50% es al grupo B y el último 30% es al grupo C.

8. Análisis de mano de obra directa

La mano de obra directa es el costo de la mano de obra necesaria para fabricar un producto específico. Se puede considerar como el costo de las horas de trabajo, los diferenciales de turno y las horas extra de los empleados. Además, puede agregar impuestos sobre la nómina, bonificaciones u otros costos de beneficios que se gastan para que los empleados obtengan una imagen completa.

9. Conciliación del recuento de inventario

Al final del proceso, debe verificar que el conteo físico coincida con los libros de su empresa. La reconciliación de inventario es una parte esencial del conteo cíclico. Si detecta problemas durante el recuento de su inventario, investigue más a fondo para conciliar los productos. De esta manera, le permite realizar un seguimiento de cualquier número de SKU que sea propenso a errores en el futuro.

Si hay diferencias entre los registros de inventario y el número real en los estantes de su almacén, debe averiguar el motivo y modificar los registros para reflejar este análisis.

Llevar a cabo su auditoría periódicamente aumentará su visibilidad de cómo se mueve el inventario a lo largo de la cadena de suministro. Hay 3 fases de una auditoría de inventario: planificación, ejecución y análisis. Exploremos la lista de verificación para auditar el inventario.

1. Evalúe qué artículos auditar : los artículos de inventario con un mayor riesgo deben evaluarse con mayor frecuencia. Puede usar SKU y códigos de barras para ordenar y priorizar sus productos.
2. Programe las auditorías de su empresa : A continuación, planifique un calendario de auditorías. Para minimizar la interrupción del flujo de su negocio, debe elegir momentos que no estén demasiado ocupados, pero que aún tengan una buena frecuencia para incluir los elementos de alto valor en las auditorías. Tenga en cuenta que sus políticas de envío también pueden afectar su programa de auditoría, especialmente si promete una entrega rápida a los clientes.
3. Reúna los documentos necesarios : recopile todos los documentos importantes con anticipación y asegúrese de que puedan evaluarse de manera fácil y segura.
4. Llevar a cabo la auditoría : existen varios tipos de auditorías, como se mencionó anteriormente. Tú decides cuál es esencial en función de la naturaleza de tu negocio. Además, asegúrese de tener un auditor interno imparcial y comprenda cómo realizar la auditoría.
5. Registrar los hallazgos : El propósito de las auditorías es encontrar brechas y buscar formas de mejorar los procesos operativos. Por lo tanto, debe registrar lo que sucede durante las auditorías y realizar un seguimiento de los resultados año a año o ciclo a ciclo.
6. Reporte los hallazgos : cuando se complete la auditoría, cree un informe que destaque los hallazgos y sugerencias clave. En futuras auditorías, puede volver a revisar el informe anterior y ver si las cosas han mejorado.

Estas son las 5 mejores prácticas para planificar una auditoría de inventario exitosa:

Elige el momento adecuado

Dado que todas las operaciones se congelan durante el conteo físico, debe planificar cuidadosamente el tiempo para la auditoría. La auditoría debe tener lugar cuando las operaciones en pausa tengan el menor impacto en el cumplimiento.

Por ejemplo, si desea realizar una auditoría para el final del año, no debe elegir directamente diciembre. Dado que este suele ser un mes ajetreado con las compras navideñas, puede utilizar los avances y retrocesos para ejecutar el conteo físico antes o después de fin de año.

Con los avances, puede calcular el inventario final mediante esta fórmula: (Inventario del último conteo físico completo) + (compras y otros costos directos) – (costo de los bienes vendidos).

Por ejemplo:

• Su inventario final el año pasado tiene un valor de $6,000.
• Este año, ha comprado $10 000 en acciones y el inventario vendido tiene un valor de $12 000.
• Tu inventario final para este año será: (6,000+10,000-12,000)=$4,000. Esto también se conoce como sus reservas de inventario en el balance del año.

Para el método de reversiones, establece una fecha límite para la auditoría. Puede ser el final de su período de información financiera. Por lo tanto, cuando realice el recuento físico de existencias, ignore cualquier transacción que haya ocurrido después de la fecha límite para obtener el número del año completo.

Organiza tu almacén

Antes de la auditoría, organice su almacén de forma lógica para identificar fácilmente la ubicación del stock de auditoría. Minimice el número de tarimas mixtas y mantenga productos similares cerca unos de otros. Debe tener un enfoque consistente para almacenar y contar artículos.

Además, verifique el inventario dañado, obsoleto o devuelto que se encuentra al azar en su almacén. Debe tratar con ellos antes de la auditoría, como anotarlos, desecharlos, repararlos o volver a colocarlos en estantes para reducir el costo de mantenimiento de su inventario.

Identifica tu enfoque

Revise la descripción general de lo que compone el inventario y determine el mayor valor y riesgo. Ahí es donde deberías pasar la mayor parte de tu tiempo.

Verifique los elementos atípicos y revise las conciliaciones para ver dónde la administración está teniendo dificultades. Esta información lo ayudará a aprovechar al máximo su auditoría para obtener información valiosa sobre su proceso de gestión de inventario.

Preparar personal adecuado

Asigne 2 equipos diferentes para realizar auditorías de conteo de inventario para minimizar errores y fraudes. Debe elegir a su personal de almacén más atento y orientado a los detalles. De lo contrario, puede usar servicios externos de conteo de inventario para ayudarlo.

Además, organice empleados de almacén con conocimientos para que ayuden a los auditores durante la observación del conteo. El personal acelerará la evaluación del auditor de la condición del inventario, así como localizará e identificará los elementos seleccionados para los conteos de las pruebas de auditoría.

Adopte la tecnología

La tecnología puede acelerar y facilitar las auditorías para que tengan menos interrupciones en su empresa. Un software imprescindible para las empresas es un sistema de gestión de inventario (IMS). Al elegir un IMS, asegúrese de que estas funciones estén disponibles para las auditorías:

• Mostrar datos de inventario en tiempo real;
• Personalice los criterios para realizar recuentos de ciclos de inventario, incluida la frecuencia y las estrategias de recuento (análisis ABC, basado en oportunidades, etc.);
• Configure recuentos de ciclos regulares basados ​​en eventos desencadenantes para minimizar las discrepancias en lugar de esperar un recuento físico completo.

Además, equipar un sistema de gestión de almacenes (WMS) controlará los conteos de manera más eficiente y reducirá los errores humanos en la entrada de datos. Estos son algunos de los beneficios de un WMS:

• Ejecutar en dispositivos móviles para la portabilidad;
• Conéctese con lectores de códigos de barras para escanear contenedores y artículos para asegurarse de que estén en el lugar correcto;
• Registre automáticamente el inventario de cada escaneo y agréguelo a la base de datos;
  Compare los datos en el WMS con los registros de inventario y resalte cualquier problema para una revisión adicional.

Arriba están los 9 procedimientos analíticos de auditoría y los consejos para llevar a cabo su auditoría. Con la estrategia y la ejecución correctas, las auditorías juegan un papel importante para garantizar que su inventario sea correcto y esté actualizado. A partir de ahí, puede estar seguro de administrar su negocio, vender más y expandir su mercado.

1. ¿Cuáles son los 3 tipos de auditorías?

Hay 3 tipos principales de auditorías, incluidas las auditorías externas, las auditorías internas y las auditorías del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

2. ¿Cuáles son los riesgos y desafíos de las auditorías de inventario?

Algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los auditores son:

• Inventario dañado que necesita ser ajustado para reflejar su valor real;
• Inventario mal contado que puede aumentar o disminuir las ganancias reportadas;
• Los errores en el envío y la recepción de mercancías provocan registros de inventario de corte incorrectos;
• Las obligaciones de fin de año con los proveedores no se registran con precisión;
• Errores de inventario en consignación, donde el inventario en su almacén puede mostrarse como "en consignación", o viceversa.