Envanter denetimi: 2023'te 9 prosedür ve optimizasyon kontrol listesi

Bir envanter denetimi, bir şirketin mali kayıtlarını envanter kayıtlarıyla çapraz kontrol eder ve bu kayıtların fiziksel envanter sayımıyla eşleşmesini sağlar. Envanter doğruluğunu sağlamak ve stok sayımı veya mali kayıtlardaki tutarsızlıkları belirlemek hayati bir süreçtir.

Fiziksel sayımda, genellikle teknolojinin yardımıyla, mevcut ürünlerin sayısını kaydetmek için depodaki her öğeyi gözden geçireceksiniz. Denetimler, stokunuzun doğru miktarının yanı sıra kalitesini ve durumunu doğrulamak için bir adım daha ileri götürür.

Stok denetimi, birçok nedenden dolayı perakende yönetiminde çok önemlidir:

• Tutarsızlıkları tanımlayın. Gerçek stok miktarı ile muhasebe kayıtları arasında farklılıklar varsa, sorunu çözmek için nerede daha fazla araştırma yapacağınızı belirleyebilirsiniz.
• Fazla stok veya yetersiz stok durumlarını ortaya çıkarın ve varlık yönetimi ve envanter tahmini konusunda yardımcı olun. Stok denetimi, hangi ürünlerin raflarda çok uzun süre asılı kaldığını ve hangi ürünlerin stokta azaldığını size bildirir. Oradan, eski ürünleri daha hızlı itmek için indirim teklif etmek ve daha yüksek gelir ve kar marjı sağlayan daha fazla ürün satın almak gibi uygun işlemleri yapabilirsiniz.
• Hırsızlık, hasar ve eskime nedeniyle oluşan kayıpları tespit edin. Kayıplar genellikle kötü yönetim prosedürünün temel nedenine yol açar. Örneğin, yüksek değerli ürünleriniz denetlenmeyen bir çıkışın çok yakınına yerleştirildi veya bazı dolandırıcılık faaliyetleri gerçekleşti.
• Lojistik ve ambar iş akışlarınızın verimliliğini belirleyin. Konteynerden ambara transfer sırasında eksik kalemler gibi lojistik süreçte stok eksikliği meydana gelebilir.

Envanter için uygulamanız gereken 9 denetim prosedürü aşağıda belirtilmiştir:

1. Fiziksel envanter sayımı

Envanter sayımı denetim prosedürü, deponuzdaki fiziksel envanter sayımlarını yapmak ve sayıları sisteminizde gösterilenlerle karşılaştırmaktır. Öğeleri fiziksel olarak saymanızı desteklemek için bir barkod tarayıcı kullanabilirsiniz. Bu, tam zamanında envanter yöntemini izleyen veya ekonomik sipariş miktarlarını düzenli olarak hesaplayan işletmeler için uygundur.

Örneğin, envanter yönetimi yazılımınız 1.000 ürününüz olduğunu gösteriyor, ancak deponuzda yalnızca 950 birim sayıyorsunuz. Farkın neden kaynaklandığını en kısa sürede kontrol etmelisiniz.

2. Kesim analizi

Eşik analizi, fiziksel envanter sayımı sırasında tüm operasyonların durdurulması anlamına gelir. Kontrolsüz değişkenlerden kaynaklanan hataları önlemek için bu süreçte ürün alımı veya sevkiyatı yapılmayacaktır. Hesap kesim zamanında, bundan önceki tüm işlemler mali dönemde uygun şekilde raporlanır. Denetçiler, kaydedilen stok hareketinin doğru olduğunu doğrulamak için teslim alma ve sevkiyat belgelerini kontrol edeceklerdir.

Örneğin, 1 Aralık 2022'de 09:00 - 15:00 saatleri arasında bir kesim analizi yapmayı planlıyorsunuz. Bu dönemde envanteri depoya giren ve depodan çıkaran tüm etkinlikler duraklatılır.

3. Mamul envanter analizi

Mamul maliyet analizi imalatçılar ve üreticiler için idealdir. Envanter üretim sürecinden geçtiğinde, satılacak bir "mamul" haline gelir. Ardından, mali tabloların doğru olduğundan emin olmak ve envanteri daha iyi kontrol etmek için bitmiş ürünlerin envanter değerini hesaplayabilirsiniz.
Örneğin, 600$'lık kumaş, nakış, T-shirt düğmesi vb. maliyeti olan 100 T-shirt yaratırsınız. Bu, her bir T-shirt'ün ham madde üretimi için 6$'a mal olduğu anlamına gelir.

4. Navlun maliyeti analizi

Navlun maliyeti analizi, ürünleri bir konumdan diğerine taşımak için nakliye maliyetlerini ve nakliye sırasında kaybolan veya hasar gören öğeleri ölçer. Ayrıca nakliye sırasında meydana gelen kayıp ve hasarları da hesaba katar.
Örneğin ürünleri deponuzdan mağazalarınıza nakledersiniz ve kamyonla taşıma gibi ne kadara mal olduğunu izlersiniz.

5. Genel gider analizi

Genel giderler, kira, elektrik veya envanterle ilgili diğer "gizli" maliyetler gibi üretim için gereken doğrudan malzemeleri ve işçiliği hariç tutan işletme giderleridir. Genel giderleri analiz ederken, bütçenizi düzgün bir şekilde planlayabilmeniz için bunların genel envanter maliyetini nasıl etkilediğini görmek istersiniz.

Örneğin, ayda 2.000 T-shirt üretme kapasitesi ile dolaylı maliyetleriniz aylık 5.000 ABD dolarıdır. 4.000 T-shirt üretecek şekilde ölçeklendirmek istiyorsanız, genel gideriniz ayda 7.000 ABD Doları olacaktır. Değişken maliyetle birlikte, optimum noktayı bulmak için ölçek ekonomisini kullanabilirsiniz.

6. Taşıma analizinde envanter

Malzemeleri farklı konumlar arasında iletirken, ürünlerin ulaşması için gereken hazırlık süresini izlemeniz gerekir. Bu denetim analizi, nakliye sırasında hiçbir şeyin kaybolmamasını veya hasar görmemesini sağlayacaktır. Envanter denetçileri, herhangi bir sorunu belirlemek için transfer belgelerini inceleyecektir.

Örneğin ürünlerinizi deponuzdan 3 farklı lokasyona taşımak için 1,5 güne ihtiyacınız var. Süreyi izlemek, ürünleri zamanında mağazaya ulaştırmak için ne zaman hazırlanmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olabilir.

7. Yüksek değerli stok testleri

ABC analizi olarak da bilinen yüksek değerli envanter kalemi testleri, ürünlerinizi karlılıklarına göre sınıflandırmayı içerir. A Grubu yüksek değerli ürünlerden oluşur, B grubu orta seviyedir ve C grubu düşük değerli ürünlerden oluşur. C grubundaki bazı ürünler yüksek satış hacmine sahipse, satış katına yolculukları hızlandırmak için girişe yakın bir yere yerleştirebilirsiniz. Buna karşılık, A grubundaki yüksek değerli, düşük hacimli öğeler, maliyetli hırsızlığı önlemek için güvenli bir şekilde korunmalıdır.

Örneğin ürünlerinizi 3 gruba ayırabilirsiniz: yüksek değerli ürünlerin ilk %20'si A grubuna, sonraki %50'si B grubuna ve son %30'u C grubuna aittir.

8. Doğrudan işçilik analizi

Doğrudan işçilik, belirli bir ürünü üretmek için gereken işgücü maliyetidir. Çalışanların çalışma saatlerinin, vardiya farklarının ve fazla mesai saatlerinin maliyeti olarak düşünülebilir. Buna ek olarak, resmin tamamını görmek için çalışanlara harcanan bordro vergilerini, ikramiyeleri veya diğer sosyal yardım maliyetlerini ekleyebilirsiniz.

9. Stok sayımı mutabakatı

Sürecin sonunda, fiziksel sayımın şirketinizin defterleriyle eşleştiğini kontrol etmeniz gerekir. Stok mutabakatı, döngü sayımının önemli bir parçasıdır. Envanter sayımınız sırasında sorunlar tespit ederseniz, ürünleri mutabık kılmak için daha fazla araştırma yapın. Bu şekilde, gelecekte hataya açık olan tüm SKU numaralarını takip edebilirsiniz.

Depo raflarınızdaki envanter kayıtları ile gerçek sayı arasında farklılıklar varsa, bunun nedenini bulmalı ve kayıtları bu analizi yansıtacak şekilde değiştirmelisiniz.

Denetiminizi periyodik olarak gerçekleştirmek, envanterin tedarik zinciri boyunca nasıl hareket ettiğine ilişkin görünürlüğünüzü artıracaktır. Bir envanter denetiminin 3 aşaması vardır: planlama, uygulama ve analiz. Stok denetimi için yapılacaklar listesini inceleyelim.

1. Hangi kalemlerin denetleneceğini değerlendirin : Daha yüksek risk taşıyan envanter kalemleri daha sık değerlendirilmelidir. Mallarınızı sıralamak ve önceliklendirmek için SKU'ları ve barkodları kullanabilirsiniz.
2. Şirket denetimlerinizi planlayın : Ardından, bir denetim programı planlayın. İş akışınızdaki kesintileri en aza indirmek için, çok yoğun olmayan, ancak yine de yüksek değerli öğeleri denetimlere sokmak için iyi bir sıklığa sahip olduğunuz saatleri seçmelisiniz. Özellikle müşterilere hızlı teslimat sözü veriyorsanız, gönderi ilkelerinizin denetim programınızı da etkileyebileceğini unutmayın.
3. Gerekli belgeleri toplayın : Tüm önemli belgeleri önceden toplayın ve kolayca ve güvenli bir şekilde değerlendirilebileceklerinden emin olun.
4. Denetimi gerçekleştirin : Yukarıda belirtildiği gibi çeşitli denetim türleri vardır. İşletmenizin doğasına göre hangisinin gerekli olduğuna siz karar verirsiniz. Ayrıca, tarafsız bir iç denetçiye sahip olduğunuzdan ve denetimi nasıl gerçekleştireceğinizi anladığınızdan emin olun.
5. Bulguları kaydedin : Denetimlerin amacı boşlukları bulmak ve operasyonel süreçleri iyileştirmenin yollarını aramaktır. Bu nedenle, denetimler sırasında olanları kaydetmeli ve sonuçları yıldan yıla veya döngüden döngüye kadar takip etmelisiniz.
6. Bulguları rapor edin : Denetim tamamlandığında, önemli bulguları ve önerileri vurgulayan bir rapor oluşturun. Gelecekteki denetimlerde, önceki raporu yeniden kontrol edebilir ve bir şeylerin iyileşip iyileşmediğini görebilirsiniz.

Başarılı bir envanter denetimini planlamak için en iyi 5 uygulama şunlardır:

Doğru zamanlamayı seçin

Fiziksel sayım sırasında tüm işlemler dondurulduğundan, denetim zamanını dikkatli bir şekilde planlamanız gerekir. Denetim, durdurulan operasyonların yerine getirme üzerinde en az etkiye sahip olduğu zaman yapılmalıdır.

Örneğin, yıl sonu denetimi yapmak istiyorsanız, doğrudan Aralık ayını seçmemelisiniz. Bu genellikle tatil alışverişiyle yoğun bir ay olduğundan, yıl sonundan önce veya sonra fiziksel sayımı çalıştırmak için ileri ve geri alma işlemlerini kullanabilirsiniz.

Geri alma ile, bitiş envanterini şu formülle hesaplayabilirsiniz: (Son tam fiziksel sayımın envanteri) + (satın almalar ve diğer doğrudan maliyetler) – (satılan malların maliyeti).

Örneğin:

• Geçen yıl biten envanteriniz 6.000 $ değerinde.
• Bu yıl, 10.000$'lık hisse senedi satın aldınız ve satılan envanterin değeri 12.000$'dır.
• Bu yıl için kapanış envanteriniz şöyle olacaktır: (6.000+10.000-12.000)=4.000$. Bu aynı zamanda yılın bilançosundaki envanter rezervleriniz olarak da bilinir.

Geri alma yöntemi için denetim için bir son tarih ayarlarsınız. Mali raporlama döneminizin sonu olabilir. Bu nedenle, fiziksel stok sayımı yaparken, tam yıl sayısını almak için son tarihten sonra gerçekleşen işlemleri dikkate almayın.

Deponuzu düzenleyin

Denetimden önce, denetim stoğunun yerini kolayca belirlemek için deponuzu mantıklı bir şekilde düzenleyin. Karışık palet sayısını en aza indirin ve benzer ürünleri birbirine yakın tutun. Öğeleri depolamak ve saymak için tutarlı bir yaklaşımınız olmalıdır.

Ek olarak, deponuzda rastgele duran hasarlı, eskimiş veya iade edilmiş envanteri kontrol edin. Envanter taşıma maliyetinizi düşürmek için bunları yazmak, atmak, onarmak veya yeniden rafa kaldırmak gibi işlemlerle denetimden önce bunlarla ilgilenmelisiniz.

Odağınızı belirleyin

Envanteri nelerin oluşturduğuna ilişkin genel bakışı gözden geçirin ve en yüksek değeri ve riski belirleyin. Zamanının çoğunu geçirmen gereken yer orası.

Yönetimin nerede zorluk yaşadığını görmek için aykırı öğeleri kontrol edin ve mutabakatları gözden geçirin. Bu bilgiler, envanter yönetimi sürecinizle ilgili değerli içgörüler elde etmek için denetiminizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.

Uygun personeli hazırlayın

Hataları ve dolandırıcılığı en aza indirmek için envanter sayımı denetimi gerçekleştirmek üzere 2 farklı ekip atayın. En detay odaklı ve özenli depo personelinizi seçmelisiniz. Aksi takdirde, size yardımcı olması için harici stok sayımı hizmetlerini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, sayım gözlemi sırasında denetçilere yardımcı olmaları için bilgili depo çalışanları ayarlayın. Personel, denetçinin envanter durumuna ilişkin değerlendirmesini hızlandırmanın yanı sıra denetim testi sayımları için seçilen kalemleri bulup tanımlayacaktır.

Teknolojiyi kucaklayın

Teknoloji, şirketinizde daha az aksama olması için denetimleri hızlandırabilir ve kolaylaştırabilir. İşletmeler için olmazsa olmaz bir yazılım, bir envanter yönetim sistemidir (EYS). Bir IMS seçerken, denetimler için şu özelliklerin mevcut olduğundan emin olun:

• Envanter verilerini gerçek zamanlı olarak gösterin;
• Sıklık ve sayım stratejileri (ABC analizi, fırsata dayalı vb.) dahil olmak üzere envanter döngüsü sayımlarını gerçekleştirmek için kriterleri özelleştirin;
• Tam bir fiziksel sayım beklemek yerine tutarsızlıkları en aza indirmek için tetikleyici olaylara dayalı düzenli döngü sayımları ayarlayın.

Ayrıca, bir ambar yönetim sisteminin (WMS) donatılması sayımları daha verimli bir şekilde kontrol edecek ve veri girişindeki insan hatalarını azaltacaktır. Bir WMS'nin bazı faydaları şunlardır:

• Taşınabilirlik için mobil cihazlarda çalıştırın;
• Kutuları ve öğeleri doğru yerde olduklarından emin olmak için taramak üzere barkod tarayıcılarla bağlantı kurun;
• Her taramadan envanteri otomatik olarak kaydedin ve veritabanına ekleyin;
  WMS'deki verileri envanter kayıtlarıyla karşılaştırın ve daha fazla inceleme için sorunları vurgulayın.

Yukarıda 9 denetim analitik prosedürü ve denetiminizi gerçekleştirmek için tavsiyeler yer almaktadır. Doğru strateji ve yürütme ile denetimler, envanterinizin doğru ve güncel olmasını sağlamak için önemli bir rol oynar. Oradan işinizi yürütmekten, daha fazla satış yapmaktan ve pazarınızı genişletmekten emin olabilirsiniz.

1. 3 tür denetim nedir?

Dış denetimler, iç denetimler ve Gelir İdaresi Başkanlığı (IRS) denetimleri olmak üzere 3 ana denetim türü vardır.

2. Envanter denetimlerinin riskleri ve zorlukları nelerdir?

Denetçilerin karşılaştığı en yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:

• Gerçek değerini yansıtacak şekilde ayarlanması gereken hasarlı envanter;
• Bildirilen kazançları artırabilecek veya azaltabilecek yanlış sayılan envanter;
• Malların nakliyesi ve teslim alınmasındaki hatalar, envanter kayıtlarının yanlış kesilmesine neden olur;
• Tedarikçilerle olan yıl sonu yükümlülükleri doğru bir şekilde kaydedilmemiştir;
• Deponuzdaki envanterin "konsinyede" veya tam tersi olarak gösterilebileceği konsinye stok hataları.