تدقيق المخزون: 9 إجراءات وقائمة مراجعة للتحسين في عام 2023

يقوم تدقيق المخزون بمراجعة السجلات المالية للشركة مقابل سجلات المخزون الخاصة بها والتأكد من تطابق هذه السجلات مع جرد المخزون المادي. إنها عملية حيوية لضمان دقة المخزون وتحديد أي تباينات في جرد المخزون أو السجلات المالية.

في الجرد المادي ، سوف تمر عبر كل عنصر في المستودع لتسجيل عدد المنتجات المتاحة ، عادةً بمساعدة التكنولوجيا. تأخذ عمليات التدقيق خطوة إلى الأمام لتأكيد الكمية الصحيحة ، بالإضافة إلى جودة وحالة المخزون الخاص بك.

يعد تدقيق المخزون أمرًا بالغ الأهمية في إدارة البيع بالتجزئة لأسباب متعددة:

• تحديد التناقضات. إذا كانت هناك اختلافات بين كمية المخزون الفعلية وسجلات المحاسبة ، يمكنك تحديد مكان إجراء مزيد من التحقيق لحل المشكلة.
• الكشف عن حالات الإفراط في التخزين أو نقص المخزون والمساعدة في إدارة الأصول والتنبؤ بالمخزون. يُعلمك تدقيق المخزون بالعناصر المعلقة على الرفوف لفترة طويلة جدًا ، وأي العناصر تنفد في المخزون. من هناك ، يمكنك اتخاذ الإجراءات المناسبة ، مثل تقديم خصم لدفع المنتجات القديمة بشكل أسرع وشراء المزيد من العناصر التي تولد إيرادات وهامش ربح أعلى.
• كشف الخسائر الناتجة عن السرقة والأضرار والتقادم. غالبًا ما تؤدي الخسائر إلى سبب جذري لسوء إجراءات الإدارة. على سبيل المثال ، يتم وضع منتجاتك عالية القيمة بالقرب من مخرج غير مراقب ، أو حدثت بعض الأنشطة الاحتيالية.
• حدد كفاءة عمليات سير عمل المستودعات واللوجستيات الخاصة بك. يمكن أن يحدث نقص في المخزون في العملية اللوجستية ، مثل العناصر المفقودة أثناء النقل من الحاوية إلى المستودع.

فيما يلي 9 إجراءات تدقيق للمخزون يجب عليك تطبيقها:

1. جرد المخزون المادي

إجراء تدقيق جرد المخزون هو إجراء الجرد المادي للمخزون في المستودع الخاص بك ومقارنة الأرقام بما هو معروض في نظامك. يمكنك استخدام ماسح الباركود لدعمك في حساب العناصر فعليًا. هذا مناسب للشركات التي تتبع طريقة جرد في الوقت المناسب أو تحسب بانتظام كمية الأمر الاقتصادي.

على سبيل المثال ، يُظهر برنامج إدارة المخزون أن لديك 1000 منتج ، لكنك تحسب فقط 950 وحدة في المستودع الخاص بك. يجب عليك التحقق من أسباب الاختلاف في أسرع وقت ممكن.

2. تحليل القطع

يعني تحليل القطع وقف جميع العمليات أثناء الجرد المادي للمخزون. لن يكون هناك استلام أو شحن للمنتجات خلال هذه العملية لتجنب الأخطاء من المتغيرات غير المنضبط. في آخر موعد ، يجب الإبلاغ عن جميع المعاملات قبل ذلك بشكل صحيح في الفترة المالية. سيتحقق المدققون من مستندات الاستلام والشحن للتحقق من دقة حركة المخزون المسجلة.

على سبيل المثال ، تخطط لإجراء تحليل نهائي من الساعة 9:00 صباحًا حتى 3:00 مساءً في الأول من ديسمبر 2022. ويتم إيقاف جميع الأنشطة التي تنقل المخزون من وإلى المستودع مؤقتًا خلال هذه الفترة.

3. تحليل جرد البضائع الجاهزة

يعد تحليل تكلفة السلع التامة الصنع مثاليًا للمصنعين والمنتجين. عندما يمر المخزون خلال عملية الإنتاج ، فإنه يصبح "سلعة نهائية" ليتم بيعها. بعد ذلك ، يمكنك حساب قيمة المخزون للمنتجات النهائية للتأكد من صحة البيانات المالية والتحكم بشكل أفضل في المخزون.
على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء 100 تي شيرت بتكلفة 600 دولار من الأقمشة والتطريز وأزرار القمصان وما إلى ذلك. وهذا يعني أن كل تي شيرت يكلف 6 دولارات مقابل إنتاج المواد الخام.

4. تحليل تكلفة الشحن

يقيس تحليل تكلفة الشحن تكاليف الشحن لنقل المنتجات من موقع إلى آخر ، وحالات فقدان العناصر أو تلفها أثناء النقل. كما أنها تمثل الخسائر والأضرار التي تحدث أثناء النقل.
على سبيل المثال ، تقوم بنقل المنتجات من المستودع الخاص بك إلى متاجرك وتراقب مقدار تكلفتها ، مثل النقل بالشاحنة.

5. تحليل النفقات العامة

النفقات العامة هي نفقات الأعمال التي تستثني المواد المباشرة والعمالة المطلوبة للإنتاج ، مثل الإيجار أو الكهرباء أو غيرها من التكاليف "المخفية" المرتبطة بالمخزون. عند تحليل التكاليف العامة ، تريد أن ترى كيف تؤثر على تكلفة المخزون الإجمالية بحيث يمكنك تخطيط ميزانيتك بشكل صحيح.

على سبيل المثال ، تبلغ تكاليفك غير المباشرة 5000 دولار شهريًا مع إمكانية إنتاج 2000 تي شيرت شهريًا. إذا كنت ترغب في التوسع لإنتاج 4000 تي شيرت ، فستكون نفقاتك العامة 7000 دولار شهريًا. جنبًا إلى جنب مع التكلفة المتغيرة ، يمكنك استخدام اقتصاديات الحجم للعثور على النقطة المثلى.

6. تحليل الجرد العابر

عند نقل المواد بين مواقع مختلفة ، تحتاج إلى تتبع مهلة وصول المنتجات. سيضمن تحليل التدقيق هذا عدم فقد أو تلف أي شيء أثناء النقل. سيقوم مدققو المخزون بمراجعة وثائق التحويل لتحديد أي مشاكل.

على سبيل المثال ، تحتاج إلى 1.5 يوم لنقل منتجاتك من مستودعاتك إلى 3 مواقع مختلفة. يمكن أن تساعدك مراقبة الوقت في تحديد الوقت الذي يجب أن تستعد فيه لإيصال المنتجات إلى المتجر في الوقت المحدد.

7. اختبارات المخزون عالية القيمة

تتضمن اختبارات عناصر المخزون عالية القيمة ، والمعروفة أيضًا باسم تحليل ABC ، ​​تصنيف منتجاتك بناءً على ربحيتها. تتكون المجموعة أ من العناصر عالية القيمة ، والمجموعة ب هي المستوى المتوسط ​​، والمجموعة ج هي المنتجات منخفضة القيمة. إذا كان لبعض المنتجات في المجموعة ج حجم بيع مرتفع ، فيمكنك وضعها بالقرب من المدخل لتسريع الرحلات إلى طابق المبيعات. في المقابل ، يجب أن تكون العناصر ذات القيمة العالية والحجم المنخفض في المجموعة أ آمنة بأمان لمنع السرقة المكلفة.

على سبيل المثال ، يمكنك تقسيم منتجاتك إلى 3 مجموعات على النحو التالي: تنتمي أعلى 20٪ من المنتجات عالية القيمة إلى المجموعة أ ، و 50٪ التالية للمجموعة ب ، وآخر 30٪ للمجموعة ج.

8. تحليل العمل المباشر

العمالة المباشرة هي تكلفة العمالة اللازمة لتصنيع منتج معين. يمكن اعتبارها تكلفة ساعات العمل ، وفروق الورديات ، وساعات العمل الإضافي للموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة ضرائب الرواتب أو المكافآت أو تكاليف المزايا الأخرى التي يتم إنفاقها للموظفين للحصول على الصورة الكاملة.

9. تسوية جرد المخزون

في نهاية العملية ، تحتاج إلى التحقق من تطابق العد الفعلي مع كتب شركتك. تسوية المخزون هي جزء أساسي من الجرد الدوري. إذا اكتشفت مشكلات أثناء جرد المخزون ، فابحث أكثر لتسوية المنتجات. تتيح لك هذه الطريقة تتبع أي أرقام SKU تكون عرضة للخطأ في المستقبل.

إذا كانت هناك اختلافات بين سجلات المخزون والرقم الفعلي على أرفف المستودعات الخاصة بك ، فيجب عليك معرفة السبب وتعديل السجلات لتعكس هذا التحليل.

سيؤدي إجراء تدقيقك بشكل دوري إلى زيادة وضوح رؤيتك لكيفية تحرك المخزون عبر سلسلة التوريد. هناك ثلاث مراحل من تدقيق المخزون: التخطيط والتنفيذ والتحليل. دعنا نستكشف قائمة المراجعة لمراجعة المخزون.

1. تقييم العناصر التي يجب تدقيقها : يجب تقييم عناصر المخزون ذات المخاطر الأعلى بشكل متكرر. يمكنك استخدام SKUs والرموز الشريطية لفرز البضائع الخاصة بك وتحديد أولوياتها.
2. جدولة عمليات تدقيق شركتك : بعد ذلك ، خطط لجدول تدقيق. لتقليل الاضطراب في تدفق عملك ، يجب عليك اختيار الأوقات التي لا تكون مشغولة للغاية ، ولكن لا يزال لديك تكرار جيد لإدخال العناصر عالية القيمة في عمليات التدقيق. لاحظ أن سياسات الشحن الخاصة بك قد تؤثر أيضًا على جدول التدقيق الخاص بك ، خاصة إذا وعدت بالتسليم السريع للعملاء.
3. اجمع المستندات اللازمة : اجمع جميع المستندات المهمة مقدمًا وتأكد من إمكانية تقييمها بسهولة وأمان.
4. إجراء التدقيق : هناك أنواع مختلفة من عمليات التدقيق على النحو المذكور أعلاه. أنت تقرر أيهما ضروري بناءً على طبيعة عملك. علاوة على ذلك ، تأكد من أن لديك مدققًا داخليًا غير متحيز وأنك تفهم كيفية إجراء التدقيق.
5. سجل النتائج : الغرض من عمليات التدقيق هو إيجاد الثغرات والبحث عن طرق لتحسين العمليات التشغيلية. لذلك ، يجب عليك تسجيل ما يحدث أثناء عمليات التدقيق وتتبع النتائج من سنة إلى أخرى أو من دورة إلى أخرى.
6. الإبلاغ عن النتائج : عند اكتمال التدقيق ، قم بإنشاء تقرير يسلط الضوء على النتائج والاقتراحات الرئيسية. في عمليات التدقيق المستقبلية ، يمكنك إعادة التحقق من التقرير السابق ومعرفة ما إذا تم تحسين الأمور.

فيما يلي أفضل 5 ممارسات للتخطيط لمراجعة ناجحة للمخزون:

اختر التوقيت المناسب

نظرًا لأنه يتم تجميد جميع العمليات أثناء الجرد المادي ، فأنت بحاجة إلى تخطيط وقت المراجعة بعناية. يجب أن تتم المراجعة عندما يكون للعمليات المتوقفة مؤقتًا أقل تأثير على التنفيذ.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إجراء تدقيق لنهاية العام ، فلا يجب عليك اختيار شهر ديسمبر مباشرةً. نظرًا لأن هذا عادة ما يكون شهرًا مزدحمًا بالتسوق في العطلات ، يمكنك استخدام التدحرج للأمام والعودة إلى الحالة السابقة لتشغيل العد الفعلي قبل نهاية العام أو بعده.

باستخدام التدحرج إلى الأمام ، يمكنك حساب المخزون الختامي باستخدام هذه الصيغة: (جرد آخر جرد مادي كامل) + (المشتريات والتكاليف المباشرة الأخرى) - (تكلفة البضائع المباعة).

فمثلا:

• مخزونك النهائي في العام الماضي يساوي 6000 دولار.
• لقد اشتريت هذا العام 10000 دولار من الأسهم ، وقيم المخزون المباع 12000 دولار.
• سيكون مخزونك النهائي لهذا العام: (6000 + 10000-12000) = 4000 دولار. يُعرف هذا أيضًا باحتياطيات مخزونك في الميزانية العمومية للسنة.

بالنسبة لطريقة التراجع ، يمكنك تعيين تاريخ نهائي للتدقيق. يمكن أن تكون نهاية فترة إعداد التقارير المالية الخاصة بك. لذلك ، عند إجراء الجرد المادي للمخزون ، تجاهل أي معاملات حدثت بعد تاريخ القطع للحصول على رقم العام بالكامل.

تنظيم المستودع الخاص بك

قبل التدقيق ، رتب المستودع الخاص بك بشكل منطقي لتحديد موقع مخزون المراجعة بسهولة. قلل عدد المنصات المختلطة واحتفظ بالمنتجات المماثلة بالقرب من بعضها البعض. يجب أن يكون لديك نهج ثابت لتخزين العناصر وعدها.

بالإضافة إلى ذلك ، تحقق من المخزون التالف أو القديم أو المرتجع الموجود بشكل عشوائي في المستودع الخاص بك. يجب أن تتعامل معهم قبل المراجعة ، مثل كتابتها أو التخلص منها أو إصلاحها أو إعادة تقديمها لخفض تكلفة حمل المخزون.

حدد تركيزك

راجع نظرة عامة على مكونات المخزون وحدد أعلى قيمة ومخاطر. هذا هو المكان الذي يجب أن تقضي فيه معظم وقتك.

تحقق من العناصر الخارجية ومراجعة التسويات لمعرفة أين تواجه الإدارة صعوبة. ستساعدك هذه المعلومات على تحقيق أقصى استفادة من تدقيقك للتوصل إلى رؤى قيمة في عملية إدارة المخزون.

إعداد الموظفين المناسبين

قم بتعيين فريقين مختلفين لإجراء تدقيق جرد المخزون لتقليل الأخطاء والاحتيال. يجب عليك اختيار موظفي المستودعات الأكثر توجهاً بالتفاصيل واليقظة. خلاف ذلك ، يمكنك استخدام خدمات جرد المخزون الخارجية لمساعدتك.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بترتيب موظفي المستودعات المطلعين لمساعدة المراجعين أثناء مراقبة العد. سيقوم الموظفون بالإسراع في تقييم المراجع لحالة المخزون ، وكذلك تحديد وتحديد العناصر المختارة لأعداد اختبار المراجعة.

احتضان التكنولوجيا

يمكن للتكنولوجيا تسريع عمليات التدقيق وتسهيلها بحيث يكون لها تأثير أقل على شركتك. يجب أن يكون برنامجًا للشركات هو نظام إدارة المخزون (IMS). عند اختيار IMS ، تأكد من توفر هذه الميزات لعمليات التدقيق:

• إظهار بيانات المخزون في الوقت الحقيقي ؛
• تخصيص المعايير لإجراء عمليات عد دورة المخزون ، بما في ذلك استراتيجيات التكرار والعد (تحليل ABC ، ​​والقائمة على الفرصة ، وما إلى ذلك) ؛
• قم بإعداد تعداد دوري منتظم استنادًا إلى بدء الأحداث لتقليل التناقضات بدلاً من انتظار العد الفعلي الكامل.

علاوة على ذلك ، فإن تجهيز نظام إدارة المستودعات (WMS) سوف يتحكم في العد بشكل أكثر كفاءة ويقلل من الأخطاء البشرية في إدخال البيانات. فيما يلي بعض فوائد WMS:

• تعمل على الأجهزة المحمولة لسهولة النقل ؛
• تواصل مع ماسحات الباركود لمسح الحاويات والعناصر ضوئيًا للتأكد من أنها في المكان الصحيح ؛
• تسجيل المخزون تلقائيًا من كل مسح وإضافته إلى قاعدة البيانات ؛
  قارن البيانات الموجودة في WMS بسجلات المخزون وقم بتمييز أي مشكلات لمزيد من المراجعة.

أعلاه هي 9 إجراءات تحليلية للتدقيق ونصائح لإجراء تدقيقك. مع الإستراتيجية الصحيحة والتنفيذ ، تلعب عمليات التدقيق دورًا مهمًا لضمان صحة مخزونك وتحديثه. من هناك ، يمكنك أن تكون واثقًا من إدارة عملك ، وبيع المزيد ، وتوسيع سوقك.

1. ما هي الأنواع الثلاثة للتدقيق؟

هناك 3 أنواع رئيسية من عمليات التدقيق بما في ذلك عمليات التدقيق الخارجية والتدقيق الداخلي وتدقيق خدمة الإيرادات الداخلية (IRS).

2. ما هي مخاطر وتحديات عمليات تدقيق المخزون؟

بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي يواجهها المدققون هي:

• المخزون التالف الذي يحتاج إلى تعديل ليعكس قيمته الفعلية ؛
• المخزون المخصوم الذي يمكن أن يرفع أو يخفض الأرباح المبلغ عنها ؛
• تؤدي الأخطاء في شحن واستلام البضائع إلى سجلات جرد غير صحيحة ؛
• لا يتم تسجيل التزامات نهاية العام مع الموردين بدقة ؛
• أخطاء جرد الشحنة ، حيث قد يتم عرض المخزون في المستودع الخاص بك على أنه "عند الشحن" ، أو العكس.