從紙質到無紙化：實現業務數字化的 7 個步驟

星期三早上。 在你的辦公桌上——一大堆未簽署的合同、發票和帶薪休假申請像一座臨時搭建的珠穆朗瑪峰一樣高聳在你的頭頂。 深深地嘆了口氣，喝了一大口咖啡，勉強開始新的一天，希望有更好的工作方式。 如果您在這個描述中認出了自己，那麼是時候放棄文書工作並數字化您的辦公環境了。 但是你從哪裡開始呢？

加入我們，看看無紙化意味著什麼，將文件櫃移動到雲端有什麼好處，以及幾個可操作的步驟來幫助您在另一座紙質摩天大樓有機會實現您的目標之前實現目標辦公桌回家。

什麼是無紙化辦公？

在當今污染嚴重的世界中，如果企業希望與政府和睦相處並安撫其具有生態意識的客戶群，則他們幾乎需要走向綠色。 在過去十年左右的時間裡，這導致了“走向綠色”的推動，各公司競相想出創新的方法來優化他們的工作流程並減少碳排放。 然而，這種趨勢似乎經常飛過典型的辦公環境，那裡每年仍在使用大量紙張，尤其是在律師事務所或會計師事務所等地方。

這就是無紙化辦公理念發揮作用的地方。 簡而言之，無紙化工作場所是使用掃描儀、電子發票平台和文檔管理軟件等數字技術來減少或完全消除對紙張的需求的工作場所。 例如，實現這一目標的一種方法是將傳統的紙質文檔轉換為數字格式，如 PDF 或 Word 文件，並以電子方式存儲它們，以便在需要時可以立即調用和修改。

話雖這麼說，以數字方式存儲所有文檔的好處遠不止環境問題。 現在讓我們來看看其中的一些。

無紙化的原因

無紙化是讓您的業務像奢華瑞士手錶一樣運營的最佳方式之一。 看看下面的列表，看看你是否能在最後同意我們的觀點：

• 提高效率：可以輕鬆搜索和索引數字文檔，從而非常容易地找到重要信息。 因此，員工無需在文件櫃中翻找數小時，只需單擊一下按鈕即可輕鬆找到所需內容，從而大大提高業務流程的速度和效率。
• 改進的移動性：幾乎可以從任何設備和位置訪問數字文檔，使員工可以遠程工作，甚至可以在旅途中工作。
• 更大的辦公空間：擺脫了笨重的文件櫃和打印機系統，您現在有足夠的空間來處理真正重要的事情。
• 節省大量成本：無紙化辦公室可以減少對紙張、墨水和其他辦公用品的需求，從而節省資金。 此外，它還可以節省與存儲和維護物理文檔相關的成本。
• 提高安全性：數字文檔可以使用密碼保護和加密，為敏感的商業信息提供額外的安全級別。 通過逐步淘汰辦公室中的打印機，您還可以讓黑客輕鬆進入您的內部文件服務器。
• 增強協作：數字文檔可以輕鬆實時共享和協作，使團隊成員更容易在項目上協同工作。
• 環境效益：無紙化可以減少對紙張和其他資源的需求，從而減少企業對環境的影響，這也是無紙化辦公從長遠來看更具可持續性的原因。
• 更好的合規性：數字文檔可以輕鬆跟踪、審計和存檔，使企業更容易遵守法律和法規要求。
• 更好的客戶服務：數字文檔可以輕鬆訪問並與客戶共享，這可以提高客戶服務的速度和質量。 您還可以為您的客戶節省更多的時間和金錢，這反過來會帶來更多的評論、推薦，並最終為您的企業帶來更多的工作。
• 更好的災難恢復：數字文檔可以很容易地備份和異地存儲，從而更容易從火災、洪水或地震等災難中恢復。

這只是我們生活中需要更多無紙化辦公室的原因的冰山一角。 然而，與創建無紙化辦公環境一樣有益，它來之不易，尤其是當您必須說服組織中幾十年來一直習慣於處理文書工作的其他人時。

如何實現無紙化——分步指南

第 1 步：一切從您開始！

在上網購買櫥窗軟件和專業級掃描儀之前，實現無紙化辦公的第一步是真正相信這一事業。 無論您是團隊領導、經理，甚至是首席執行官，您都必須堅信無紙化的好處，以至於您周圍的其他人別無選擇，只能分享您的感受。 我們不會說謊——您面前會有很多工作要做，但只要您清楚地看到最終目標並樹立榜樣，從長遠來看，您應該會看到巨大的進步。

步驟 #2：識別重要文件

一旦您確定所有這些文件都需要刪除，下一個關鍵步驟就是確定哪些是您的業務中最重要和最常用的文件。 常見示例包括合同、發票和其他類型的法律文件，但這主要取決於您所在行業的類型。

一旦您確定了這些文檔，請考慮盡快將它們轉換為完全可搜索的 PDF，以便可以輕鬆地以電子方式訪問和共享它們。 當然，不言而喻，除了將文件一收到就數字化作為優先事項外，您還應該慢慢處理積壓工作，以將書面記錄減少到最低限度。 但為了做到這一點，你還需要……

第三步：投資軟件和掃描設備

購買可以將紙質文檔轉換為數字格式的高質量掃描儀。 這將使您能夠將重要文件數字化並以電子方式存儲它們。

清單上的下一件大事是找到一個好的文檔管理軟件來幫助您組織和管理您的數字文檔，以及一個功能全面的 PDF 編輯器，它允許您以幾乎任何您能想像的方式編輯掃描的文檔.

大多數 PDF 編輯器軟件還包括方便的內置工具，例如能夠以數字方式填寫和簽署文檔、壓縮它們以減少它們佔用的空間，以及將它們轉換為其他流行的文件格式，例如 Microsoft Word 或 Excel。

如果預算允許，還可以考慮購買電子簽名服務，這將通過允許員工和客戶以數字方式簽署文件來促進業務交易，以及費用跟踪應用程序以限制不必要的業務費用。

最後，查看免費應用程序，例如 Trello 或 Google Keep，以創建有組織的筆記和任務列表，而不必依賴數百個令人困惑的便簽。

步驟#4：過渡到基於雲的存儲

如今，雲存儲交易幾乎每天都在下雨。 您甚至可以利用免費選項，例如 Google Drive、Microsoft OneDrive 或 Dropbox，但請記住，您可能很快就會用完所提供的空間。 通過觸手可及的基於雲的平台，員工不僅可以訪問豐富的協作選項並從任何設備或位置快速查找和編輯文件，而且您還將擁有他們所有重要文檔的備份副本如果內部服務器上的文件發生任何不良情況，能夠快速恢復。

然而，在全面數字化和粉碎所有紙張之前，請仔細檢查當地立法是否要求某些文件採用紙質格式以符合法規要求，或者基於雲的副本是否足夠。

步驟#5：鼓勵數字通信

鼓勵員工以電子方式而不是通過紙質文件進行交流。 這可以通過使用電子郵件、即時消息、視頻會議軟件甚至數字名片服務來實現，這將使他們能夠通過二維碼、短信或電子郵件簽名與客戶共享名片。

您可以做的另一件事是轉向無紙化報表。 這可能意味著限制收到的郵局郵件，放棄紙質發票以支持可下載的副本，並堅持銀行只發布數字報表。

第 6 步：在辦公室制定新的基本規則

對員工進行掃描、電子簽名和文檔管理軟件等新數字工具和流程的培訓通常是一項艱鉅的任務。 這就是為什麼您還必須審查當前的政策和程序並提出書面指南以順利完成無紙化過渡的原因。

完成後，請確保您的員工了解這些變化並了解無紙化的好處。 以下是一些幫助您入門的想法：

• 從場所中移除所有打印機和復印機。 只要這些設備易於訪問，人們就會繼續使用它們。 然而，在辦公室周圍的專用地點用集中式網絡打印機代替這些打印機，設置強密碼，並將允許的墨水和碳粉購買僅限於這些經批准的設備，將大大減少書面記錄。
• 為公司的每個部門設定目標。 為部門過渡到各種電子平台提出可操作和可衡量的方法，並設置獎勵使目標更令人嚮往。 此外，設定一些截止日期和現實的目標，例如到明年同期將書面記錄減少 30%。
• 盡快開始數字化文件（並對它們進行適當的分類）。 與其追趕你的積壓工作，不如在文檔一進來就開始掃描以節省時間，並使用支持 OCR（光學字符識別）的 PDF 編輯器從一開始就可以搜索它們。 您還應該考慮一個邏輯文件命名系統，而不是簡單地將所有 PDF 文件轉儲到一個文件夾中然後收工。
• 花時間清楚地解釋無紙化的好處。 如果你幫助你的員工意識到如果他們做出改變他們可以節省多少時間和精力，他們就會更有可能遵守——畢竟，如果有更好的選擇，谁愿意下班回家伸手可及？
• 並非所有紙張都需要消失。 實現無紙化時，您需要保持靈活性並牢記員工的需求。 例如，如果某人習慣於定期打印鍵盤快捷鍵備忘單或類似的東西來幫助提高他們在辦公室的工作效率，請確保他們仍然有辦法在不違反您剛剛制定的新基本規則的情況下自由地執行此操作放。

底線

將裝滿機櫃的辦公室變成無紙化空間是一項艱鉅的任務，因為您不僅需要投入資金為轉型做準備，而且還要讓您的全體員工相信這對您的企業來說是正確的舉措。 更不用說您必須將所有內容遷移到雲端這一事實，這本身就是一項壯舉。

然而，艱苦的工作肯定會得到回報，因為無紙化辦公可以為您的企業帶來顯著的好處，例如提高效率、節省成本、更好的組織和更高的安全性。 此外，採用無紙化辦公程序還可以促進更可持續和更負責任的商業實踐，這對每個人都是有益的——您、您的客戶以及我們共享的環境。

當災難最終襲來時，無論是洪水、火災還是惡意軟件，您將能夠快速恢復並立即開始運行，因為您的所有重要文件都將備份在雲中。

當然，如果您不邁出第一步並向所有人展示一旦您切換到新系統後辦公室的一切都會變得更好，這一切都不可能實現。