من الورق إلى الخالي من الورق: 7 خطوات لرقمنة عملك

صباح الاربعاء. على مكتبك - عدد كبير من العقود غير الموقعة ، والفواتير ، وطلبات الإجازات المدفوعة الشاهقة فوقك مثل بعض جبل إيفرست المؤقت. ترك تنهدًا عميقًا ، فأنت تأخذ رشفة كبيرة من القهوة وتبدأ يومك على مضض ، متمنياً أن يكون هناك طريقة أفضل للقيام بعملك. إذا تعرفت على نفسك في هذا الوصف ، فقد حان الوقت للتخلي عن الأعمال الورقية ورقمنة بيئة مكتبك. لكن من أين تبدأ؟

انضم إلينا حيث نلقي نظرة على ما يعنيه عدم استخدام الورق ، وما هي فوائد نقل خزائن الملفات إلى السحابة ، بالإضافة إلى العديد من الخطوات القابلة للتنفيذ لمساعدتك في الوصول إلى هناك قبل أن تتاح لنا ناطحة سحاب ورقية أخرى فرصة لجعل المنزل المكتبي.

ما هو المكتب اللاورقي؟

في عالم اليوم الملوث ، يتعين على الشركات إلى حد كبير أن تصبح صديقة للبيئة إذا كانت تأمل في أي وقت في التوافق مع الحكومات وإرضاء قاعدة عملائها المهتمين بالبيئة. في العقد الماضي أو نحو ذلك ، أدى ذلك إلى الدفع نحو "التحول إلى البيئة" ، حيث تتسابق الشركات مع بعضها البعض للتوصل إلى طرق مبتكرة لتحسين عمليات عملها وتقليل انبعاثات الكربون. ومع ذلك ، يبدو أن هذا الاتجاه غالبًا ما يتخطى بيئة المكتب النموذجية ، حيث لا يزال يتم استخدام أطنان من الورق كل عام ، خاصة في أماكن مثل القانون أو شركات المحاسبة.

هذا هو المكان الذي تبرز فيه فكرة المكتب الخالي من الأوراق. بكلمات بسيطة ، مكان العمل غير الورقي هو مكان يستخدم التكنولوجيا الرقمية ، مثل الماسحات الضوئية ، ومنصات الفواتير الإلكترونية ، وبرامج إدارة المستندات ، لتقليل الحاجة إلى الورق أو إلغائها تمامًا. تتمثل إحدى طرق تحقيق هذا الهدف ، على سبيل المثال ، في تحويل المستندات الورقية التقليدية إلى تنسيقات رقمية ، مثل ملفات PDF أو Word ، وتخزينها إلكترونيًا بحيث يمكن استدعائها على الفور وتعديلها إذا لزم الأمر.

ومع ذلك ، هناك العديد من الفوائد لتخزين جميع الوثائق الخاصة بك رقميًا والتي تتجاوز الاهتمامات البيئية. دعونا نلقي نظرة على بعضها الآن.

أسباب عدم استخدام الورق

يعد عدم استخدام الورق أحد أفضل الطرق لجعل عملك يعمل مثل ساعة سويسرية فاخرة. ما عليك سوى إلقاء نظرة على القائمة أدناه ومعرفة ما إذا كان يمكنك الاتفاق معنا بحلول النهاية:

• زيادة الكفاءة: يمكن البحث عن المستندات الرقمية وفهرستها بسهولة ، مما يجعل العثور على المعلومات المهمة أمرًا سهلاً للغاية. لذلك بدلاً من البحث في خزائن الملفات لساعات متتالية ، يمكن للموظفين بسهولة العثور على ما يحتاجون إليه بنقرة زر واحدة ، وبالتالي تحسين سرعة وكفاءة عمليات الأعمال بشكل كبير.
• تنقل محسّن: يمكن الوصول إلى المستندات الرقمية من أي جهاز وموقع تقريبًا ، مما يسمح للموظفين بالعمل عن بُعد أو حتى أثناء التنقل.
• مساحة مكتبية أكبر: مع إبعاد خزائن الملفات وأنظمة الطابعة الثقيلة ، أصبح لديك الآن مساحة أكثر من كافية للأشياء المهمة حقًا.
• توفير كبير في التكلفة: يمكن للمكتب غير الورقي توفير المال عن طريق تقليل الحاجة إلى الورق والحبر واللوازم المكتبية الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه أيضًا توفير التكاليف المرتبطة بتخزين المستندات المادية وصيانتها.
• أمان محسّن: يمكن أن تكون المستندات الرقمية محمية بكلمة مرور ومشفرة ، مما يوفر مستوى إضافيًا من الأمان لمعلومات العمل الحساسة. من خلال التخلص التدريجي من الطابعات من مكتبك ، فأنت أيضًا تخفف من المتسللين من باب خلفي سهل إلى خوادم الملفات الداخلية.
• زيادة التعاون: يمكن بسهولة مشاركة المستندات الرقمية والتعاون عليها في الوقت الفعلي ، مما يسهل على أعضاء الفريق العمل معًا في المشاريع.
• الفوائد البيئية: يمكن أن يؤدي عدم استخدام الورق إلى تقليل التأثير البيئي للأعمال التجارية عن طريق تقليل الحاجة إلى الورق والموارد الأخرى ، وهذا هو أيضًا سبب كون المكتب غير الورقي أكثر استدامة على المدى الطويل.
• توافق أفضل: يمكن بسهولة تتبع المستندات الرقمية ومراجعتها وأرشفتها ، مما يسهل على الشركات الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
• خدمة عملاء أفضل: يمكن الوصول بسهولة إلى المستندات الرقمية ومشاركتها مع العملاء ، مما قد يؤدي إلى تحسين سرعة وجودة خدمة العملاء. يمكنك أيضًا توفير المزيد من الوقت والمال لعملائك ، مما يؤدي بدوره إلى المزيد من المراجعات والإحالات والمزيد من العمل لشركتك في النهاية.
• استرداد أفضل للكوارث: يمكن نسخ المستندات الرقمية احتياطيًا وتخزينها بسهولة خارج الموقع ، مما يسهل التعافي من الكوارث مثل الحريق أو الفيضان أو الزلزال.

وهذا مجرد خدش لسبب حاجتنا إلى المزيد من المكاتب الخالية من الأوراق في حياتنا. ومع ذلك ، فبقدر ما يكون إنشاء بيئة مكتبية خالية من الأوراق أمرًا مجزيًا ، فإنه لن يتحقق بسهولة ، خاصة إذا كان عليك إقناع الأشخاص الآخرين في مؤسستك الذين اعتادوا التعامل مع الأعمال الورقية لعقود متتالية.

كيف تعمل بدون ورق - دليل خطوة بخطوة

الخطوة رقم 1: كل شيء يبدأ معك!

قبل التوجه عبر الإنترنت إلى برامج متجر النوافذ والماسحات الضوئية الاحترافية ، فإن الخطوة الأولى إلى مكتب بلا أوراق هي الإيمان حقًا بالقضية. بغض النظر عما إذا كنت قائد فريق أو مديرًا أو حتى الرئيس التنفيذي ، عليك أن تؤمن بفوائد عدم استخدام الورق بقوة بحيث لن يكون للآخرين من حولك أي خيار آخر سوى مشاركة مشاعرك. لن نكذب - سيكون هناك الكثير من العمل أمامك ، ولكن طالما أنك ترى الهدف النهائي بوضوح وتضرب مثالًا ، يجب أن ترى تحسينات هائلة على المدى الطويل.

الخطوة رقم 2: تحديد المستندات المهمة

بمجرد أن تصر على أن كل هذه الأوراق تحتاج إلى أن تذهب ، فإن الخطوة الحاسمة التالية هي تحديد المستندات الأكثر أهمية والأكثر استخدامًا لعملك. تشمل الأمثلة الشائعة العقود والفواتير وأنواع أخرى من المستندات القانونية ، ولكن هذا يعتمد في الغالب على نوع القطاع الذي تعمل فيه.

بمجرد تحديد هذه المستندات ، فكر في تحويلها إلى ملفات PDF قابلة للبحث بالكامل في أقرب وقت ممكن حتى يمكن الوصول إليها بسهولة ومشاركتها إلكترونيًا. بالطبع ، من نافلة القول أنه بالإضافة إلى جعلها أولوية لرقمنة المستندات بمجرد وصولها ، يجب عليك أيضًا العمل ببطء على الأعمال المتراكمة لتقليل الأثر الورقي إلى الحد الأدنى. ولكن للقيام بذلك ، ستحتاج أيضًا إلى ...

الخطوة # 3: استثمر في البرمجيات ومعدات المسح

استثمر في ماسح ضوئي عالي الجودة يمكنه تحويل المستندات الورقية إلى تنسيقات رقمية. سيسمح لك ذلك برقمنة مستنداتك المهمة وتخزينها إلكترونيًا.

الشيء الكبير التالي في القائمة هو العثور على برنامج جيد لإدارة المستندات لمساعدتك في تنظيم وإدارة المستندات الرقمية الخاصة بك ، بالإضافة إلى محرر PDF شامل يسمح لك بتحرير المستندات الممسوحة ضوئيًا بأي طريقة تقريبًا تتخيلها .

تتضمن معظم برامج محرر PDF أيضًا أدوات مدمجة سهلة الاستخدام ، مثل القدرة على تعبئة المستندات وتوقيعها رقميًا وضغطها بحيث تشغل مساحة أقل وتحويلها إلى تنسيقات ملفات شائعة أخرى ، مثل Microsoft Word أو Excel.

إذا سمحت الميزانية ، ففكر أيضًا في التباهي بخدمة التوقيع الإلكتروني ، والتي ستسهل المعاملات التجارية من خلال السماح للموظفين والعملاء بتوقيع المستندات رقميًا ، وكذلك لتطبيق لتتبع النفقات لوضع غطاء على نفقات الأعمال غير الضرورية.

أخيرًا ، انظر إلى التطبيقات المجانية ، مثل Trello أو Google Keep ، من أجل إنشاء قوائم منظمة من الملاحظات والمهام دون الحاجة إلى الاعتماد على مئات الملاحظات اللاصقة المربكة.

الخطوة رقم 4: الانتقال إلى التخزين المستند إلى السحابة

في هذه الأيام ، تمطر صفقات التخزين السحابي كثيرًا على أساس يومي. يمكنك أيضًا الاستفادة من الخيارات المجانية ، مثل Google Drive أو Microsoft OneDrive أو Dropbox ، ولكن ضع في اعتبارك أنه من المحتمل أن تتخطى المساحة المعروضة بسرعة. من خلال امتلاك نظام أساسي قائم على السحابة في متناول يدك ، لن يتمكن الموظفون فقط من الوصول إلى خيارات التعاون الثرية والعثور على الملفات وتحريرها بسرعة ومن أي جهاز أو موقع ، ولكن سيكون لديك أيضًا نسخة احتياطية من جميع مستنداتهم المهمة التي تريدها تكون قادرًا على الاستعادة بسرعة في حالة حدوث أي شيء سيء للملفات الموجودة على خادمك الداخلي.

ومع ذلك ، قبل الانتقال إلى النسخة الرقمية الكاملة وتمزيق كل تلك الأوراق ، تحقق مرة أخرى من التشريعات المحلية ما إذا كان يلزم أن تكون بعض المستندات بتنسيق ورقي لأغراض الامتثال التنظيمي أو إذا كانت النسخة المستندة إلى مجموعة النظراء كافية.

الخطوة رقم 5: شجع الاتصال الرقمي

شجع الموظفين على التواصل إلكترونيًا ، وليس من خلال المستندات الورقية. يمكن تحقيق ذلك باستخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية أو برامج مؤتمرات الفيديو أو حتى خدمة بطاقة العمل الرقمية ، والتي ستمكنهم من مشاركة بطاقاتهم مع العملاء عبر رموز QR أو الرسائل النصية أو توقيعات البريد الإلكتروني.

شيء آخر يمكنك القيام به هو الانتقال إلى البيانات غير الورقية. قد يعني هذا الحد من بريد المكتب البريدي الوارد ، والتخلي عن الفواتير الورقية لصالح النسخ القابلة للتنزيل ، والإصرار على أن تصدر البنوك بيانات رقمية فقط.

الخطوة رقم 6: ضع قواعد أرضية جديدة في المكتب

غالبًا ما يكون تثقيف الموظفين حول الأدوات والعمليات الرقمية الجديدة ، مثل المسح الضوئي والتوقيعات الإلكترونية وبرامج إدارة المستندات ، مهمة صعبة. لهذا السبب سيتعين عليك أيضًا مراجعة سياساتك وإجراءاتك الحالية والتوصل إلى إرشادات مكتوبة من أجل تسهيل الانتقال غير الورقي.

بمجرد الانتهاء ، تأكد من أن موظفيك على دراية بالتغييرات ويفهمون فوائد عدم استخدام الورق. إليك بضعة أفكار لمساعدتك على البدأ:

• قم بإزالة جميع الطابعات وآلات النسخ من المبنى. طالما يتم الوصول إلى هذه الأجهزة بسهولة ، سيستمر الأشخاص في استخدامها. ومع ذلك ، فإن استبدالها بطابعات شبكة مركزية في أماكن مخصصة حول المكتب ، ووضع كلمات مرور قوية في مكانها ، والحد من مشتريات الحبر والحبر المسموح بها لهذه الأجهزة المعتمدة فقط سيقلل بشكل كبير من أثر الورق.
• ضع أهدافًا لكل قسم في شركتك. ابتكر طرقًا قابلة للتنفيذ وقابلة للقياس للإدارات للانتقال إلى منصات إلكترونية مختلفة وقم بإعداد المكافآت لجعل الأهداف مرغوبة أكثر. أيضًا ، حدد بعض المواعيد النهائية والأهداف الواقعية ، على سبيل المثال تقليل المسارات الورقية بنسبة 30٪ في نفس الوقت من العام المقبل.
• ابدأ برقمنة الملفات بأسرع ما يمكن (وقم بفهرستها بشكل مناسب). بدلاً من اللعب مع تراكمك ، ابدأ في مسح المستندات ضوئيًا بمجرد وصولها لتوفير الوقت لاحقًا وجعلها قابلة للبحث من البداية باستخدام محرر PDF يدعم OCR (التعرف الضوئي على الأحرف). يجب أن تفكر أيضًا في نظام تسمية ملفات منطقي ، بدلاً من مجرد إلقاء جميع ملفات PDF في مجلد واحد واستدعاءها يوميًا.
• خذ وقتك لتشرح بوضوح فوائد عدم استخدام الورق. إذا ساعدت موظفيك على إدراك مقدار الوقت والجهد الذي يمكنهم توفيره إذا قاموا بالتبديل ، فمن المرجح أن يمتثلوا - بعد كل شيء ، من يريد العودة إلى المنزل مستنزفًا من العمل إذا كان هناك بديل أفضل بكثير في الداخل تصل الذراع؟
• ليس كل الورق يجب أن يختفي. عند عدم استخدام الورق ، يجب أن تكون مرنًا وأن تضع في اعتبارك احتياجات موظفيك. على سبيل المثال ، إذا اعتاد شخص ما على طباعة ورقة غش لاختصارات لوحة المفاتيح بشكل دوري أو شيء مشابه مما يساعد على تحسين إنتاجيته في المكتب ، فتأكد من أنه لا يزال لديه طريقة للقيام بذلك بحرية دون انتهاك القواعد الأساسية الجديدة التي قمت بها للتو تعيين.

الخط السفلي

يعد تحويل مكتب مليء بالخزائن إلى مساحة خالية من الورق مهمة ضخمة حيث لن تضطر فقط إلى استثمار الأموال للاستعداد للانتقال ولكن أيضًا لإقناع جميع موظفيك بأن هذه هي الخطوة الصحيحة لعملك. ودعنا لا نتحدث حتى عن حقيقة أنه سيتعين عليك ترحيل كل شيء إلى السحابة ، وهو إنجاز بحد ذاته.

ومع ذلك ، فإن العمل الجاد يمكن أن يؤتي ثماره بالتأكيد لأن المكتب غير الورقي يمكن أن يحقق فوائد كبيرة لعملك ، مثل الكفاءة المحسنة ، وتوفير التكاليف ، والتنظيم الأفضل ، وزيادة الأمن. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يسهم اعتماد روتين المكتب غير الورقي أيضًا في ممارسات أعمال أكثر استدامة ومسؤولية ، وهو أمر مفيد للجميع - أنت وعملائك والبيئة التي نتشاركها جميعًا.

وعندما تحدث كارثة في نهاية المطاف ، سواء كانت فيضانًا أو حريقًا أو برامج ضارة ، ستتمكن من التعافي سريعًا والبدء في العمل نظرًا لأن جميع ملفاتك المهمة سيتم نسخها احتياطيًا في السحابة.

بالطبع ، لن يكون أي من هذا ممكنًا بدون قيامك بالخطوة الأولى وإظهار للجميع كيف سيكون كل شيء أفضل في المكتب بمجرد التبديل إلى النظام الجديد.