종이에서 종이 없는 환경으로: 비즈니스 디지털화를 위한 7단계

수요일 아침. 책상 위에는 수많은 서명되지 않은 계약서, 청구서, 유급 휴가 요청서가 임시 변통의 에베레스트 산처럼 우뚝 솟아 있습니다. 깊은 한숨을 쉬고 커피를 한 모금 마시고 마지못해 하루를 시작합니다. 이 설명에서 자신을 인식했다면 이제 서류 작업을 버리고 사무실 환경을 디지털화할 때입니다. 하지만 어디서부터 시작해야 할까요?

종이를 사용하지 않는다는 것이 무엇을 의미하는지, 파일 캐비닛을 클라우드로 이전할 때의 이점은 무엇인지, 또 다른 종이 마천루가 귀하의 비즈니스를 만들 기회를 갖기 전에 거기에 도달하는 데 도움이 되는 몇 가지 실행 가능한 단계를 살펴보는 데 참여하십시오. 책상 집.

페이퍼리스 오피스란?

오늘날의 오염된 세계에서 기업은 정부와 잘 지내고 환경에 민감한 고객 기반을 달래고자 한다면 친환경적으로 전환해야 합니다. 지난 10여 년 동안 이로 인해 회사는 작업 프로세스를 최적화하고 탄소 배출을 줄이기 위한 혁신적인 방법을 찾기 위해 서로 경쟁하면서 "친환경"을 추진하게 되었습니다. 그러나 이러한 추세는 특히 법률이나 회계 회사와 같은 곳에서 매년 말 그대로 엄청난 양의 종이가 사용되고 있는 일반적인 사무실 환경을 지나치는 경우가 많습니다.

종이 없는 사무실의 아이디어가 작용하는 곳입니다. 간단히 말해서 종이 없는 직장은 스캐너, 전자 송장 플랫폼 및 문서 관리 소프트웨어와 같은 디지털 기술을 사용하여 종이의 필요성을 줄이거나 완전히 없애는 것입니다. 예를 들어 이 목표를 달성하는 한 가지 방법은 기존의 종이 문서를 PDF 또는 Word 파일과 같은 디지털 형식으로 변환하고 전자적으로 저장하여 필요한 경우 즉시 불러오고 수정할 수 있도록 하는 것입니다.

즉, 모든 문서를 디지털 방식으로 저장하면 환경 문제를 훨씬 뛰어넘는 많은 이점이 있습니다. 이제 그 중 일부를 살펴보겠습니다.

페이퍼리스로 전환해야 하는 이유

페이퍼리스로 전환하는 것은 귀하의 비즈니스를 고급 스위스 시계처럼 운영할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 아래 목록을 살펴보고 끝까지 동의할 수 있는지 확인하세요.

• 효율성 향상: 디지털 문서를 쉽게 검색하고 색인화할 수 있으므로 중요한 정보를 매우 쉽게 찾을 수 있습니다. 따라서 몇 시간 동안 파일 캐비닛을 뒤지는 대신 직원들은 버튼 클릭 한 번으로 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있으므로 비즈니스 프로세스의 속도와 효율성이 크게 향상됩니다.
• 향상된 이동성: 거의 모든 장치와 위치에서 디지털 문서에 액세스할 수 있으므로 직원이 원격으로 또는 이동 중에도 작업할 수 있습니다.
• 더 커진 사무실 공간: 무거운 파일 캐비닛과 프린터 시스템을 제거하면 진정으로 중요한 일을 할 수 있는 공간이 충분합니다.
• 막대한 비용 절감: 종이 없는 사무실은 종이, 잉크 및 기타 사무용품의 필요성을 줄임으로써 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 물리적 문서를 저장하고 유지 관리하는 것과 관련된 비용도 절감할 수 있습니다.
• 향상된 보안: 디지털 문서는 암호로 보호되고 암호화될 수 있으므로 중요한 비즈니스 정보에 대한 추가 보안 수준을 제공합니다. 사무실에서 프린터를 단계적으로 제거함으로써 해커가 내부 파일 서버에 손쉬운 백도어를 사용할 수 있게 됩니다.
• 공동 작업 증가: 디지털 문서를 쉽게 공유하고 실시간으로 공동 작업할 수 있으므로 팀 구성원이 프로젝트에서 더 쉽게 공동 작업할 수 있습니다.
• 환경적 이점: 종이를 사용하지 않으면 종이 및 기타 자원의 필요성이 줄어들어 비즈니스가 환경에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다. 이것이 종이 없는 사무실이 장기적으로 더 지속 가능한 이유이기도 합니다.
• 규정 준수 향상: 디지털 문서를 쉽게 추적, 감사 및 보관할 수 있으므로 기업이 법률 및 규제 요구 사항을 보다 쉽게 ​​준수할 수 있습니다.
• 더 나은 고객 서비스: 디지털 문서에 쉽게 액세스하고 고객과 공유할 수 있으므로 고객 서비스의 속도와 품질을 향상시킬 수 있습니다. 또한 고객의 시간과 비용을 더 많이 절약할 수 있으므로 결과적으로 더 많은 리뷰와 추천을 받고 궁극적으로 비즈니스에 더 많은 일을 할 수 있습니다.
• 더 나은 재해 복구: 디지털 문서를 쉽게 백업하고 오프사이트에 저장할 수 있으므로 화재, 홍수 또는 지진과 같은 재해로부터 더 쉽게 복구할 수 있습니다.

그리고 그것은 우리 삶에서 더 많은 종이 없는 사무실이 필요한 이유의 표면을 긁는 것일 뿐입니다. 그러나 종이 없는 사무실 환경을 만드는 것만큼 보람 있는 일은 쉽지 않을 것입니다. 특히 수십 년 동안 서류 작업을 처리하는 데 익숙한 조직의 다른 사람들을 설득해야 하는 경우에는 더욱 그렇습니다.

페이퍼리스로 전환하는 방법 - 단계별 가이드

1단계: 모든 것은 당신과 함께 시작됩니다!

윈도우 쇼핑 소프트웨어 및 전문가급 스캐너로 온라인으로 이동하기 전에 종이 없는 사무실을 위한 첫 번째 단계는 그 원인을 진정으로 믿는 것입니다. 당신이 팀장이든, 관리자이든, 심지어 CEO이든 상관없이 주변 사람들이 당신의 감정을 공유할 수밖에 없도록 종이 없는 환경의 이점을 강력하게 믿어야 합니다. 우리는 거짓말을 하지 않을 것입니다. 앞으로 많은 일이 있을 것이지만 최종 목표를 명확하게 보고 모범을 보이는 한 장기적으로 엄청난 개선을 보게 될 것입니다.

2단계: 중요 문서 식별

모든 종이를 폐기해야 한다고 단호히 결정했다면 다음 중요한 단계는 비즈니스에 가장 중요하고 자주 사용되는 문서를 식별하는 것입니다. 일반적인 예로는 계약서, 청구서 및 기타 유형의 법적 문서가 포함되지만 이는 주로 귀하가 운영하는 부문의 유형에 따라 다릅니다.

이러한 문서를 식별한 후에는 전자적으로 쉽게 액세스하고 공유할 수 있도록 최대한 빨리 완전히 검색 가능한 PDF로 변환하는 것이 좋습니다. 물론 문서가 들어오자마자 디지털화하는 것을 우선순위로 삼는 것 외에도 백로그를 천천히 작업하여 종이 흔적을 최소한으로 줄여야 한다는 것은 말할 필요도 없습니다. 하지만 그러기 위해서는 다음과 같은 작업도 수행해야 합니다.

3단계: 소프트웨어 및 스캔 장비에 투자

종이 문서를 디지털 형식으로 변환할 수 있는 고품질 스캐너에 투자하십시오. 이렇게 하면 중요한 문서를 디지털화하여 전자적으로 저장할 수 있습니다.

목록에서 다음으로 중요한 것은 디지털 문서를 구성하고 관리하는 데 도움이 되는 우수한 문서 관리 소프트웨어와 상상할 수 있는 거의 모든 방식으로 스캔한 문서를 편집할 수 있는 다재다능한 PDF 편집기를 찾는 것입니다. .

대부분의 PDF 편집기 소프트웨어에는 문서를 디지털 방식으로 채우고 서명하고 압축하여 공간을 덜 차지하며 Microsoft Word 또는 Excel과 같은 다른 널리 사용되는 파일 형식으로 변환하는 기능과 같은 편리한 내장 도구도 포함되어 있습니다.

예산이 허락한다면 직원과 고객이 문서에 디지털 서명을 할 수 있도록 하여 비즈니스 거래를 용이하게 하는 전자 서명 서비스와 불필요한 비즈니스 비용을 억제할 수 있는 비용 추적 앱에 대한 지출도 고려하십시오.

마지막으로 수백 개의 혼란스러운 스티커 메모에 의존하지 않고 정리된 메모 및 작업 목록을 만들려면 Trello 또는 Google Keep과 같은 무료 앱을 살펴보세요.

4단계: 클라우드 기반 스토리지로 전환

요즘 클라우드 스토리지 거래는 거의 매일 비가 내리고 있습니다. Google 드라이브, Microsoft OneDrive 또는 Dropbox와 같은 무료 옵션을 활용할 수도 있지만 제공된 공간보다 빨리 커질 수 있음을 명심하십시오. 손끝에서 클라우드 기반 플랫폼을 사용하면 직원이 풍부한 협업 옵션에 액세스하고 모든 장치 또는 위치에서 파일을 빠르게 찾고 편집할 수 있을 뿐만 아니라 모든 중요한 문서의 백업 복사본을 갖게 됩니다. 내부 서버의 파일에 문제가 발생한 경우 신속하게 복원할 수 있습니다.

그러나 완전한 디지털화 및 모든 종이를 파쇄하기 전에 일부 문서가 규정 준수를 위해 종이 형식으로 필요한지 또는 클라우드 기반 사본으로 충분한지 현지 법률에 다시 확인하십시오.

5단계: 디지털 커뮤니케이션 장려

직원들이 종이 문서가 아닌 전자적으로 의사소통하도록 권장합니다. 이는 이메일, 인스턴트 메시징, 화상 회의 소프트웨어 또는 QR 코드, 문자 메시지 또는 이메일 서명을 통해 클라이언트와 카드를 공유할 수 있는 디지털 명함 서비스를 사용하여 달성할 수 있습니다.

당신이 할 수 있는 또 다른 일은 종이 없는 명세서로 이동하는 것입니다. 이것은 수신되는 우체국 우편물을 제한하고, 다운로드 가능한 사본을 위해 종이 송장을 버리고, 은행이 디지털 명세서만 발행하도록 주장하는 것을 의미할 수 있습니다.

6단계: 사무실에서 새로운 기본 규칙 설정

스캐닝, 전자 서명 및 문서 관리 소프트웨어와 같은 새로운 디지털 도구 및 프로세스에 대해 직원을 교육하는 것은 종종 어려운 일이 될 수 있습니다. 이것이 종이 없는 전환을 원활하게 하기 위해 현재 정책과 절차를 검토하고 서면 지침을 마련해야 하는 이유입니다.

완료되면 직원들이 변경 사항을 인식하고 종이 없는 전환의 이점을 이해하도록 하십시오. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 아이디어입니다.

• 구내에서 모든 프린터와 복사기를 제거하십시오. 이러한 장치에 쉽게 액세스할 수 있는 한 사람들은 계속 사용할 것입니다. 그러나 이러한 프린터를 사무실 주변의 전용 장소에 있는 중앙 집중식 네트워크 프린터로 교체하고 강력한 암호를 설정하고 허용된 잉크 및 토너 구매를 이러한 승인된 장치로만 제한하면 종이 흔적을 크게 줄일 수 있습니다.
• 회사의 각 부서에 대한 목표를 설정하십시오. 부서가 다양한 전자 플랫폼으로 전환할 수 있는 실행 가능하고 측정 가능한 방법을 제시하고 목표를 보다 바람직하게 만들기 위해 보상을 설정합니다. 또한 몇 가지 기한과 현실적인 목표를 설정합니다. 예를 들어 내년 같은 시기에 종이 추적을 30% 줄이십시오.
• 가능한 한 빨리 파일을 디지털화하고 적절하게 카탈로그화하십시오. 백로그를 따라잡는 대신 문서가 들어오는 즉시 스캔을 시작하여 나중에 시간을 절약하고 OCR(광학 문자 인식)을 지원하는 PDF 편집기를 사용하여 처음부터 검색할 수 있도록 합니다. 또한 모든 PDF를 단일 폴더에 버리고 하루를 끝내는 대신 논리적인 파일 명명 시스템을 생각해야 합니다.
• 페이퍼리스로의 이점을 명확하게 설명하는 데 시간을 할애하십시오. 직원들이 전환을 했을 때 얼마나 많은 시간과 노력을 절약할 수 있는지 깨닫도록 도와준다면 직원들은 준수할 가능성이 훨씬 더 높아질 것입니다. 팔의 도달?
• 모든 종이가 사라질 필요는 없습니다. 페이퍼리스로 전환할 때는 융통성을 발휘하고 직원의 요구 사항을 염두에 두어야 합니다. 예를 들어 누군가 사무실에서 생산성을 향상시키는 데 도움이 되는 키보드 단축키 치트 시트 또는 이와 유사한 것을 주기적으로 인쇄하는 데 익숙한 경우 방금 전에 추가한 새로운 기본 규칙을 위반하지 않고 자유롭게 인쇄할 수 있는 방법이 있는지 확인하십시오. 세트.

결론

캐비닛으로 가득 찬 사무실을 종이 없는 공간으로 바꾸는 것은 전환을 준비하기 위해 자금을 투자해야 할 뿐만 아니라 전체 직원에게 이것이 귀하의 비즈니스에 올바른 조치임을 확신시켜야 하기 때문에 엄청난 작업입니다. 그리고 모든 것을 클라우드로 마이그레이션해야 한다는 사실에 대해서도 이야기하지 말자. 이는 그 자체로 위업이다.

그러나 종이 없는 사무실은 효율성 향상, 비용 절감, 더 나은 조직 및 보안 강화와 같은 비즈니스에 상당한 이점을 가져올 수 있으므로 힘든 작업은 확실히 보상을 받을 수 있습니다. 또한 종이 없는 사무실 루틴을 채택하면 보다 지속 가능하고 책임 있는 비즈니스 관행에 기여할 수 있으며 이는 귀하, 귀하의 고객 및 우리 모두가 공유하는 환경 모두에게 이익이 됩니다.

홍수, 화재, 악성 소프트웨어 등 재난이 닥치면 모든 중요한 파일이 클라우드에 백업되므로 신속하게 복구하고 작업을 시작할 수 있습니다.

물론 새 시스템으로 전환한 후 사무실의 모든 것이 얼마나 더 좋아질 것인지 먼저 보여주고 모든 사람에게 보여주지 않고는 이 중 어느 것도 가능하지 않을 것입니다.