Od papierowego do elektronicznego: 7 kroków do cyfryzacji Twojej firmy

Środa rano. Na twoim biurku – mnóstwo niepodpisanych umów, faktur i próśb o płatny urlop góruje nad tobą jak prowizoryczny Mount Everest. Wzdychając głęboko, bierzesz duży łyk kawy i niechętnie zaczynasz dzień, żałując, że nie ma lepszego sposobu wykonywania pracy. Jeśli rozpoznajesz siebie w tym opisie, czas porzucić papierkową robotę i zdigitalizować swoje środowisko biurowe. Ale od czego w ogóle zacząć?

Dołącz do nas, gdy przyjrzymy się, co oznacza rezygnacja z papieru, jakie są korzyści z przeniesienia szafek na dokumenty do chmury, a także kilka praktycznych kroków, które pomogą Ci się tam dostać, zanim kolejny papierowy wieżowiec będzie miał szansę sprawić, że Twoje biurko do domu.

Czym jest biuro bez papieru?

W dzisiejszym zanieczyszczonym świecie firmy są zobowiązane do przejścia na ekologię, jeśli kiedykolwiek mają nadzieję dogadać się z rządami i uspokoić swoją świadomą ekologicznie bazę klientów. W ciągu ostatniej dekady doprowadziło to do dążenia do „przejścia na ekologię”, a firmy prześcigały się w wymyślaniu innowacyjnych sposobów optymalizacji procesu pracy i redukcji emisji dwutlenku węgla. Tendencja ta jednak często wydaje się przelatywać obok typowego środowiska biurowego, w którym każdego roku nadal zużywa się dosłownie tony papieru, zwłaszcza w miejscach takich jak firmy prawnicze lub księgowe.

W tym miejscu pojawia się idea biura bez papieru. Mówiąc prościej, miejsce pracy bez papieru to takie, które wykorzystuje technologię cyfrową, taką jak skanery, platformy do elektronicznego fakturowania i oprogramowanie do zarządzania dokumentami, w celu zmniejszenia lub całkowitego wyeliminowania zapotrzebowania na papier. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest na przykład konwersja tradycyjnych dokumentów papierowych na formaty cyfrowe, takie jak pliki PDF lub Word, i przechowywanie ich w formie elektronicznej, aby można je było natychmiast przywołać i zmodyfikować w razie potrzeby.

Biorąc to pod uwagę, cyfrowe przechowywanie całej dokumentacji ma wiele zalet, które wykraczają daleko poza kwestie ochrony środowiska. Przyjrzyjmy się teraz niektórym z nich.

Powody, dla których warto zrezygnować z papieru

Rezygnacja z papieru to jeden z najlepszych sposobów, aby Twoja firma działała jak luksusowy szwajcarski zegarek. Po prostu spójrz na poniższą listę i sprawdź, czy możesz się z nami zgodzić do końca:

• Większa wydajność: dokumenty cyfrowe można łatwo przeszukiwać i indeksować, co niezwykle ułatwia znajdowanie ważnych informacji. Zamiast więc godzinami przekopywać się przez szafy z aktami, pracownicy mogą łatwo znaleźć to, czego potrzebują, jednym kliknięciem, co znacznie poprawia szybkość i wydajność procesów biznesowych.
• Większa mobilność: Dostęp do dokumentów cyfrowych można uzyskać z dowolnego urządzenia i lokalizacji, umożliwiając pracownikom pracę zdalną, a nawet w podróży.
• Większa przestrzeń biurowa: po usunięciu ciężkich szaf na akta i drukarek masz teraz aż nadto miejsca na rzeczy, które naprawdę się liczą.
• Ogromne oszczędności kosztów: Biuro bez papieru może zaoszczędzić pieniądze, zmniejszając zapotrzebowanie na papier, atrament i inne materiały biurowe. Dodatkowo pozwala również zaoszczędzić na kosztach związanych z przechowywaniem i utrzymywaniem fizycznych dokumentów.
• Większe bezpieczeństwo: dokumenty cyfrowe można zabezpieczyć hasłem i zaszyfrować, zapewniając dodatkowy poziom bezpieczeństwa poufnych informacji biznesowych. Wycofując drukarki z biura, zwalniasz także hakerów z łatwego tylnego wejścia do wewnętrznych serwerów plików.
• Zwiększona współpraca: Dokumenty cyfrowe można łatwo udostępniać i wspólnie nad nimi pracować w czasie rzeczywistym, co ułatwia członkom zespołu wspólną pracę nad projektami.
• Korzyści dla środowiska: Rezygnacja z papieru może zmniejszyć wpływ firmy na środowisko poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na papier i inne zasoby, dlatego też biuro bez papieru jest bardziej zrównoważone w dłuższej perspektywie.
• Lepsza zgodność: dokumenty cyfrowe można łatwo śledzić, kontrolować i archiwizować, co ułatwia firmom przestrzeganie wymogów prawnych i regulacyjnych.
• Lepsza obsługa klienta: dokumenty cyfrowe są łatwo dostępne i udostępniane klientom, co może poprawić szybkość i jakość obsługi klienta. Oszczędzasz także swoim klientom więcej czasu i pieniędzy, co z kolei przekłada się na więcej recenzji, rekomendacji i ostatecznie więcej pracy dla Twojej firmy.
• Lepsze odzyskiwanie po awarii: dokumenty cyfrowe można łatwo tworzyć kopie zapasowe i przechowywać poza siedzibą firmy, co ułatwia odzyskiwanie po katastrofie, takiej jak pożar, powódź lub trzęsienie ziemi.

A to tylko zarysowanie, dlaczego potrzebujemy więcej biur bez papieru w naszym życiu. Jednak chociaż stworzenie środowiska biurowego bez papieru jest satysfakcjonujące, nie będzie to łatwe, zwłaszcza jeśli musisz przekonać inne osoby w swojej organizacji, które przez dziesięciolecia były przyzwyczajone do zajmowania się papierkową robotą.

Jak przejść bez papieru — przewodnik krok po kroku

Krok 1: Wszystko zaczyna się od Ciebie!

Zanim przejdziesz online do oprogramowania sklepu wystawowego i profesjonalnych skanerów, pierwszym krokiem do biura bez papieru jest prawdziwa wiara w przyczynę. Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem, czy nawet dyrektorem generalnym, musisz tak mocno wierzyć w korzyści płynące z odejścia od papieru, że inni wokół ciebie nie będą mieli innego wyboru, jak tylko podzielić się twoimi odczuciami. Nie będziemy kłamać – czeka Cię dużo pracy, ale dopóki jasno widzisz cel końcowy i dajesz przykład, w dłuższej perspektywie powinieneś zobaczyć ogromną poprawę.

Krok 2: Zidentyfikuj ważne dokumenty

Gdy już jesteś zdecydowany, że cały ten papier musi zniknąć, następnym kluczowym krokiem jest określenie, które dokumenty są najważniejsze i najczęściej używane w Twojej firmie. Typowe przykłady obejmują umowy, faktury i inne rodzaje dokumentów prawnych, ale będzie to głównie zależeć od rodzaju sektora, w którym działasz.

Po zidentyfikowaniu tych dokumentów należy jak najszybciej przekonwertować je na pliki PDF z możliwością pełnego przeszukiwania, aby można było łatwo uzyskać do nich dostęp i udostępniać je elektronicznie. Oczywiście jest rzeczą oczywistą, że oprócz nadania priorytetu digitalizacji dokumentów zaraz po ich otrzymaniu, należy również powoli nadrabiać zaległości, aby ograniczyć do minimum ślad papierowy. Ale żeby to zrobić, trzeba też…

Krok 3: Zainwestuj w oprogramowanie i sprzęt do skanowania

Zainwestuj w wysokiej jakości skaner, który może konwertować dokumenty papierowe na formaty cyfrowe. Umożliwi to digitalizację ważnych dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej.

Następną ważną rzeczą na liście jest znalezienie dobrego oprogramowania do zarządzania dokumentami, które pomoże Ci organizować i zarządzać dokumentami cyfrowymi, a także wszechstronnego edytora PDF, który umożliwi edycję zeskanowanych dokumentów w prawie każdy sposób, jaki możesz sobie wyobrazić .

Większość programów do edycji plików PDF zawiera również przydatne wbudowane narzędzia, takie jak możliwość cyfrowego wypełniania i podpisywania dokumentów, kompresowania ich, aby zajmowały mniej miejsca, oraz konwertowania ich do innych popularnych formatów plików, takich jak Microsoft Word lub Excel.

Jeśli pozwala na to budżet, rozważ również zakup usługi podpisu elektronicznego, która ułatwi transakcje biznesowe, umożliwiając pracownikom i klientom cyfrowe podpisywanie dokumentów, a także aplikację do śledzenia wydatków, która pozwoli ograniczyć niepotrzebne wydatki biznesowe.

Na koniec zajrzyj do bezpłatnych aplikacji, takich jak Trello lub Google Keep, aby tworzyć uporządkowane listy notatek i zadań bez konieczności polegania na setkach mylących karteczek samoprzylepnych.

Krok 4: Przejście na przechowywanie w chmurze

W dzisiejszych czasach oferty przechowywania w chmurze prawie codziennie padają. Możesz nawet skorzystać z bezpłatnych opcji, takich jak Dysk Google, Microsoft OneDrive lub Dropbox, ale pamiętaj, że prawdopodobnie szybko przerośniesz oferowaną przestrzeń. Mając platformę opartą na chmurze na wyciągnięcie ręki, pracownicy nie tylko uzyskają dostęp do bogatych opcji współpracy oraz szybko znajdą i edytują pliki z dowolnego urządzenia lub lokalizacji, ale także otrzymają kopię zapasową wszystkich ważnych dokumentów, które być w stanie szybko przywrócić, jeśli coś złego stanie się z plikami na twoim wewnętrznym serwerze.

Zanim jednak przejdziesz w pełni na technologię cyfrową i zniszczysz cały ten papier, dokładnie sprawdź w lokalnych przepisach, czy niektóre dokumenty muszą być w formacie papierowym ze względu na zgodność z przepisami, czy też wystarczy kopia w chmurze.

Krok 5: Zachęcaj do komunikacji cyfrowej

Zachęcaj pracowników do komunikowania się drogą elektroniczną zamiast dokumentów papierowych. Można to osiągnąć za pomocą poczty e-mail, komunikatorów internetowych, oprogramowania do wideokonferencji, a nawet usługi cyfrowych wizytówek, która umożliwiłaby im udostępnianie swoich kart klientom za pomocą kodów QR, wiadomości tekstowych lub podpisów e-mail.

Kolejną rzeczą, którą możesz zrobić, to przejść na wyciągi elektroniczne. Może to oznaczać ograniczenie poczty przychodzącej z urzędów pocztowych, rezygnację z papierowych faktur na rzecz kopii do pobrania i naleganie, aby banki wystawiały wyłącznie wyciągi cyfrowe.

Krok #6: Skonfiguruj nowe podstawowe zasady w biurze

Edukacja pracowników w zakresie nowych narzędzi i procesów cyfrowych, takich jak skanowanie, podpisy elektroniczne i oprogramowanie do zarządzania dokumentami, często może być trudnym zadaniem. Dlatego będziesz musiał również przejrzeć swoje obecne zasady i procedury oraz opracować pisemne wytyczne, aby usprawnić przejście na papier.

Gdy skończysz, upewnij się, że Twoi pracownicy są świadomi zmian i rozumieją korzyści płynące z rezygnacji z papieru. Oto kilka pomysłów na początek:

• Usuń wszystkie drukarki i kserokopiarki z lokalu. Dopóki dostęp do tych urządzeń będzie łatwy, ludzie będą z nich korzystać. Jednak zastąpienie ich scentralizowanymi drukarkami sieciowymi w wyznaczonych miejscach w biurze, wprowadzenie silnych haseł i ograniczenie dozwolonych zakupów atramentu i tonera tylko do tych zatwierdzonych urządzeń znacznie zmniejszy ślad papieru.
• Wyznacz cele dla każdego działu w Twojej firmie. Wymyśl praktyczne i wymierne sposoby przejścia działów na różne platformy elektroniczne i ustaw nagrody, aby cele były bardziej pożądane. Wyznacz także pewne terminy i realistyczne cele, na przykład zmniejszenie ilości dokumentów o 30% do tego samego czasu w przyszłym roku.
• Jak najszybciej rozpocznij digitalizację plików (i odpowiednio je skataloguj). Zamiast nadrabiać zaległości, zacznij skanować dokumenty, gdy tylko się pojawią, aby później zaoszczędzić czas i umożliwić ich przeszukiwanie od samego początku za pomocą edytora PDF obsługującego OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Powinieneś także pomyśleć o logicznym systemie nazewnictwa plików, zamiast po prostu wrzucać wszystkie pliki PDF do jednego folderu i nazywać to dniem.
• Poświęć trochę czasu, aby jasno wyjaśnić korzyści wynikające z rezygnacji z papieru. Jeśli pomożesz swoim pracownikom uświadomić sobie, ile czasu i wysiłku mogliby zaoszczędzić, gdyby dokonali zmiany, znacznie bardziej byliby skłonni do przestrzegania przepisów – w końcu kto chce wrócić do domu wyczerpany z pracy, jeśli w pobliżu jest znacznie lepsza alternatywa zasięgu ręki?
• Nie cały papier musi zniknąć. Odchodząc od papieru, musisz być elastyczny i pamiętać o potrzebach swoich pracowników. Na przykład, jeśli ktoś jest przyzwyczajony do okresowego drukowania ściągawki ze skrótami klawiaturowymi lub czegoś podobnego, co pomaga poprawić jego produktywność w biurze, upewnij się, że nadal ma sposób, aby to zrobić swobodnie, bez naruszania nowych podstawowych zasad, które właśnie wprowadziłeś ustawić.

Dolna linia

Przekształcenie biura wypełnionego szafkami w przestrzeń bez papieru to ogromne przedsięwzięcie, ponieważ będziesz musiał nie tylko zainwestować fundusze, aby przygotować się do przejścia, ale także przekonać cały personel, że jest to właściwe posunięcie dla Twojej firmy. I nie mówmy nawet o tym, że będziesz musiał przenieść wszystko do chmury, co jest wyczynem samym w sobie.

Jednak ciężka praca z pewnością może się opłacić, ponieważ biuro bez papieru może przynieść Twojej firmie znaczące korzyści, takie jak lepsza wydajność, oszczędności, lepsza organizacja i większe bezpieczeństwo. Ponadto przyjęcie rutynowych procedur biurowych bez papieru może również przyczynić się do bardziej zrównoważonych i odpowiedzialnych praktyk biznesowych, co jest korzystne dla wszystkich – Ciebie, Twoich klientów i środowiska, które wszyscy dzielimy.

A kiedy w końcu nastąpi katastrofa, czy to powódź, pożar, czy złośliwe oprogramowanie, będziesz mógł szybko odzyskać siły i zacząć działać, ponieważ kopie zapasowe wszystkich ważnych plików zostaną zapisane w chmurze.

Oczywiście nic z tego nie byłoby możliwe, gdybyś nie wykonał pierwszego kroku i nie pokazał wszystkim, jak lepiej wszystko będzie działać w biurze po przejściu na nowy system.