Du papier au sans papier : 7 étapes pour numériser votre entreprise

Mercredi matin. Sur votre bureau - une multitude de contrats non signés, de factures et de demandes de congés payés qui vous surplombent comme un mont Everest improvisé. En poussant un profond soupir, vous prenez une grande gorgée de café et commencez à contrecœur votre journée, souhaitant qu'il y ait une meilleure façon de faire votre travail. Si vous vous reconnaissez dans cette description, il est temps d'abandonner la paperasse et de numériser votre environnement de bureau. Mais par où commencer ?

Rejoignez-nous alors que nous examinons ce que signifie passer sans papier, quels sont les avantages de déplacer vos classeurs vers le cloud, ainsi que plusieurs étapes concrètes pour vous aider à y parvenir avant qu'un autre gratte-ciel de papier n'ait la chance de faire votre bureau à la maison.

Qu'est-ce qu'un bureau sans papier ?

Dans le monde pollué d'aujourd'hui, les entreprises sont pratiquement tenues de passer au vert si elles espèrent un jour s'entendre avec les gouvernements et apaiser leur clientèle soucieuse de l'environnement. Au cours de la dernière décennie, cela a conduit à la poussée vers le « passage au vert », les entreprises se faisant concurrence pour trouver des moyens innovants d'optimiser leur processus de travail et de réduire les émissions de carbone. Cette tendance, cependant, semble souvent dépasser l'environnement de bureau typique, où des tonnes de papier sont encore utilisées chaque année, en particulier dans des endroits comme les cabinets d'avocats ou de comptabilité.

C'est là que l'idée d'un bureau sans papier entre en jeu. En termes simples, un lieu de travail sans papier est un lieu qui utilise la technologie numérique, comme les scanners, les plateformes de facturation électronique et les logiciels de gestion de documents, pour réduire ou éliminer complètement le besoin de papier. Une façon d'atteindre cet objectif, par exemple, consiste à convertir des documents papier traditionnels en formats numériques, tels que des fichiers PDF ou Word, et à les stocker électroniquement afin qu'ils puissent être instantanément rappelés et modifiés si nécessaire.

Cela étant dit, le stockage numérique de toute votre documentation présente de nombreux avantages qui vont bien au-delà des préoccupations environnementales. Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux maintenant.

Raisons d'aller sans papier

La dématérialisation est l'un des meilleurs moyens de faire fonctionner votre entreprise comme une montre suisse de luxe. Jetez simplement un œil à la liste ci-dessous et voyez si vous pouvez être d'accord avec nous à la fin :

• Efficacité accrue : Les documents numériques peuvent être facilement recherchés et indexés, ce qui facilite incroyablement la recherche d'informations importantes. Ainsi, au lieu de fouiller dans les classeurs pendant des heures, les employés peuvent facilement trouver ce dont ils ont besoin en un clic, améliorant ainsi considérablement la vitesse et l'efficacité des processus métier.
• Mobilité améliorée : les documents numériques sont accessibles à partir de pratiquement n'importe quel appareil et de n'importe quel endroit, ce qui permet aux employés de travailler à distance ou même en déplacement.
• Espace de bureau plus grand : Avec les classeurs lourds et les systèmes d'impression à l'écart, vous avez maintenant plus qu'assez d'espace pour les choses qui comptent vraiment.
• D'énormes économies : Un bureau sans papier peut économiser de l'argent en réduisant le besoin de papier, d'encre et d'autres fournitures de bureau. En outre, il peut également économiser sur les coûts associés au stockage et à la maintenance des documents physiques.
• Sécurité améliorée : Les documents numériques peuvent être protégés par un mot de passe et cryptés, offrant un niveau de sécurité supplémentaire pour les informations commerciales sensibles. En supprimant progressivement les imprimantes de votre bureau, vous soulagez également les pirates d'une porte dérobée facile dans vos serveurs de fichiers internes.
• Collaboration accrue : les documents numériques peuvent être facilement partagés et faire l'objet d'une collaboration en temps réel, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler plus facilement ensemble sur des projets.
• Avantages pour l'environnement : la dématérialisation peut réduire l'impact environnemental d'une entreprise en réduisant le besoin de papier et d'autres ressources, ce qui explique également pourquoi un bureau sans papier est plus durable à long terme.
• Meilleure conformité : les documents numériques peuvent être facilement suivis, audités et archivés, ce qui permet aux entreprises de se conformer plus facilement aux exigences légales et réglementaires.
• Meilleur service client : les documents numériques peuvent être facilement consultés et partagés avec les clients, ce qui peut améliorer la rapidité et la qualité du service client. Vous économisez également plus de temps et d'argent à vos clients, ce qui se traduit par plus d'avis, de références et, finalement, plus de travail pour votre entreprise.
• Meilleure reprise après sinistre : les documents numériques peuvent être facilement sauvegardés et stockés hors site, ce qui facilite la reprise après un sinistre tel qu'un incendie, une inondation ou un tremblement de terre.

Et cela ne fait qu'effleurer la raison pour laquelle nous avons besoin de plus de bureaux sans papier dans nos vies. Cependant, aussi gratifiant que soit la création d'un environnement de bureau sans papier, cela ne se fera pas facilement, surtout si vous devez convaincre d'autres personnes de votre organisation qui ont l'habitude de gérer la paperasse depuis des décennies.

Comment passer au sans papier - Un guide étape par étape

Étape #1 : Tout commence avec vous !

Avant de vous lancer en ligne vers un logiciel de vitrine et des scanners de qualité professionnelle, la toute première étape vers un bureau sans papier est de croire vraiment en la cause. Que vous soyez un chef d'équipe, un manager ou même le PDG, vous devez tellement croire aux avantages de la dématérialisation que les autres autour de vous n'auront d'autre choix que de partager votre sentiment. Nous ne mentirons pas - il y aura beaucoup de travail devant vous, mais tant que vous voyez clairement l'objectif final et que vous donnez l'exemple, vous devriez voir des améliorations massives à long terme.

Étape 2 : Identifiez les documents importants

Une fois que vous êtes catégorique sur le fait que tout ce papier doit disparaître, la prochaine étape cruciale consiste à identifier les documents les plus importants et les plus fréquemment utilisés pour votre entreprise. Les exemples courants incluent les contrats, les factures et d'autres types de documents juridiques, mais cela dépendra principalement du type de secteur dans lequel vous opérez.

Une fois que vous avez identifié ces documents, envisagez de les convertir en fichiers PDF entièrement interrogeables dès que possible afin qu'ils puissent être facilement accessibles et partagés par voie électronique. Bien sûr, il va sans dire qu'en plus de prioriser la numérisation des documents dès leur arrivée, vous devez également travailler lentement sur votre backlog pour réduire au minimum la trace papier. Mais pour cela, il faudrait aussi…

Étape 3 : Investissez dans un logiciel et un équipement de numérisation

Investissez dans un scanner de haute qualité capable de convertir des documents papier en formats numériques. Cela vous permettra de numériser vos documents importants et de les stocker électroniquement.

La prochaine grande chose sur la liste est de trouver un bon logiciel de gestion de documents pour vous aider à organiser et gérer vos documents numériques, ainsi qu'un éditeur PDF complet qui vous permettrait de modifier les documents numérisés de presque toutes les manières que vous pouvez imaginer. .

La plupart des logiciels d'édition de PDF incluent également des outils intégrés pratiques, tels que la possibilité de remplir et de signer des documents numériquement, de les compresser afin qu'ils prennent moins de place et de les convertir en d'autres formats de fichiers populaires, tels que Microsoft Word ou Excel.

Si le budget le permet, envisagez également de faire des folies pour un service de signature électronique, qui facilitera les transactions commerciales en permettant aux employés et aux clients de signer des documents numériquement, ainsi que pour une application de suivi des dépenses afin de limiter les dépenses professionnelles inutiles.

Enfin, recherchez des applications gratuites, telles que Trello ou Google Keep, afin de créer des listes organisées de notes et de tâches sans avoir à vous fier à des centaines de notes autocollantes déroutantes.

Étape 4 : Transition vers le stockage basé sur le cloud

Ces jours-ci, les offres de stockage dans le cloud pleuvent à peu près quotidiennement. Vous pouvez même profiter d'options gratuites, telles que Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox, mais gardez à l'esprit que vous allez probablement rapidement dépasser l'espace offert. En ayant une plate-forme basée sur le cloud à portée de main, non seulement les employés auront accès à de riches options de collaboration et trouveront et modifieront des fichiers rapidement et à partir de n'importe quel appareil ou emplacement, mais vous aurez également une copie de sauvegarde de tous leurs documents importants que vous auriez être en mesure de restaurer rapidement en cas de problème les fichiers sur votre serveur interne.

Cependant, avant de passer au numérique et de déchiqueter tout ce papier, vérifiez auprès de la législation locale si certains des documents doivent être au format papier à des fins de conformité réglementaire ou si une copie basée sur le cloud suffit.

Étape #5 : Encouragez la communication numérique

Encouragez les employés à communiquer par voie électronique plutôt qu'au moyen de documents papier. Cela peut être réalisé en utilisant le courrier électronique, la messagerie instantanée, un logiciel de vidéoconférence ou même un service de carte de visite numérique, ce qui leur permettrait de partager leurs cartes avec les clients via des codes QR, des SMS ou des signatures de courrier électronique.

Une autre chose que vous pouvez faire est de passer aux relevés sans papier. Cela pourrait signifier limiter le courrier postal entrant, abandonner les factures papier au profit de copies téléchargeables et insister pour que les banques n'émettent que des relevés numériques.

Étape 6 : Établissez de nouvelles règles de base au bureau

Former les employés aux nouveaux outils et processus numériques, tels que la numérisation, les signatures électroniques et les logiciels de gestion de documents, peut souvent être une tâche difficile. C'est pourquoi vous devrez également revoir vos politiques et procédures actuelles et élaborer des directives écrites afin de faciliter la transition sans papier.

Une fois que vous avez terminé, assurez-vous que vos employés sont au courant des changements et comprennent les avantages de la dématérialisation. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:

• Retirez toutes les imprimantes et photocopieuses des locaux. Tant que ces appareils seront facilement accessibles, les gens continueront à les utiliser. Cependant, les remplacer par des imprimantes réseau centralisées dans des endroits dédiés du bureau, mettre en place des mots de passe forts et limiter les achats d'encre et de toner autorisés uniquement à ces appareils approuvés réduira considérablement la trace papier.
• Fixez des objectifs pour chaque département de votre entreprise. Trouvez des moyens concrets et mesurables pour les départements de passer à diverses plateformes électroniques et mettez en place des récompenses pour rendre les objectifs plus souhaitables. Fixez-vous également des délais et des objectifs réalistes, par exemple en réduisant les traces écrites de 30 % d'ici la même période l'année prochaine.
• Commencez à numériser les fichiers dès que vous le pouvez (et cataloguez-les de manière appropriée). Au lieu de rattraper votre retard, commencez à numériser les documents dès qu'ils arrivent pour gagner du temps plus tard et rendez-les consultables dès le départ en utilisant un éditeur PDF prenant en charge l'OCR (reconnaissance optique des caractères). Vous devriez également penser à un système de nommage logique des fichiers, au lieu de simplement vider tous les fichiers PDF dans un seul dossier et de l'appeler un jour.
• Prenez le temps d'expliquer clairement les avantages de la dématérialisation. Si vous aidez vos employés à réaliser combien de temps et d'efforts ils pourraient économiser s'ils effectuaient le changement, ils seraient beaucoup plus susceptibles de s'y conformer - après tout, qui veut rentrer à la maison épuisé par le travail s'il existe une bien meilleure alternative juste à l'intérieur portée de bras?
• Tous les papiers ne doivent pas disparaître. Lorsque vous passez à la dématérialisation, vous devez être flexible et garder à l'esprit les besoins de vos employés. Par exemple, si quelqu'un a l'habitude d'imprimer périodiquement une feuille de raccourcis clavier ou quelque chose de similaire qui aide à améliorer sa productivité au bureau, assurez-vous qu'il a toujours un moyen de le faire librement sans enfreindre les nouvelles règles de base que vous venez de ensemble.

L'essentiel

Transformer un bureau rempli d'armoires en un espace sans papier est une entreprise colossale, car vous devrez non seulement investir des fonds pour préparer la transition, mais également convaincre l'ensemble de votre personnel que c'est la bonne décision pour votre entreprise. Et ne parlons même pas du fait que vous devrez tout migrer vers le cloud, ce qui est un exploit en soi.

Pourtant, le travail acharné peut certainement porter ses fruits, car un bureau sans papier peut apporter des avantages significatifs à votre entreprise, tels qu'une efficacité améliorée, des économies de coûts, une meilleure organisation et une sécurité accrue. De plus, l'adoption d'une routine de bureau sans papier peut également contribuer à des pratiques commerciales plus durables et responsables, ce qui est une victoire pour tout le monde - vous, vos clients et l'environnement que nous partageons tous.

Et en cas de catastrophe, qu'il s'agisse d'une inondation, d'un incendie ou d'un logiciel malveillant, vous serez en mesure de récupérer rapidement et d'être opérationnel puisque tous vos fichiers importants seront sauvegardés dans le cloud.

Bien sûr, rien de tout cela ne serait possible sans que vous fassiez le premier pas et que vous montriez à tout le monde à quel point tout ira mieux au bureau une fois que vous passerez au nouveau système.