От бумаги к безбумажному: 7 шагов к оцифровке вашего бизнеса

Утро среды. На вашем столе — множество неподписанных контрактов, счетов-фактур и заявлений об оплачиваемом отпуске, возвышающихся над вами, как импровизированная гора Эверест. Глубоко вздохнув, вы делаете большой глоток кофе и неохотно начинаете свой день, желая найти лучший способ выполнить свою работу. Если вы узнали себя в этом описании, значит, пришло время отказаться от бумажной работы и оцифровать офисную среду. Но с чего начать?

Присоединяйтесь к нам, чтобы узнать, что значит отказаться от бумаги, каковы преимущества переноса ваших картотек в облако, а также несколько практических шагов, которые помогут вам сделать это до того, как еще один бумажный небоскреб получит шанс сделать вашу жизнь лучше. письменный стол дома.

Что такое безбумажный офис?

В сегодняшнем загрязненном мире предприятия в значительной степени обязаны стать экологичными, если они когда-либо надеются поладить с правительствами и успокоить свою экологически сознательную клиентскую базу. В последнее десятилетие или около того это привело к тому, что компании стали соперничать друг с другом в поиске инновационных способов оптимизации своего рабочего процесса и сокращения выбросов углерода. Однако эта тенденция часто выходит за рамки типичной офисной среды, где каждый год по-прежнему используются буквально тонны бумаги, особенно в таких местах, как юридические или бухгалтерские фирмы.

Именно здесь в игру вступает идея безбумажного офиса. Проще говоря, безбумажное рабочее место — это рабочее место, использующее цифровые технологии, такие как сканеры, электронные платформы для выставления счетов и программное обеспечение для управления документами, чтобы уменьшить или полностью исключить потребность в бумаге. Одним из способов достижения этой цели, например, является преобразование традиционных бумажных документов в цифровые форматы, такие как файлы PDF или Word, и их хранение в электронном виде, чтобы их можно было мгновенно вызывать и изменять при необходимости.

При этом хранение всей вашей документации в цифровом виде дает много преимуществ, выходящих далеко за рамки экологических проблем. Давайте сейчас посмотрим на некоторые из них.

Причины отказаться от бумаги

Переход на безбумажную документацию — один из лучших способов заставить ваш бизнес работать как роскошные швейцарские часы. Просто взгляните на список ниже и посмотрите, сможете ли вы согласиться с нами к концу:

• Повышенная эффективность: в цифровых документах можно легко искать и индексировать, что упрощает поиск важной информации. Таким образом, вместо того, чтобы часами копаться в картотеках, сотрудники могут легко найти то, что им нужно, одним нажатием кнопки, что значительно повышает скорость и эффективность бизнес-процессов.
• Улучшенная мобильность: доступ к цифровым документам возможен практически с любого устройства и из любого места, что позволяет сотрудникам работать удаленно или даже в пути.
• Больше офисного пространства. Убрав тяжелые картотечные шкафы и принтеры, у вас теперь более чем достаточно места для действительно важных вещей.
• Огромная экономия средств: безбумажный офис может сэкономить деньги за счет сокращения потребности в бумаге, чернилах и других канцелярских принадлежностях. Кроме того, это также может сэкономить на расходах, связанных с хранением и обслуживанием физических документов.
• Улучшенная безопасность. Цифровые документы могут быть защищены паролем и зашифрованы, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности конфиденциальной деловой информации. Поэтапно отказываясь от принтеров в вашем офисе, вы также избавляете хакеров от простого лазейки в ваши внутренние файловые серверы.
• Улучшение совместной работы: цифровыми документами можно легко обмениваться и совместно работать над ними в режиме реального времени, что упрощает совместную работу членов команды над проектами.
• Преимущества для окружающей среды: переход на безбумажный бизнес может снизить воздействие бизнеса на окружающую среду за счет уменьшения потребности в бумаге и других ресурсах, поэтому безбумажный офис более устойчив в долгосрочной перспективе.
• Лучшее соответствие требованиям. Цифровые документы можно легко отслеживать, проверять и архивировать, что упрощает для компаний соблюдение законодательных и нормативных требований.
• Улучшение обслуживания клиентов: можно легко получить доступ к цифровым документам и поделиться ими с клиентами, что может повысить скорость и качество обслуживания клиентов. Вы также экономите своим клиентам больше времени и денег, что, в свою очередь, приводит к большему количеству отзывов, рекомендаций и, в конечном итоге, к большему количеству работы для вашего бизнеса.
• Улучшенное аварийное восстановление. Цифровые документы можно легко создавать резервные копии и хранить вне офиса, что упрощает восстановление после стихийного бедствия, такого как пожар, наводнение или землетрясение.

И это только малая часть того, почему нам нужно больше безбумажных офисов в нашей жизни. Однако, каким бы полезным ни было создание безбумажной офисной среды, это не будет легко, особенно если вам нужно убедить других людей в вашей организации, которые десятилетиями кряду имели дело с бумажной работой.

Как стать безбумажным — пошаговое руководство

Шаг №1: Все начинается с тебя!

Прежде чем отправиться в онлайн-магазин с программным обеспечением для витрин и профессиональными сканерами, самым первым шагом к безбумажному офису является искренняя вера в дело. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы, менеджером или даже генеральным директором, вы должны настолько твердо верить в преимущества перехода на безбумажные документы, чтобы у окружающих не было другого выбора, кроме как разделить ваше мнение. Мы не будем лгать — впереди вас ждет много работы, но если вы ясно видите конечную цель и подаете пример, вы должны увидеть значительные улучшения в долгосрочной перспективе.

Шаг № 2: определите важные документы

После того, как вы твердо уверены в том, что вся эта бумага должна быть убрана, следующим важным шагом будет определение наиболее важных и часто используемых документов для вашего бизнеса. Общие примеры включают контракты, счета-фактуры и другие типы юридических документов, но это в основном будет зависеть от типа сектора, в котором вы работаете.

После того, как вы идентифицировали эти документы, подумайте о том, чтобы как можно скорее преобразовать их в PDF-файлы с возможностью поиска, чтобы к ним можно было легко получить доступ и поделиться ими в электронном виде. Конечно, само собой разумеется, что в дополнение к приоритету оцифровки документов, как только они поступят, вы также должны медленно работать над своим отставанием, чтобы свести бумажный след к минимуму. Но для этого вам также потребуется…

Шаг № 3: Инвестируйте в программное обеспечение и оборудование для сканирования

Инвестируйте в высококачественный сканер, который может преобразовывать бумажные документы в цифровые форматы. Это позволит вам оцифровывать важные документы и хранить их в электронном виде.

Следующим важным пунктом в списке является поиск хорошего программного обеспечения для управления документами, которое поможет вам организовывать и управлять цифровыми документами, а также всестороннего редактора PDF, который позволит вам редактировать отсканированные документы практически любым способом, который вы можете себе представить. .

Большинство программ для редактирования PDF-файлов также включают в себя удобные встроенные инструменты, такие как возможность заполнять и подписывать документы в цифровом виде, сжимать их, чтобы они занимали меньше места, и преобразовывать их в другие популярные форматы файлов, такие как Microsoft Word или Excel.

Если позволяет бюджет, подумайте также о том, чтобы потратиться на услугу электронной подписи, которая облегчит деловые операции, позволяя сотрудникам и клиентам подписывать документы в цифровом виде, а также на приложение для отслеживания расходов, чтобы ограничить ненужные бизнес-расходы.

Наконец, обратите внимание на бесплатные приложения, такие как Trello или Google Keep, чтобы создавать упорядоченные списки заметок и задач, не полагаясь на сотни запутанных заметок.

Шаг № 4. Переход к облачному хранилищу

В наши дни предложения облачных хранилищ сыплются ежедневно. Вы даже можете воспользоваться бесплатными вариантами, такими как Google Drive, Microsoft OneDrive или Dropbox, хотя имейте в виду, что вы, вероятно, быстро перерастете предлагаемое пространство. Имея под рукой облачную платформу, сотрудники не только получат доступ к богатым возможностям совместной работы и быстрому поиску и редактированию файлов с любого устройства и из любого места, но также у вас будет резервная копия всех их важных документов, которые вы бы быть в состоянии быстро восстановить, если что-то плохое случится с файлами на вашем внутреннем сервере.

Однако, прежде чем полностью перейти на цифровой формат и уничтожить всю эту бумагу, еще раз проверьте в соответствии с местным законодательством, должны ли некоторые документы быть в бумажном формате в целях соблюдения нормативных требований или достаточно облачной копии.

Шаг № 5. Поощряйте цифровое общение

Поощряйте сотрудников общаться в электронном виде, а не через бумажные документы. Это может быть достигнуто с помощью электронной почты, обмена мгновенными сообщениями, программного обеспечения для видеоконференций или даже службы цифровых визитных карточек, которая позволит им делиться своими карточками с клиентами с помощью QR-кодов, текстовых сообщений или подписей электронной почты.

Еще одна вещь, которую вы можете сделать, это перейти к безбумажным заявлениям. Это может означать ограничение входящей почтовой корреспонденции, отказ от бумажных счетов-фактур в пользу загружаемых копий и требование о том, чтобы банки выдавали только цифровые выписки.

Шаг № 6: Установите новые основные правила в офисе

Обучение сотрудников новым цифровым инструментам и процессам, таким как сканирование, электронные подписи и программное обеспечение для управления документами, часто может быть сложной задачей. Вот почему вам также придется пересмотреть свои текущие политики и процедуры и разработать письменные инструкции, чтобы сгладить безбумажный переход.

Когда вы закончите, убедитесь, что ваши сотрудники знают об изменениях и понимают преимущества перехода на безбумажные документы. Вот несколько идей для начала:

• Уберите из помещения все принтеры и копировальные аппараты. Пока эти устройства легко доступны, люди будут продолжать их использовать. Однако замена их централизованными сетевыми принтерами в выделенных местах по всему офису, установка надежных паролей и ограничение разрешенных покупок чернил и тонера только этими одобренными устройствами значительно сократит бумажный след.
• Установите цели для каждого отдела в вашей компании. Придумайте действенные и измеримые способы перехода отделов на различные электронные платформы и назначьте вознаграждения, чтобы сделать цели более желательными. Кроме того, установите некоторые сроки и реалистичные цели, например, сокращение бумажных следов на 30% к тому же времени в следующем году.
• Как можно скорее начните оцифровывать файлы (и каталогизируйте их соответствующим образом). Вместо того, чтобы наверстывать упущенное, начните сканировать документы, как только они поступят, чтобы впоследствии сэкономить время и сделать их доступными для поиска с самого начала с помощью редактора PDF, поддерживающего OCR (оптическое распознавание символов). Вы также должны подумать о логической системе именования файлов, вместо того, чтобы просто сбрасывать все PDF-файлы в одну папку и заканчивать работу.
• Найдите время, чтобы четко объяснить преимущества безбумажной работы. Если вы поможете своим сотрудникам понять, сколько времени и усилий они могли бы сэкономить, если бы сделали переход, они с гораздо большей вероятностью согласятся — в конце концов, кто хочет вернуться домой опустошенным после работы, если рядом есть гораздо лучшая альтернатива? досягаемости руки?
• Не вся бумага должна исчезнуть. Переходя на безбумажную документацию, вы должны быть гибкими и помнить о потребностях ваших сотрудников. Например, если кто-то привык периодически распечатывать шпаргалку по сочетаниям клавиш или что-то подобное, что помогает повысить его производительность в офисе, убедитесь, что у него все еще есть способ сделать это свободно, не нарушая новых основных правил, которые вы только что набор.

Нижняя линия

Превращение заполненного шкафами офиса в безбумажное пространство — это масштабная задача, поскольку вам придется не только инвестировать средства в подготовку к переходу, но и убедить весь свой персонал в том, что это правильный шаг для вашего бизнеса. И не будем даже говорить о том, что вам придется все мигрировать в облако, что само по себе является подвигом.

Тем не менее, тяжелая работа определенно может окупиться, поскольку безбумажный офис может принести вашему бизнесу значительные преимущества, такие как повышение эффективности, экономия средств, лучшая организация и повышенная безопасность. Кроме того, внедрение безбумажной офисной рутины также может способствовать более устойчивой и ответственной деловой практике, что является выигрышем для всех — вас, ваших клиентов и окружающей среды, которую мы все разделяем.

И когда в конечном итоге произойдет бедствие, будь то наводнение, пожар или вредоносное программное обеспечение, вы сможете быстро восстановиться и приступить к работе, поскольку резервные копии всех ваших важных файлов будут сохранены в облаке.

Конечно, все это было бы невозможно, если бы вы не сделали первый шаг и не показали всем, насколько лучше все станет в офисе после перехода на новую систему.