จากกระดาษสู่ไร้กระดาษ: 7 ขั้นตอนในการทำให้ธุรกิจของคุณเป็นดิจิทัล

เช้าวันพุธ. บนโต๊ะทำงานของคุณ – สัญญาที่ไม่ได้ลงนาม ใบแจ้งหนี้ และคำขอลางานแบบชำระเงินจำนวนมากที่ลอยอยู่เหนือคุณเหมือนภูเขาเอเวอเรสต์ชั่วคราว ถอนหายใจลึก ๆ จิบกาแฟอึกใหญ่และเริ่มวันใหม่อย่างไม่เต็มใจ โดยหวังว่าจะมีวิธีที่ดีกว่าในการทำงานของคุณ หากคุณรู้จักตัวเองในคำอธิบายนี้ ก็ถึงเวลาทิ้งงานเอกสารและเปลี่ยนสภาพแวดล้อมสำนักงานของคุณให้เป็นดิจิทัล แต่คุณจะเริ่มต้นที่ไหน

เข้าร่วมกับเราเพื่อดูความหมายของการไร้กระดาษ ประโยชน์ของการย้ายตู้เก็บเอกสารของคุณไปยังระบบคลาวด์คืออะไร รวมถึงขั้นตอนต่างๆ ที่ดำเนินการได้เพื่อช่วยให้คุณไปถึงจุดนั้นก่อนที่ตึกระฟ้ากระดาษอื่นจะมีโอกาสทำให้คุณ โต๊ะทำงานที่บ้าน

สำนักงานไร้กระดาษคืออะไร?

ในโลกที่เต็มไปด้วยมลพิษทุกวันนี้ ธุรกิจจำเป็นต้องเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมเป็นอย่างมาก หากพวกเขาหวังว่าจะเข้ากับรัฐบาลและเอาใจฐานลูกค้าที่ใส่ใจสิ่งแวดล้อม ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาสิ่งนี้นำไปสู่การผลักดันให้ "ไปสีเขียว" โดย บริษัท ต่าง ๆ ต่างแข่งกันหาวิธีใหม่ ๆ เพื่อปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสมและลดการปล่อยก๊าซคาร์บอน อย่างไรก็ตาม แนวโน้มนี้ดูเหมือนจะบินเลยผ่านสภาพแวดล้อมในสำนักงานโดยทั่วไปไปแล้ว ซึ่งในแต่ละปียังคงใช้กระดาษเป็นตันๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานที่ต่างๆ เช่น สำนักงานกฎหมายหรือสำนักงานบัญชี

นี่คือที่มาของแนวคิดเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ พูดง่ายๆ ก็คือ สถานที่ทำงานไร้กระดาษคือสถานที่ที่ใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เช่น สแกนเนอร์ แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ และซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร เพื่อลดหรือกำจัดความต้องการกระดาษโดยสิ้นเชิง วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการแปลงเอกสารกระดาษแบบดั้งเดิมเป็นรูปแบบดิจิทัล เช่น ไฟล์ PDF หรือ Word และจัดเก็บไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สามารถเรียกคืนและแก้ไขได้ทันทีหากจำเป็น

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว การจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณแบบดิจิทัลมีประโยชน์มากมาย ซึ่งนอกเหนือไปจากความกังวลด้านสิ่งแวดล้อม ลองมาดูบางส่วนของพวกเขาตอนนี้

เหตุผลที่ต้องไปไร้กระดาษ

การไร้กระดาษเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างนาฬิกาสวิสสุดหรู เพียงดูรายการด้านล่างและดูว่าคุณสามารถเห็นด้วยกับเราในตอนท้ายหรือไม่:

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: สามารถค้นหาและจัดทำดัชนีเอกสารดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ทำให้ค้นหาข้อมูลสำคัญได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ ดังนั้น แทนที่จะต้องขุดค้นในตู้เก็บเอกสารเป็นเวลาหลายชั่วโมง พนักงานสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิกเพียงปุ่มเดียว จึงช่วยปรับปรุงความเร็วและประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างมาก
• ความคล่องตัวที่ดีขึ้น: เอกสารดิจิทัลสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์และตำแหน่งใดก็ได้ ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลหรือแม้ในขณะเดินทางได้
• พื้นที่สำนักงานที่ใหญ่ขึ้น: ด้วยตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่และระบบเครื่องพิมพ์ที่เกะกะ ตอนนี้คุณมีพื้นที่มากเกินพอสำหรับสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง
• ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก: สำนักงานไร้กระดาษสามารถประหยัดเงินได้โดยลดความจำเป็นในการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และเครื่องใช้สำนักงานอื่นๆ นอกจากนี้ยังสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและบำรุงรักษาเอกสารจริง
• ปรับปรุงการรักษาความปลอดภัย: เอกสารดิจิทัลสามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านและเข้ารหัสได้ ซึ่งเป็นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมอีกระดับสำหรับข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน การเลิกใช้เครื่องพิมพ์จากสำนักงานของคุณ ยังช่วยบรรเทาแฮ็กเกอร์ที่แอบเข้ามาใช้ไฟล์เซิร์ฟเวอร์ภายในของคุณอีกด้วย
• การทำงานร่วมกันที่เพิ่มขึ้น: เอกสารดิจิทัลสามารถแชร์และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย ทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันในโครงการได้ง่ายขึ้น
• ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม: การไม่ใช้กระดาษสามารถลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของธุรกิจโดยการลดความต้องการใช้กระดาษและทรัพยากรอื่นๆ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมสำนักงานไร้กระดาษจึงมีความยั่งยืนมากกว่าในระยะยาว
• การ ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น: สามารถติดตาม ตรวจสอบ และจัดเก็บเอกสารดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ทำให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและระเบียบข้อบังคับได้ง่ายขึ้น
• การบริการลูกค้าที่ดีขึ้น: สามารถเข้าถึงและแชร์เอกสารดิจิทัลกับลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ซึ่งสามารถปรับปรุงความเร็วและคุณภาพของการบริการลูกค้าได้ คุณยังช่วยให้ลูกค้าของคุณประหยัดเวลาและเงินได้มากขึ้น ซึ่งส่งผลให้มีการรีวิว การอ้างอิงมากขึ้น และในที่สุดธุรกิจของคุณก็จะทำงานมากขึ้น
• การกู้คืนจากภัยพิบัติที่ดีขึ้น: สามารถสำรองและจัดเก็บเอกสารดิจิทัลนอกสถานที่ได้อย่างง่ายดาย ทำให้การกู้คืนจากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือแผ่นดินไหวทำได้ง่ายขึ้น

และนั่นเป็นเพียงการขีดข่วนว่าทำไมเราถึงต้องการสำนักงานไร้กระดาษมากขึ้นในชีวิตของเรา อย่างไรก็ตาม การสร้างสภาพแวดล้อมในสำนักงานแบบไร้กระดาษให้ผลตอบแทนคุ้มค่านั้นไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องโน้มน้าวใจผู้อื่นในองค์กรที่เคยชินกับการจัดการงานเอกสารมานานหลายทศวรรษ

วิธีไปแบบไร้กระดาษ – คำแนะนำทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ทุกอย่างเริ่มต้นที่ตัวคุณ!

ก่อนมุ่งสู่ออนไลน์สู่ซอฟต์แวร์ร้านหน้าต่างและเครื่องสแกนระดับมืออาชีพ ขั้นตอนแรกสู่สำนักงานไร้กระดาษคือการเชื่อมั่นในสาเหตุอย่างแท้จริง ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าทีม ผู้จัดการ หรือแม้กระทั่ง CEO คุณต้องเชื่อในประโยชน์ของการไร้กระดาษอย่างจริงจัง เพื่อที่ว่าคนอื่นๆ รอบตัวคุณจะไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากแบ่งปันความรู้สึกของคุณ เราจะไม่โกหก จะมีงานมากมายรอคุณอยู่ แต่ตราบใดที่คุณเห็นเป้าหมายสุดท้ายอย่างชัดเจนและวางตัวอย่างไว้ คุณควรเห็นการปรับปรุงครั้งใหญ่ในระยะยาว

ขั้นตอนที่ #2: ระบุเอกสารสำคัญ

เมื่อคุณยืนกรานว่าต้องใช้เอกสารทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนสำคัญต่อไปคือการระบุว่าเอกสารใดเป็นเอกสารที่สำคัญและใช้บ่อยที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ สัญญา ใบแจ้งหนี้ และเอกสารทางกฎหมายประเภทอื่นๆ แต่ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับประเภทของภาคส่วนที่คุณดำเนินการ

เมื่อคุณระบุเอกสารเหล่านี้ได้แล้ว ให้พิจารณาแปลงเป็น PDF ที่ค้นหาได้อย่างสมบูรณ์โดยเร็วที่สุด เพื่อให้สามารถเข้าถึงและแบ่งปันทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย แน่นอน ไม่ต้องบอกก็รู้ว่านอกจากจะให้ความสำคัญกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลทันทีที่เอกสารเข้ามาแล้ว คุณควรค่อยๆ จัดการกับงานในมือเพื่อลดปัญหากระดาษขาดให้เหลือน้อยที่สุด แต่เพื่อที่จะทำเช่นนั้น คุณจะต้อง...

ขั้นตอนที่ #3: ลงทุนในซอฟต์แวร์และอุปกรณ์สแกน

ลงทุนในเครื่องสแกนคุณภาพสูงที่สามารถแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถแปลงเอกสารสำคัญของคุณให้เป็นดิจิทัลและจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งสำคัญถัดไปในรายการคือการหาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีเพื่อช่วยคุณจัดระเบียบและจัดการเอกสารดิจิทัลของคุณ เช่นเดียวกับโปรแกรมแก้ไข PDF ที่รอบรู้ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเอกสารที่สแกนได้เกือบทุกวิธีที่คุณจินตนาการได้ .

ซอฟต์แวร์แก้ไข PDF ส่วนใหญ่ยังมีเครื่องมือที่มีประโยชน์ในตัว เช่น ความสามารถในการกรอกและเซ็นเอกสารแบบดิจิทัล บีบอัดเอกสารเพื่อให้ใช้พื้นที่น้อยลง และแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ยอดนิยมอื่นๆ เช่น Microsoft Word หรือ Excel

หากงบประมาณเอื้ออำนวย ให้พิจารณาจัดสรรบริการ e-Signature ซึ่งจะอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมทางธุรกิจโดยอนุญาตให้พนักงานและลูกค้าลงนามในเอกสารแบบดิจิทัล เช่นเดียวกับแอปติดตามค่าใช้จ่ายเพื่อปิดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่จำเป็น

สุดท้าย ดูที่แอปฟรี เช่น Trello หรือ Google Keep เพื่อสร้างรายการบันทึกและงานที่เป็นระเบียบโดยไม่ต้องพึ่งพากระดาษโน้ตที่สับสนหลายร้อยรายการ

ขั้นตอนที่ #4: เปลี่ยนไปใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

ทุกวันนี้ข้อเสนอพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีฝนตกทุกวัน คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากตัวเลือกฟรีต่างๆ เช่น Google Drive, Microsoft OneDrive หรือ Dropbox ได้ แต่อย่าลืมว่าคุณอาจจะเติบโตเร็วกว่าพื้นที่ที่มีให้อย่างรวดเร็ว การมีแพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ปลายนิ้วของคุณ ไม่เพียงแต่พนักงานจะสามารถเข้าถึงตัวเลือกการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย และค้นหาและแก้ไขไฟล์ได้อย่างรวดเร็วจากอุปกรณ์หรือสถานที่ใดๆ แต่คุณยังจะมีสำเนาสำรองของเอกสารสำคัญทั้งหมดของพวกเขาซึ่งคุณต้องการ สามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นกับไฟล์บนเซิร์ฟเวอร์ภายในของคุณ

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะเริ่มใช้ดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบและทำลายเอกสารทั้งหมด ให้ตรวจสอบอีกครั้งกับกฎหมายท้องถิ่นว่าเอกสารบางรายการจำเป็นต้องอยู่ในรูปแบบกระดาษเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือหากสำเนาบนคลาวด์เพียงพอ

ขั้นตอนที่ #5: ส่งเสริมการสื่อสารดิจิทัล

สนับสนุนให้พนักงานสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าผ่านเอกสารกระดาษ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้อีเมล การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ หรือแม้แต่บริการนามบัตรดิจิทัล ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาแบ่งปันบัตรกับลูกค้าผ่านรหัส QR ข้อความ หรือลายเซ็นอีเมล

อีกอย่างที่คุณสามารถทำได้คือเปลี่ยนไปใช้ใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษ ซึ่งอาจหมายถึงการจำกัดการส่งจดหมายของสำนักงานไปรษณีย์ การเลิกใช้ใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษแทนสำเนาที่ดาวน์โหลดได้ และการยืนกรานให้ธนาคารออกใบแจ้งยอดดิจิทัลเท่านั้น

ขั้นตอนที่ #6: ตั้งกฎพื้นฐานใหม่ที่สำนักงาน

การให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการทางดิจิทัลใหม่ๆ เช่น การสแกน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร มักเป็นเรื่องที่ต้องทำ นี่คือเหตุผลที่คุณจะต้องทบทวนนโยบายและขั้นตอนปัจจุบันของคุณ และจัดทำแนวทางที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้การเปลี่ยนผ่านแบบไร้กระดาษเป็นไปอย่างราบรื่น

เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและเข้าใจถึงประโยชน์ของการไร้กระดาษ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางประการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้:

• นำเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารทั้งหมดออกจากสถานที่ ตราบเท่าที่อุปกรณ์เหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ง่าย ผู้คนจะยังคงใช้อุปกรณ์เหล่านี้ต่อไป อย่างไรก็ตาม การแทนที่สิ่งเหล่านี้ด้วยเครื่องพิมพ์เครือข่ายแบบรวมศูนย์ในจุดเฉพาะทั่วสำนักงาน การใส่รหัสผ่านที่รัดกุม และการจำกัดการซื้อหมึกและโทนเนอร์ที่อนุญาตเฉพาะในอุปกรณ์ที่ผ่านการรับรองเหล่านี้จะช่วยลดปัญหากระดาษขาดได้อย่างมาก
• กำหนดเป้าหมายสำหรับแต่ละแผนกในบริษัทของคุณ คิดหาวิธีที่สามารถดำเนินการได้และวัดผลได้สำหรับแผนกต่างๆ เพื่อเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ และตั้งค่ารางวัลเพื่อทำให้เป้าหมายเป็นที่ต้องการมากขึ้น นอกจากนี้ ให้กำหนดเส้นตายและเป้าหมายที่เป็นจริง เช่น ลดรอยกระดาษลง 30% ในเวลาเดียวกันในปีหน้า
• เริ่มแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลโดยเร็วที่สุด (และลงรายการอย่างเหมาะสม) แทนที่จะเล่นไล่จับกับงานค้างของคุณ ให้เริ่มสแกนเอกสารทันทีที่มีเอกสารเข้ามาเพื่อประหยัดเวลาในภายหลัง และทำให้สามารถค้นหาได้ตั้งแต่เริ่มต้นโดยใช้โปรแกรมแก้ไข PDF ที่รองรับ OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) นอกจากนี้ คุณควรนึกถึงระบบการตั้งชื่อไฟล์แบบลอจิคัล แทนที่จะเพียงแค่ทิ้ง PDF ทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียวแล้วเรียกมันว่าวันต่อวัน
• ใช้เวลาในการอธิบายอย่างชัดเจนถึงประโยชน์ของการไร้กระดาษ หากคุณช่วยให้พนักงานของคุณตระหนักว่าพวกเขาสามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้มากเพียงใดหากพวกเขาเปลี่ยน พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ต้องการกลับบ้านหลังจากเลิกงานหากมีทางเลือกอื่นที่ดีกว่าอยู่ในตัว เอื้อมมือ?
• กระดาษไม่จำเป็นต้องหายไปทั้งหมด เมื่อเข้าสู่โหมดไร้กระดาษ คุณจะต้องมีความยืดหยุ่นและคำนึงถึงความต้องการของพนักงานอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น หากมีคนคุ้นเคยกับการพิมพ์เอกสารสรุปทางลัดบนแป้นพิมพ์เป็นระยะๆ หรือสิ่งที่คล้ายกันซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาที่สำนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขายังมีวิธีการทำสิ่งนี้ได้อย่างอิสระโดยไม่ละเมิดกฎพื้นฐานใหม่ที่คุณเพิ่ง ชุด.

บรรทัดล่าง

การเปลี่ยนสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้ให้กลายเป็นพื้นที่ไร้กระดาษถือเป็นงานใหญ่ เพราะคุณไม่เพียงแค่ต้องลงทุนเงินทุนเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น แต่ยังต้องโน้มน้าวใจพนักงานทั้งหมดของคุณด้วยว่านี่คือแนวทางที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ และไม่ต้องพูดถึงข้อเท็จจริงที่ว่าคุณจะต้องย้ายข้อมูลทุกอย่างไปยังระบบคลาวด์ ซึ่งเป็นความสำเร็จในตัวของมันเอง

การทำงานหนักสามารถให้ผลตอบแทนได้อย่างแน่นอน เนื่องจากสำนักงานไร้กระดาษสามารถนำประโยชน์ที่สำคัญมาสู่ธุรกิจของคุณ เช่น ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น การประหยัดต้นทุน องค์กรที่ดีขึ้น และความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น นอกจากนี้ การนำกิจวัตรสำนักงานไร้กระดาษมาใช้ยังสามารถนำไปสู่การดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืนและมีความรับผิดชอบมากขึ้น ซึ่งเป็นผลดีต่อทุกคน ทั้งคุณ ลูกค้า และสิ่งแวดล้อมที่เราทุกคนมีร่วมกัน

และเมื่อเกิดภัยพิบัติขึ้นในที่สุด ไม่ว่าจะเป็นน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตราย คุณจะสามารถกู้คืนได้อย่างรวดเร็วและใช้งานได้ตามปกติ เนื่องจากไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณจะถูกสำรองไว้ในระบบคลาวด์

แน่นอนว่าสิ่งนี้จะเป็นไปไม่ได้เลยหากคุณไม่ได้เริ่มดำเนินการครั้งแรกและแสดงให้ทุกคนเห็นว่าทุกอย่างในสำนักงานจะดีขึ้นเพียงใดเมื่อคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่