紙からペーパーレスへ: ビジネスをデジタル化するための 7 つのステップ

水曜日の朝。 あなたの机の上には、署名されていない大量の契約書、請求書、有給休暇申請書が、その場しのぎのエベレスト山のように頭上にそびえ立っています。 深いため息をつき、コーヒーを一口すすりながら、しぶしぶ一日を始めます。 この説明で自分自身を認識している場合は、事務処理を捨ててオフィス環境をデジタル化する時が来ました. しかし、どこから始めますか？

ペーパーレス化の意味、ファイル キャビネットをクラウドに移行する利点、さらに別の紙の超高層ビルがあなたのビジネスを台無しにする前に実現するためのいくつかの実行可能な手順について説明します。デスクホーム。

ペーパーレスオフィスとは？

今日の汚染された世界では、企業が政府と仲良くなり、環境意識の高い顧客ベースをなだめたいと望むなら、環境に配慮する必要があります。 過去 10 年ほどの間に、これが「グリーン化」への推進につながり、企業は作業プロセスを最適化し、二酸化炭素排出量を削減するための革新的な方法を考え出すために互いに競争しました。 しかし、この傾向は、特に法律事務所や会計事務所のような場所では、文字通り何トンもの紙が毎年使用されている典型的なオフィス環境を通り越して飛んでいるように見えることがよくあります.

ここで、ペーパーレス オフィスのアイデアが登場します。 簡単に言えば、ペーパーレスの職場とは、スキャナー、電子請求プラットフォーム、ドキュメント管理ソフトウェアなどのデジタル技術を使用して、紙の必要性を削減または完全に排除する職場です。 たとえば、この目標を達成する 1 つの方法は、従来の紙の文書を PDF や Word ファイルなどのデジタル形式に変換し、必要に応じて即座に呼び出して変更できるように電子的に保存することです。

そうは言っても、すべてのドキュメントをデジタルで保存することには、環境への懸念をはるかに超える多くの利点があります. それらのいくつかを見てみましょう。

ペーパーレス化の理由

ペーパーレス化は、高級スイス時計のようにビジネスを運営するための最良の方法の 1 つです。 以下のリストを見て、最後まで同意できるかどうかを確認してください。

• 効率の向上:デジタル文書は簡単に検索および索引付けできるため、重要な情報を非常に簡単に見つけることができます。 そのため、従業員はファイル キャビネットを何時間も探し回る代わりに、ボタンをクリックするだけで必要なものを簡単に見つけることができるため、ビジネス プロセスの速度と効率が大幅に向上します。
• モビリティの向上:デジタル ドキュメントには、ほぼすべてのデバイスと場所からアクセスできるため、従業員はリモートで、または外出先でも作業できます。
• より大きなオフィス スペース:重たいファイル キャビネットやプリンター システムが邪魔にならないようにすれば、本当に重要なものを保管するのに十分なスペースができます。
• 大幅なコスト削減:ペーパーレス オフィスは、紙、インク、その他の事務用品の必要性を減らすことでコストを節約できます。 さらに、物理的なドキュメントの保管と維持に関連するコストも節約できます。
• セキュリティの向上:デジタル ドキュメントをパスワードで保護し、暗号化することで、機密性の高いビジネス情報に対するセキュリティ レベルをさらに高めることができます。 オフィスからプリンターを段階的に廃止することで、社内ファイル サーバーへの簡単なバックドアからハッカーを解放することにもなります。
• コラボレーションの向上:デジタル ドキュメントをリアルタイムで簡単に共有してコラボレーションできるため、チーム メンバーがプロジェクトで共同作業を行うことが容易になります。
• 環境へのメリット:ペーパーレス化は、紙やその他のリソースの必要性を減らすことで、ビジネスの環境への影響を減らすことができます。これが、ペーパーレス オフィスが長期的により持続可能である理由でもあります。
• コンプライアンスの向上:デジタル ドキュメントを簡単に追跡、監査、およびアーカイブできるため、企業は法律や規制の要件を簡単に順守できます。
• 顧客サービスの向上:デジタル ドキュメントに簡単にアクセスして顧客と共有できるため、顧客サービスの速度と品質が向上します。 また、クライアントの時間とお金を節約でき、その結果、より多くのレビュー、紹介、そして最終的にはより多くの仕事を得ることができます。
• ディザスタ リカバリの向上:デジタル ドキュメントを簡単にバックアップしてオフサイトに保存できるため、火災、洪水、地震などの災害からのリカバリが容易になります。

これは、私たちの生活にもっとペーパーレス オフィスが必要な理由のほんの一部にすぎません。 ただし、ペーパーレス オフィス環境を作成するのと同じくらいやりがいがありますが、特に、何十年も事務処理に慣れている組織内の他の人々を説得する必要がある場合は、簡単には実現できません。

ペーパーレス化の方法 – ステップバイステップガイド

ステップ #1: すべてはあなたから始まります!

ウィンドウ ショップ ソフトウェアやプロ仕様のスキャナーをオンラインで購入する前に、ペーパーレス オフィスへの最初のステップは、原因を真に信じることです。 あなたがチーム リーダー、マネージャー、または CEO であるかどうかに関係なく、ペーパーレス化の利点を強く信じて、周りの人があなたの意見を共有する以外に選択肢がないようにする必要があります。 嘘をつくつもりはありません。あなたの前には多くの仕事が待っていますが、最終目標を明確に見て模範を示す限り、長期的には大幅な改善が見られるはずです。

ステップ #2: 重要なドキュメントを特定する

すべての紙を捨てる必要があると確信したら、次の重要なステップは、ビジネスにとって最も重要で頻繁に使用されるドキュメントを特定することです。 一般的な例には、契約書、請求書、およびその他の種類の法的文書が含まれますが、これは主に、事業を行っているセクターの種類によって異なります。

これらのドキュメントを特定したら、電子的に簡単にアクセスして共有できるように、できるだけ早くそれらを完全に検索可能な PDF に変換することを検討してください。 もちろん、ドキュメントが到着したらすぐに電子化することを優先することに加えて、バックログにゆっくりと取り組み、紙の追跡を最小限に抑える必要があることは言うまでもありません。 しかし、それを行うには、次のことも必要です…

ステップ #3: ソフトウェアとスキャン機器に投資する

紙の文書をデジタル形式に変換できる高品質のスキャナーに投資してください。 これにより、重要なドキュメントをデジタル化し、電子的に保存することができます。

リストの次の重要なことは、デジタル文書を整理および管理するのに役立つ優れた文書管理ソフトウェアと、スキャンした文書を想像できるほとんどすべての方法で編集できる包括的な PDF エディターを見つけることです。 .

ほとんどの PDF エディター ソフトウェアには、ドキュメントをデジタルで入力および署名し、圧縮してスペースを節約し、Microsoft Word や Excel などの他の一般的なファイル形式に変換する機能など、便利な組み込みツールも含まれています。

予算が許せば、従業員とクライアントがドキュメントにデジタルで署名できるようにすることで商取引を促進する電子署名サービスや、不要な事業費を抑えるための経費追跡アプリも検討してください.

最後に、Trello や Google Keep などの無料アプリを調べて、何百もの紛らわしい付箋に頼ることなく、整理されたメモやタスクのリストを作成してください。

ステップ #4: クラウドベースのストレージへの移行

最近では、クラウドストレージの取引は毎日のように雨が降っています. Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox などの無料のオプションを利用することもできますが、提供されている容量をすぐに使い切ってしまう可能性があることに注意してください。 クラウドベースのプラットフォームをすぐに利用できるようにすることで、従業員は豊富なコラボレーション オプションにアクセスし、任意のデバイスや場所からファイルをすばやく見つけて編集できるようになるだけでなく、すべての重要なドキュメントのバックアップ コピーを保持することもできます。内部サーバー上のファイルに問題が発生した場合に、迅速に復元できます。

ただし、完全にデジタル化してすべての紙をシュレッダーにかける前に、規制遵守のために一部の文書を紙形式にする必要があるかどうか、またはクラウドベースのコピーで十分かどうか、現地の法律を再確認してください。

ステップ #5: デジタルコミュニケーションを奨励する

紙の文書ではなく、電子的にコミュニケーションをとるよう従業員に奨励します。 これは、電子メール、インスタント メッセージング、ビデオ会議ソフトウェア、さらにはデジタル名刺サービスを使用して実現できます。これにより、QR コード、テキスト メッセージ、または電子メールの署名を介してクライアントとカードを共有できます。

もう 1 つできることは、明細書のペーパーレス化です。 これは、郵便局からの郵便物の受け取りを制限し、紙の請求書を捨ててダウンロード可能なコピーを優先し、銀行がデジタル明細書のみを発行することを主張することを意味する可能性があります。

ステップ #6: オフィスで新しい基本ルールを設定する

スキャン、電子署名、ドキュメント管理ソフトウェアなどの新しいデジタル ツールやプロセスについて従業員を教育することは、多くの場合、困難な注文になる可能性があります。 これが、ペーパーレスへの移行をスムーズにするために、現在のポリシーと手順を確認し、ガイドラインを作成する必要がある理由です。

完了したら、従業員が変更を認識し、ペーパーレス化の利点を理解していることを確認してください。 開始するためのいくつかのアイデアを次に示します。

• 敷地内からすべてのプリンターとコピー機を撤去します。 これらのデバイスに簡単にアクセスできる限り、人々はそれらを使い続けるでしょう。 ただし、これらをオフィス周辺の専用の場所にある中央ネットワーク プリンターに置き換え、強力なパスワードを設定し、許可されたインクとトナーの購入をこれらの承認されたデバイスのみに制限することで、紙の追跡を大幅に減らすことができます。
• 会社の各部門の目標を設定します。 部門がさまざまな電子プラットフォームに移行するための実行可能で測定可能な方法を考え出し、目標をより望ましいものにするための報酬を設定します。 また、いくつかの期限と現実的な目標を設定します。たとえば、来年の同じ時期までに紙の証跡を 30% 削減します。
• できるだけ早くファイルのデジタル化を開始します (そしてそれらを適切にカタログ化します)。 バックログに追いつくのではなく、ドキュメントが到着したらすぐにスキャンを開始して、後で時間を節約し、OCR (光学式文字認識) をサポートする PDF エディターを使用して最初から検索できるようにします。 また、単純にすべての PDF を 1 つのフォルダーにダンプして 1 日で終わるのではなく、論理的なファイル命名システムについても検討する必要があります。
• 時間をかけて、ペーパーレス化の利点を明確に説明してください。 従業員が切り替えを行った場合にどれだけの時間と労力を節約できるかを理解できるようにすれば、従業員は従う可能性がはるかに高くなります.腕の届く範囲？
• すべての紙がなくなる必要はありません。 ペーパーレス化を進めるときは、柔軟に対応し、従業員のニーズを念頭に置く必要があります。 たとえば、オフィスでの生産性向上に役立つキーボード ショートカットのチート シートなどを定期的に印刷することに慣れている人がいる場合は、新しい基本ルールに違反することなく自由に印刷できる方法があることを確認してください。設定。

結論

キャビネットでいっぱいのオフィスをペーパーレス スペースに変えることは、移行の準備に資金を投資するだけでなく、これがビジネスにとって正しい動きであることをスタッフ全員に納得させる必要があるため、大規模な作業です。 そして、すべてをクラウドに移行しなければならないという事実についても話さないようにしましょう。これは、それ自体が偉業です。

しかし、ペーパーレス オフィスは、効率の向上、コスト削減、組織の改善、セキュリティの向上など、ビジネスに大きなメリットをもたらすため、ハードワークは確実に報われます。 さらに、ペーパーレス オフィス ルーチンの採用は、より持続可能で責任あるビジネス慣行にも貢献できます。これは、あなた、あなたの顧客、そして私たちが共有する環境など、すべての人にとってメリットがあります。

また、洪水、火災、悪意のあるソフトウェアなどの災害が最終的に発生した場合、重要なファイルはすべてクラウドにバックアップされるため、迅速に復旧して稼働を開始できます。

もちろん、最初の動きをして、新しいシステムに切り替えるとオフィスがどれだけ良くなるかをみんなに示さなければ、これは不可能です。