Kağıttan Kağıtsıza: İşinizi Dijitalleştirmenin 7 Adımı

Çarşamba sabahı. Masanızda - bir yığın imzalanmamış sözleşmeler, faturalar ve ücretli izin talepleri, derme çatma bir Everest Dağı gibi tepenizde yükseliyor. Derin bir iç çekerek kahvenizden büyük bir yudum alırsınız ve işinizi yapmanın daha iyi bir yolu olmasını dileyerek gönülsüzce güne başlarsınız. Kendinizi bu tanımda görüyorsanız, evrak işlerini bir kenara bırakıp ofis ortamınızı dijitalleştirmenin zamanı geldi. Ama nereden başlıyorsun?

Kağıtsız olmanın ne anlama geldiğine, dosya dolaplarınızı buluta taşımanın faydalarına ve başka bir kağıt gökdelenin sizinkini yapma şansı bulamadan oraya ulaşmanıza yardımcı olacak birkaç eyleme geçirilebilir adıma bir göz atarken bize katılın. masa ev.

Kağıtsız Ofis Nedir?

Günümüzün kirli dünyasında, işletmelerin hükümetlerle anlaşmayı ve çevreye duyarlı müşteri tabanını memnun etmeyi umuyorlarsa, çevreci olmaları gerekiyor. Son on yılda, bu, şirketlerin iş süreçlerini optimize etmek ve karbon emisyonlarını azaltmak için yenilikçi yollar bulma konusunda birbirleriyle yarıştığı “yeşilleşmeye” yol açtı. Bununla birlikte, bu eğilim, özellikle hukuk veya muhasebe firmaları gibi yerlerde, her yıl gerçek tonlarca kağıdın kullanıldığı tipik ofis ortamının hemen ötesine geçiyor gibi görünüyor.

Kağıtsız ofis fikri burada devreye giriyor. Basit bir ifadeyle, kağıtsız bir iş yeri, kağıt ihtiyacını azaltmak veya tamamen ortadan kaldırmak için tarayıcılar, elektronik faturalama platformları ve belge yönetim yazılımı gibi dijital teknolojileri kullanan iş yeridir. Bu amaca ulaşmanın bir yolu, örneğin, geleneksel kağıt belgeleri PDF veya Word dosyaları gibi dijital biçimlere dönüştürmek ve gerektiğinde anında geri çağrılabilmeleri ve değiştirilebilmeleri için elektronik olarak depolamaktır.

Bununla birlikte, tüm belgelerinizi dijital olarak depolamanın çevresel endişelerin çok ötesine geçen birçok faydası vardır. Şimdi bunlardan bazılarına bir göz atalım.

Kağıtsız Çalışma Nedenleri

Kağıtsız çalışma, işletmenizin lüks bir İsviçre saati gibi çalışmasını sağlamanın en iyi yollarından biridir. Aşağıdaki listeye bir göz atın ve sonuna kadar bizimle aynı fikirde olup olmadığınızı görün:

• Artan verimlilik: Dijital belgeler kolayca aranabilir ve dizine eklenebilir, bu da önemli bilgilerin bulunmasını inanılmaz derecede kolaylaştırır. Böylece çalışanlar, saatlerce dosya dolaplarını karıştırmak yerine, ihtiyaç duyduklarını tek bir düğmeyle kolayca bulabilir ve böylece iş süreçlerinin hızını ve verimliliğini büyük ölçüde artırır.
• Gelişmiş mobilite: Dijital belgelere hemen hemen her cihazdan ve konumdan erişilebilir, bu da çalışanların uzaktan ve hatta hareket halindeyken çalışmasına olanak tanır.
• Daha büyük ofis alanı: Ağır dosya dolapları ve yazıcı sistemleri ortadan kalktığında, artık gerçekten önemli olan şeyler için fazlasıyla yeterli alana sahipsiniz.
• Büyük maliyet tasarrufu: Kağıtsız bir ofis, kağıt, mürekkep ve diğer ofis malzemeleri ihtiyacını azaltarak tasarruf sağlayabilir. Ayrıca, fiziksel belgelerin saklanması ve bakımıyla ilgili maliyetlerden de tasarruf sağlayabilir.
• Gelişmiş güvenlik: Dijital belgeler parola korumalı ve şifreli olabilir, bu da hassas iş bilgileri için ekstra bir güvenlik düzeyi sağlar. Yazıcıları ofisinizden aşamalı olarak kaldırarak, bilgisayar korsanlarını dahili dosya sunucularınıza açılan kolay bir arka kapıdan da kurtarmış olursunuz.
• Artan işbirliği: Dijital belgeler, gerçek zamanlı olarak kolayca paylaşılabilir ve üzerinde işbirliği yapılabilir, bu da ekip üyelerinin projeler üzerinde birlikte çalışmasını kolaylaştırır.
• Çevresel faydalar: Kağıtsız geçiş, kağıt ve diğer kaynaklara olan ihtiyacı azaltarak bir işletmenin çevresel etkisini azaltabilir, bu da kağıtsız bir ofisin uzun vadede daha sürdürülebilir olmasının nedenidir.
• Daha iyi uyumluluk: Dijital belgeler kolayca izlenebilir, denetlenebilir ve arşivlenebilir, bu da işletmelerin yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymasını kolaylaştırır.
• Daha iyi müşteri hizmeti: Dijital belgelere kolayca erişilebilir ve müşterilerle paylaşılabilir, bu da müşteri hizmetlerinin hızını ve kalitesini artırabilir. Ayrıca müşterilerinize daha fazla zaman ve para kazandırırsınız, bu da daha fazla inceleme, yönlendirme ve sonuç olarak işletmeniz için daha fazla çalışma ile sonuçlanır.
• Daha iyi felaket kurtarma: Dijital belgeler kolayca yedeklenebilir ve tesis dışında saklanabilir, bu da yangın, sel veya deprem gibi bir felaketten kurtulmayı kolaylaştırır.

Ve bu, hayatımızda neden daha fazla kağıtsız ofise ihtiyaç duyduğumuzun yüzeyini çiziyor. Bununla birlikte, kağıtsız bir ofis ortamı yaratmak ne kadar ödüllendirici olsa da, özellikle de kuruluşunuzdaki onlarca yıldır kağıt işleriyle uğraşmaya alışmış diğer insanları ikna etmeniz gerekiyorsa, bu kolay olmayacak.

Kağıtsız Nasıl Gidilir – Adım Adım Kılavuz

Adım #1: Her Şey Sizinle Başlar!

Çevrimiçi vitrin yazılımına ve profesyonel düzeydeki tarayıcılara yönelmeden önce, kağıtsız bir ofise giden ilk adım, amaca gerçekten inanmaktır. Bir ekip lideri, yönetici ve hatta CEO olmanız fark etmeksizin, çevrenizdeki diğer kişilerin duygularınızı paylaşmaktan başka çaresi kalmayacak şekilde kağıtsız yaşama geçmenin faydalarına o kadar güçlü bir şekilde inanmalısınız. Yalan söylemeyeceğiz - önünüzde çok iş olacak, ancak nihai hedefi net bir şekilde gördüğünüz ve bir örnek teşkil ettiğiniz sürece, uzun vadede büyük gelişmeler görmelisiniz.

Adım #2: Önemli Belgeleri Tanımlayın

Tüm bu kağıtların gitmesi gerektiğine karar verdiğinizde, bir sonraki önemli adım işletmeniz için en önemli ve sık kullanılan belgelerin hangileri olduğunu belirlemektir. Yaygın örnekler arasında sözleşmeler, faturalar ve diğer yasal belgeler yer alır, ancak bu çoğunlukla faaliyet gösterdiğiniz sektörün türüne bağlı olacaktır.

Bu belgeleri belirledikten sonra, kolayca erişilebilmeleri ve elektronik olarak paylaşabilmeleri için bunları mümkün olan en kısa sürede tamamen aranabilir PDF'lere dönüştürmeyi düşünün. Elbette, belgeleri gelir gelmez dijitalleştirmeye öncelik vermenin yanı sıra, kağıt izini en aza indirmek için birikmiş işleriniz üzerinde yavaş yavaş çalışmanız gerektiğini söylemeye gerek yok. Ancak bunu yapabilmek için ayrıca yapmanız gereken…

3. Adım: Yazılım ve Tarama Ekipmanına Yatırım Yapın

Kağıt belgeleri dijital biçimlere dönüştürebilen yüksek kaliteli bir tarayıcıya yatırım yapın. Bu, önemli belgelerinizi dijitalleştirmenize ve elektronik olarak saklamanıza olanak tanır.

Listedeki bir sonraki büyük şey, dijital belgelerinizi düzenlemenize ve yönetmenize yardımcı olacak iyi bir belge yönetimi yazılımı ve ayrıca taranan belgeleri neredeyse hayal edebileceğiniz her şekilde düzenlemenize olanak tanıyan çok yönlü bir PDF düzenleyici bulmaktır. .

Çoğu PDF düzenleme yazılımı, belgeleri dijital olarak doldurma ve imzalama, daha az yer kaplayacak şekilde sıkıştırma ve Microsoft Word veya Excel gibi diğer popüler dosya biçimlerine dönüştürme gibi kullanışlı yerleşik araçlar da içerir.

Bütçe izin verirse, çalışanların ve müşterilerin belgeleri dijital olarak imzalamasına olanak tanıyarak ticari işlemleri kolaylaştıracak bir e-imza hizmeti ve ayrıca gereksiz iş harcamalarını sınırlayacak bir gider izleme uygulaması için ayırmayı düşünün.

Son olarak, yüzlerce kafa karıştırıcı yapışkan nota güvenmek zorunda kalmadan düzenli not ve görev listeleri oluşturmak için Trello veya Google Keep gibi ücretsiz uygulamalara bakın.

Adım #4: Bulut Tabanlı Depolamaya Geçiş

Bu günlerde, bulut depolama anlaşmaları günlük olarak oldukça fazla yağmur yağıyor. Google Drive, Microsoft OneDrive veya Dropbox gibi ücretsiz seçeneklerden bile yararlanabilirsiniz, ancak sunulan alanı büyük olasılıkla hızla aşacağınızı unutmayın. Bulut tabanlı bir platforma parmaklarınızın ucunda sahip olarak, çalışanlar yalnızca zengin işbirliği seçeneklerine erişim elde etmekle ve herhangi bir cihazdan veya konumdan dosyaları hızlı bir şekilde bulup düzenlemekle kalmaz, aynı zamanda istediğiniz tüm önemli belgelerinin yedek bir kopyasına da sahip olursunuz. dahili sunucunuzdaki dosyalara kötü bir şey olması durumunda hızlı bir şekilde geri yükleyebilme.

Bununla birlikte, tamamen dijitale geçmeden ve tüm bu kağıtları parçalamadan önce, yasal uyumluluk amacıyla bazı belgelerin kağıt biçiminde olması gerekip gerekmediğini veya bulut tabanlı bir kopyanın yeterli olup olmadığını yerel mevzuatla tekrar kontrol edin.

Adım #5: Dijital İletişimi Teşvik Edin

Çalışanları kağıt belgeler yerine elektronik olarak iletişim kurmaya teşvik edin. Bu, e-posta, anlık mesajlaşma, video konferans yazılımı veya hatta kartlarını müşterileriyle QR kodları, kısa mesajlar veya e-posta imzaları yoluyla paylaşmalarına olanak tanıyan bir dijital kartvizit hizmeti kullanılarak elde edilebilir.

Yapabileceğiniz başka bir şey de kağıtsız ifadelere geçmek. Bu, gelen posta ofisi postalarının sınırlandırılması, kağıt faturaların yerine indirilebilir kopyaların kullanılması ve bankaların yalnızca dijital beyannameler vermesinde ısrar edilmesi anlamına gelebilir.

Adım #6: Ofiste Yeni Temel Kurallar Belirleyin

Çalışanları tarama, elektronik imzalar ve belge yönetimi yazılımı gibi yeni dijital araçlar ve süreçler konusunda eğitmek genellikle zor olabilir. Bu nedenle, kağıtsız geçişi yumuşatmak için mevcut politikalarınızı ve prosedürlerinizi de gözden geçirmeniz ve yazılı yönergeler bulmanız gerekecek.

İşiniz bittiğinde, çalışanlarınızın değişikliklerden haberdar olduğundan ve kağıtsız geçişin faydalarını anladığından emin olun. Senin başlaman için burada birkaç fikir var:

• Tüm yazıcıları ve fotokopi makinelerini tesisten çıkarın. Bu cihazlara erişim kolay olduğu sürece insanlar bunları kullanmaya devam edecektir. Ancak, bunları ofisteki özel noktalarda bulunan merkezi ağ yazıcılarıyla değiştirmek, güçlü parolalar koymak ve izin verilen mürekkep ve toner alımlarını yalnızca bu onaylı cihazlarla sınırlamak, kağıt izini büyük ölçüde azaltacaktır.
• Şirketinizdeki her departman için hedefler belirleyin. Departmanların çeşitli elektronik platformlara geçiş yapması için eyleme geçirilebilir ve ölçülebilir yollar bulun ve hedefleri daha cazip hale getirmek için ödüller belirleyin. Ayrıca, bazı son tarihler ve gerçekçi hedefler belirleyin; örneğin, kağıt izlerini gelecek yılın aynı zamanına kadar %30 azaltmak.
• Dosyaları mümkün olan en kısa sürede sayısallaştırmaya başlayın (ve uygun şekilde kataloglayın). Birikmiş işlerinizle yetişmek yerine, daha sonra zaman kazanmak için belgeleri gelir gelmez taramaya başlayın ve OCR'yi (optik karakter tanıma) destekleyen bir PDF düzenleyici kullanarak en baştan aranabilir hale getirin. Ayrıca, tüm PDF'leri tek bir klasöre atmak ve onu bir gün aramak yerine, mantıksal bir dosya adlandırma sistemi düşünmelisiniz.
• Kağıtsız geçişin faydalarını net bir şekilde açıklamak için zaman ayırın. Çalışanlarınızın geçiş yapmaları halinde ne kadar zaman ve emek tasarrufu sağlayabileceklerini anlamalarına yardımcı olursanız, uyum sağlama olasılıkları çok daha yüksek olacaktır - sonuçta, yakında çok daha iyi bir alternatif varsa kim işten yorgun bir şekilde eve dönmek ister? kol mesafesi?
• Tüm kağıtların kaybolması gerekmez. Kağıtsız geçiş yaparken esnek olmanız ve çalışanlarınızın ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmanız gerekir. Örneğin, birisi ofisteki üretkenliğini artırmaya yardımcı olan bir klavye kısayolu kopya kağıdı veya benzeri bir şeyi düzenli aralıklarla yazdırmaya alışkınsa, bunu az önce belirlediğiniz yeni temel kuralları ihlal etmeden özgürce yapmanın bir yolunun olduğundan emin olun. ayarlamak.

Alt çizgi

Dolaplarla dolu bir ofisi kağıtsız bir alana dönüştürmek çok büyük bir girişimdir çünkü geçişe hazırlanmak için sadece para yatırmanız gerekmeyecek, aynı zamanda tüm personelinizi bunun işletmeniz için doğru hareket olduğuna ikna etmeniz gerekecek. Ve her şeyi buluta taşımanız gerekeceği gerçeğinden bahsetmeyelim bile ki bu başlı başına bir başarıdır.

Yine de, kağıtsız bir ofis işletmenize gelişmiş verimlilik, maliyet tasarrufu, daha iyi organizasyon ve artırılmış güvenlik gibi önemli faydalar sağlayabileceğinden, sıkı çalışma kesinlikle karşılığını verebilir. Ek olarak, kağıtsız bir ofis rutininin benimsenmesi, daha sürdürülebilir ve sorumlu iş uygulamalarına katkıda bulunabilir; bu da siz, müşterileriniz ve hepimizin paylaştığı çevre olmak üzere herkes için bir kazançtır.

Ve bir sel, yangın veya kötü amaçlı yazılım gibi bir felaket sonunda ortaya çıktığında, tüm önemli dosyalarınız bulutta yedekleneceğinden, hızlı bir şekilde toparlanabilecek ve işe koyulabileceksiniz.

Elbette, siz ilk adımı atmadan ve yeni sisteme geçtiğinizde ofiste her şeyin ne kadar iyi olacağını herkese göstermeden bunların hiçbiri mümkün olmazdı.