De la hârtie la fără hârtie: 7 pași pentru a-ți digitiza afacerea

Miercuri dimineață. Pe biroul tău – o grămadă de contracte nesemnate, facturi și cereri de concediu plătit care se ridică deasupra ta ca pe un munte improvizat Everest. Lăsând un oftat profund, iei o înghițitură mare de cafea și îți începi ziua cu reproș, dorindu-ți să existe o modalitate mai bună de a-ți face treaba. Dacă te recunoști în această descriere, atunci este timpul să renunți la documente și să digitizezi mediul de birou. Dar de unde începi?

Alăturați-vă nouă în timp ce aruncăm o privire la ceea ce înseamnă să nu aveți hârtie, care sunt beneficiile mutarii dulapurilor de fișiere în cloud, precum și câțiva pași acționați pentru a vă ajuta să ajungeți acolo înainte ca un alt zgârie-nori de hârtie să aibă șansa de a vă face birou acasă.

Ce este un birou fără hârtie?

În lumea poluată de astăzi, companiilor li se cere să devină ecologice dacă speră vreodată să se înțeleagă cu guvernele și să-și liniștească baza de clienți conștienți de mediu. În ultimul deceniu sau cam asa ceva, acest lucru a dus la impulsul de a „deveni verde”, companiile concurându-se între ele pentru a găsi modalități inovatoare de a-și optimiza procesul de lucru și de a reduce emisiile de carbon. Această tendință, totuși, pare deseori să zboare chiar dincolo de mediul tipic de birou, unde tone literale de hârtie sunt încă folosite în fiecare an, mai ales în locuri precum firmele de avocatură sau de contabilitate.

Aici intervine ideea unui birou fără hârtie. Cu cuvinte simple, un loc de muncă fără hârtie este unul care utilizează tehnologia digitală, cum ar fi scanere, platforme electronice de facturare și software de gestionare a documentelor, pentru a reduce sau a elimina complet nevoia de hârtie. O modalitate de a atinge acest obiectiv, de exemplu, este conversia documentelor tradiționale pe hârtie în formate digitale, cum ar fi fișierele PDF sau Word și stocarea lor electronică, astfel încât să poată fi rechemate și modificate instantaneu dacă este necesar.

Acestea fiind spuse, stocarea digitală a întregii documentații are multe avantaje care depășesc cu mult preocupările de mediu. Să aruncăm o privire la unele dintre ele acum.

Motive pentru a merge fără hârtie

Să nu faci hârtie este una dintre cele mai bune modalități de a-ți face afacerea să funcționeze ca un ceas elvețian de lux. Aruncă o privire la lista de mai jos și vezi dacă poți fi de acord cu noi până la sfârșit:

• Eficiență sporită: documentele digitale pot fi căutate și indexate cu ușurință, ceea ce face incredibil de ușor să găsiți informații importante. Așadar, în loc să sape prin dulapuri ore în șir, angajații pot găsi cu ușurință ceea ce au nevoie printr-un clic pe un buton, îmbunătățind astfel considerabil viteza și eficiența proceselor de afaceri.
• Mobilitate îmbunătățită: documentele digitale pot fi accesate de pe aproape orice dispozitiv și locație, permițând angajaților să lucreze de la distanță sau chiar în deplasare.
• Spațiu de birou mai mare: Cu dulapurile grele și sistemele de imprimantă din drum, acum aveți spațiu mai mult decât suficient pentru lucrurile care contează cu adevărat.
• Economii uriașe de costuri: un birou fără hârtie poate economisi bani prin reducerea nevoii de hârtie, cerneală și alte consumabile de birou. În plus, poate economisi și costurile asociate cu stocarea și întreținerea documentelor fizice.
• Securitate îmbunătățită: documentele digitale pot fi protejate prin parolă și criptate, oferind un nivel suplimentar de securitate pentru informațiile comerciale sensibile. Prin eliminarea treptată a imprimantelor din biroul dvs., eliberați hackerii de o ușă ușoară în serverele dvs. de fișiere interne.
• Colaborare sporită: documentele digitale pot fi partajate și colaborate cu ușurință în timp real, facilitând colaborarea membrilor echipei la proiecte.
• Beneficii pentru mediu: utilizarea fără hârtie poate reduce impactul asupra mediului al unei afaceri prin reducerea nevoii de hârtie și alte resurse, motiv pentru care un birou fără hârtie este mai durabil pe termen lung.
• Conformitate mai bună: documentele digitale pot fi urmărite, auditate și arhivate cu ușurință, facilitând respectarea cerințelor legale și de reglementare pentru companii.
• Serviciu mai bun pentru clienți: documentele digitale pot fi ușor accesate și partajate cu clienții, ceea ce poate îmbunătăți viteza și calitatea serviciilor pentru clienți. De asemenea, economisiți clienții mai mult timp și bani, ceea ce, la rândul său, are ca rezultat mai multe recenzii, recomandări și, în cele din urmă, mai multă muncă pentru afacerea dvs.
• Recuperare mai bună în caz de dezastru: documentele digitale pot fi făcute cu ușurință de rezervă și stocate în afara locației, facilitând recuperarea după un dezastru, cum ar fi un incendiu, inundație sau cutremur.

Și asta doar zgârie suprafața de ce avem nevoie de mai multe birouri fără hârtie în viața noastră. Cu toate acestea, oricât de plină de satisfacții este crearea unui mediu de birou fără hârtie, nu va veni ușor, mai ales dacă trebuie să convingi alți oameni din organizația ta care au fost obișnuiți să se ocupe de documente de zeci de ani.

Cum să faci fără hârtie – Un ghid pas cu pas

Pasul #1: Totul începe cu tine!

Înainte de a te îndrepta online către software-ul de vitrine și scanere profesionale, primul pas către un birou fără hârtie este să crezi cu adevărat în cauză. Indiferent dacă ești un lider de echipă, un manager sau chiar un CEO, trebuie să crezi în beneficiile de a deveni fără hârtie atât de puternic încât ceilalți din jurul tău nu vor avea altă opțiune decât să-ți împărtășească sentimentul. Nu vom minți – va fi mult de lucru în fața ta, dar atâta timp cât vezi obiectivul final în mod clar și dai un exemplu, ar trebui să vezi îmbunătățiri masive pe termen lung.

Pasul 2: Identificați documentele importante

Odată ce sunteți neclintit că toată această hârtie trebuie să meargă, următorul pas crucial este să identificați care sunt documentele cele mai importante și utilizate frecvent pentru afacerea dvs. Exemplele obișnuite includ contracte, facturi și alte tipuri de documente legale, dar acest lucru va depinde în mare măsură de tipul de sector în care operați.

Odată ce ați identificat aceste documente, luați în considerare conversia lor în PDF-uri complet căutate cât mai curând posibil, astfel încât să poată fi ușor accesate și partajate electronic. Desigur, este de la sine înțeles că, pe lângă faptul că faceți o prioritate digitizarea documentelor de îndată ce acestea vin, ar trebui să lucrați încet la întârziere pentru a reduce la minimum numărul de hârtie. Dar pentru a face asta, ar trebui și să...

Pasul 3: Investește în software și echipamente de scanare

Investește într-un scaner de înaltă calitate care poate converti documente pe hârtie în formate digitale. Acest lucru vă va permite să digitizați documentele importante și să le stocați electronic.

Următorul lucru important de pe listă este să găsiți un software bun de gestionare a documentelor care să vă ajute să vă organizați și să vă gestionați documentele digitale, precum și un editor PDF bine rotunjit, care să vă permită să editați documentele scanate în aproape orice mod vă puteți imagina. .

Majoritatea programelor de editare PDF includ, de asemenea, instrumente încorporate la îndemână, cum ar fi capacitatea de a completa și semna documente digital, de a le comprima astfel încât să ocupe mai puțin spațiu și de a le converti în alte formate de fișiere populare, cum ar fi Microsoft Word sau Excel.

Dacă bugetul permite, luați în considerare, de asemenea, să profitați de un serviciu de semnătură electronică, care va facilita tranzacțiile comerciale, permițând angajaților și clienților să semneze documente digital, precum și pentru o aplicație de urmărire a cheltuielilor pentru a pune capăt cheltuielilor comerciale inutile.

În cele din urmă, caută aplicații gratuite, cum ar fi Trello sau Google Keep, pentru a crea liste organizate de note și sarcini fără a fi nevoie să te bazezi pe sute de note lipicioase confuze.

Pasul #4: Tranziția la stocarea bazată pe cloud

În aceste zile, ofertele de stocare în cloud plouă aproape zilnic. Puteți chiar să profitați de opțiuni gratuite, cum ar fi Google Drive, Microsoft OneDrive sau Dropbox, deși rețineți că probabil veți depăși rapid spațiul oferit. Având la îndemână o platformă bazată pe cloud, nu numai că angajații vor avea acces la opțiuni bogate de colaborare și vor găsi și edita fișiere rapid și de pe orice dispozitiv sau locație, dar veți avea și o copie de rezervă a tuturor documentelor lor importante pe care le-ați face. să poată restabili rapid dacă se întâmplă ceva rău cu fișierele de pe serverul tău intern.

Cu toate acestea, înainte de a trece la digital complet și de a distruge toată hârtia, verificați din nou cu legislația locală dacă unele dintre documente trebuie să fie în format de hârtie în scopuri de conformitate cu reglementările sau dacă o copie bazată pe cloud este suficientă.

Pasul 5: Încurajează comunicarea digitală

Încurajați angajații să comunice electronic, mai degrabă decât prin documente pe hârtie. Acest lucru poate fi realizat prin utilizarea de e-mail, mesagerie instantanee, software de conferințe video sau chiar un serviciu digital de cărți de vizită, care le-ar permite să-și partajeze cardurile cu clienții prin coduri QR, mesaje text sau semnături de e-mail.

Un alt lucru pe care îl puteți face este să treceți la declarații fără hârtie. Acest lucru ar putea însemna limitarea corespondenței poștale primite, renunțarea la facturile pe hârtie în favoarea copiilor care pot fi descărcate și insistarea ca băncile să emită numai extrase de cont digitale.

Pasul #6: Stabiliți noi reguli de bază la birou

Educarea angajaților cu privire la noile instrumente și procese digitale, cum ar fi scanarea, semnăturile electronice și software-ul de gestionare a documentelor, poate fi adesea o problemă grea. Acesta este motivul pentru care va trebui, de asemenea, să revizuiți politicile și procedurile actuale și să veniți cu linii directoare scrise pentru a ușura tranziția fără hârtie.

Odată ce ați terminat, asigurați-vă că angajații dvs. sunt conștienți de schimbări și înțeleg beneficiile de a trece fără hârtie. Iată câteva idei pentru a începe:

• Scoateți toate imprimantele și copiatoarele din locație. Atâta timp cât aceste dispozitive sunt ușor de accesat, oamenii vor continua să le folosească. Cu toate acestea, înlocuirea acestora cu imprimante de rețea centralizate în locuri dedicate din jurul biroului, introducerea parolelor puternice și limitarea achizițiilor permise de cerneală și toner doar la aceste dispozitive aprobate va reduce foarte mult urmele de hârtie.
• Stabiliți obiective pentru fiecare departament din compania dvs. Găsiți modalități acționabile și măsurabile pentru ca departamentele să treacă la diverse platforme electronice și să setați recompense pentru a face obiectivele mai dezirabile. De asemenea, stabiliți niște termene limită și ținte realiste, de exemplu reducerea urmei de hârtie cu 30% până în aceeași perioadă a anului viitor.
• Începeți să digitalizați fișierele cât mai curând posibil (și catalogați-le în mod corespunzător). În loc să vă puneți la curent cu acumularea, începeți să scanați documentele de îndată ce apar pentru a economisi timp mai târziu și pentru a le face căutate de la început, utilizând un editor PDF care acceptă OCR (recunoaștere optică a caracterelor). De asemenea, ar trebui să vă gândiți la un sistem logic de denumire a fișierelor, în loc să aruncați pur și simplu toate PDF-urile într-un singur folder și să îl apelați pe zi.
• Fă-ți timp pentru a explica în mod clar beneficiile de a nu folosi hârtie. Dacă vă ajutați angajații să realizeze cât de mult timp și efort ar putea economisi dacă ar face schimbarea, ar fi mult mai probabil să se conformeze - la urma urmei, cine dorește să ajungă acasă scurs de la muncă dacă există o alternativă mult mai bună chiar în limita la îndemână?
• Nu toată hârtia trebuie să dispară. Când treci fără hârtie, trebuie să fii flexibil și să ții cont de nevoile angajaților tăi. De exemplu, dacă cineva este obișnuit să imprime periodic o foaie de cheat cu comenzi rapide de la tastatură sau ceva asemănător care îi ajută să-și îmbunătățească productivitatea la birou, asigurați-vă că mai are o modalitate de a face acest lucru liber, fără a încălca noile reguli de bază pe care tocmai le-ați a stabilit.

Concluzia

Transformarea unui birou plin de cabinete într-un spațiu fără hârtie este o întreprindere masivă, deoarece nu numai că va trebui să investiți fonduri pentru a vă pregăti pentru tranziție, ci și să vă convingeți întregul personal că aceasta este mișcarea potrivită pentru afacerea dvs. Și să nu mai vorbim despre faptul că va trebui să migrați totul în cloud, ceea ce este o ispravă în sine.

Cu toate acestea, munca grea poate fi răsplătită, deoarece un birou fără hârtie poate aduce beneficii semnificative afacerii dvs., cum ar fi eficiență îmbunătățită, economii de costuri, organizare mai bună și securitate sporită. În plus, adoptarea unei rutine de birou fără hârtie poate contribui, de asemenea, la practici de afaceri mai sustenabile și mai responsabile, ceea ce este un câștig pentru toată lumea - pentru tine, clienții tăi și mediul pe care îl împărtășim cu toții.

Și când în cele din urmă lovește un dezastru, fie că este vorba despre o inundație, un incendiu sau un software rău intenționat, veți putea să vă recuperați rapid și să începeți să rulați, deoarece toate fișierele dvs. importante vor fi salvate în cloud.

Desigur, nimic din toate acestea nu ar fi posibil fără să faci prima mișcare și să arăți tuturor cât de bine va fi totul în birou odată ce vei trece la noul sistem.