Del papel al sin papel: 7 pasos para digitalizar su negocio

Miércoles por la mañana. En su escritorio: una gran cantidad de contratos sin firmar, facturas y solicitudes de licencia paga que se elevan sobre usted como un monte Everest improvisado. Dejando escapar un profundo suspiro, tomas un gran sorbo de café y comienzas tu día a regañadientes, deseando que hubiera una mejor manera de hacer tu trabajo. Si se reconoce en esta descripción, entonces es hora de deshacerse del papeleo y digitalizar el entorno de su oficina. Pero, ¿por dónde empiezas?

Únase a nosotros mientras echamos un vistazo a lo que significa dejar de usar papel, cuáles son los beneficios de mover sus archivadores a la nube, así como varios pasos prácticos para ayudarlo a llegar antes de que otro rascacielos de papel tenga la oportunidad de hacer su escritorio en casa.

¿Qué es una oficina sin papeles?

En el mundo contaminado de hoy, las empresas están obligadas a volverse ecológicas si alguna vez esperan llevarse bien con los gobiernos y apaciguar a su base de clientes conscientes del medio ambiente. Más o menos en la última década, esto condujo al impulso de "volverse ecológico", con empresas compitiendo entre sí para encontrar formas innovadoras de optimizar su proceso de trabajo y reducir las emisiones de carbono. Esta tendencia, sin embargo, a menudo parece volar más allá del entorno de oficina típico, donde todavía se utilizan toneladas de papel literales cada año, especialmente en lugares como bufetes de abogados o de contabilidad.

Aquí es donde entra en juego la idea de una oficina sin papeles. En palabras simples, un lugar de trabajo sin papel es aquel que utiliza tecnología digital, como escáneres, plataformas de facturación electrónica y software de gestión de documentos, para reducir o eliminar por completo la necesidad de papel. Una forma de lograr este objetivo, por ejemplo, es convertir documentos en papel tradicionales a formatos digitales, como archivos PDF o Word, y almacenarlos electrónicamente para que puedan recuperarse y modificarse instantáneamente si es necesario.

Dicho esto, hay muchos beneficios de almacenar toda su documentación digitalmente que van mucho más allá de las preocupaciones ambientales. Echemos un vistazo a algunos de ellos ahora.

Razones para ir sin papel

Dejar de usar papel es una de las mejores maneras de hacer que su negocio funcione como un reloj suizo de lujo. Solo eche un vistazo a la lista a continuación y vea si puede estar de acuerdo con nosotros al final:

• Mayor eficiencia: los documentos digitales se pueden buscar e indexar fácilmente, lo que hace que sea increíblemente fácil encontrar información importante. Entonces, en lugar de buscar en los archivadores durante horas y horas, los empleados pueden encontrar fácilmente lo que necesitan con solo hacer clic en un botón, lo que mejora en gran medida la velocidad y la eficiencia de los procesos comerciales.
• Movilidad mejorada: se puede acceder a los documentos digitales desde casi cualquier dispositivo y ubicación, lo que permite a los empleados trabajar de forma remota o incluso sobre la marcha.
• Mayor espacio de oficina: con los pesados ​​archivadores y los sistemas de impresión fuera del camino, ahora tiene espacio más que suficiente para las cosas que realmente importan.
• Enormes ahorros de costos: una oficina sin papel puede ahorrar dinero al reducir la necesidad de papel, tinta y otros suministros de oficina. Además, también puede ahorrar en costos asociados con el almacenamiento y mantenimiento de documentos físicos.
• Seguridad mejorada: los documentos digitales pueden protegerse con contraseña y cifrarse, lo que brinda un nivel adicional de seguridad para la información comercial confidencial. Al eliminar gradualmente las impresoras de su oficina, también está aliviando a los piratas informáticos de una puerta trasera fácil en sus servidores de archivos internos.
• Mayor colaboración: los documentos digitales se pueden compartir y colaborar fácilmente en tiempo real, lo que facilita que los miembros del equipo trabajen juntos en proyectos.
• Beneficios ambientales: Dejar de usar papel puede reducir el impacto ambiental de una empresa al reducir la necesidad de papel y otros recursos, razón por la cual una oficina sin papel es más sostenible a largo plazo.
• Mejor cumplimiento: los documentos digitales se pueden rastrear, auditar y archivar fácilmente, lo que facilita que las empresas cumplan con los requisitos legales y reglamentarios.
• Mejor servicio al cliente: se puede acceder fácilmente a los documentos digitales y compartirlos con los clientes, lo que puede mejorar la velocidad y la calidad del servicio al cliente. También le ahorra a sus clientes más tiempo y dinero, lo que a su vez se traduce en más revisiones, referencias y, en última instancia, más trabajo para su negocio.
• Mejor recuperación ante desastres: los documentos digitales se pueden respaldar y almacenar fácilmente fuera del sitio, lo que facilita la recuperación de un desastre como un incendio, una inundación o un terremoto.

Y eso es solo rascar la superficie de por qué necesitamos más oficinas sin papel en nuestras vidas. Sin embargo, a pesar de lo gratificante que es crear un entorno de oficina sin papel, no será fácil, especialmente si tiene que convencer a otras personas en su organización que han estado acostumbradas a lidiar con el papeleo durante décadas.

Cómo dejar de usar papel: una guía paso a paso

Paso #1: ¡Todo comienza contigo!

Antes de dirigirse en línea al software de escaparate y los escáneres de nivel profesional, el primer paso para una oficina sin papel es creer verdaderamente en la causa. Independientemente de si es un líder de equipo, un gerente o incluso el director ejecutivo, debe creer en los beneficios de dejar de usar papel con tanta fuerza que los demás a su alrededor no tendrán otra opción que compartir su opinión. No mentiremos: habrá mucho trabajo por delante, pero siempre que vea claramente el objetivo final y dé un ejemplo, debería ver mejoras masivas a largo plazo.

Paso #2: Identifique Documentos Importantes

Una vez que esté seguro de que debe eliminar todo el papel, el siguiente paso crucial es identificar cuáles son los documentos más importantes y de uso frecuente para su empresa. Los ejemplos comunes incluyen contratos, facturas y otros tipos de documentos legales, pero esto dependerá principalmente del tipo de sector en el que opere.

Una vez que haya identificado estos documentos, considere convertirlos en archivos PDF con capacidad de búsqueda lo antes posible para que se pueda acceder a ellos fácilmente y compartirlos electrónicamente. Por supuesto, no hace falta decir que, además de convertir en una prioridad la digitalización de los documentos tan pronto como lleguen, también debe trabajar lentamente en su trabajo pendiente para reducir al mínimo el rastro en papel. Pero para hacer eso, también necesitarías…

Paso #3: Invierta en software y equipo de escaneo

Invierta en un escáner de alta calidad que pueda convertir documentos en papel a formatos digitales. Esto le permitirá digitalizar sus documentos importantes y almacenarlos electrónicamente.

El próximo gran paso en la lista es encontrar un buen software de administración de documentos que lo ayude a organizar y administrar sus documentos digitales, así como un editor de PDF completo que le permita editar los documentos escaneados de casi cualquier forma que pueda imaginar. .

La mayoría del software de edición de PDF también incluye prácticas herramientas integradas, como la capacidad de completar y firmar documentos digitalmente, comprimirlos para que ocupen menos espacio y convertirlos a otros formatos de archivo populares, como Microsoft Word o Excel.

Si el presupuesto lo permite, considere también derrochar en un servicio de firma electrónica, que facilitará las transacciones comerciales al permitir que los empleados y clientes firmen documentos digitalmente, así como una aplicación de seguimiento de gastos para poner un límite a los gastos comerciales innecesarios.

Finalmente, busque aplicaciones gratuitas, como Trello o Google Keep, para crear listas organizadas de notas y tareas sin tener que depender de cientos de notas adhesivas confusas.

Paso #4: Transición al almacenamiento basado en la nube

En estos días, las ofertas de almacenamiento en la nube están lloviendo a diario. Incluso puede aprovechar las opciones gratuitas, como Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox, aunque tenga en cuenta que es probable que supere rápidamente el espacio ofrecido. Al tener una plataforma basada en la nube al alcance de su mano, los empleados no solo obtendrán acceso a ricas opciones de colaboración y encontrarán y editarán archivos rápidamente y desde cualquier dispositivo o ubicación, sino que también tendrán una copia de seguridad de todos sus documentos importantes que les gustaría. ser capaz de restaurar rápidamente si algo malo le sucede a los archivos en su servidor interno.

Sin embargo, antes de digitalizarse por completo y triturar todo ese papel, verifique dos veces con la legislación local si se requiere que algunos de los documentos estén en formato de papel para fines de cumplimiento normativo o si una copia basada en la nube es suficiente.

Paso #5: Fomentar la comunicación digital

Anime a los empleados a comunicarse electrónicamente, en lugar de a través de documentos en papel. Esto se puede lograr mediante el uso de correo electrónico, mensajería instantánea, software de videoconferencia o incluso un servicio de tarjeta de presentación digital, que les permitiría compartir sus tarjetas con los clientes a través de códigos QR, mensajes de texto o firmas de correo electrónico.

Otra cosa que puede hacer es cambiar a estados de cuenta electrónicos. Esto podría significar limitar el correo entrante de la oficina de correos, deshacerse de las facturas en papel a favor de copias descargables e insistir en que los bancos solo emitan estados de cuenta digitales.

Paso #6: Establezca nuevas reglas básicas en la oficina

Educar a los empleados sobre las nuevas herramientas y procesos digitales, como el escaneo, las firmas electrónicas y el software de gestión de documentos, a menudo puede ser una tarea difícil. Es por eso que también deberá revisar sus políticas y procedimientos actuales y elaborar pautas escritas para facilitar la transición sin papel.

Una vez que haya terminado, asegúrese de que sus empleados estén al tanto de los cambios y entiendan los beneficios de dejar de usar papel. Aquí hay algunas ideas para comenzar:

• Retire todas las impresoras y fotocopiadoras de las instalaciones. Siempre que se pueda acceder fácilmente a estos dispositivos, la gente seguirá utilizándolos. Sin embargo, reemplazarlos con impresoras de red centralizadas en lugares dedicados alrededor de la oficina, establecer contraseñas seguras y limitar las compras de tinta y tóner permitidas solo a estos dispositivos aprobados reducirá en gran medida el rastro de papel.
• Establece objetivos para cada departamento de tu empresa. Proponga formas procesables y medibles para que los departamentos hagan la transición a varias plataformas electrónicas y establezca recompensas para hacer que los objetivos sean más deseables. Además, establezca algunos plazos y objetivos realistas, por ejemplo, reducir los registros en papel en un 30 % para el mismo período el próximo año.
• Comience a digitalizar archivos tan pronto como pueda (y catalogarlos apropiadamente). En lugar de ponerse al día con su trabajo pendiente, comience a escanear documentos tan pronto como lleguen para ahorrar tiempo más adelante y haga que se puedan buscar desde el principio mediante el uso de un editor de PDF compatible con OCR (reconocimiento óptico de caracteres). También debe pensar en un sistema lógico de nombres de archivos, en lugar de simplemente volcar todos los archivos PDF en una sola carpeta y llamarlo por día.
• Tómese el tiempo para explicar claramente los beneficios de dejar de usar papel. Si ayuda a sus empleados a darse cuenta de cuánto tiempo y esfuerzo podrían ahorrar si hicieran el cambio, sería mucho más probable que cumplieran; después de todo, ¿quién quiere llegar a casa sin trabajo si hay una alternativa mucho mejor justo dentro? alcance del brazo?
• No todo el papel tiene que desaparecer. Al dejar de usar papel, debe ser flexible y tener en cuenta las necesidades de sus empleados. Por ejemplo, si alguien está acostumbrado a imprimir periódicamente una hoja de trucos de atajos de teclado o algo similar que ayude a mejorar su productividad en la oficina, asegúrese de que todavía tenga una forma de hacerlo libremente sin violar las nuevas reglas básicas que acaba de colocar.

La línea de fondo

Convertir una oficina llena de gabinetes en un espacio sin papel es una tarea enorme, ya que no solo tendrá que invertir fondos para prepararse para la transición, sino también convencer a todo su personal de que este es el movimiento correcto para su negocio. Y ni hablemos del hecho de que tendrás que migrar todo a la nube, lo cual es una hazaña en sí misma.

Sin embargo, el trabajo arduo definitivamente puede dar sus frutos, ya que una oficina sin papel puede brindar beneficios significativos a su negocio, como una mayor eficiencia, ahorro de costos, mejor organización y mayor seguridad. Además, la adopción de una rutina de oficina sin papel también puede contribuir a prácticas comerciales más sostenibles y responsables, lo que es una victoria para todos: usted, sus clientes y el medio ambiente que todos compartimos.

Y cuando finalmente ocurra un desastre, ya sea una inundación, un incendio o un software malicioso, podrá recuperarse rápidamente y ponerse en marcha, ya que se realizará una copia de seguridad de todos sus archivos importantes en la nube.

Por supuesto, nada de esto sería posible sin que usted dé el primer paso y les muestre a todos lo mejor que será todo en la oficina una vez que cambie al nuevo sistema.