Do papel ao sem papel: 7 etapas para digitalizar sua empresa

Manhã de quarta-feira. Em sua mesa - uma série de contratos não assinados, faturas e pedidos de licença paga elevando-se acima de você como um monte improvisado do Everest. Deixando um suspiro profundo, você toma um grande gole de café e relutantemente começa o seu dia, desejando que houvesse uma maneira melhor de fazer o seu trabalho. Se você se reconhece nesta descrição, é hora de se livrar da papelada e digitalizar seu ambiente de escritório. Mas por onde você começa?

Junte-se a nós enquanto analisamos o que significa ficar sem papel, quais são os benefícios de mover seus arquivos para a nuvem, bem como várias etapas acionáveis ​​para ajudá-lo a chegar lá antes que outro arranha-céu de papel tenha a chance de fazer o seu escrivaninha para casa.

O que é um escritório sem papel?

No mundo poluído de hoje, as empresas são praticamente obrigadas a se tornarem verdes se quiserem se dar bem com os governos e apaziguar sua base de clientes ecologicamente conscientes. Mais ou menos na última década, isso levou ao impulso de “tornar-se verde”, com empresas competindo entre si para encontrar maneiras inovadoras de otimizar seu processo de trabalho e reduzir as emissões de carbono. Essa tendência, no entanto, muitas vezes parece passar direto pelo ambiente típico de escritório, onde toneladas literais de papel ainda estão sendo usadas todos os anos, especialmente em locais como escritórios de advocacia ou contabilidade.

É aqui que entra a ideia de um escritório sem papel. Em palavras simples, um local de trabalho sem papel é aquele que usa tecnologia digital, como scanners, plataformas de faturamento eletrônico e software de gerenciamento de documentos, para reduzir ou eliminar completamente a necessidade de papel. Uma maneira de atingir esse objetivo, por exemplo, é converter documentos tradicionais em papel em formatos digitais, como arquivos PDF ou Word, e armazená-los eletronicamente para que possam ser recuperados instantaneamente e modificados, se necessário.

Dito isto, há muitos benefícios em armazenar toda a sua documentação digitalmente que vão muito além das preocupações ambientais. Vamos dar uma olhada em alguns deles agora.

Razões para ficar sem papel

Ficar sem papel é uma das melhores maneiras de fazer sua empresa funcionar como um relógio suíço de luxo. Basta dar uma olhada na lista abaixo e ver se você concorda conosco até o final:

• Maior eficiência: os documentos digitais podem ser facilmente pesquisados ​​e indexados, tornando incrivelmente fácil encontrar informações importantes. Portanto, em vez de vasculhar arquivos por horas a fio, os funcionários podem encontrar facilmente o que precisam com o clique de um botão, melhorando consideravelmente a velocidade e a eficiência dos processos de negócios.
• Mobilidade aprimorada: os documentos digitais podem ser acessados ​​de praticamente qualquer dispositivo e local, permitindo que os funcionários trabalhem remotamente ou mesmo em trânsito.
• Maior espaço de escritório: Com os gabinetes de arquivo pesados ​​e sistemas de impressora fora do caminho, agora você tem espaço mais do que suficiente para as coisas que realmente importam.
• Enorme economia de custos: um escritório sem papel pode economizar dinheiro reduzindo a necessidade de papel, tinta e outros materiais de escritório. Além disso, também pode economizar nos custos associados ao armazenamento e manutenção de documentos físicos.
• Segurança aprimorada: os documentos digitais podem ser protegidos por senha e criptografados, fornecendo um nível extra de segurança para informações comerciais confidenciais. Ao eliminar progressivamente as impressoras de seu escritório, você também está livrando os hackers de uma backdoor fácil em seus servidores de arquivos internos.
• Maior colaboração: os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados e colaborados em tempo real, tornando mais fácil para os membros da equipe trabalharem juntos em projetos.
• Benefícios ambientais: Ficar sem papel pode reduzir o impacto ambiental de uma empresa ao reduzir a necessidade de papel e outros recursos, razão pela qual um escritório sem papel é mais sustentável a longo prazo.
• Melhor conformidade: os documentos digitais podem ser facilmente rastreados, auditados e arquivados, tornando mais fácil para as empresas cumprir os requisitos legais e regulamentares.
• Melhor atendimento ao cliente: os documentos digitais podem ser facilmente acessados ​​e compartilhados com os clientes, o que pode melhorar a velocidade e a qualidade do atendimento ao cliente. Você também economiza mais tempo e dinheiro para seus clientes, o que, por sua vez, resulta em mais avaliações, referências e, por fim, mais trabalho para sua empresa.
• Melhor recuperação de desastres: os documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados fora do local, facilitando a recuperação de um desastre, como incêndio, inundação ou terremoto.

E isso é apenas uma pequena amostra de por que precisamos de mais escritórios sem papel em nossas vidas. No entanto, por mais recompensador que seja criar um ambiente de escritório sem papel, isso não será fácil, especialmente se você tiver que convencer outras pessoas em sua organização que estão acostumadas a lidar com papelada há décadas a fio.

Como ir sem papel - um guia passo a passo

Passo #1: Tudo começa com você!

Antes de ir online para software de vitrine e scanners de nível profissional, o primeiro passo para um escritório sem papel é realmente acreditar na causa. Independentemente de você ser um líder de equipe, gerente ou até mesmo o CEO, você deve acreditar nos benefícios de eliminar o papel com tanta força que outras pessoas ao seu redor não terão outra escolha a não ser compartilhar seus sentimentos. Não vamos mentir – haverá muito trabalho pela frente, mas contanto que você veja o objetivo final claramente e dê o exemplo, você verá grandes melhorias a longo prazo.

Passo #2: Identifique Documentos Importantes

Uma vez que você está certo de que todo aquele papel precisa ser eliminado, a próxima etapa crucial é identificar quais são os documentos mais importantes e usados ​​com frequência para o seu negócio. Exemplos comuns incluem contratos, faturas e outros tipos de documentos legais, mas isso dependerá principalmente do tipo de setor em que você opera.

Depois de identificar esses documentos, considere convertê-los em PDFs totalmente pesquisáveis ​​o mais rápido possível para que possam ser facilmente acessados ​​e compartilhados eletronicamente. Obviamente, nem é preciso dizer que, além de priorizar a digitalização de documentos assim que eles chegarem, você também deve trabalhar lentamente em sua lista de pendências para reduzir ao mínimo o rastro de papel. Mas para fazer isso, você também precisa…

Etapa 3: Invista em software e equipamentos de digitalização

Invista em um scanner de alta qualidade que pode converter documentos em papel em formatos digitais. Isso permitirá que você digitalize seus documentos importantes e os armazene eletronicamente.

A próxima grande coisa na lista é encontrar um bom software de gerenciamento de documentos para ajudá-lo a organizar e gerenciar seus documentos digitais, bem como um editor de PDF completo que permita editar os documentos digitalizados de quase qualquer maneira que você possa imaginar. .

A maioria dos softwares editores de PDF também inclui ferramentas integradas úteis, como a capacidade de preencher e assinar documentos digitalmente, comprimi-los para que ocupem menos espaço e convertê-los em outros formatos de arquivo populares, como Microsoft Word ou Excel.

Se o orçamento permitir, considere também comprar um serviço de assinatura eletrônica, que facilitará as transações comerciais, permitindo que funcionários e clientes assinem documentos digitalmente, bem como um aplicativo de rastreamento de despesas para limitar despesas comerciais desnecessárias.

Por fim, procure aplicativos gratuitos, como Trello ou Google Keep, para criar listas organizadas de notas e tarefas sem ter que depender de centenas de notas adesivas confusas.

Etapa 4: transição para armazenamento baseado em nuvem

Hoje em dia, os negócios de armazenamento em nuvem estão chovendo diariamente. Você pode até aproveitar opções gratuitas, como Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox, mas lembre-se de que provavelmente superará rapidamente o espaço oferecido. Ao ter uma plataforma baseada em nuvem ao seu alcance, os funcionários não apenas obterão acesso a opções de colaboração avançadas e encontrarão e editarão arquivos rapidamente e de qualquer dispositivo ou local, mas também terão uma cópia de backup de todos os seus documentos importantes que você ser capaz de restaurar rapidamente caso algo de ruim aconteça com os arquivos em seu servidor interno.

No entanto, antes de se tornar totalmente digital e destruir todo esse papel, verifique novamente com a legislação local se alguns dos documentos devem estar em formato de papel para fins de conformidade regulamentar ou se uma cópia baseada em nuvem é suficiente.

Etapa 5: Incentivar a Comunicação Digital

Incentive os funcionários a se comunicarem eletronicamente, em vez de por meio de documentos em papel. Isso pode ser feito usando e-mail, mensagens instantâneas, software de videoconferência ou até mesmo um serviço de cartão de visita digital, que permitiria que eles compartilhassem seus cartões com clientes por meio de códigos QR, mensagens de texto ou assinaturas de e-mail.

Outra coisa que você pode fazer é mudar para declarações sem papel. Isso pode significar limitar a entrada de correio postal, descartar faturas em papel em favor de cópias para download e insistir que os bancos emitam apenas extratos digitais.

Passo #6: Estabeleça novas regras básicas no escritório

Educar os funcionários sobre novas ferramentas e processos digitais, como digitalização, assinaturas eletrônicas e software de gerenciamento de documentos, muitas vezes pode ser uma tarefa difícil. É por isso que você também terá que revisar suas políticas e procedimentos atuais e apresentar diretrizes por escrito para suavizar a transição sem papel.

Assim que terminar, certifique-se de que seus funcionários estejam cientes das mudanças e entendam os benefícios da eliminação do papel. Aqui estão algumas idéias para você começar:

• Remova todas as impressoras e copiadoras das instalações. Enquanto esses dispositivos forem facilmente acessados, as pessoas continuarão a usá-los. No entanto, substituí-los por impressoras de rede centralizadas em locais dedicados ao redor do escritório, definir senhas fortes e limitar as compras permitidas de tinta e toner apenas a esses dispositivos aprovados reduzirá bastante o rastro de papel.
• Estabeleça metas para cada departamento da sua empresa. Crie maneiras acionáveis ​​e mensuráveis ​​para os departamentos fazerem a transição para várias plataformas eletrônicas e estabeleça recompensas para tornar as metas mais desejáveis. Além disso, defina alguns prazos e metas realistas, por exemplo, reduzir as trilhas de papel em 30% no mesmo período do próximo ano.
• Comece a digitalizar os arquivos assim que puder (e catalogue-os adequadamente). Em vez de recuperar o atraso, comece a digitalizar os documentos assim que eles chegarem para economizar tempo mais tarde e torná-los pesquisáveis ​​desde o início usando um editor de PDF com suporte para OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Você também deve pensar em um sistema lógico de nomenclatura de arquivos, em vez de simplesmente despejar todos os PDFs em uma única pasta e encerrar o dia.
• Reserve um tempo para explicar claramente os benefícios de ficar sem papel. Se você ajudar seus funcionários a perceber quanto tempo e esforço eles poderiam economizar se fizessem a mudança, eles estariam muito mais propensos a obedecer - afinal, quem quer chegar em casa esgotado do trabalho se houver uma alternativa muito melhor dentro alcance do braço?
• Nem todo papel precisa desaparecer. Ao deixar de usar papel, você precisa ser flexível e ter em mente as necessidades de seus funcionários. Por exemplo, se alguém está acostumado a imprimir periodicamente uma folha de dicas de atalhos de teclado ou algo semelhante que ajude a melhorar sua produtividade no escritório, certifique-se de que eles ainda tenham uma maneira de fazer isso livremente sem violar as novas regras básicas que você acabou de definir.

Conclusão

Transformar um escritório cheio de armários em um espaço sem papel é um grande empreendimento, pois você não apenas terá que investir fundos para se preparar para a transição, mas também convencer toda a sua equipe de que esta é a mudança certa para o seu negócio. E nem vamos falar do fato de que você terá que migrar tudo para a nuvem, o que já é uma façanha por si só.

No entanto, o trabalho árduo pode definitivamente compensar, pois um escritório sem papel pode trazer benefícios significativos para o seu negócio, como maior eficiência, economia de custos, melhor organização e maior segurança. Além disso, a adoção de uma rotina de escritório sem papel também pode contribuir para práticas de negócios mais sustentáveis ​​e responsáveis, o que é uma vitória para todos – você, seus clientes e o ambiente que todos compartilhamos.

E quando um desastre eventualmente ocorrer, seja uma inundação, um incêndio ou um software malicioso, você poderá se recuperar rapidamente e começar a funcionar, pois todos os seus arquivos importantes serão copiados na nuvem.

Claro, nada disso seria possível sem você dar o primeiro passo e mostrar a todos como tudo ficará melhor no escritório quando você mudar para o novo sistema.